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Software de gestión: Predecir los ingresos y gastos de un negocio

Predecir los ingresos y gastos de un negocio es fundamental en contextos económicos complejos como el actual

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El ser humano ha estado fascinado con la predicción desde tiempos inmemoriales. Así lo demuestran la fascinación de la mitología grecolatina o la civilización maya por las profecías. Abordando la cuestión desde un enfoque científico, la predicción y la probabilidad matemáticas han ocupado a brillantes mentes a lo largo de la historia y demostrado su valía en múltiples campos. En el terreno de los negocios, la predicción puede ser extremadamente útil para maximizar los beneficios de una empresa. Con un software de gestión integral, predecir los ingresos y gastos de un negocio es una tarea factible y que puede resultar clave para su crecimiento y consolidación.

Hay cuestiones que son más fáciles de predecir que otras. Que una máquina con escaso tiempo de vida se estropeé supone un coste difícilmente predecible, puesto que entra en el terreno de los imprevistos. En cambio, que un aparato que ha superado su periodo de vida habitual deje de funcionar o ya no lo haga de manera óptima, puede preverse y, por lo tanto, planificar las cuentas para dar cabida al gasto que supone invertir en un nuevo equipamiento.

El complejo contexto socioeconómico actual está marcado, indudablemente, por los mayores niveles de inflación desde los años 80 y por la lucha contra esta situación a través de la subida de los tipos de interés. Todo ello hace que predecir los ingresos y los gastos de un negocio sea, a la vez, más complicado y más necesario de lo habitual.

Por suerte, no estás solo en esta tarea tan relevante y que puede serte de gran utilidad. Con un software de gestión integral como el de MN program puedes obtener toda la información que necesitas para predecir los ingresos y gastos de tu negocio en un periodo temporal concreto.

Certezas en un contexto económico convulso

En septiembre, la inflación descendió con respecto a los dos primeros meses del verano, pero aún así se situó en el 8,9%. Con el invierno llamando a nuestras puertas, los precios de la electricidad no parece que vayan a dar tregua a hogares y negocios.

Para contener la inflación, el Banco Central Europeo (BCE), subió los tipos de interés un 0’75% en septiembre, situándolos en el 1,25%. La mayor subida de la historia del BCE. Y el Banco de España ha advertido de que, en el corto plazo, los tipos pueden llegar a un nivel del 2,5%. ¿Qué implica esto para las empresas? Que los préstamos, líneas de crédito o avales bancarios con los que se financian se han encarecido y van a seguir encareciéndose en los próximos meses.

Todo ello sitúa a los negocios en un escenario incierto, más teniendo en cuenta que las previsiones macroeconómicas para los próximos trimestres no son especialmente halagüeñas.

Por ello, ¿qué mejor forma de enfrentarse a la incertidumbre que recabando información clave que nos ayude a predecir lo que puede ocurrir?

No sabemos, con total exactitud, qué va a suceder, pero sí podemos obtener datos sobre lo que ya ha pasado. El software de gestión facilita a los negocios la posibilidad de analizar los ingresos y gastos registrados en años anteriores y poder predecir cómo serán los próximos trimestres, teniendo en cuenta los efectos de la inflación.

El programa registra todos los datos de la facturación emitida y recibida, los sistematiza y los ofrece de manera visual y sucinta, permitiendo realizar comparaciones entre años diferentes y seleccionar el periodo de tiempo que se desee.

Prepararse para el final del año

El último trimestre del año es clave para todos los negocios. En parte porque se anima el consumo gracias a la campaña navideña y a las ofertas especiales ligadas al Black Friday. Por otro lado, porque marca el final del año contable y muchas empresas redoblan sus esfuerzos para cerrar el año con mayores beneficios.

Si bien la Navidad y el Black Friday parecen afectar más a empresas que se dedican a la comercialización de productos, lo cierto es que cada vez más negocios centrados en la prestación de servicios ponen en marcha campañas para captar nuevos clientes o fidelizar a los ya existentes. Hay clínicas odontológicas que rebajan el precio de algunos de sus servicios, por ejemplo, las limpiezas bucales, dentro de estas campañas de final de año. O asesorías que ofertan tarifas planes por sus servicios contables y fiscales. O escuelas de formación que diseñan ofertas en sus cursos para captar nuevos alumnos de cara al inicio del nuevo año.

Si estas campañas comerciales tienen éxito, los negocios aumentarán sus ingresos, pero también tendrán que hacer frente a más gastos. Por ejemplo, en productos sanitarios en el caso de los odontólogos. O en un refuerzo de personal en lo que respecta a las asesorías o las academias.

Gracias al software de gestión, una empresa puede analizar los resultados obtenidos durante el mismo periodo temporal en años anteriores y predecir el comportamiento de sus clientes y potenciales.

Esta información le permitirá tomar decisiones relevantes para garantizar su nivel de liquidez y suministros.

Predecir los ingresos y gastos de un negocio ayuda a las empresas a planificar sus cuentas

Predecir los ingresos y gastos de un negocio para planificar mejor la gestión económica

¿Por qué es importante predecir los ingresos que se van a obtener? Porque de esta manera es más fácil planificar las cuentas para tenerlas saneadas. Dicho de otra forma, si sabemos cuánto vamos a ingresar por comercializar nuestros servicios y también los gastos que genera nuestra actividad, podemos predecir con bastante fiabilidad cuánto dinero necesitamos a la hora de solicitar financiación.

En un contexto de subida de los tipos de interés y, por lo tanto, de encarecimiento de los productos financieros, es importante no pedir ni menos ni más dinero del que necesitamos para afrontar los gastos de nuestra empresa.

Por otra parte, si podemos prever un aumento de ingresos y un mantenimiento de los gastos, quizás nos encontremos en el momento idóneo para realizar inversiones. Y a la inversa, si los ingresos van a ser menores que en otros trimestres del año, quizás debamos esperar para realizar inversiones que no son indispensables en el corto plazo.

Es decir, predecir los ingresos y gastos es clave para optimizar la estructura de costes de una empresa y tomar decisiones que contribuyan a obtener más beneficios y consolidar el modelo de negocio.

Decidir qué vender… y qué comprar

Predecir los ingresos y gastos de un negocio no afecta solo a la toma de decisiones sobre aspectos tan importantes como la solicitud y negociación de financiación o la realización de inversiones, sino que puede tener un impacto directo en su política comercial.

No todos los servicios tienen la misma acogida a lo largo del año. Si una asesoría lanza una oferta para gestionar el IVA de los negocios, es bastante probable que logre atraer a más clientes en las semanas previas a la presentación trimestral del IVA (modelo 303). En cambio, el mes antes de que comience la campaña de la renta puede ser un fantástico momento para comercializar una oferta para presentar dicha declaración tributaria.

Por suerte, la asesoría puede planificar sus campañas comerciales analizando los datos de años anteriores, para saber con exactitud en qué momento comercializa mejor cada servicio. Y, así, también predecir los ingresos que obtendrá al enfocarse en unos servicios u otros.

Por otro lado, el software de gestión también nos ayuda a prever la compra de suministros. Ya que, si vamos a comercializar un producto o servicio durante noviembre y diciembre, octubre puede ser un buen momento para comprar aquellos bienes asociados a dicho bien o servicio. Evitaremos, así, correr el riesgo de quedarnos sin stock o asumir costes mayores por el auge de la demanda.

Además, podemos emplear el software de gestión para realizar dos comparativas complementarias. Por un lado, comparar las compras realizadas en años anteriores, estudiando los precios, los plazos de entrega o el momento de realizar las compras.

Por otro, podemos recurrir al software de gestión para comparar las diferentes ofertas que hemos recibido y analizar nuestra relación previa con cada proveedor.

Nunca tuvimos tanta información a nuestro alcance para tomar decisiones.

Focalizar e impulsar las acciones comerciales

En línea con el apartado anterior, podemos usar el software de gestión para determinar qué campañas comerciales son las más recomendables en el último trimestre del año y a quién debemos dirigirlas.

Además, si podemos predecir que los ingresos van a caer, también estamos en disposición de hacer algo para combatir nuestra propia predicción. Poner en marcha campañas comerciales con ofertas atractivas puede revertir la caída de ingresos y ayudarnos a crecer en un contexto tan volátil y complejo como el actual.

El software de gestión contiene toda la información sobre nuestros clientes, sus intereses y sus hábitos. De tal manera que se convierte en la herramienta perfecta para diseñar, implementar y analizar nuestras campañas comerciales y poder calibrar su éxito. Además, claro está, de que podemos estudiar el desempeño de pasadas campañas.

En definitiva, predecir los ingresos y gastos de un negocio es una acción de gran valor añadido ante dos trimestres complejos por la situación social, política y económica auspiciada por la guerra en Ucrania y la escalada de los precios energéticos. Prepararse para afrontar los retos del presente y el futuro inmediato es la mejor estrategia para salir victoriosos. Predecir los ingresos y los gastos de tu negocio es la mejor herramienta para cosechar beneficios.

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