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Controla los gastos de tu negocio con el programa de facturación

Controlar los gastos de tu negocio es posible gracias al programa de facturación

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Tanto las personas como los negocios sabemos con bastante precisión qué ingresos tenemos. Y, además, estamos pendientes de que se generen en tiempo y forma. Pero, ¿qué pasa con los gastos? ¿Llevamos un control eficiente de las facturas que recibimos? ¿Comparamos de manera exhaustiva las diferentes opciones de compra que tenemos? Estas acciones son cruciales para optimizar la gestión de los costes, reducirlos en la medida de lo posible y evitar encontrarnos con alguna sorpresa no del todo agradable. Con el programa de facturación de MN program es posible ejecutar estas acciones con facilidad y agilidad, reduciendo, a su vez, los tiempos improductivos que son, en sí mismos, costes para cualquier negocio.

Así, un programa de facturación de vanguardia no solo sirve para generar, recibir y tramitar las facturas, una tarea vital para cualquier negocio. Sino que, además, puede ser un gran aliado a la hora de controlar los gastos de un negocio, de cara a optimizarlos al máximo.

Veamos ahora qué acciones se pueden implementar con nuestro programa de facturación para que el negocio tenga a su alcance toda la información sobre sus gastos y los mecanismos para controlarlos eficientemente.

Gestiona la base de datos de proveedores

El software de gestión integral de MN program cuenta con una base de datos de proveedores, en la que figura toda la información relativa a las empresas a las que se recurre para comprar bienes o servicios. Datos de contacto, historial en el que figuran todas las comunicaciones que se han entablado entre el negocio y el proveedor, presupuestos enviados, pedidos realizados…

De esta manera, cualquier empresa o autónomo puede consultar de manera rápida con qué proveedores trabaja y cuáles son los elementos claves de su relación.

Esto ofrece un conocimiento exhaustivo de todos y cada uno de los proveedores de un negocio, lo cual es clave a la hora de negociar los acuerdos comerciales y, por ende, optimizar los gastos generados por dichos acuerdos.

¿A quién le compro? Consulta la base de datos de compras

Asimismo, en el software se registran todas las compras realizadas, así como los presupuestos, aunque no lleguen a convertirse. Esta base de datos de compras contiene toda la información necesaria para optimizar la toma de decisiones en lo que respecta a la adquisición de bienes y servicios.

Por ejemplo, una clínica médica puede comparar los precios que le ofrecen tanto sus proveedores actuales, como los pasados o los potenciales y, a partir de ahí, decidir a quién le compra un determinado producto sanitario.

La comparación entre proveedores es una de las acciones clave para controlar los gastos de un negocio. Solo así se puede conseguir los mejores precios del mercado, conjugándolos con la calidad que se desea.

Agiliza las adquisiciones

Desde el software de MN program se puede agilizar al máximo el proceso de adquisición de un bien o servicio. En un puñado de clics, se puede aceptar un presupuesto, imprimirlo y enviarlo automáticamente por correo electrónico o por whatsapp al proveedor.

Una vez que se toma la decisión de compra, que es la clave de bóveda del proceso, la comunicación con el proveedor se optimiza y automatiza. Así, éste podrá ponerse cuanto antes a elaborar el pedido y éste llegará antes al negocio. Todo ello sin tener que invertir en tiempo administrativo para gestionar la adquisición.

Controlar los gastos de tu negocio pasa por procesar y analizar toda la información económica

Facturación recibida: controla los gastos de tu negocio

A menudo, cuando pensamos en un programa de facturación, nos centramos en la facturación emitida. Es decir, en el diseño, envío y cobro de facturas. Pero la facturación recibida también es fundamental, puesto que a través de ella un negocio gestiona sus gastos.

Con el programa de facturación de MN program, se pueden registrar las facturas recibidas (por ejemplo, el recibo de la luz). Pero también los gastos sin factura (como los tickets del parking de los comerciales), las nóminas y los bienes de inversión y amortizaciones.

Así, mediante la facturación recibida, el negocio es capaz de almacenar, procesar, tratar y supervisar todos los costes a los que tiene que hacer frente.

Y, además, puede saber con exactitud cuáles son las fechas de vencimiento de determinadas facturas, qué día tiene que pagar las nóminas, cuándo abona los gastos sin factura o en qué momento debe incluir los bienes de inversión.

Realiza una planificación económica eficiente

Precisamente, esto último nos conduce hacia una cuestión de gran relevancia: la planificación económica. Un negocio que es capaz de planificar eficazmente los ingresos que genera y los gastos que tiene que afrontar, puede optimizar su toma de decisiones. Por ejemplo, si se sabe que, en un determinado mes, los gastos se mantienen estables, pero los ingresos descienden, se puede tomar la decisión de comprar bienes de inversión más adelante, para no producir un desequilibrio en las cuentas.

La planificación, en general, y la económica en particular, ayuda a las empresas a afrontar los imprevistos con mayor facilidad y solidez y, además, contribuye a controlar los gastos y aumentar los beneficios.

Contar con un software facilite toda la información relevante sobre los gastos se ha convertido en una necesidad básica para cualquier tipo de negocio.

Supervisa los pedidos

La gestión de los pedidos no termina cuando se acepta un presupuesto. Sino cuando éste se ha pagado y se ha recibido con éxito. Por ello, es fundamental llevar a cabo una supervisión permanente y eficiente de los pedidos realizados.

Con el software de gestión de MN program esta tarea resulta muy fácil de acometer. Una vez que llega un pedido, se puede marcar como recibido y traspasar a albarán recibido o a facturación recibida para hacer frente al pago.

Además, si dentro de una misma compra solo llegan parte de los productos, se puede registrar en el programa qué bienes están en posesión del negocio y traspasarlos al albarán recibido.

La supervisión eficaz de los pedidos permite controlar que los procesos de compra se llevan a cabo en tiempo y forma y, a la vez, saber con precisión cuando se debe proceder al pago, en función del acuerdo al que se llegara con el proveedor.

Informes: analiza tus gastos

Todas estas acciones que hemos descrito, aportan valiosa información a la hora de controlar los gastos del negocio, pero también de cara a tomar decisiones. Con el software de MN program es posible realizar, de manera automática, dashboards con los datos que se deseen analizar.

Por ejemplo, una academia de formación puede indicarle al programa que cree una tabla en la que se observe a cuánto ha ascendido la factura de la luz a lo largo del último año. Así, puede ver la evolución del precio y determinar, en función de las ofertas que haya recibido, si le compensa optar por otra compañía comercializadora.

Los informes ofrecen una panorámica amplia de cuál es la relación comercial con un proveedor en particular o con todos los proveedores en general, de cara a estudiar a cuánto ascienden los gastos que se producen por esta vía.

Procesar toda la información y mostrarle de forma gráfica, facilita la tarea analítica y enriquece la toma de decisiones empresariales, desterrando para siempre a la intuición.

De la facturación a la contabilidad y la fiscalidad

Finalmente, gracias al programa de facturación, todos los gastos se pueden trasladar, directa o manualmente, a la contabilidad del negocio, generando los asientos pertinentes. No solo los gastos asociados a las facturas, sino también los gastos sin factura, las nóminas y los bienes de inversión y amortizaciones.

Precisamente, en lo que respecta a estos últimos, al introducir la factura recibida, el usuario puede marcar que dicho gasto es un bien de inversión, haciendo un simple check. Así como indicar de qué manera se va a amortizar. Toda esta información se envía a la contabilidad.

A su vez, los gastos no solo se reflejan en las cuentas de la empresa, sino que nutren, también, los modelos tributarios que ésta debe presentar ante la Agencia Tributaria. Este conjunto de automatizaciones ahorra un sinfín de tiempo meramente administrativo y, además, garantiza que la información de la facturación, la contabilidad y la fiscalidad es coherente entre sí y no existen contradicciones que puedan conllevar futuros incidentes con Hacienda.

En definitiva, el programa de facturación es una herramienta valiosísima no solo para gestionar eficazmente las facturas, emitidas y recibidas, sino también para llevar a cabo un control de los gastos de un negocio exhaustivo. Y, así, poder optimizar la estructura de costes, para sacarle el máximo partido a los recursos de la empresa y sus relaciones comerciales. El objetivo final es, como no podía ser de otra forma, generar mayores beneficios.

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