Confirmar, cancelar y adelantar citas con el software de gestión
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El software de gestión de MN program permite a los negocios enviar emails y WhatsApps para que sus clientes procedan a confirmar, cancelar y adelantar citas que han concertado
La agenda es el corazón de muchas empresas. Un activo crítico que marca el latido del negocio. Clínicas médicas, centros estéticos, odontólogos, despachos de abogados… Numerosos colectivos profesionales y empresariales articulan sus trabajos en torno a la agenda. De ahí que un software de gestión integral deba disponer de una solución de agenda ágil, completa y fácil de usar, que permita llevar acciones de gran valor añadido como confirmar, cancelar y adelantar citas en cuestión de segundos.
El software de gestión de MN program no solo dispone de una agenda funcional, conformada por múltiples vistas para visualizar con facilidad las citas concertadas y los huecos libres de todos los trabajadores de un negocio. Además, la agenda se interconecta con otras funcionalidades del software de gestión que permiten a cualquier empresa enviar emails o WhatsApps a sus clientes para que puedan confirmar, cancelar y adelantar citas.
Para muchos negocios, la ocupación de la agenda es un pilar esencial de su modelo de negocio y, por lo tanto, un objetivo de primerísimo nivel en su estrategia empresarial.
La digitalización de las empresas gracias al surgimiento de herramientas como el software de gestión, ha incrementado la productividad, competitividad y rentabilidad de los negocios, permitiéndoles gestionar de forma más eficaz su día a día. Digitalizar la agenda de una clínica o un despacho es la mejor estrategia para optimizar su ocupación, gestionar las cancelaciones con eficacia y adelantar citas en la medida de lo posible.
En este artículo, vamos a explorar tres funcionalidades de gran valor añadido del software de gestión de MN program: confirmar, cancelar y adelantar citas con un clic. Una pequeña revolución en la organización de la agenda puede conllevar una mejora sustancial en la atención al cliente y el incremento de los beneficios empresariales.
Confirma las citas de tus clientes o pacientes a golpe de clic
Cuando una persona concierta una cita, tiene la intención de acudir a ella. Sin embargo, a veces pueden ocurrir imprevistos. O, lo que es más habitual, un cliente o un paciente puede olvidarse de la fecha de la cita. Los seres humanos, desde luego, no somos perfectos ni infalibles.
Por eso, el software de gestión de MN program permite a las empresas y a los profesionales enviar correos y WhatsApps a sus clientes que cumplen una doble función: recordar la cita y solicitar la confirmación de que la persona asistirá a la misma.
La agenda permite programar el envío de recordatorios a los clientes que tienen una cita concertada, por ejemplo, el día antes. En este mensaje, además de recordar la fecha, la hora o el lugar de la cita, es posible incorporar la macro Confirmar cita. Si el cliente pincha en el enlace, la cita aparecerá confirmada automáticamente y de forma inmediata en la agenda del negocio y del profesional a cargo de la cita. Mostrándose en la actuación con un check verde.
Así de sencillo. Al cliente no le cuesta ningún trabajo, porque puede confirmar la cita en unos segundos. Y la empresa obtiene una garantía extra de que la cita no se cancelará a última hora, con las consecuencias negativas que esto puede tener en la ocupación de la agenda.
Además, como los recordatorios de citas son programables, el negocio no tiene que ir cliente a cliente enviando un mensaje, sino que puede programar el envío de todos los recordatorios de un día para que se ejecuten automáticamente.
Anticipa la cancelación de las citas y llena el hueco libre
Nuestro software de gestión no dispone, solo, de una macro para confirmar las citas, sino que también pone a disposición de los negocios la macro Cancelar cita. Así, cuando una empresa envía un recordatorio de cita a sus clientes o pacientes, puede incluir en el email o WhatsApp esta macro para que cancelen la cita sin necesidad de llamar al negocio.
De esta forma, las empresas se evitan la desagradable sorpresa de descubrir que el cliente no acude a la cita en tiempo y forma. Y, sobre todo, pueden tomar medidas para evitar que el hueco que deja libre la cita cancelada, quede sin ser ocupado.
Por un lado, la posibilidad de cancelar las citas en un solo clic, dota de autonomía a los clientes y les permite cancelar las citas sin trastocar la actividad del negocio al que le contratan sus servicios. Un cliente no desea perjudicar a su abogado. Ni un paciente a su odontólogo. En unos segundos puede gestionar la cancelación de la cita «como Dios manda».
Por otro lado, el negocio dispone de tiempo para rellenar el hueco, puesto que en la actuación verá una X y, además, le llegará al profesional un correo informándolo de que la cita fue cancelada.
Así, el negocio podrá, por ejemplo, enviar ofertas a clientes que puedan estar interesados en los servicios que presta el profesional que tiene el hueco en su agenda. O ponerse en contacto con otros clientes que han contratado estos servicios con anterioridad. O, invitar a sus clientes a adelantar citas que ya habían concertado previamente.
No permitas cancelar citas con escasa antelación
La opción de permitir a los clientes cancelar citas es de gran utilidad si el negocio dispone de tiempo para concertar una nueva cita en el hueco que ha quedado libre. Sin embargo, si un cliente cancela una cita con una hora de antelación, resultará prácticamente imposible cerrar otra cita.
Por eso, el software de gestión permite configurar la macro de Cancelar cita, de tal forma que no permite a los clientes realizar esta acción con X horas de antelación.
El número que sustituye a la X lo eliges tú. Por defecto, son 24 horas, pero puedes estipular el tiempo que desees. Habrá empresas que sean capaces de agendar nuevas citas con tres o cuatro horas de antelación. Y, en cambio, otros profesionales o negocios necesiten un día para gestionar las citas y maximizar la ocupación de la agenda.
Informa a tus clientes de que pueden adelantar sus citas
Por suerte para ellos, muchos negocios registran una alta demanda por sus servicios, gracias a la calidad de los mismos, el talento y la experiencia de sus profesionales y/o la relación calidad-precio. De tal forma que, sus agendas tienen pocos huecos libres y muchos clientes o pacientes tienen que concertar una cita en una fecha posterior a lo que desearían.
Pero, ¿y si el negocio pudiera adelantar citas porque se genera un hueco libre en la agenda?
El software de gestión de MN program contempla este escenario y permite adelantar citas con suma facilidad. ¿Cómo? Activando la opción de que, cuando se cancele una cita, se envíe un email a 100 personas que tienen una cita concertada en el futuro para informarles de que la pueden adelantar. ¿De qué 100 personas se tratan? Los 100 clientes que tienen una cita más próxima concertada o los 100 cuyas citas están agendadas más lejos en el tiempo. Tú decides.
El email para adelantar citas incluye un enlace para que los clientes o pacientes acepten la nueva fecha de su cita en un solo clic, sin tener que invertir tiempo en realizar la reprogramación. El primero que acceda se queda con el hueco libre. Al resto, cuando hagan clic en el enlace se les informará de que el hueco ya no está disponible.
De esta manera, un cliente que tenía que esperar dos semanas para recibir el servicio o tratamiento que deseaba o necesitaba, podrá hacerlo, por ejemplo, al día siguiente.
Adelantar citas y reorganizar la agenda de una empresa jamás ha sido tan sencillo. El software de gestión lo hace por ti.
El ciclo de adelantar citas para maximizar la ocupación de la agenda
Llegados a este punto te estarás preguntando «si consigo adelantar citas, ¿qué sucede con los huecos que ocupaban anteriormente?» El proceso de vuelve a repetir.
Si tienes activada la opción de adelantar citas, el software de gestión envía un email con un enlace a los clientes o pacientes que tienen citas próximamente, para proponerles que las reprogramen, ofreciéndoles el hueco que ha quedado libre como consecuencia de una reprogramación previa.
De esta forma, adelantar citas no se convierte en un «pan para hoy y hambre para mañana», sino en un proceso que permite maximizar la ocupación de la agenda de forma continua.
Toda la información se vuelca automáticamente en la agenda del negocio y los profesionales
Como hemos ido apuntando a lo largo del artículo, las acciones de confirmar, cancelar y adelantar citas se reflejan automáticamente y de manera inmediata en la agenda del negocio y sus profesionales.
De esta manera, no solo se libera a los profesionales de llevar a cabo tareas administrativas, como la reprogramación o cancelación de citas, sino que también se les ofrece toda la información que necesitan saber sobre su agenda.
La herramienta de agenda de nuestro software de gestión facilita la consulta de toda la información esencial sobre las citas: fecha, hora, profesional, cliente, motivo de la cita…
Di adiós a los errores, toda la información está accesible y solo existe una versión de los datos. La información sobre las citas no solo se puede consultar en la agenda, sino también en la ficha de los clientes. Y en ambos sitios figurarán los mismos datos.
Adelantar citas, una forma de mejorar la atención al cliente y maximizar la ocupación de la agenda
¿Por qué la funcionalidad de adelantar citas del software de gestión puede ser de gran valor añadido para las empresas? Porque les permite «matar dos pájaros de un tiro». Y en ambos casos, el negocio está mejorando su rentabilidad y optimizando la obtención de beneficios.
- Adelantar citas = mejorar la atención al cliente. Si tu oftalmólogo te llama para retrasarte tu cita una semana, inevitablemente tendrás una percepción negativa. En cambio, si te llega un email ofreciéndote adelantar tu cita una semana y el hueco que te ofrecen se ajusta a tu propia agenda vital, quedarás más que satisfecho. Adelantar citas permite a los negocios mejorar la atención a sus clientes y fidelizarlos, ofreciéndoles los servicios que desean antes de lo que esperaban.
- Maximizar la ocupación de la agenda. Al adelantar citas se consigue rellenar huecos que han quedado libres de forma imprevista y, por lo tanto, evitar que dichos huecos lastren la rentabilidad. Una hora desaprovechada de un profesional de gran valía es una pérdida económica que ningún negocio desea afrontar.
En definitiva, confirmar, cancelar y adelantar citas son tres acciones muy interesantes que se pueden llevar a cabo de forma automática gracias al software de gestión. De esta manera, las empresas y los profesionales pueden gestionar su agenda con la máxima eficacia, incrementar su capacidad de fidelizar a los clientes y obtener mayores beneficios.
