Programa de gestión para empresas de servicios: 10 funcionalidades esenciales
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Planifica tus trabajos, gestiona tus recursos y factura tus servicios con el programa de gestión para empresas de servicios de MN program
Fontaneros, jardineros, empresas de limpieza, electricistas, compañías de mantenimiento de ascensores, albañiles… Los profesionales y las empresas que prestan esta clase de servicios son esenciales para el día a día de nuestra sociedad. Aunque a primera vista estos oficios no parezcan demasiado vinculados al proceso digitalizador, lo cierto es que profesionales y empresas de servicios pueden disponer de soluciones que les ayuden a digitalizar las tareas administrativas y mejorar su forma de operar. Para muestra, un botón: el programa de gestión para empresas de servicios es un activo de gran valor añadido para gestionar los trabajos, los recursos y la relación con los clientes de forma eficaz.
Las empresas de servicios tienen una alta demanda en la actualidad. Constantemente podemos leer en las noticias que hacen falta más electricistas o fontaneros. Por ello, resulta fundamental que dispongan de un software para servicios integral, que les permita tramitar las solicitudes de trabajos, gestionar todas las fases de cada servicio prestado y administrar los recursos con la máxima eficacia para evitar malentendidos y retrasos indebidos.
Vivimos en un mundo plenamente digital y los profesionales que se dedican a prestar servicios pueden beneficiarse de este hecho.
A continuación, vamos a explorar las 10 funcionalidades más importantes de nuestro programa de gestión para empresas de servicios, que incluye soluciones básicas de los software de gestión como el CRM, el programa de facturación o la agenda.
1. Órdenes de trabajo: Gestionar todas las actividades de una empresa
La piedra angular del programa de gestión para empresas de servicios de MN program es el módulo de órdenes de trabajo. ¿Por qué?
Gracias a esta herramienta, un negocio de servicios puede visualizar todas las órdenes de trabajo que tiene para un periodo de tiempo determinado (hoy, mañana, toda la semana, la semana que viene, etc.) y planificarlas con la máxima eficacia:
- Asignando las órdenes de trabajo a los diferentes profesionales que componen la empresa.
- Controlando los estados de cada una de las órdenes de trabajo: si se ha empezado, en qué fase se encuentra, si ya se ha terminado…
- Supervisando los tiempos y plazos. Mediante el programa de gestión para empresas de servicios se puede comprobar cuánto tiempo llevó cada trabajo, evaluar si se realizó en plazo y tomar decisiones para adaptar el tiempo de ejecución previsto para cada servicio con la realidad del trabajo diario.
Para facilitar aún más las tareas de planificación, el programa de gestión para empresas de servicios incluye una vista de calendario para observar todas las órdenes de trabajo y asignar las diferentes tareas a cada uno de los trabajadores.
Así, de una forma visual e intuitiva, una empresa de servicios puede planificar todas las actuaciones que tiene que llevar a cabo y organizar su funcionamiento interno con eficiencia.
2. Emplear el programa de gestión para empresas de servicios desde el móvil
El módulo de órdenes de trabajo suena interesante, pero… ¿sólo se puede emplear desde el ordenador? No. El programa de gestión para empresas de servicios de MN program cuenta con una versión web. De tal manera que basta con tener un teléfono móvil o una tablet con acceso a internet para entrar en el software de servicios. Esto resulta fundamental para adaptar la digitalización a una de las características esenciales de este sector: la movilidad.
Esto se traduce en el hecho de que los trabajadores pueden entrar en el programa de gestión para empresas de servicios desde cualquier lugar y gestionar las órdenes de trabajo que tienen encomendadas. Así, cuando comiencen un determinado trabajo basta con que le den al botón de iniciar. El programa comenzará a contar el tiempo que se emplea en prestar el servicio y, si la empresa lo desea, registrará la geolocalización del profesional.
Cuando el trabajo termina sus tareas, marca que el servicio se ha finalizado y el programa de gestión para empresas de servicios imputa automáticamente el tiempo empleado al servicio en cuestión. El trabajador solo tendrá que hacer dos clics. Nada más. No le consumirá ni tiempo ni esfuerzo.
Además, en muchos casos se requiere que los profesionales tomen fotografías de los trabajos realizados. Pensemos, por ejemplo, en un fontanero que realiza un servicio al cliente de una aseguradora. O en una empresa de limpieza que ha de documentar el antes y el después del espacio que ha limpiado. El programa de gestión para empresas de servicios permite tomar imágenes desde el móvil y que queden guardadas en el software y vinculadas al servicio. Lo que agiliza el proceso de manera evidente.
3. Indicar los servicios realizados y los materiales empleados
Otra funcionalidad que pueden emplear los trabajadores desde la versión web del programa de gestión para empresas de servicios es indicar los servicios realizados y los artículos empleados. ¿Qué queremos decir con esto?
Un electricista puede indicar que cambió todas las tomas de corriente de las oficinas de una empresa y que para ello empleó una serie de material eléctrico, como las bases de las tomas. El programa de gestión para empresas de servicios registra estos datos y los vincula a la orden de trabajo.
El tiempo empleado, los servicios realizados y los materiales empleados son relevantes a la hora de facturar el trabajo. Por eso es de gran valor añadido contar con un programa de gestión para empresas de servicios que sistematiza la forma de medir, registrar y almacenar esta información.
4. Obtener la firma de los clientes
Los trabajadores pueden, también, gestionar in situ la firma de los clientes. En muchas ocasiones, las personas que contratan los servicios han de firmar la orden de trabajo atestiguando que el servicio se llevó a cabo.
Desde el programa de gestión para empresas de servicios se genera un documento de la orden de trabajo, plenamente personalizable por el negocio. De tal forma que se puede conseguir que el cliente lo firme empleando la herramienta de firma electrónica de MN program:
- El cliente puede firmarlo en el momento desde la tablet o el móvil del trabajador.
- Puede enviarse el documento a través de email o WhatsApp al cliente mediante MN Sign y que lo firme desde su propio dispositivo.
Una vez que se firma, el documento se almacena como adjunto a la orden de trabajo y el programa de gestión para empresas de servicio automatiza su envío a todas las partes interesadas (empresa que presta el servicio, cliente, aseguradora…).
De tal forma que el software de servicios agiliza la firma de documentos y su tramitación, reduciendo los tiempos de gestión y facilitando el día a día de los profesionales y las empresas.
5. Observar los trabajos realizados en tiempo real
Desde las versiones de escritorio y Cloud del programa de gestión para empresas de servicios se puede monitorear todos los trabajos que realizan los profesionales de una empresa.
Como indicamos antes, los trabajadores pueden usar su móvil para gestionar sus órdenes de trabajo. Pues bien, las personas encargadas de la planificación de los trabajos pueden observar en tiempo real todo lo que hacen los operarios.
Esto resulta de gran ayuda a la hora de controlar los tiempos, las tareas y recursos de gran valor, como, por ejemplo, determinada maquinaria.
Además, al disponer de toda la información sobre cómo evolucionan los trabajos, las empresas pueden tomar decisiones eficaces en tiempo real y reasignar tareas para cumplir con todas las órdenes de trabajo.
6. Facturar los servicios recurrentes periódicos y extra
Más allá de la gestión de los trabajos y la movilidad, el programa de gestión para empresas de servicios de MN program permite realizar acciones clave para cualquier negocio, como la facturación de los servicios que presta a sus clientes.
Desde el software es posible facturar los servicios recurrentes periódicos (por ejemplo, tareas de mantenimiento de un ascensor) y extras (servicios que se prestan a mayores de los habituales) con suma agilidad. Además, las empresas y los profesionales pueden decidir trabajar empleando albaranes y facturas oficiales, o solo facturas.
De esta manera, el programa de gestión para empresas de servicios se adapta al funcionamiento de cada organización como anillo al dedo y les permite efectuar la facturación de todos los servicios de forma ágil y sencilla.
Además, el software cuenta con una herramienta de emailer que sirve para automatizar el envío de facturas a los clientes en bloque. Por ejemplo, un negocio puede establecer que al final del día se envíen a través del correo electrónico todas las facturas generadas ese día.
7. Gestionar la compra de artículos y el stock
Si en la funcionalidad anterior de nuestro programa de gestión para empresas de servicios nos centrábamos en la facturación emitida, ahora hay que hacerlo en la recibida. El software permite a las empresas gestionar la compra de artículos y materiales, generando pedidos para los proveedores y supervisando su entrega.
Además, cuenta con herramientas para controlar en todo momento los artículos que se disponen y gestionar el stock de forma eficiente, para evitar falta de materiales, pero también para realizar las compras con inteligencia, de cara a reducir los gastos.
8. Administrar los recursos disponibles
Los recursos de las empresas no son ilimitados. Por ejemplo, un negocio que se dedica a la jardinería puede disponer de dos máquinas desbrozadoras, que tiene que asignar eficientemente para llevar a cabo sus tareas en tiempo y forma.
El programa de gestión para empresas de servicios facilita la tarea de administración de recursos a través de un módulo específico. En esta herramienta se pueden introducir las máquinas que usa la empresa, bien porque las emplean sus trabajadores, o bien porque las alquila a otros negocio y gestionar su disponibilidad. ¿Cómo?
El módulo cuenta con un listado de recursos y otro de movimientos de recursos. De tal manera que de forma muy gráfica se puede saber si una máquina en concreto está o no disponible durante un determinado plazo temporal.
Si volvemos al ejemplo anterior, podemos plantear que una desbrozadora estará asignada a las tareas que hay que realizar para un cliente a lo largo de toda la semana, de tal forma que se vincula este recurso a la pertinente orden de trabajo y no se podrá asignar a otra orden hasta que se finalice el servicio.
Esta tarea de gestión de los recursos evita errores y confusiones y optimiza la asignación de todos los recursos y maquinaria de la empresa.
9. Formularios de registro y de solicitud de registro
Nuestro programa de gestión para empresas de servicios pone a disposición de los negocios formularios web de registro y solicitud de registro. La primera tipología agiliza el registro de nuevos clientes en las bases de datos de una empresa. La segunda tipología es especialmente interesante para los negocios que prestan servicios. ¿Por qué? Estos formularios se pueden enviar por email o WhatsApp, pero también es posible colgarlos en la web de la empresa.
A través de estos formularios de solicitud de servicio, los clientes potenciales introducen sus datos y solicitan los servicios que desean contratar. El programa de gestión para empresas de servicios crea automáticamente una orden de trabajo con el servicio solicitado. De tal forma que el negocio puede planificar las tareas y asignarle la orden a un profesional para que la ejecute en el menor tiempo posible. Así de sencillo y dinámico.
10. Disponer de los datos clave sobre el negocio
Finalmente, nuestro programa de gestión para empresas de servicios dispone de una solución de Cuadros de Mando. ¿En qué consiste esta herramienta?
- Permite establecer indicadores de interés para el negocio. Por ejemplo, cuánto se ha facturado en el último día o en la última semana. Qué servicios se han contratado en un determinado periodo. Cuántas órdenes de trabajo se finalizaron en un día…
- Automatiza el envío de la información. Se puede programar que se envíe un informe a través del correo electrónico con la periodicidad que se desee. Todos los días a las 9 de la mañana. Una vez a la semana. A las 9 de la mañana y a las 8 de la tarde.
- Gracias a esta herramienta se pueden consultar los datos clave desde cualquier lugar y analizarlos con suma facilidad. Los informes pueden incluir tablas y gráficas sencillas de entender y procesar.
En definitiva, nuestro programa de gestión para empresas de servicios no solo conduce a los negocios a la era digital, sino que puede convertirse en un activo empresarial de primer nivel. Un software que ayuda a planificar los trabajos, mejorar la productividad, agilizar la facturación y cobro de los servicios y gestionar los recursos de manera inteligente.
No lo dudes, muévete como pez en el agua por las tuberías de la era digital.
