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Lo hemos leído por activa y por pasiva, vivimos en una era en la que la información ha adquirido un protagonismo inusitado. No solo porque produzcamos más datos que nunca, sino, también, porque contamos con herramientas para procesarlos y analizarlos. Es decir, para sacarles partido. En el ámbito de los negocios, han surgido los ERP, sistemas que permiten integrar toda la información de una organización. El ERP de MN program ayuda a los negocios a integrar en una única herramienta el CRM, la facturación y la contabilidad. Y con ellos, toda la gestión comercial y económica.
Muchos negocios tienen la información empresarial desperdigada en diferentes programas. En gran medida porque su salto al mundo digital se ha ido produciendo por fases. Primero optaron por contar con un programa de facturación para agilizar esta tarea. Luego, se decidieron a contratar un software CRM que les facilitara la gestión de los clientes. Y así sucesivamente. El resultado es que tienen varias bases de datos distintas pero complementarias, lo cual genera cierto caos en la gestión de la información. A la vez que imposibilita cruzar datos entre las diferentes bases y obtener una panorámica total del negocio, sus líneas de negocio y sus clientes.
Así, en una solución se tienen los datos sobre los productos que compra un cliente, pero en otra se encuentran las facturas que se le emiten. Y, en una tercera, se genera el registro de la contabilidad, una cuestión clave para llevar un control de las cuentas y cumplir con las obligaciones tributarias.
Con el ERP de MN program este caos es cosa del pasado. Los negocios pueden tener en un único software de gestión integral toda información del CRM, la facturación y la contabilidad. Y disfrutar de todas sus ventajas.
Software CRM: una mina de oro de la información
Un buen CRM es un aliado al que un negocio no puede renunciar. Puesto que facilita la labor de los trabajadores a la vez que optimiza las acciones comerciales de la empresa o autónomo. Este software permite llevar a cabo una gestión integral de todos y cada uno de los clientes. En él se registra toda la información sobre estos: desde los productos o servicios que contratan, hasta cuáles son sus intereses, pasando por todas las comunicaciones que ha habido entre ellos y el negocio.
Por ello, gracias al software CRM, un negocio puede optimizar cuatro áreas clave de la gestión de los clientes: la labor comercial, el acceso a la información, la fidelización y la comunicación.
Fortalecer la labor comercial
Para que un negocio tenga éxito, la labor comercial es fundamental. Por muy buenos que sean los productos o servicios que ofrecen, si no consiguen seducir a los consumidores, reales y potenciales, no podrán obtener ingresos y beneficios, la misión fundamental de cualquier negocio.
El CRM ayuda a cualquier empresa a optimizar sus acciones comerciales. ¿Por qué? Recopila toda la información que un negocio debe saber para enamorar a los consumidores. Desde sus deseos e intereses, hasta los productos que ya ha comprado, cuándo los ha comprado y cómo los ha valorado.
O, en el caso de que estemos hablando de leads, nos muestra todos los datos que se dispone sobre los clientes potenciales. Como, por ejemplo, si ya han sido impactos previamente y qué ofertas se les han hecho. Una radiografía total de los clientes (reales y potenciales) y de sus necesidades.
Además, el software CRM procesa toda esta información y la ofrece de forma visual y sencilla a los usuarios. Lo que permite a los negocios analizarla para diseñar su estrategia comercial, basándose en la información y no en la intuición.
Disponer de toda la información sobre los clientes
Lo hemos ido apuntando a lo largo del artículo, el software CRM de MN program recopila y registra todos los datos relacionados con cada cliente. De esta forma, evita que información valiosa se pierda o traspapele y, además, permite que los negocios la puedan consultar en cualquier momento, en cualquier lugar y en tan solo un clic.
Lo único que tienen que hacer es buscar la información que desea consultar a través de cualquier dato que figure en ella. Una palabra, una fecha, una tipología… El programa automatiza la búsqueda y localiza la información o el documento al instante.
Además, se optimiza la atención al cliente, puesto que cuando estos llaman o escriben, el trabajador puede leer en su ficha toda la información relevante, así como las comunicaciones que se han producido entre el cliente y el negocio.
Fidelizar a los clientes
Si atraer nuevos clientes es fundamental para que un negocio pueda crecer, fidelizar a los que ya han confiado en la empresa es crucial para que ésta se consolide. En este sentido, el CRM nos ayuda a conocer con exactitud qué opinan los consumidores sobre nuestros servicios y productos, cuáles consumen y en cuáles podrían estar interesados.
A mayores, podemos realizar campañas comerciales personalizadas, basándonos en esa información para consolidar la relación negocio-cliente.
Comunicarse con los clientes
En la labor de fidelizar a los clientes juega un papel fundamental, también, la comunicación. A menudo cometemos el error de no darle importancia a la comunicación, pero ésta es absolutamente clave en el éxito de un negocio. Tanto a nivel comercial como de gestión.
El software CRM facilita sobre manera la comunicación negocio-cliente. Por una parte, porque al contar con toda la información de forma centralizada, la comunicación puede adaptarse en función de los datos que disponemos y logrando que los mensajes sean personalizados.
Por otra, porque las comunicaciones se pueden efectuar, directamente, desde el CRM. Sin necesidad de salir del software, el negocio puede enviar un correo o un mensaje al cliente. Esto agiliza la comunicación y reduce el tiempo que tiene que invertir la empresa en llevarla a cabo.
Programa de facturación: información económica centralizada y contabilidad automática
El ERP de MN program fusiona el CRM y todas sus ventajas con el programa de facturación. Esta solución avanzada facilita la gestión económica de los negocios. Un área crucial para cualquier empresa o autónomo y que puede resultar compleja si no se cuenta con un buen programa de facturación.
Gracias a la integración de la información, esta solución no sirve únicamente para realizar las facturas de un negocio, sino que facilita la centralización de toda la información económica y establece una relación directa entre facturación, contabilidad y fiscalidad.
Centralización de la información económica
Tener las cuentas claras es, desde luego, un must para cualquier negocio. De lo contrario se expone a problemas económicos que pueden lastrar su actividad. Por ello, la integración de toda la información económica es clave. Si se realizan la facturación, la contabilidad y la fiscalidad de manera independiente, pueden producirse incoherencias entre ellas. Lo cual puede generar consecuencias no deseadas, como problemas con Hacienda.
En cambio, si toda la información económica está integrada en una única base de datos, no pueden existir ni equivocaciones ni duplicidades. El negocio nutre al programa de facturación de datos y éste automatiza la contabilidad y la fiscalidad.
Elaboración automática de la contabilidad
Realizar la contabilidad de un negocio siempre ha sido una de las tareas más complejas que éste debe afrontar. Asignar los asientos a las cuentas contables, pelearse con el Activo y con el Pasivo… Con el programa de facturación de MN program no es que resulte sencillo realizar la contabilidad, es que éste la elabora automáticamente.
En el caso de los autónomos, la información incorporada a las facturas se vuelca directamente en la contabilidad. Mientras que en lo que respecta a las empresas, esta información genera asientos en el diario.
De esta forma no puede existir ninguna contradicción entre una y otra. Además, el software recomienda la cuenta contable idónea para el tipo de ingreso o gasto que se registra.
Generación de los modelos tributarios
Si todo esto fuese poco, el programa de facturación genera, a partir de toda la información económica los modelos tributarios que el negocio debe presentar ante la Agencia Tributaria para cumplir con sus obligaciones.
Desde la declaración trimestral del IVA hasta el pago fraccionado del IRPF. De esta forma, las empresas y los autónomos pueden estar al día con Hacienda sin tener que cumplimentar manualmente los modelos tributarios. Garantizándose, a su vez, que estos reflejan fielmente la contabilidad del negocio. Lo cual evita que surjan incidencias con la AEAT.
Ventajas de integrar toda la información en una única herramienta
La integración de la información es un proceso que se está produciendo a nivel mundial. Desde las grandes multinacionales hasta los freelances están descubriendo las ventajas que trae consigo la integración de los datos. Así como la reducción de los inconvenientes asociados a la dispersión y falta de interrelación de la información de las diferentes áreas que conforman un negocio.
El ERP de MN program permite a las empresas y autónomos disfrutar de las ventajas de integrar toda su información en un único software de gestión.
Tener toda la información al alcance de un clic
Como apuntamos al hablar del CRM, el programa de MN program ofrece toda la información que se desee consultar en un mero clic. Basta con buscarla mediante alguno de los datos que figuran en ella. Pudiendo acotar la búsqueda siguiendo los criterios que se deseen. Así, se puede encontrar en cuestión de segundos la factura de un cliente de hace cuatro años o un pedido que hizo hace dos.
Además, la interrelación entre la información de gestión y la económica, optimiza tanto la atención al cliente como la actividad comercial.
Evitar errores y subsanarlos con facilidad
Uno de los objetivos centrales de integrar toda la información de un negocio reside en evitar que se cometan errores porque haya varias versiones de una misma información. Es decir, que los datos de un programa se contradigan con los de otro.
Si solo hay una versión de la información y ésta se almacena en un único software, la posibilidad de cometer errores se reduce drásticamente.
Y, aún así, en caso de que se produzca algún error, el software de gestión integral de MN program permite subsanarlo con facilidad. Para ello se puede emplear una depuración en bloque que corrija un error que afecte a más de una ficha o documento. Esto ahorra una gran cantidad de tiempo administrativo.
Eliminar duplicidades
En la misma línea, la integración y centralización de la información contribuye a eliminar duplicidades. Solo existe una versión de los datos. Lo cual garante la veracidad de la información que figura en el programa.
Pero, además, si se produce alguna duplicidad, el software de MN program lo detecta, avisando al usuario de que, por ejemplo, existe más de una ficha de cliente con datos idénticos. E, incluso, permite automatizar la fusión de las fichas que comparten la misma información.
Reducir las pérdidas de tiempo
Si la gestión de la información no es óptima, buscar cualquier dato o documento puede ser un proceso arduo y extremadamente lento. En cambio, el ERP de MN program garantiza que los negocios pueden acceder a cualquier dato que necesiten en cuestión de segundos.
Así, se reduce la pérdida de tiempo en la búsqueda de información, una labor administrativa que lastra la productividad de los trabajadores y la empresa.
Al no tener que invertir una gran cantidad de tiempo en obtener los datos que se necesitan para realizar el trabajo, los profesionales pueden dedicar sus conocimientos y tiempo a llevar a cabo tareas productivas y de gran valor para el negocio y su objetivo primordial: la obtención de beneficios.
Integrar todas las bases de datos
Esta ventaja está íntimamente relacionada con todas las demás. Si un negocio emplea varios programas para gestionar diferentes áreas de su negocio, contará, también, con varias bases de datos. Ello puede generar, como ya hemos señalado, incoherencias.
En cambio, con el ERP de MN program, el negocio puede integrar todas sus bases de datos en una sola. De tal forma que toda la información esté interrelacionada y sea coherente entre sí.
Ello repercute en la reducción de errores, en la mejora de la comunicación interna y, sobre todo, en las posibilidades de éxito comercial del negocio. Tener toda la información es fundamental para conocer a los clientes y construir una estrategia comercial que se ajuste a sus demandas y a sus características.
Facilitar el salto a la nube
La siguiente parada en la digitalización de los negocios es el salto a la nube. Es decir, migrar sus sistemas a un entorno Cloud. Esta operación, delicada y relevante, es mucho más fácil de llevar a cabo si, previamente, se ha integrado toda la información que se quiere migrar.
Así, no habrá que mover al Cloud unos datos desde un sitio, otros desde otro, y unos más desde más allá. Si toda la información está centralizada en un único sitio, diseñar e implementar la estrategia Cloud será mucho más sencillo.
El ERP de MN program es, desde luego, un gran aliado en esta transición. Además, el propio software ya se ofrece tanto en una versión de escritorio como en una versión Cloud.
En definitiva, el ERP de MN program ayuda a los negocios a integrar áreas de vital importancia como la gestión de clientes, la facturación y la contabilidad. Un sistema de gestión de la información integral, en el que los diferentes departamentos se enriquecen unos de los otros, de cara a explotar mejor los datos de los que disponen.
Y lograr, así, vender más, generar mayores ingresos y maximizar los beneficios del negocio.
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