Un proceso es algo que hacemos de forma repetitiva para lograr un fin determinado. En todo proceso intervienen uno o varios recursos y por tanto conllevan un coste.

Cuando hablamos de nuestro principal coste, las horas de trabajo, podemos decir que un proceso será eficiente si empleamos menos tiempo que la media en hacerlo con éxito.

Nuestra definición de proceso basura: cosas que roban tiempo, dinero y esfuerzo, pero no añaden absolutamente ningún valor al producto o servicio resultante.

Os invito de nuevo a hacer un ejercicio de forma periódica que os ayudará a:

  • Reducir de forma significativa los costes de vuestro negocio
  • Liberar tiempo de recursos valiosos para reconducirlo a tareas más productivas
  • Asegurarnos de esforzarnos en las cosas adecuadas

Haced lo siguiente:

1.- Haced un listado de los procesos principales de vuestro negocio, pintadlos y descomponedlos en cada una de las operaciones indicando:

  • El tiempo aproximado que deberían llevar para hacerlos con la calidad que has definido: Si es la primera vez que lo haces, no importa tener una medida especialmente clara o precisa al inicio. Una aproximación inicial del tiempo es más que suficiente.
  • Prescindible Si/No: Una operación es prescindible si al eliminarlo la consecución de nuestro objetivo no se ve afectado. Recordad que nuestro objetivo es llevarnos más dinero al bolsillo cada año. Algunos sospechosos habituales:
    • Cualquier cosa que no se ha hecho de forma correcta a la primera. Su forma menos deseable es la de reclamación o queja de un cliente
    • Aprobaciones o revisiones múltiples. También conocida como burocracia de la mala (también la hay buena como el colesterol)
    • Exceso de inventario, también conocido como tiempos de espera o colas en el sector servicios

2.- Comparad el proceso teórico con la realidad en términos de:

  • Nº de operaciones realizadas: Se hace lo que se debe
  • Tiempo de proceso: Se hace en el tiempo que corresponde. Se deben incluir todos los reprocesos que ocurran por falta de calidad
  • Calidad del servicio o producto producido: El resultado está dentro de los parámetros esperados

Hay dos alternativas, os ponéis al lado de cada persona a observarles y medirles con un cronómetro o les decís que vais a revisar su rendimiento y les pedís que anoten ellos. Para comprobar la calidad, siempre que podáis es fundamental recoger feedback estructurado del cliente. Si podéis permitiros premiar al más efectivo tendréis un resultado mucho más interesante.

En nuestro caso, imputar tiempos es algo que está dentro de las obligaciones de cada persona que trabaja en MN, todo el mundo debe reportar de forma diaria que ha hecho y cuánto tiempo ha dedicado a cada tarea. Hemos identificado una serie de mínimos diarios que de forma objetiva se trasladan al personal, y de los cuales depende parte de su remuneración variable. Esto mantiene la tensión, ayuda a que los mínimos se alcancen y facilita que los estándares mejoran. Con respecto al producto o servicio producido siempre que podemos recogemos feedback de los clientes. En los últimos años hemos recogido sobre xxx valoraciones.

3.- Traducid el tiempo que emplea cada persona en realizar cada proceso a €. Para ello tened en cuenta el coste total. A modo de checklist os recuerdo estas variables:

  • Salario completo: Coste empresa total, es decir, incluyendo todos los beneficios adicionales como teléfono de empresa, coche de empresa, seguro médico, etc
  • Supervisión: Coste del supervisor del proceso dividido entre el nº de personas del departamento. Es un ejercicio interesante que comentéis con el supervisor a quien dedica más tiempo, es probable que os encontréis un Pareto (80% del tiempo dedicado al 20% del departamento)
  • Equipamiento y tecnología
  • Coste del espacio físico
  • Otros suministros

Los tres últimos ítems del listado podéis obviarlos si son similares entre todos los trabajadores. Lo estaremos haciendo bien si la suma de todo el coste/hora del mes equivale a los costes de la empresa en ese mismo periodo.

4.- Comparad y tomad las decisiones pertinentes:

  • Como norma general os encontréis con personas que tardan el doble que otras en completar la misma tarea.
  • También os encontraréis con personas haciendo trabajos que no aportan nada
  • Es común encontrarnos con recursos muy caros haciendo trabajos de poco valor

5.- Repetir continuamente el proceso hasta que sea cultural:

  • Convierte la anotación de tiempos en algo cultural
  • No admitas la mediocridad: El tiempo de los mejores será siempre el nuevo estándar para el resto de la empresa. Los que están por debajo deben aprender a hacerlo mejor o irse.
  • Incentiva a los mejores: Los que estén por encima de la media deberían ser recompensados para incentivar la mejora del estándar
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