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Recepción de clínica dental: 10 aspectos que debes controlar

La satisfacción de los pacientes con el servicio comienza desde el mismo momento que entran por la puerta y se dirigen a la recepción clínica dental en busca de información.

Es indispensable cuidar todos los detalles para que los clientes se sientan a gusto (la parte estética, la actitud de los profesionales, el mobiliario, la decoración…

A continuación descubrirás los 10 aspectos más importantes que debes controlar en tu recepción de clínica dental.

1. La primera impresión es la que cuenta

Aunque lo más probable es que el cliente ya haya contactado vía telefónica con la clínica para reservar su cita, la recepción clínica dental es el primer escenario que le permitirá valorar si se siente a gusto con el servicio.

Hay que tener en cuenta que la visita al dentista suele producir estrés a los pacientes, así que el objetivo principal en esta primera toma de contacto es que se sienta cómodo, relajado, y que detecte señales que le hagan confiar en el servicio.

2. Hacer que el paciente se sienta como en casa

La parte estética y los estímulos juegan un papel fundamental en esta misión. La recepción clínica dental ha de ser un espacio elegante y acogedor, con mobiliario cuidado y una sala de espera con todas las comodidades para que el paciente se sienta como en casa.

Un hilo musical con sonidos relajantes, una pantalla informativa o una pequeña ludoteca para los más pequeños son siempre un gran acierto en la recepción clínica dental.

3. La importancia de la bienvenida

Los trabajadores que desarrollan su actividad en la recepción clínica dental deben mantener una actitud positiva y empática priorizando siempre la atención al cliente por encima de cualquier otra tarea.

Nunca deben mostrarse estresados, ya que esta sensación podría afectar psicológicamente al paciente. La sonrisa es el mejor aliado de un trabajador en la recepción clínica dental.

4. Recogida de datos

Si es la primera vez que el paciente acude a la clínica, un formulario de bienvenida para recoger sus datos ayuda a conocerlo mejor. Los profesionales de la recepción clínica dental no deben limitarse a entregar el documento al paciente y esperar a que lo rellene solo.

La ayuda será muy valorada por el cliente y le hará confiar en el servicio. Recuerda que la recepción clínica dental debe contar con un lugar cómodo en el que el paciente pueda completar este trámite.

5. Orden

No hay nada peor que una recepción clínica dental desordenada, con documentos encima de la mesa y con dos pacientes de pie esperando a ser atendidos. Las señales deben indicar siempre que todo está controlado. Tras la entrada del paciente en la clínica dental, lo correcto es dirigirlo a la sala de espera para que aguarde su turno.

6. Gestión de la sala de espera

Muchas salas de espera comparten espacio con la recepción clínica dental. Además de contar con espacio suficiente para que los clientes se sientan cómodos, la sala de espera puede incorporar una pantalla informativa con los turnos y avisos de llamada. Esta tecnología es muy sencilla de implementar con un software de gestión de clínicas dentales.

7. Los tiempos de espera

Los tiempos de espera son otro de los puntos vitales a la hora de medir el grado de satisfacción de los clientes con el servicio. Una planificación adecuada evitará que las salas de espera se saturen de pacientes.

8. Actuar con transparencia y ofrecer alternativas

En caso de retraso, la actuación de los profesionales de la recepción clínica dental debe ser transparente, indicando en todo momento a los pacientes los motivos del retraso, ofreciéndoles disculpas por la espera u ofreciéndoles alternativas en caso de que tengan que marcharse.

9. Gestión de citas

El problema de muchas recepciones clínica dental es que los profesionales ocupan la mayor parte de su tiempo en la gestión de las citas de la clínica y no pueden atender de una forma más personalizada a los pacientes.

Los software de gestión de clínicas dentales incorporan herramientas como servicios de citas online que liberan en gran medida la carga de trabajo de los trabajadores de la recepción.

10. Recordatorios y confirmaciones de citas automatizadas

Esta es otra de las funcionalidades que incorpora el software de gestión de clínicas dentales para reducir la carga de trabajo de los trabajadores de la recepción.

Los pacientes reciben recordatorios y solicitudes de confirmación de citas a través de WhatsApp, SMS o correo electrónico sin necesidad de que los profesionales de la recepción clínica dental tengan siquiera que levantar el teléfono.