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Desde el inicio de los tiempos, los avances tecnológicos han tenido una misión fundamental: generar beneficios para las personas destinadas a emplearlos. Este principio es válido para las armas de caza primitivas, la invención de la rueda, la creación de la imprenta y, también, para los programas informáticos, unas de las herramientas más valiosas que tenemos a nuestro alcance. Habida cuenta de todo esto, hoy vamos a centrarnos en una solución indispensable para cualquier negocio. Para ello vamos a responder a una pregunta muy sencilla: ¿cuáles son los beneficios de usar un software CRM?
El CRM es un programa al servicio de los negocios para gestionar sus clientes, reales y potenciales. Así, un software CRM permite sistematizar, analizar y emplear toda la información al alcance de una empresa o autónomo para prestarle el mejor de los servicios a sus clientes. Todo ello reduciendo costes y tiempos administrativos.
A continuación, vamos a desgranar 10 beneficios de usar un software CRM, mostrando que su impacto en los negocios puede ser tan potente como lo fue la invención de la rueda en las comunicaciones y las labores productivas.
Información accesible y centralizada
Los datos son extremadamente valiosos. Lo han sido siempre, pero hoy, gracias a herramientas como el software CRM podemos procesarlos con facilidad y sacarles todo el partido. Precisamente, esta solución permite a empresas y autónomos almacenar toda la información, sistematizarla y poder acceder a ella con facilidad.
Antaño, los dosieres se archivaban en papel, haciendo que fuese imposible extraer de ellos información, a no ser que se emplearan grandes cantidades de tiempo improductivo. Hoy en día, con un software CRM es posible encontrar el documento o la información que se precisa, empleando tan solo algún dato o palabra que figuren en él. Así de fácil y en cuestión de segundos. Ello no solo contribuye a reducir los ingratos tiempos administrativos. Sino que permite a los negocios prestar un mejor servicio a los clientes, agilizando cualquier consulta.
Además, la centralización de toda la información sobre los clientes en un único programa ayuda a:
- Evitar duplicidades. Es decir, que existan versiones contradictorias de la misma información sobre un cliente.
- Reducir las pérdidas de información. Al estar todos los datos dentro del software CRM, es imposible que se traspapele ningún archivo o documento.
De esta forma, el CRM se convierte en el mejor aliado de los negocios para poder acceder a toda la información que necesitan para realizar sus trabajos y acercarse a sus clientes.
Ahorro de costes
Los beneficios de usar un software CRM alcanzan, también, al ahorro de costes. Por una parte, porque si se facilitan tareas como la búsqueda de documentos, se está ahorrando en tiempos administrativos, que los trabajadores pueden emplear en tareas de gran valor para el negocio. Por otra, porque al almacenarse la información en el programa, se ahorra directamente en papel, tinta y en sistemas de archivo.
Así, la digitalización de la documentación, además de contribuir a hacerla más accesible, facilita su análisis y reduce los costes que tienen que afrontar los negocios.
Si todo ello fuera poco, se pueden firmar electrónicamente documentos tan importantes como los contratos. Así como convertir los datos almacenados en el software CRM en archivos PDF, unificar documentos y cifrarlos para garantizar su seguridad. Una gestión integral de toda la documentación relacionada con clientes y proveedores que se puede llevar a cabo de forma rápida y sencilla.
Aumento de ingresos y ventas
A la vez que contribuye a ahorrar en costes, el software CRM ayuda a los negocios aumentar sus ventas y, por ende, sus ingresos. ¿Cómo?
Mediante esta solución, una empresa o un autónomo pueden llevar un control total de todo el proceso comercial. Pueden saber qué clientes consumen cada uno de sus productos. Qué clientes no han contratado sus servicios, pero están interesados en hacerlo. Qué clientes potenciales no han sido aún impactados… La cantidad de información analítica que ofrece el software CRM es inmensa.
Gracias a este programa, los negocios pueden saber con exactitud qué funciona y qué no dentro de su estrategia comercial.
Asimismo, el software CRM contribuye a maximizar la conversión de los presupuestos y oportunidades en ventas. Ya que la empresa puede poner en marcha labores de seguimiento de cada presupuesto emitido. ¿Cuándo se envió el presupuesto? ¿Qué respondió el cliente? ¿Hace cuanto que no se ha establecido una comunicación entre la empresa y el consumidor? ¿Cómo se está desenvolviendo la fase de negociación?
El programa ayuda a responder todas estas preguntas en cuestión de segundos. Facilitando, así, al área comercial la labor de conversión.
Eliminación de tiempos no productivos
Otro de los beneficios de usar un software CRM es la robotización de procesos improductivos. Ya hemos hablado antes de las labores de almacenamiento y consulta de la información. Pero en la gestión de clientes hay decenas de actividades meramente administrativas que se pueden automatizar y que no requieren la intervención de profesionales.
Así, se puede automatizar el envío de comunicaciones o recordatorios. Al igual que la sistematización y agrupación de los datos o el cálculo de los importes de los servicios.
Con todo ello se logra que los trabajadores puedan emplear todo su talento en la elaboración de tareas productivas y puedan despreocuparse de acciones meramente administrativas que el programa hace por ellos. Y que, en caso de requerir su intervención en un proceso, puede enviarle una alerta al trabajador.
Por ejemplo, si un cliente ha subido a la Oficina Virtual o ha enviado por correo electrónico un documento que hacía falta, el programa se lo comunica al profesional al cargo de ese cliente, para que éste tome las decisiones que correspondan.
Mejora de la comunicación negocio-cliente
En línea con el beneficio anterior, los negocios pueden usar el software CRM para mejorar la comunicación negocio-cliente, sin tener que emplear una mayor cantidad de tiempo. Más bien, todo lo contrario.
Ello es posible gracias a que el programa automatiza el envío de correos y mensajes. Además, el software de gestión integral de MN program cuenta con un gestor de correo integrado, de tal forma que un negocio se puede comunicar con un cliente sin tener que salir del programa. Y, a la vez, puede programar el envío de comunicaciones. Por ejemplo, un recordatorio para que el cliente envíe un documento que falta. O un correo con la factura que debe abonar.
Además, el software CRM permite a las empresas y los autónomos consultar toda la información relativa al cliente y, por tanto, conocerlo mejor. Esta tarea es fundamental para cualquier negocio, puesto que si se sabe cuáles son los gustos y necesidades de un cliente, es más fácil prestarle el mejor de los servicios y comunicarse de una forma óptima.
El software de MN program permite a los usuarios impactar en sus clientes mediante correo electrónico, sms o WhatsApp, empleando plantillas predefinidas que se pueden personalizar al gusto del negocio. Se puede revolucionar la comunicación negocio-cliente sin salir del programa.
Incremento de la eficacia de las campañas de marketing
El software CRM ayuda a mejorar la comunicación negocio-cliente, como venimos de desgranar y conocer con exactitud cómo son los clientes y qué desean. Al combinar ambas acciones, tenemos ante nosotros uno de los beneficios de usar un software CRM más interesantes: incrementar la capacidad de seducir a los clientes.
Así, el área de marketing de una empresa no volverá a ser la misma si comienza a usar y a sacarle el máximo partido a esta solución. Puesto que permite cualificar la base de datos y de clientes, segmentándolos en múltiples variables, hasta el punto de poder diseñar campañas de marketing altamente personalizadas.
Lejos quedan ya las campañas de marketing generalistas, que se dirigían de la misma forma a consumidores completamente diferentes. Con el software CRM se puede conocer mejor a los clientes y diseñar campañas pensadas para seducir a un tipo muy concreto de clientes. De esta forma, la capacidad de un negocio de convertir un lead en una venta aumentará sobremanera.
Todo ello sin tener que contratar estudios a agentes externos o tener a varios profesionales dedicados única y exclusivamente al procesamiento de datos. El software CRM automatiza ese procesamiento y ofrece a los negocios la capacidad de disponer de toda la información y, lo que es más importante, analizarla, en función de sus intereses y estrategia comercial.
Si todo esto fuese poco, el software de gestión integral de MN program dispone de herramientas como Emailer para lanzar las campañas y Formularios Web para recabar la información que se desea. Y facilitar, así, el proceso de compra por parte de los consumidores.
Fidelización de los clientes
Como ya hemos ido apuntado, una de las claves fundamentales del software CRM es la capacidad de conocer a los clientes, sin tener que invertir ingentes cantidades de tiempo. Esto se logra mediante la recogida, almacenamiento y sistematización de todos los datos de los consumidores… y de sus opiniones.
El software de gestión integral de MN program cuenta con un módulo de valoraciones que recoge la opinión de los clientes sobre los servicios que se le han prestado o los productos que han comprado. Estas opiniones son un material fantástico para conocer qué funciona bien y qué no. Y qué servicios similares o complementarios le podrían interesar a un cliente.
De esta forma, se puede fidelizar a los clientes ofreciéndoles servicios que de verdad se ajusten a sus deseos. Pero, además, conocer las valoraciones e implementar cambios en función de éstas, hacen que los clientes se sientan escuchados y, nunca mejor dicho, valorados. Lo cual contribuye, sin duda, a fidelizarlos.
Además, estas opiniones ayudan a los negocios a mejorar, ajustarse a lo que demandan sus clientes y conducir a sus servicios hacia la excelencia. Lo cual reportará una mayor tasa de fidelización y un aumento de los ingresos y las ventas.
Cumplir con la LOPD y evitar sanciones
Mediante el uso del software CRM, las empresas y autónomos pueden tratar la información de los clientes para ofrecerles un mejor servicio, pero también, para cumplir escrupulosamente con el marco legal, en lo que respecta a la protección de datos. Así, MN program cuenta con un módulo de seguridad que permite establecer niveles de permiso para acceder a la información.
Que en el software CRM estén alojados todos los datos de un cliente, no quiere decir que todos los trabajadores de la empresa deban tener acceso a ellos. Al contrario, cada empleado debe tener la posibilidad de consultar solo aquella información que necesite para llevar a cabo su trabajo de la mejor manera posible. Y satisfacer, así, las demandas de los consumidores.
Almacenar y sistematizar la información, además, garantiza que ésta no se traspapele y acabe en manos de personas indeseadas. Todos los datos estén en el CRM y a ellos solo pueden acceder los profesionales que los precisen. De tal forma que, por ejemplo, un agente comercial podría ver el número de teléfono del cliente cuando éste lo llama. Pero no podría consultar la totalidad del número de su cuenta bancaria.
Gracias al software CRM información y seguridad van de la mano.
Movilidad
Hoy en día, la movilidad es un elemento clave de cualquier negocio. Un profesional debe poder consultar e incluir información en el software CRM desde cualquier parte y en cualquier momento. Por ejemplo, si se encuentra en una reunión con un potencial cliente, fuera de la oficina. O si ese día debe acudir a visitar a varios consumidores habituales de los productos de su empresa.
Las oficinas del pasado eran lugares estáticos. Sin embargo, en la era digital, los espacios de trabajo se pueden mover, al igual que nosotros, a todas partes.
Por ello, el software de gestión integral de MN program cuenta con una Oficina Virtual que permite a los profesionales de los negocios entrar en el programa desde cualquier ubicación. Y emplear el CRM desde donde desee y cuando lo necesite. Lo cual facilita la recogida de información in situ y agiliza la atención personalizada a cada cliente.
Optimización de la toma de decisiones
Comenzamos este repaso a los 10 beneficios de usar un software CRM hablando de la información. El manejo de los datos ha sobrevolado, en mayor o menor medida todos los beneficios vinculados al empleo de esta solución. Como no podía ser de otra forma, la información vuelve a ser la protagonista en el final de este listado.
Puesto que conocer con exactitud qué consumen y qué quieren los clientes, permite a los negocios tomar decisiones trascendentales basándose en la realidad, en lo que está sucediendo y no en lo que intuyen que puede estar pasando.
Así, si una gestoría sabe, gracias a su CRM, que sus clientes consumen servicios de carácter tributario y que, además, demandan que se amplíe la cartera de modelos impositivos que se cumplimentan y presentan, podrá decidir contratar a otra persona para asumir los nuevos servicios. Con ello, se reduce sobremanera el riesgo a la hora de tomar decisiones de negocio. Ya que se sabe fehacientemente que existe una demanda para esos servicios.
Este ejemplo se puede aplicar a toda clase de negocios. Por ejemplo, a un estudio de arquitectura que no tramita los permisos de obra pero que cuenta con clientes que demandan este servicio. O a una clínica odontológica que tiene clientes que se realizan ortodoncias y que podrían estar interesados en una oferta especial en la que se incluyera una limpieza dental.
El software de gestión integral de MN program facilita el análisis de la información al contar con una solución Cuadros de Mando conectada al CRM y que permite ver de forma visual, tanto en gráficas como en tablas, todos los datos que se deseen, en función de las variables seleccionadas. De esta forma, la toma de decisiones empresariales adquiere otra dimensión, reduciendo los riesgos y aumentando el grado de acierto.
De lo organizativo a lo comercial: beneficios de usar un software CRM
Estos 10 beneficios de usar un software CRM incumben a muchas áreas de un negocio e impactan positivamente en la totalidad de la organización.
Así, ayudan a sistematizar la información y mejorar la comunicación de un negocio. Ello redunda en beneficios económicos y comerciales, pero también organizativos. Es mucho más sencillo que una estructura esté bien engrasada si cada trabajador puede tener acceso a la información que necesita y no existen documentos contradictorios.
Pero, además, esta mejora en la información y la comunicación optimiza, sin duda alguna, las labores comerciales de un negocio. El software CRM es una herramienta sensacional para entender a los clientes y ofrecerles el mejor de los servicios y con un alto grado de personalización.
En una economía cada vez más competida y voluble a los cambios, este programa se ha convertido en un aliado estratégico para adaptarse a ellos y destacar por encima de los rivales.
Los avances tecnológicos se suceden desde el principio de los tiempos, modificando unos a los que vinieron antes, optimizándolos para que las personas podamos sacarles el máximo partido. Precisamente, las personas somos la constante en la evolución tecnológica.
De ahí que el software CRM sea, ante todo, una herramienta pensada para ayudar a las empresas y a sus empleados a alcanzar la excelencia, ofrecer los mejores servicios y satisfacer las necesidades de lo más importante que tiene un negocio: sus clientes.
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