Software de nota de gastos

Gracias a los software de nota de gastos resulta mucho más sencillo controlar toda la actividad económica de la empresa. 

Desde una base de datos centralizada se monitorizan todos los gastos de los diferentes departamentos de la empresa para corregir errores e implementar acciones que permitan optimizar la situación económica de la compañía.

¿Qué es un software de nota de gastos?

Un software de nota de gastos es un programa informático que gestiona todas las inversiones de la empresa, desde los gastos de viaje y dietas de los empleados hasta las facturas energéticas, de telefonía o de combustible en el caso de las compañías que cuentan con flotas de vehículos.

¿Cómo funcionan los software de nota de gastos?

Los software de nota de gastos modernos se comercializan bajo la modalidad “cloud computing”. 

En lugar de necesitar la instalación en los equipos informáticos de la empresa, el software de nota de gastos se aloja en los servidores del proveedor y está disponible para su acceso desde cualquier dispositivo móvil con conexión a internet.

Desde un panel de mandos central, los administradores del software de nota de gastos acceden a todas las funcionalidades del sistema para realizar consultas, generar informes o implementar automatizaciones que permitan mejorar la rentabilidad económica de la empresa.

Funcionalidades de los software de nota de gastos

Lo primero que hay que destacar de los software de nota de gastos es que almacenan la información de todos los departamentos y empleados de la compañía en una misma base de datos, lo que facilita tanto el acceso como el análisis de la información a los responsables de tomar decisiones económicas en la compañía.

En cuanto a las funcionalidades integradas en los software de nota de gastos, hay que resaltar que pueden configurarse de manera personalizada según las necesidades de cada empresa.

Estas son algunas de las aplicaciones más utilizadas por los usuarios de software de nota de gastos.

• Gastos asociados a la movilidad de los empleados y directivos: En esta parte del software se almacenan, gestionan o planifican todos los gastos relacionados con gastos de viajes, dietas, billetes de avión, reservas de hoteles, o desplazamientos en diferentes medios de transporte.
• Gastos generales de la empresa: Esta sección gestiona los gastos asociados a la propia actividad de la empresa, entre los que se pueden incluir los correspondientes a material de oficina, equipos informáticos o suscripciones a herramientas tecnológicas.
• Facturación: Facturas energéticas, telefonía, agua, alquiler de las instalaciones, etc.
• Combustible. Las empresas que trabajan con vehículos también pueden utilizar el software de nota de gastos para monitorizar toda la actividad de las flotas.

Informes y sugerencias personalizadas en los software de nota de gastos

Lo mejor de los software de nota de gastos es que facilitan a los responsables de la gestión la toma de decisiones.

Esto se consigue a través de los módulos de analítica e informes, en los que los responsables del proyecto pueden configurar indicadores clave personalizados para monitorizar todos los gastos de la empresa y descubrir puntos de mejora.