Las 15 claves del programa de gestión para veterinarios de MN program
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Agenda, envío de recordatorios, fichas de mascotas… Contar con un programa de gestión para veterinarios es esencial para digitalizar las clínicas
Para muchas personas, las mascotas forman parte de su familia. Los animales hacen compañía y dan cariño a las personas y son uno más en miles de hogares en nuestro país. De ahí que cuidar su salud sea esencial. Esta valiosa labor la llevan a cabo los veterinarios. En MN program somos conscientes de su importancia para nuestra sociedad, por eso queremos ayudarlos en su día a día y permitirles prestar los mejores servicios a los animales y sus dueños.
Por eso hemos desarrollado un programa de gestión para veterinarios que permite a estos profesionales gestionar su agenda con eficacia y controlar aspectos esenciales como las pruebas médicas, las recetas o los productos relacionados con una mascota.
Profesionales con tanta vocación de servicio como los veterinarios desean reducir lo máximo posible el tiempo que destinan a tareas administrativas. El software para clínicas veterinarias que hemos diseñado les permitirá automatizar acciones, optimizar aspectos esenciales de la gestión y dedicar el máximo tiempo posible a cuidar a las mascotas.
En este artículo, abordamos las 15 claves del programa de gestión para veterinarios de MN program que ayudarán a los profesionales en sus quehaceres diarios y a mejorar la experiencia de las mascotas y sus dueños.
1. Una agenda integral para gestionar las citas de los animales
La principal herramienta de un programa de gestión para veterinarios integral es, sin duda alguna, la agenda.
Las clínicas veterinarias funcionan a través de la agenda de sus profesionales. De ahí que sea fundamental que la agenda sea intuitiva, clara y funcional y se puedan visualizar y gestionar todas las citas de las mascotas.
Nuestra agenda permite a los profesionales y a los negocios localizar con suma rapidez los huecos disponibles en la agenda, de cara a concertar citas para llenarlos.
Para facilitar la visualización de las citas en la agenda, disponemos de múltiples vistas, como fechas (las citas de un día, de una semana…) o usuarios (las diferentes citas de cada uno de los veterinarios que trabajan en una clínica).
Además, cuando se procede a dar de alta una cita en la agenda, el programa de gestión para veterinarios permite buscar por cualquier dato la ficha de las mascotas y sus dueños para asociarla a ellos. ¿Qué sucede si no existe la ficha? Se puede crear desde la propia agenda, con suma rapidez y facilidad.
A mayores, las citas ofrecen un campo de descripción, en el que el profesional que la concierte pueda indicar el motivo de la cita: revisión, vacunación, desparasitación, posible fractura… Lo que resulta de gran interés a la hora de preparar las citas con antelación, anticipándose a las necesidades de las mascotas.
2. Conoce a los animales a la perfección
¿Cuál es la mejor forma que tienen los profesionales para atender a la perfección a los animales? Disponer de toda la información sobre ellos y ajustar los servicios a sus características y necesidades. El programa de gestión para veterinarios de MN program dispone de fichas de mascotas que contienen todos los datos que las clínicas veterinarias necesiten:
- Datos generales sobre el animal: especie, raza, carácter del animal, número de microchip…
- Datos del propietario de la mascota: nombre, información de contacto…
- Pestaña de historia clínica: un repaso detallado de todas las actuaciones que se han acometido en torno a la mascota: las veces que ha acudido a la clínica, los tratamientos que se han llevado a cabo…
- Imágenes y notas: Se pueden incluir en la ficha imágenes como radiografías de la mascota. Además, estas imágenes pueden ir acompañadas de notas importantes para entenderlas y para tomar decisiones. Así, a golpe de vista se puede ver una radiografía, así como todas las notas tomadas por el profesional.
3. Consulta el histórico de cada mascota
Las fichas incorporan, también, un histórico de contactos. Todas las llamadas que se han intercambiado la clínica y el dueño de la mascota, los recordatorios que se le han enviado para que no se olvide de las citas concertadas, ni de agendar citas para desparasitar o vacunar al animal.
El historial permite almacenar todas las comunicaciones y llevar a cabo un control total sobre el bienestar de cada mascota. Con gran agilidad se puede consultar cualquier dato en el historial para mejorar el servicio que se le presta a las mascotas y sus dueños.
4. Adjunta toda clase de documentos a las fichas de los animales
En el programa de gestión para veterinarios de MN program no solo se pueden adjuntar radiografías, sino que se pueden asociar a las fichas de las mascotas todo tipo de documentación:
- Médica: analíticas, informes…
- Legal: Documento de consentimiento del tratamiento de datos para cumplir con la LOPD, consentimientos informados para determinadas intervenciones (anestesia, sedación…). Estos documentos legales se pueden adjuntar firmados por el dueño del animal. ¿Cómo? Gracias a la herramienta de firma electrónica del programa de gestión para veterinarios. Esta solución permite firmar:
- Con certificado digital
- Con Wacom o Tablet, dándole a firmar el documento al dueño en el mismo momento
- A través de MN Sign, enviando un enlace por email o WhatsApp al dueño de la mascota
Todos los documentos se almacenan de forma segura y están permanentemente accesibles en las fichas de los animales.
5. Genera e imprime recetas
Al igual que las personas vamos al médico y este nos suministra recetas para que adquiramos los medicamentos que necesitamos, los animales también necesitan bienes que se compran con receta.
Desde el programa de gestión para veterinarios se pueden generar recetas de medicamentos de forma rápida y eficaz. Las recetas no solo se crean en el software y quedan guardadas en el historial de cada mascota, sino que también se pueden imprimir sin salir del programa, para facilitarle al dueño la receta con el medicamento que tiene que adquirir.
6. Gestiona los consumos de los animales
Una de las claves de un buen programa de gestión para veterinarios es que cuente con una herramienta para gestionar los artículos con los que trabajan las clínicas:
- Artículos médicos: vacunas, medicamentos, pastillas de desparasitación…
- Artículos de tienda: piensos, correas, arneses…
Por eso, nuestro programa de gestión para veterinarios dispone de una pestaña de consumos dentro de la ficha de cada mascota. Lo que permite ver, en un simple vistazo, los productos asociados al animal: el pienso que compra su dueño, las pastillas de desparasitación, etc.
7. Elabora y realiza el seguimiento de los presupuestos
Es común que, en muchos casos, los dueños de los animales soliciten un presupuesto antes de decidirse a realizar un tratamiento. Por ejemplo, el dueño de un perro puede acudir a su veterinario para preguntar cuál sería el precio de esterilizarlo y subsanar un problema que requiere cirugía.
Pues bien, el programa de gestión para veterinarios de MN program permite a las clínicas y profesionales generar presupuestos, asociarlos a las fichas de las mascotas y controlar su estado de forma continua: si se ha enviado, si el dueño lo ha aceptado, si está pendiente de aprobarse…
Esta acción facilita la gestión de todos los presupuestos de una clínica y permite realizar un seguimiento de los presupuestos emitidos, por ejemplo, poniéndose en contacto con el dueño.
8. Cobra y factura desde la agenda
Saltemos de la emisión y gestión de los presupuestos hasta el momento de facturar y cobrar los servicios prestados a un animal o los productos vendidos a su dueño.
Esta acción, trascendental para que la clínica veterinaria pueda ingresar dinero por el trabajo de sus profesionales, puede realizarse de forma rápida y sencilla desde la propia agenda del programa de gestión para veterinarios de MN program.
Sin salir de este módulo, los negocios pueden añadir en las citas todo lo que desean facturar: artículos adquiridos, consulta veterinaria, servicios prestados… Desde la agenda se crea la factura y se genera el cobro. El ahorro de tiempo es mayúsculo y la clínica veterinaria se asegura de que no queda nada sin cobrar.
9. Envía recordatorios de citas
Además de gestionar las agendas de los profesionales, las clínicas pueden asegurarse de que las citas agendadas llegan a buen puerto y no se produzcan huecos libres. ¿Cómo? Enviando recordatorios de citas.
El programa de gestión para veterinarios permite a este colectivo automatizar el envío de recordatorios a los dueños de los animales que han concertado una cita. Este envío se puede realizar de forma plenamente automatizada a través de correo electrónico o WhatsApp.
De esta manera, las clínicas eliminan la posibilidad de que al dueño se le haya olvidado la cita que ha concertado y, por lo tanto, se genere un hueco en la agenda de los veterinarios de última hora y que no se pueda cubrir.
10. Avisar a los dueños de las mascotas de que deben desparasitarlas o vacunarlas
Más allá de recordar las citas que ya se han agendado, el programa de gestión para veterinarios permite recordar actuaciones que se deben realizar. ¿A qué nos referimos? A cuestiones capitales para la salud de las mascotas como la desparasitación y la vacunación, que se tienen que hacer de forma periódica.
La gestión de los plazos de estas actuaciones se puede llevar a cabo desde la clínica con suma facilidad gracias al módulo de recall del programa de gestión para veterinarios.
Veámoslo mejor con un ejemplo.
Una persona acude con su perro al veterinario para vacunarlo. El profesional suministra la vacuna y aprovecha para estipular en el programa de gestión para veterinarios que dentro de 1 año se debe inocular una nueva dosis al cánido. El software registra este dato y genera un aviso cuando se termine el periodo temporal establecido por el profesional.
Pues bien, a través del módulo de recall, la clínica puede llamar al dueño, enviarle un email o informarle por WhatsApp, para que concierte una cita con el veterinario.
Las funcionalidades de este módulo van más allá. Puesto que se pueden enviar estos avisos a los dueños de mascotas en bloque. De tal forma que es posible enviar un email el primer día del mes a todos los dueños de animales que deben someterse a desparasitación a lo largo de dicha mensualidad. Este envío se realiza de forma automática, facilitando la ocupación de la agenda y mejorando el servicio que se presta a los dueños de los animales.
Asimismo, el módulo de recall también se puede emplear para reprogramar citas que no se han podido celebrar cuando estaban agendadas.
11. Controla todos los aspectos de las mascotas hospitalizadas
Muchas clínicas veterinarias cuentan con servicio de hospitalización. Es decir, los animales cuya saludo así lo exija, quedan en las instalaciones de las clínicas para prestarles el mejor tratamiento posible. Nuestro programa de gestión para veterinarios tiene en cuenta este aspecto y, por eso, cuenta con un módulo de hospitalizaciones.
Todos los aspectos relacionados con la hospitalización de un animal se pueden consultar tanto en su ficha como en el propio módulo de hospitalizaciones.
Además, en este módulo del programa de gestión para veterinarios es posible controlar ágilmente a todos los animales que están hospitalizados: fecha en la que ingresaron, estado, pruebas que se la han realizado, en qué estancia se encuentran, fecha de salida prevista…
12. Compra productos a tus proveedores y gestiona las adquisiciones
Como señalamos antes al hablar de los consumos, los productos son esenciales en la gestión de las clínicas veterinarias.
El programa de gestión para veterinarios de MN program cuenta con un módulo de compras para generar pedidos de productos para los proveedores, imprimirlos y enviarlos por correo electrónico a los negocios que se los van a suministrar.
Además, a través de este módulo de compras es posible controlar el proceso de adquisición de productos: fecha prevista de entrega, fecha real de entrega, precio, evolución histórica…
Si todo esto fuese poco, el programa de gestión para veterinarios permite enviar las compras de productos directamente a la facturación recibida de la clínica, lo que facilita la gestión de la facturación y la contabilidad.
13. Asociar compras a mascotas en concreto
Otro aspecto interesante del programa de gestión para veterinarios asociado a la compra de productos es la posibilidad de asociar compras a determinadas mascotas.
Veámoslo mejor con un ejemplo.
La dueña de un gato con una salud delicada necesita un pienso especial que la clínica no comercializa de forma habitual. Para prestarle el mejor servicio, puede comprar el pienso y asociar la compra a este animal.
Lo mismo sucedería si estuviésemos hablando del dueño de un perro que desea adquirir un collar que no se tiene en stock. Gracias al programa de gestión para veterinarios se puede asociar la compra de productos a las mascotas a las que van a ir destinados. De tal forma que en la ficha de la mascota se podrán visualizar todas las compras relacionadas con ellas.
14. Consulta la agenda y la información de las mascotas desde cualquier lugar
Una de las grandes ventajas del programa de gestión para veterinarios de MN program con respecto a otros software para clínicas veterinarias es que dispone de una versión web. Así, a través de cualquier dispositivo conectado a internet, un profesional puede entrar en el programa de gestión para veterinarios y consultar tanto su agenda como toda la información relevante sobre las mascotas a las que trata.
Muchos veterinarios no trabajan solo en sus clínicas o consultorios, sino que se mueven entre varias clínicas o realizan consultas en casa o de urgencia. Por ello, es importantísimo que no puedan acceder al programa de gestión para veterinarios solo desde su ordenador, sino también desde un smartphone.
De esta manera, llevan consigo tanto su agenda como el historial de las mascotas y pueden ofrecerles el mejor servicio en todo momento y lugar.
15. Recibe los datos clave de tu negocio y analízalos con facilidad
La última clave que debemos destacar de un software para clínicas integral como el de MN program es la solución Cuadros de Mando. Esta herramienta automatiza el envío de los datos más relevantes sobre el negocio. En el programa se seleccionan los indicadores que se desean estudiar y se puede programar el envío de informes con la periodicidad que se desee.
Así, un profesional puede recibir en su email y consultar desde cualquier lugar los servicios de cirugía que se han facturado en el último día, los productos que se han comercializado o los clientes nuevos que se han generado.
Esto supone un salto en el análisis de los datos de un negocio extraordinario y permite que los responsables de las clínicas puedan controlar todos los aspectos esenciales sobre sus negocios.
En definitiva, nuestro programa de gestión para veterinarios busca ayudar a estos profesionales en su día a día, para permitirles sacarle el máximo partido a su talento y explotar todas las potencialidades de su negocio, a la vez que prestan servicios de altísima calidad a las mascotas y a sus dueños.
