Descubre cómo ocupar la agenda de tu negocio usando el software de gestión
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El software de gestión de MN program te ayuda a ocupar la agenda de tu negocio, evitar huecos libres e incrementar la productividad de tus profesionales
Para muchas empresas y profesionales su agenda es, a la vez, una herramienta de trabajo y un activo de negocio. Llenar o no la agenda puede marcar la diferencia entre que un negocio sea próspero y coseche beneficios económicos o que, en cambio, vea lastrados sus resultados. Por eso, disponer de un software de gestión para ocupar la agenda es esencial para miles de empresas y profesionales.
Clínicas médicas, odontólogos, centros de estética, despachos de abogados, veterinarios, empresas de servicios… Para estos negocios, ocupar la agenda es una cuestión central dentro de su estrategia comercial. Por ejemplo, una clínica estética necesita llenar de citas las agendas de todos sus profesionales para, así, poder sacarle todo el partido a su talento y generar más negocio. Mientras que una empresa de jardinería desea que no existan huecos libres en las agendas de sus trabajadores, porque todos ellos dedican su jornada a prestar servicios a sus clientes.
El software de gestión de MN program no solo sirve para ocupar la agenda, sino que la interconecta con otros módulos clave como el programa de facturación o el CRM. ¿Qué implica esto? Que las empresas no solo pueden ocupar la agenda, sino que pueden gestionar a sus clientes de forma integral a través de ella. Además, todos los datos están relacionados: agenda, fichas de clientes, facturación, contabilidad… De tal forma que solo existe una única versión de la información y los datos se almacenan y sistematizan correctamente.
A continuación, vamos a desgranar cómo puedes emplear el software de gestión para ocupar la agenda de tu negocio, potenciar la productividad e incrementar los beneficios.
Fomenta las reservas online
El software de gestión de MN program no solo cuenta con un módulo de agenda integral, sino que dispone, también, de una herramienta de reserva online. De tal forma que los clientes o pacientes pueden reservar citas por su cuenta, sin necesidad de que un profesional del negocio cree la cita en el programa.
¿Cómo funciona la reserva online? Se pone a disposición de los clientes (a través de email, WhatsApp, redes sociales o web) un enlace. Al clicar en él se les redirigirá a la página de reserva online. En ella, solo tendrán que seguir los pasos para reservar una cita para que la empresa les preste el servicio que deseen. Pueden escoger el centro, la especialidad, el especialista, el día y la hora.
Pensemos, por ejemplo, en una clínica médica con tres sucursales diferentes, que cuenta con múltiples especialidades (cardiología, oftalmología, fisioterapia, etc.) y que, a su vez, tiene diferentes profesionales en cada una de sus especialidades. Un cliente puede usar la reserva online para pedir una cita con un cardiólogo en el centro de su ciudad. Al marcar todas las opciones, la reserva online le mostrará solo los huecos disponibles en la agenda de este profesional.
¿Por qué es tan valiosa la reserva online? Porque sirve para ocupar la agenda sin tener que invertir una gran cantidad de tiempo y esfuerzo en hacerlo.
Recuérdales a tus clientes sus citas
Todos tenemos la cabeza en mil sitios a la vez. Trabajo, familia, amigos… Nuestra atención y nuestra memoria tienen demasiados frentes abiertos. Por eso, no podemos culpar a una persona de olvidarse de una cita. Para evitar que esto ocurra, con el perjuicio económico que eso supone para un negocio, lo mejor que puedes hacer es recordarles las citas a tus clientes.
Con el software de gestión no tienes que llamarlos uno a uno, ni siquiera mandarles un email o un WhatsApp, sino que puedes programar el envío de emails en bloque a todos los clientes que tienen una cita reservada, por ejemplo, dentro de tres días.
De esta forma te aseguras de que no se van a olvidar de sus citas y, por lo tanto, estás un peldaño más cerca de lograr ocupar la agenda de tu negocio sin llevarte ningún susto de última hora. Y todo ello, sin tener que invertir tu valioso tiempo en ejecutar estos recordatorios.
Incentiva la confirmación de las citas
¿Solo puedes limitarte a recordarles a tus clientes sus citas y esperar a que aparezcan? No, también puedes pedir que confirmen su asistencia. ¿Cómo? En el email o en el WhatsApp que le envíes a un cliente, puedes añadir un enlace de confirmación. Al pulsar en él, el cliente procederá a confirmar que acudirá a la cita.
El software de gestión, automáticamente, incorpora esta información a la cita o actuación en la agenda. De tal forma que si el profesional entra en la agenda se encontrará con un check verde en todas las citas confirmadas.
Esta funcionalidad da tranquilidad a los negocios en su gestión de la agenda, ayudándoles a asegurarse de que tras esforzarse por ocupar la agenda de sus profesionales, no se van a encontrar con clientes que no acuden a sus citas.
Evita cancelaciones de última hora
Al igual que se puede enviar un email o un WhatsApp para solicitar la confirmación de una cita, también se puede introducir en estos mensajes un enlace para facilitar su cancelación. Si un cliente no va a acudir a una cita, es mejor saberlo con antelación y no encontrarse con la desagradable sorpresa in situ. De esta manera se pueden poner en marcha acciones para ocupar la agenda y evitar que una cita cancelada genere un hueco que no se pueda llenar.
Precisamente, para disponer de tiempo para ocupar la agenda, por ejemplo, poniéndote en contacto con otros clientes que podrían estar interesados en concertar una cita, el software de gestión cuenta con una opción que puede ser interesante: establecer un tiempo límite para la cancelación de las citas.
Así, puedes estipular en el programa que no se permite a los clientes cancelar una cita si faltan 2 días, o si faltan 12 horas. Tú decides el margen temporal que necesitas para ocupar la agenda y solventar el hueco que deja libre una cancelación. El software de gestión estipula, por defecto, 24 horas, pero, repetimos, puedes modificar este plazo para adaptarlo a las características de tu negocio, las necesidades de tus profesionales y las querencias de tus clientes.
Reprograma las citas canceladas
Además, la cancelación de citas de nuestro software de gestión incluye otra opción que puede ser interesante: añadir un botón para reprogramar las citas canceladas.
Al pinchar en el enlace para cancelar la cita que tenía concertada, el cliente no solo procederá a informar al negocio de dicha cancelación, sino que, además, la empresa puede incluir un botón para que el cliente reprograme autónomamente la cita. Este botón lo redirigirá a la reserva online para que seleccione el nuevo hueco que desea, entre todos los disponibles.
De esta forma, consigues ocupar la agenda, a pesar de sufrir la cancelación de una cita, ya que esta no se pierde «como lágrimas en la lluvia» que dirían en Blade Runner, sino que se traslada a otra fecha.
Adelanta citas cuando se generan huecos libres
Si un cliente cancela una cita puedes facilitar que la reprograma, pero, aún así, tienes que conseguir ocupar la agenda y cubrir el hueco que ha quedado libre. El software de gestión de MN program te ayuda en esta tarea. ¿Cómo? Enviando automáticamente emails a los clientes que tienen una cita concertada posterior al hueco libre, para animarlos a adelantar su cita a dicho hueco.
¿Qué implica esto?
- Puedes ocupar la agenda sin tener que realizar ninguna gestión.
- El cliente que consigue adelantar su cita estará más satisfecho.
- No verás lastrada la actividad de tu negocio por culpa de un hueco libre.
El programa te ofrece dos opciones para emplear esta opción de fomentar el adelanto de citas de forma automática:
- Enviarle un email a los 100 clientes que tienen las citas más alejadas en el tiempo, por ejemplo, dentro de un mes.
- Enviarles un correo a los 100 clientes que han concertado citas con mayor proximidad a la cancelada, por ejemplo, al día siguiente.
El software de gestión envía un mensaje ofreciéndoles a los clientes la posibilidad de adelantar su cita e incorpora un enlace para que procedan a quedarse con el hueco que ha quedado libre. El primer cliente que lo accione, se quedará con ese slot en la agenda. Y, el programa, volcará la información de forma automática en la agenda del negocio y el profesional que va a atender al cliente.
Como resulta evidente, cuando un cliente adelanta una cita está generando un nuevo hueco libre: el que ocupaba la cita original. Por eso, el procedimiento de adelantar citas se reinicia para cubrir este hueco y conseguir ocupar la agenda.
Optimiza el tiempo de tus profesionales
El tiempo de los profesionales es muy valioso. La productividad se ha convertido en uno de los temas centrales para las empresas en esta era. Muchas soluciones digitalizadoras como el software de gestión buscan, precisamente, incrementar la productividad de las empresas y ayudarlas a ser más competitivas en mercados altamente disputados.
Ocupar la agenda no solo tiene una traslación evidente en volumen de negocio, sino que es esencial para optimizar el tiempo que los profesionales dedican a sus trabajos y a sus clientes.
Si a un odontólogo no se le presenta un paciente, tiene que lidiar con el tiempo muerto que le queda hasta que llegue el siguiente. Ocupar la agenda es una forma, también, de garantizar que el tiempo de los profesionales está bien empleado. Es decir, que destinan todas sus jornadas a prestar los mejores servicios a sus pacientes.
Reduce los tiempos administrativos
En la misma línea, podemos señalar que automatizar muchas gestiones contribuye a ocupar la agenda sin, por ello, gastar el tiempo en tareas administrativas.
El software de gestión es esencial a la hora de conseguir ocupar la agenda y, a la vez, reducir los tiempos improductivos de una empresa.
Fomentar que los clientes gestionen sus citas de forma autónoma, automatizar el envío de recordatorios y las propuestas de adelanto de citas, trasladar automáticamente toda la información a la agenda… Todas estas acciones que hemos ido describiendo a lo largo de este artículo contribuyen no solo a ocupar la agenda, sino también a eliminar procesos puramente burocráticos, en los que los profesionales no pueden sacarle partido a su talento.
Incrementa tu volumen de negocio
Por supuesto, ocupar la agenda significa, ante todo, que se incrementa el volumen de negocio de la empresa. Si una clínica veterinaria logra, a final de mes, no haber registrado ningún hueco libre en su agenda, podemos concluir que ha trabajado al máximo de sus capacidades. Y, por lo tanto, que ha cosechado beneficios.
Para miles de empresas, aumentar sus ingresos pasa, precisamente, por ocupar la agenda de sus profesionales. El software de gestión de MN program entiende esta situación y pone a disposición de los negocios todas las herramientas que hemos descrito para ocupar la agenda, optimizar el tiempo de los profesionales y prestar el mejor servicio a los clientes.
¿Quieres ocupar la agenda de tu negocio? Exprime todas las funcionalidades de nuestro software de gestión.
