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Control de cobros impagados: Haz valer el trabajo de tu negocio

El control de cobros impagados te permite reducir los plazos de cobro

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¿Quién no se ha encontrado en un restaurante o en un bar y, tras haber disfrutado de los bienes que le han servido, ha tenido que insistir una y otra vez para que algún trabajador del negocio le trajese la cuenta y se la cobrase? Esta situación tan cotidiana e intrascendente visibiliza un hecho que, a priori, podría parecernos sorprendente: los negocios no suelen prestarle demasiada atención a la acción de cobrar por sus productos o servicios. De ahí que una tarea tan básica como implementar un control de cobros impagados eficiente, no se realice o se haga de manera deficiente.

Decimos que este hecho puede sorprendernos porque a nadie se le escapa que el principal objetivo de una empresa o autónomo es obtener beneficios económicos. Para ello, es fundamental cobrar por los productos o servicios que comercializan. Como saben bien todas las personas que tienen un negocio: el dinero no cae del cielo.

Garantizar los cobros frente a los olvidos, los problemas económicos y la mala fe

La ausencia de un control de cobros impagados eficaz responde, en gran medida, a la buena fe de las empresas y sus profesionales. El sentido común y la ética nos indican que, cuando una persona adquiere un bien o servicio, procede a pagar los honorarios pertinentes. Por desgracia, no todas las personas piensan y actúan de esta forma.

Más allá de la mala fe, es muy plausible que el cliente se olvide de realizar el pago, al igual que un camarero se puede olvidar de cobrarle a una mesa las cañas que se han tomado. Y, por supuesto, también se puede dar el caso de que, por su propia situación económica, el cliente no disponga de dinero para hacer frente al pago en el momento en el que debiera. Más aún teniendo en cuenta el complejo contexto económico en el que nos encontramos, con la inflación alcanzando máximos en la zona euro.

Un negocio debe tener en cuenta todas estas casuísticas si quiere garantizar que los cobros se realizan dentro de los plazos estipulados y en su totalidad. La mejor forma de conseguirlo es llevar a cabo un control de cobros impagados con el programa de facturación. Una solución avanzada que automatiza numerosas acciones y permiten a los negocios controlar sus cobros sin tener que invertir una gran cantidad de tiempo.

Facturas vencidas no cobradas

El programa de facturación de MN program permite gestionar el control de cobros impagados de un negocio atendiendo tanto a las facturas vencidas no cobradas como a los impagados de domiciliaciones.

En lo que respecta a las primeras y como su propio nombre indica, nos encontramos ante aquellos casos en los que se ha emitido una factura, pero ésta no ha sido cobrada, porque el cliente no ha realizado el pago, ya fuese en metálico o tarjeta, a través la plataforma de pago o mediante un ingreso bancario. Y el plazo ha llegado a su fin.

¿Cómo puede saber el negocio qué facturas emitidas no han sido cobradas durante el plazo estipulado y, por ende, están vencidas? Con el programa de facturación.

Mediante un filtro muy fácil de seleccionar, la empresa o autónomo puede obtener un listado con todas aquellas facturas vencidas que no han sido cobradas.

Además, desde la propia rejilla de facturas se pueden realizar llamadas a los clientes que no han realizado los pagos para recordárselo o, en el peor de los casos, ejercer presión para lograr convertir el impago en un cobro efectivo. Asimismo, es posible enviar recordatorios a través del mailing. Gracias a la integración del programa de facturación con el resto de funcionalidades del software de gestión integral de MN program.

Con el control de cobros impagados puedes saber qué clientes se retrasan habitualmente en los pagos o cuáles son morosos recurrentes

Impagados de domiciliaciones

¿Qué pasa cuando los clientes tienen domiciliados los cobros para que se realicen automáticamente en sus cuentas bancarias? El programa de facturación también tiene en cuenta esta casuística, la más habitual en las compañías que ofertan servicios de forma periódica.

Un profesional del negocio puede marcar un cobro como impagado y el programa de facturación generará un nuevo recibo para enviarlo de nuevo en una remesa. Pero, además, se puede establecer que el recibo generado no sea igual que el original, sino que incorpore un recargo para repercutir en el cliente los gastos generados por el cobro infructuoso. Por ejemplo, los gastos de gestión del banco que ha devuelto el primer recibo.

Al fin y al cabo, el negocio no tiene la culpa de que el cliente se haya quedado sin dinero en la cuenta bancaria en la que domicilió el recibo. Un control de cobros impagados eficiente ayuda a reducir los costes que tiene que asumir el negocio porque los clientes no procedan a pagar cómo y cuándo deben.

A mayores, el programa de facturación de MN program permite a las empresas y los autónomos descargarse un archivo del banco y conciliar a éste con el software. De tal manera que, sin tener que puntear uno a uno todos los cobros, el programa ya marca como impagados todos los recibos que han venido devueltos. Lo cual reduce la cantidad de tiempo improductivo que tiene que dedicar el negocio a realizar esta tarea. Y, en cambio, se traduce en una agilización de los tiempos que tarda la empresa en cobrar por su trabajo.

Impagados definitivos

Ningún negocio quiere oír hablar de este concepto, pero, por desgracia, los cobros que son imposibles de cobrar existen. Cuando ya se han agotado todas las vías para lograr que el cliente que ha contratado un servicio o comprado un bien realice el pertinente pago, lo mejor que puede hacer el negocio, más allá de emprender las medidas legales pertinentes, es dejar de perder el tiempo en dicho cliente.

Hablando claramente, invertir recursos en cobrar una factura cuando las posibilidades son nulas, supone seguir aumentando los costes derivados del impago y, por ende, sus repercusiones negativas para la empresa.

Por ello, el programa de facturación de MN program incluye la posibilidad de seleccionar el estado impagado definitivo para aquellas facturas que no se pueden cobrar. Así, los profesionales del negocio no tendrán que malgastar su valioso tiempo llamando o escribiéndole al cliente moroso.

Destierra los olvidos a la hora de cobrar

Hasta ahora hemos enfocado el control de cobros impagados partiendo de la base de que la responsabilidad radica en el cliente. Sin embargo, si volvemos al inicio del artículo y a aquel bar o restaurante imaginario podemos constatar que, efectivamente, a veces los negocios y sus profesionales se olvidan de tramitar los cobros.

Por ello, el control de cobros impagados de una empresa debe erradicar los olvidos y garantizar que el negocio emite las facturas y los cobros de forma eficiente y diligente.

El programa de facturación es la solución perfecta para decir adiós a los descuidos. Con el módulo de servicios contratados puedes filtrar todos los cobros que tengas previstos para una fecha y el software te genera un listado con todos ellos.

Así, los profesionales no tienen que estar pendientes de cuándo deben generar y enviar cada uno de los cobros. Sino que el programa saca el listado, se generan los cobros, se factura y se envían al banco. Más sencillo imposible. La posibilidad de olvidar algún cobro se reduce al mínimo. Y el ahorro de tiempo administrativo también es mayúsculo.

De tal forma que, de manera preventiva, se evitan los descuidos o errores y el control de cobros impagados se optimiza al máximo, evitando, incluso, que los cobros lleguen a dicho estado de impago.

Haz un seguimiento de los clientes que no pagan en tiempo y forma

Además de disponer de toda la información sobre los cobros impagados y de tener al alcance herramientas para facilitar que los clientes realicen los pagos, el software de gestión integral de MN program también permite a los negocios analizar cómo se comportan sus clientes en lo que respecta a esta materia.

El negocio puede realizar un seguimiento de los clientes que tienen cobros impagados. Y saber qué clientes son más morosos, cuáles se retrasan más a la hora de efectuar los pagos, o qué servicios y productos no han pagado. Toda esta información se puede consultar en el programa de facturación, pero, además, se puede recibir a través del correo electrónico mediante informes programables y automatizados generados en la solución Cuadros de Mando.

A mayores, también es posible consultar, en todo momento, el saldo pendiente de cada uno de los clientes.

Con todo este caudal de valiosa información, el negocio puede tomar decisiones que afecten a su relación con los clientes morosos y optimicen el estado de su tesorería.

No es lo mismo que un cliente fidelizado, que siempre paga en tiempo y forma, tenga un cobro impagado que un cliente que genera problemas de forma periódica.

Asimismo, hay que tener en cuenta la calidad del cliente, la cantidad de servicios o productos que contrata y la relevancia estratégica de la relación entre el negocio y dicho cliente. Hay muchos factores que entran en juego a la hora de tomar decisiones para optimizar al máximo el control de cobros impagados y, con él, el propio funcionamiento del negocio.

El control de cobros impagados te ayuda a maximizar los beneficios y capear las crisis

Cuando una empresa va viento en poca, es plausible que se descuide un área tan sensible como el control de cobros impagados. Puesto que los resultados económicos de la compañía son fantásticos y no tiene ningún tipo de problema de tesorería. Sin embargo, esto puede acabar generando desajustes estructurales que se agraven con el tiempo.

En cambio, garantizar que el control de cobros impagados de la empresa funciona a la perfección, permite al negocio maximizar sus beneficios y reducir los costes asociados a los impagados, así como sus consecuencias negativas en la gestión de tesorería.

Si esto es así en las épocas de vacas gordas, el control de cobros impagados adquiere aún más relevancia en etapas marcadas por las crisis o las turbulencias económicas. ¿Por qué?

  1. El propio negocio tiene que estar en la mejor de las condiciones para capear los tiempos de inestabilidad con éxito. Y ello implica unas cuentas saneadas y una gestión eficiente de todas sus áreas.
  2. Es más plausible que los clientes se encuentren en dificultades para pagar, con lo cual el riesgo de que los cobros impagados aumenten es mayor. De ahí que sea fundamental sistematizar dichos cobros y emplear todas las herramientas al alcance del negocio para facilitar su conversión en cobros realizados.

Sea como fuere, el control de cobros impagados es una tarea de gran relevancia para los negocios, a través de la cual pueden garantizar que todo el trabajo, esfuerzo y recursos económicos y humanos invertidos en la realización de un producto o servicio se transforman en ingresos.

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