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CRM, facturación, contabilidad, Cuadros de Mando… Estas herramientas ayudan a gestionar mejor las áreas de un negocio
En la película La lista negra, Harry Callahan, un icónico personaje de Clint Eastwood, pronuncia una frase que quizás no es sutil, pero respira verdad por los cuatro costados: «las opiniones son como los culos, todos tenemos una». Por ello, no se pueden tomar decisiones para gestionar mejor todas las áreas de un negocio basándose en las opiniones o la intuición. Sino que las empresas deben apostar por los datos como faro que alumbre su camino.
Para pasar del terreno de las opiniones al de los datos, es indispensable contar con un software de gestión integral que disponga de herramientas que sean capaces de nutrir de información a todas las áreas de un negocio. Desde el departamento comercial, al de contabilidad, pasando por el resto del equipo que compone una empresa.
Las opiniones son valiosas cuando no se basan en creencias, sino en datos reales. De lo contrario, pueden ser acertadas, pero también pueden errar estrepitosamente.
Hoy en día, gracias a la revolución digital, las empresas y los profesionales pueden disponer de todos los datos que necesiten para gestionar mejor todas las áreas de un negocio, ahorrar costes e incrementar los ingresos.
A continuación, vamos a analizar cómo se puede emplear el software de gestión de MN program para gestionar mejor todas las áreas de un negocio sin tener que invertir recursos económicos y humanos en ello. A la vez que se dejan atrás las meras opiniones y se pasa a tomar decisiones basándose en los datos en tiempo real de la empresa y sus trabajadores.
Toda la información de una empresa centralizada en una sola aplicación
La principal clave de un programa como el software de gestión es que concentra en su interior todos los datos de un negocio o profesional. Desde las bases de datos de sus clientes, hasta la información de índole económica, pasando por el desempeño de los trabajadores o todos los datos y documentos comerciales.
Si jugamos con el título de la popular película Todo a la vez en todas partes, podríamos decir que el software contiene todos los datos empresariales a la vez, pero almacenados en una única parte.
Las ventajas de este hecho saltan a la vista. La información no se encuentra desperdigada en múltiples softwares o dispositivos y localizaciones físicas. Su actualización es permanente, además, se disponen de copias de seguridad para evitar la pérdida de datos en caso de que se produzca un percance. Y, sobre todo, los datos de las diferentes áreas de un negocio se pueden cruzar entre sí, incrementando la capacidad analítica de una empresa.
En un mundo tan líquido como el nuestro, las áreas de un negocio no pueden operar como compartimentos estancos. El software de gestión facilita el intercambio de datos y agiliza el proceso de consulta de cualquier información.
CRM, facturación, contabilidad, control horario… Soluciones para gestionar las áreas de un negocio
Si el software de gestión es capaz de almacenar e integrar todos los datos empresariales en un único programa se debe a que cuenta con todas las herramientas que necesitan las áreas de un negocio para gestionar su día a día.
Así, no solo se pueden gestionar todos los datos relacionados con los clientes o potenciales gracias al software CRM, sino que también es posible llevar a cabo la facturación, contabilidad y fiscalidad de la empresa, gestionar el proceso de compra de bienes y servicios y las relaciones con los proveedores o realizar el control horario de los trabajadores.
El departamento comercial puede consultar todos los datos sobre los clientes. Saber con precisión cuántas ventas se han logrado a lo largo del mes. Cuántos presupuestos se han enviado en el último trimestre. Y cuáles de ellos han sido rechazados o no llegaron a cerrarse.
Mientras que los profesionales del área de recursos humanos pueden llevar a cabo un control exhaustivo de los horarios, cumpliendo con la normativa en vigor y verificando que no se produzcan retrasos injustificados de forma sistémica.
Por su parte, los profesionales que trabajan en proyectos pueden saber con precisión si se están cumpliendo los plazos estipulados, cuál es la desviación con respecto a estos y tomar decisiones para corregirla.
Podríamos seguir glosando ejemplos ad infinitum, pero los que hemos relatado nos permiten observar que la variedad de soluciones que conforman el software de gestión convierten a esta herramienta en un activo para mejorar la gestión de todas las áreas de un negocio.
Optimización del flujo de datos y ahorro en costes
Algunas empresas acumulan ingentes cantidades de datos sobre sus clientes, trabajadores, proveedores, potenciales, competencia y sobre sí mismas. Pero no saben cómo emplearlos. No cuentan con las herramientas necesarias para sacarles partido.
El software de gestión democratiza el acceso a la información. Los trabajadores pueden acceder a los datos que son de su interés para llevar a cabo su trabajo de la mejor manera posible. Un comercial no tiene por qué saber cuál es el flujo de caja de la empresa, pero sí debe poder conocer cuántas ventas ha cerrado en lo que va de mes y a cuánta distancia se encuentra de su objetivo.
Este programa facilita que los datos puedan ser consultados en cualquier momento y, además, ahorra costes en esta materia. ¿Cómo? Automatizando la generación y envío de informes con los datos que cada usuario necesita y desea saber.
El responsable de cada equipo ya no tiene que estar pendiente de gestionar el acceso de sus subordinados a la información. Por ejemplo, el director de un equipo comercial no tiene que invertir su valioso tiempo en ofrecerles a sus agentes los datos de ventas del día anterior. Sino que el programa automatiza esta tarea. Tanto desde cada módulo como empleando una herramienta de gran utilidad para mejorar la gestión de todas las áreas de un negocio: Cuadros de Mando.
Cuadros de Mando, una herramienta para analizar los indicadores clave
Cuando los usuarios aterrizan en el módulo de Cuadros de Mando de MN program se encuentran con informes de ejemplo, en los que nosotros hemos seleccionado indicadores que pueden ser de gran utilidad para el negocio.
Esto facilita a las empresas el proceso de aprendizaje y, sobre todo, les permite visualizar desde el segundo 1 el potencial de la solución.
Más allá de esta cuestión, el Cuadros de Mando dota de total libertad a todas las áreas de un negocio para crear informes con los indicadores que desee conocer y supervisar.
Por ejemplo, el número de ventas realizadas por cada uno de los productos o servicios que vende un negocio, para saber cuáles tienen más éxito y cuáles menos. O el número de ventas cerradas por cada agente, para listar a los comerciales más eficaces.
Las empresas solo tienen que seleccionar los indicadores clave que les permitirán tomar decisiones empresariales basadas en datos y no en meras opiniones sobre qué servicios con los más demandados o qué comerciales son más efectivos. El programa automatiza la recopilación, sistematización y presentación de los datos.
Obtener la información de forma visual en cualquier momento y lugar
Es más, el software de gestión permite acceder a la información con suma facilidad. Tanto a través del propio programa, como programando el envío de informes con los datos. Estos informes llegan al correo electrónico de los interesados en la hora y el día que deseen y con la periodicidad que precisen. Por ejemplo, un responsable comercial puede recibir un informe diario a las 9 de la mañana con las ventas del día anterior.
De tal forma que se puede consultar la información en cualquier momento y lugar, sin necesidad de estar en la oficina. Lo único que se necesita es disponer de un dispositivo con conexión a internet, como un teléfono móvil.
Además, estos informes permiten acceder a los datos de una forma muy visual. Ya sea a través de una tabla o mediante una gráfica.
Por ejemplo, los profesionales del área económica de una empresa pueden visualizar los datos de gastos e ingresos del negocio durante el último año mediante una gráfica de barras en las que estos datos estén representados de manera elegante y clara.
La posibilidad de obtener los datos en cualquier momento y poder observarlos con facilidad son cruciales para exprimir todo su potencial y emplearlos para tomar decisiones basadas en la realidad y que ayuden a mejorar la gestión de todas las áreas de un negocio.
El salto desde las opiniones y la intuición hasta los datos supone implementar un procedimiento más objetivo a la hora de tomar decisiones.
Comercial, atención al cliente, facturación… Datos para mejorar la gestión de todas las áreas de un negocio
Ya hemos ido desgranando algún ejemplo a lo largo del artículo, pero debemos volver a hacer hincapié en que el software de gestión no solo es útil para algunas de las áreas de un negocio. Sino que puede proporcionar información de gran valor para optimizar todos los departamentos.
Mediante este programa se puede saber qué comerciales venden más, cuántas reclamaciones se reciben por parte de los clientes, cuántas incidencias se resuelven en un mes, cuál es el tiempo medio de resolución de una incidencia, cuánto se tarda en convertir un presupuesto en venta o qué trabajadores son más resolutivos al llevar a cabo sus tareas.
El software de gestión contiene en su interior todos los datos clave de cualquier negocio y es capaz de mostrar la realidad del mismo en toda su complejidad.
Dato vence a relato… y a opinión. Tomar decisiones basándose en la realidad de la empresa
El relato ha sido importante desde el inicio de la civilización. En el mundo empresarial, el relato es clave para que los negocios puedan construir su marca y diferenciarse de la competencia. El relato es importante, pero no lo es todo. De ahí que comúnmente se diga que «dato vence a relato». O lo que es lo mismo, la realidad siempre se acaba imponiendo.
Por ello, es crucial que las empresas sitúen a los datos como la clave de bóveda de sus procesos de toma de decisiones en todas las áreas de un negocio.
Los datos muestran la realidad de las empresas y sus trabajadores. Aportan la información necesaria para que las decisiones no dependan de opiniones personales, sino que se funden en lo real y en lo fehaciente.
Exceptuando a la gimnasta rumana Nadia Comăneci, podríamos decir que la perfección no existe. Todo es susceptible de ser mejorado. El software de gestión nos ofrece los datos que necesitamos saber para mejorar nuestra forma de trabajar y luchar por alcanzar la excelencia. Todas las áreas de un negocio, no solo las comerciales, pueden beneficiarse de la recopilación, sistematización y presentación de los datos a través de indicadores clave.
A diferencia de las opiniones, no todo el mundo tiene datos. Para disponer de ellos, es necesario contar con una herramienta que nos ayude a almacenarlos, comprenderlos y analizarlos.
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