Usa la herramienta de recall para maximizar la agenda de tu negocio
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El software de gestión de MN program cuenta con una herramienta de recall para facilitar la programación de citas y ocupar la agenda del negocio
Agenda, agenda y agenda. Muchas empresas centran su actividad comercial en conseguir que las agendas de sus profesionales no presenten huecos libres. De ello depende que el negocio obtenga beneficios. Clínicas médicas, centros de estética, odontólogos… Para numerosos colectivos, del sector de la salud, pero también de otros ámbitos como los servicios, la agenda es una herramienta de trabajo básica y un activo de negocio de primer nivel. Por eso, es fundamental que las empresas y los profesionales dispongan de una herramienta de recall que les permita maximizar la ocupación de sus agendas. Pero… ¿en qué consiste esta solución?
La herramienta de recall del software de gestión de MN program ayuda a los negocios a llevar la gestión de sus citas al siguiente nivel. ¿Cómo? Con esta solución es posible:
- Reprogramar citas canceladas con agilidad.
- Hacer un seguimiento de los presupuestos emitidos, para asegurarse de que se convierten en ventas y, por lo tanto, se concierta una cita.
- Generar nuevas citas.
- Automatizar el recordatorio de servicios para los que es necesario concertar una cita periódicamente: vacunación de animales, tratamientos estéticos recurrentes, revisiones médicas…
- Contactar con los clientes directamente para cerrar las citas por: teléfono, email o WhatsApp.
De esta manera, los negocios pueden usar la herramienta de recall del software de gestión para maximizar la ocupación de su agenda, agilizar su gestión e, incluso, automatizar tareas administrativas que repercuten positivamente en el negocio.
A continuación, vamos a explorar las claves de la herramienta de recall de MN program y a desgranar cómo puede servir para que las agendas de los negocios no presenten huecos libres.
Generar recalls desde cualquier parte del software de gestión
Empecemos por el principio, ¿cómo se generan los recalls dentro del software de gestión? Desde cualquier parte del programa: presupuestos, fichas, agenda…
Como resulta lógico pensar, la forma más habitual de generar recalls de forma manual es a través de la agenda. Por ejemplo, porque se detectan huecos libres y se desea contactar con una serie de clientes que podrían estar interesados en programar una cita.
De tal forma que la herramienta de recall se adapta a la perfección a la forma de trabajar de los negocios, permitiéndoles generar sus propios recordatorios desde cualquier lugar y en cuestión de segundos. Las empresas y los profesionales solo tienen que:
- Introducir el motivo del recall. Por ejemplo, reprogramar una cita cancelada.
- Fijar la fecha en la que desean que el recordatorio se active en la herramienta de recall: mañana, dentro de una semana o dentro de un año. Las opciones son infinitas.
De esta forma, ninguna posible cita se va a traspapelar o quedar en el olvido. La herramienta de recall permite a las empresas gestionar todos sus recordatorios de cita de forma ágil y sencilla.
Realizar un seguimiento eficiente de los presupuestos para convertirlos en ventas
Como indicamos al inicio de este artículo, una de las potencialidades de la herramienta de recall es la posibilidad de realizar un seguimiento continuo de los presupuestos que emite un negocio y que aún no ha cerrado, ya sea porque se han convertido en ventas, o porque, por desgracia, el cliente potencial los ha rechazado definitivamente.
Desde el propio módulo de presupuestos del software de gestión se puede generar un recall para ponerse en contacto con el cliente en cuestión. Veámoslo mejor con un ejemplo.
Una clínica odontológica le ha presentado un presupuesto a un cliente para diseñarle una dentadura postiza. En el momento de generar el presupuesto, el profesional puede programar un recall para dentro de una semana y contactar con el cliente para saber qué opina del presupuesto. O, también, tras haber hablado con él, es posible alargar el recall otra semana porque el cliente desea más tiempo para meditar la decisión.
Las empresas que presentan un bajo nivel de conversión de los presupuestos, desean, sin lugar a dudas, elevar esta ratio. La herramienta de recall les permite hacerlo, porque recuerda a los profesionales aquellos presupuestos que han generado, pero que no se han cerrado todavía, lo que elimina la posibilidad de que caigan en el olvido.
Reprogramar citas canceladas
Otra funcionalidad clave de la herramienta de recall de nuestro software de gestión es la posibilidad de reprogramar las citas canceladas.
Ningún negocio desea que sus clientes o pacientes le cancelen una cita previamente concertada, pero esto sucede de forma habitual, porque a las personas, a veces, les suceden situaciones imprevistas que modifican su agenda y, con ella, la de los negocios con los que habían acordado una cita.
Si un cliente llama a una clínica de estética para cancelar una cita, pero no puede consultar el calendario para re-agendarla en el momento, la clínica puede crear en cuestión de segundos un recordatorio para abordar la reprogramación de la cita. El motivo del recall resulta obvio y la fecha marcada será la que la clínica desee. Por ejemplo, mañana, o dentro de tres días.
La reprogramación de las citas canceladas es esencial no solo para maximizar la ocupación de la agenda, sino también para fidelizar a los clientes, evitando que el servicio no se preste finalmente.
Automatizar la generación de recordatorios asociados a artículos y servicios
Hasta ahora nos hemos detenido en la posibilidad de crear recalls de forma manual. Pero, la herramienta de recall de MN program es capaz de generar recordatorios automáticamente. ¿Cómo? En el software de gestión existe un listado de artículos y servicios. En dicho listado se puede estipular la periodicidad de un determinado artículo o servicio, por ejemplo, la vacunación de una perro ha de realizarse una vez al año. De tal forma que si se suministra la vacuna de una mascota, la herramienta de recall creará automáticamente un recordatorio para concertar una cita 365 días después.
Esto supone un ahorro mayúsculo de tiempo y, además, redunda en una mejor atención al cliente. Puesto que el dueño del perro no va a tener que estar pendiente de los plazos de vacunas o desparasitaciones, sino que la herramienta de recall se encarga de recordárselo al negocio para que informe al cliente.
Además, esta funcionalidad de la herramienta de recall tiene otra gran ventaja: no hace falta configurar esta automatización cada vez que se suministra el artículo/servicio. Solo lo configuras cuando das de alta el artículo en el software de gestión y siempre que lo suministres, la herramienta de recall se encarga de generar automáticamente los recordatorios en el momento en el que se haya estipulado.
Controla los recalls abiertos
¿Cómo sabe un empresa qué recalls tiene abiertos? Consultándolos desde la herramienta de recall. ¿Cómo se accede a ella?
- Desde el menú del software de gestión.
- Desde la propia agenda del negocio. En la parte de arriba de la agenda se puede ver una R. Al clicar, el programa redirige al usuario a la herramienta de recall.
Ahí podrá observar con suma rapidez y de forma intuitiva el listado con los recalls que tiene abiertos el negocio y que ha de gestionar.
En este listado, se puede ver tanto el motivo del recall, que se introduce cuando se genera, como el estado del recall (por ejemplo, cita fijada, pendiente de contactar con el cliente o pospuesto).
Contacta con tus clientes desde el listado de recalls
Llegamos al momento clave: contactar con los clientes. ¿Cómo se hace? Por supuesto, desde la propia herramienta de recall. En la ventana de control de los recalls abiertos, las empresas pueden contactar directamente con sus clientes, con toda la información en la mano y a través de tres vías: llamadas, WhatsApps y correos electrónicos.
Llámalos
Aunque las nuevas generaciones tienen aversión de las llamadas telefónicas, este medio sigue siendo el más rápido para realizar cualquier gestión. Llamas al cliente, compruebas si desea aceptar un presupuesto, cuando quiere reprogramar una cita o acuerdas con él una fecha para que acuda a realizarse una revisión médica.
La celeridad es la gran ventaja de esta opción. ¿Cuál es su contra? Que consume el valioso tiempo de la persona encargada de gestionar las citas, porque tiene que llamar a los clientes uno a uno.
Envíales WhatsApps en bloque
Frente a las llamadas telefónicas, el envío de WhatsApp permite agilizar la gestión de los recalls. ¿Cómo? Las empresas pueden filtrar el listado de recordatorios en función del motivo y seleccionar a todos los clientes con los que hay que ponerse en contacto por la misma razón. Por ejemplo, recordarles la vacunación de sus animales.
Una vez que se seleccionan todos los clientes que se encuentran en la misma situación, hay que proceder a seleccionar la plantilla que se desea usar, de entre todas las que ofrece el software de gestión. El mensaje se puede personalizar y modificar y, acto seguido se envía el WhatsApp a todos los clientes. Así de sencillo y rápido.
Programa el envío de recordatorios por email
La tercera alternativa para contactar con los clientes es el envío a través de correo electrónico. Además de repetir una operativa similar que mediante el envío de WhatsApp, esta opción permite, también, automatizar el envío de recordatorios. ¿Cómo? Combinando la herramienta de recall con el módulo de emailer del software de gestión de MN program.
Gracias a la solución de emailer se puede programar el envío de recordatorios. Por ejemplo, se puede establecer en el programa que se envíe un email el primer día del mes a todos los clientes que deberían realizarse una limpieza de boda en una clínica dental. O, aquellos a los que tienen que someterse a una sesión de un tratamiento estético periódico que han contratado en una clínica estética.
De esta manera, no solo se maximiza la ocupación de la agenda de los negocios, sino que se ahorra una inmensa cantidad de tiempo a la hora de conseguirlo. Y, de paso, se presta una excelente atención a todos los clientes.
Fija citas, maximiza la ocupación de tu agenda
Precisamente, tras contactar con los clientes llegamos al final del recorrido de la herramienta de recall: concertar citas para ocupar la agenda y prestar todos los servicios que los clientes desea o necesitan.
Si el contacto se realiza por llamada telefónica, el profesional del negocio puede agendar la cita inmediatamente y cerrar el recall. Todo ello en cuestión de segundos.
Pero, ¿qué sucede si el contacto se hace a través de email o WhatsApp? Cuando el cliente conteste, ya sea por cualquiera de estas dos vías o por otras (llamada, visita presencial…), la empresa procede a añadir la cita a la agenda y cerrar el recall.
Colorín, colorado, este recall ha finalizado… con éxito
¿Qué pasa si el cliente no responde a la llamada, el email o el WhatsApp? Se puede aplazar el recordatorio con el plazo temporal que se desee. Así, si el primer intento es infructuoso, se puede seguir insistiendo, aproximándose al cliente por otras vías y no perder la oportunidad de negocio.
¿Qué ocurre cuando, efectivamente, se logra concertar la cita? El profesional que gestiona las citas marca al recall como cerrado, para que deje de salir en el control de recalls abiertos y, por lo tanto, se eviten malentendidos o se siga contactando con el cliente sin un motivo y generándole hartazgo, en vez de cercanía y proximidad.
En definitiva, la herramienta de recall del software de gestión de MN program es una solución clave para ayudar a las empresas a maximizar la ocupación de su agenda, convertir más presupuestos en ventas, evitar huecos disponibles y, por supuesto, generar más beneficios, a la vez que se cuida la relación con los clientes y se logra fidelizarlos.
