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Los 15 beneficios de usar un programa de facturación Cloud

Con un programa de facturación Cloud puedes crear facturas desde cualquier lugar

Índice de contenidos

El programa de facturación Cloud de MN program ayuda a los negocios a gestionar sus facturas en cualquier lugar y mantener segura su información financiera

El ábaco fue un invento que revolucionó las operaciones aritméticas en la Antigüedad. Sumas, restas, divisiones… Seguramente nuestros antepasados se preguntaron cómo habían podido vivir sin él. Hoy, por suerte, un negocio no tiene que emplear un ábaco para gestionar sus cuentas. Las sucesivas revoluciones tecnológicas nos han conducido hasta una herramienta integral que facilita el trabajo al ser humano hasta extremos insospechados hace tan solo unos cuantos años: un programa de facturación Cloud.

¿A qué nos referimos con el concepto de programa de facturación Cloud? A un software que permite a las empresas y a los profesionales gestionar toda la facturación, la contabilidad y la fiscalidad de sus negocios. Para ello, almacena y sistematiza los datos económicos de las empresas y los profesionales, guardándolos a buen recaudo en la nube. De tal forma que los datos están siempre seguros y accesibles, cumpliendo con las exigencias legales en materia de protección de datos (RGPD, LOPD).

¿Qué se puede hacer con un programa de facturación Cloud?

La respuesta a esta pregunta la puedes encontrar en este artículo, en el que desgranamos los 15 beneficios de usar un programa de facturación Cloud.

Introducir la facturación a toda velocidad

El primer beneficio de emplear un programa de facturación Cloud como el de MN program es, sin duda alguna, poder realizar todos los procesos asociados a la facturación con suma rapidez. ¿Por qué?

El programa de facturación Cloud establece de forma predefinida todos los aspectos que se deben cumplimentar cuando se crea una factura. Incluye los servicios que presta una empresa, así como su precio. Figuran, claro está, todos los apartados esenciales de una factura: CIF de la empresa que lo emite, CIF de la compañía destinataria, concepto, impuestos…

Igualmente, el software incluye un contador automático de facturas, que estipula el número de la factura que se está creando, sin necesidad de que sea la empresa la que lo incluya y pueda cometer un error.

Además, el programa de facturación Cloud de MN program cuenta con plantillas predefinidas para generar las facturas y enviarlas a los clientes.

Si todo esto fuese poco, no es necesario introducir los datos factura a factura, sino que gracias a que se almacena toda la información es posible crear facturas en bloque.

La diferencia entre realizar la facturación de forma manual y emplear un programa de facturación Cloud es casi tan abismal como la que separa al ábaco de la calculadora.

El ahorro de tiempo improductivo es mayúsculo.

Centralizar toda la facturación de un negocio y consultarla con facilidad

Si hay datos especialmente sensibles en una empresa son, sin duda, los datos de facturación. Por ello es fundamental centralizarlos, protegerlos y tenerlos siempre accesibles. En esta tarea juega un papel fundamental un programa de facturación Cloud.

Es más, la normativa en vigor exige que las compañías lleven a cabo un registro exhaustivo y preciso de todas sus facturas. Con lo que ya no estaríamos hablando solo de los beneficios de contar con todos los datos almacenadas en un único software, sino también de que el programa de facturación Cloud garantiza que las empresas y los profesionales cumplen con la ley.

Además, el programa de facturación Cloud permite buscar cualquier factura con suma facilidad. Toda la información se puede localizar en cuestión de segundos buscándola por cualquiera de los datos que contenga.

Se acabó la sistematización de las facturas y la laboriosa tarea de buscar cualquier dato. El programa de facturación Cloud automatiza el almacenaje, la estructuración y la búsqueda de las facturas.

Analizar la facturación por servicios o clientes

¿Qué implica que todos los datos de la facturación estén registrados en una única herramienta? Que se pueden analizar. El programa de facturación Cloud no sirve solo para almacenar y gestionar la facturación. Sino que su potencial va mucho más allá. Permite analizar la información de la facturación. Lo cual resulta clave para tomar decisiones empresariales basándose en los datos.

Mediante el programa de facturación Cloud una empresa puede segmentar los datos de facturación por cada uno de los servicios que presta, para observar cuáles generan más ingresos y cuáles menores.

También es posible analizar qué clientes producen un mayor volumen de negocio y cuáles menos.

Además, los datos se pueden observar por el periodo temporal que la empresa desee.

Por ejemplo, en cuestión de segundos una clínica dental puede saber cuánto ha ingresado en el último año por las ortodoncias realizadas por sus profesionales.

O una academia de formación puede conocer cuánto dinero ha obtenido al ofertar sus cursos de inglés en el último trimestre y comparar este dato con el trimestre anterior para observar la evolución.

Las opciones analíticas son infinitas.

El programa de facturación Cloud permite crear facturas desde cualquier parte del mundo

Realizar previsiones de facturación

Además de analizar los datos del pasado y poder emplearlos para predecir el futuro, el programa de facturación Cloud también permite generar previsiones de ingresos y gastos. Pensemos, por ejemplo, en una asesoría que oferta diversas tarifas planes por los servicios de asesoramiento fiscal, mercantil o laboral que presta.

El programa de facturación Cloud de MN program ayuda a saber con precisión qué servicios contratados tiene cada cliente de esa asesoría y realizar previsiones de ingresos para los próximos meses. Las previsiones son claves para planificar las inversiones y para gestionar los gastos y las necesidades de financiación con eficacia.

Llevar a cabo un seguimiento total de cada factura

Uno de los principales desafíos a la hora de realizar la facturación de un negocio es llevar a cabo un seguimiento exhaustivo de cada factura emitida.

Las empresas y los profesionales generan múltiples facturas, si no cuentan con un programa de facturación Cloud pueden exponerse a perderlas, traspapelarlas u olvidarse de realizar un seguimiento de las mismas para garantizar su cobro.

En cambio, con este software, ninguna factura queda en el olvido. En todo momento y lugar la empresa puede saber el estado de la factura: creada y enviada, rechazada, pendiente de cobro…

Además, si se cuenta con un software de gestión integral como el de MN program es posible llamar al cliente o enviarle un email sin salir del programa. Con lo que la posibilidad de cobrar cada factura en el menor tiempo posible aumenta de forma extraordinaria.

Optimizar la comunicación con los clientes y fidelizarlos

Precisamente, la comunicación con los clientes es una de las claves de cualquier programa de facturación Cloud completo y funcional.

Mediante esta herramienta se puede crear una factura y automatizar inmediatamente su envío al cliente que figura como destinatario. Es más, en el caso del software de MN program, existe la posibilidad de que el cliente consulte todas sus facturas de forma autónoma a través de la plataforma Acceso Clientes. Lo único que tiene que hacer el negocio es marcar el check Acceso Clientes cuando genera la factura.

Todo ello garantiza que la información entre la empresa y sus clientes fluye a la perfección. Lo que redunda en un aumento de la capacidad de fidelización de los clientes.

Agilizar el cobro de los servicios que comercializa un negocio

El cobro de los servicios prestados o de los productos comercializados es uno de los aspectos centrales de cualquier empresa.

De nada sirve llegar acuerdos con clientes y ofrecer los mejores servicios si la gestión de los cobros es lenta y dificultosa.

Por suerte, un programa de facturación Cloud integral contribuye a optimizar y acelerar el proceso de cobro. ¿Cómo? Al generar las facturas se pueden crear automáticamente los cobros y enviárselos a los clientes. Ningún cobro se traspapela y la capacidad de incidir en el cliente para acelerar el pago es mayor.

Si una empresa logra ingresar sus cobros con rapidez contará con una mayor liquidez, se ahorrará incidentes económicos como los descubiertos en sus cuentas y su capacidad de acceder a la financiación que necesita en cada momento también irá en aumento.

Programar la creación y envío de facturas y cobros

El programa de facturación Cloud está a tu servicio. Puedes programar la creación y envío de facturas y cobros a tu gusto. Por ejemplo, a lo largo del día una empresa puede ir generando facturas, pero establecer en el programa de facturación que se envíen todas las facturas creadas cada día a las 20 h. Y, a su vez, que se generen también los cobros.

Estas facturas son plenamente personalizables. En ellas pueden figurar los datos de la empresa y su logo.

Además, no solo se le envían al cliente, sino que quedan adjuntas a su ficha. De tal manera que basta con acceder a su historial para encontrarlas y visualizarlas.

Si todo esto fuese poco, la programación de facturas y cobros se puede adaptar a lo acordado con cada cliente. Por ejemplo, una asesoría puede tener pactado con uno de sus clientes que las facturas se cobran a 90 días. Esto se estipula en la ficha y el cobro no se genera cuando se realiza la factura, sino que se crea automáticamente en la fecha de vencimiento.

Asimismo, también es posible establecer que el cobro se domicilie. El programa genera el fichero SEPA para enviar al banco y, también, la remesa de cobros. Todo ello de manera plenamente automatizada.

Facturación, contabilidad y fiscalidad en un solo software

Elaborar automáticamente la contabilidad y la fiscalidad

A muchas personas llevar a cabo la contabilidad de su negocio le genera ansiedad. Confundirse con los asientos contables le puede pasar a cualquiera. Y aunque un el error sea un mero despiste, sus repercusiones fiscales pueden ser negativas para el negocio.

Este software hace que realizar la contabilidad y la fiscalidad sea coser y cantar. Los datos de la facturación se traspasan directamente a la contabilidad. El programa de facturación Cloud genera los asientos para las sociedades. Y en lo que respecta a los autónomos, vuelca la información en los libros y modelos tributarios que se deben presentar ante la AEAT.

De tal forma que la empresa solo tiene que introducir los datos en el software una vez. El resto de acciones se realizan de forma automática, salvaguardando los datos y, además, garantizando su unicidad.

Ahorrar dinero y ser más sostenibles

La reducción de costes innecesarios es un objetivo común de todas las empresas. La digitalización, lejos de aumentar los costes operativos, contribuye a reducirlos.

Una solución avanzada como el programa de facturación Cloud permite reducir el papel que emplea un negocio. Facturas, cobros, modelos tributarios… Todo ello se realiza de forma digital, sin emplear ni un gramo de papel.

Ello conlleva, también, un mayúsculo ahorro en lo que respecta al almacenamiento de la documentación. No hace falta disponer de carpetas, archivadores y un espacio dedicado a esta labor. Todos los documentos están guardados en el Cloud.

Lo que nos lleva directamente a un ahorro muy específico del salto a la nube. No es necesario contar con hardware para almacenar documentos y sus copias de seguridad, como los discos duros externos. Toda la información está protegida y accesible en el Cloud.

Además, las empresas que cuentan con un programa de facturación Cloud se ahorran el trabajo de tener actualizado dicho hardware para proteger sus datos frente a las técnicas maliciosas más punteras.

A la vez que se ahorra dinero, la empresa aumenta su capacidad de ser sostenible. Lo que contribuye a que su imagen de marca sea más moderna y vaya en línea con la creciente preocupación por el medioambiente y la sostenibilidad de nuestro modelo productivo.

Incrementar la seguridad: Todos los datos están en la nube

Precisamente, el hecho de que toda la información esté guardada a buen recaudo en la nube contribuye a securizarla.

Las empresas no tienen que preocuparse de gestionar la protección de los datos, ni de cumplir con la normativa legal como la LOPD o el RGPD. En el caso de MN program, todos los datos y documentos guardados en el software se encuentran protegidos y se garantiza su integridad, inviolabilidad y accesibilidad en todo momento y desde cualquier lugar.

Los ciberataques van en aumento y la transformación digital de las empresas además de generar cientos de ventajas, también implican un desafío en materia de ciberseguridad.

Garantizar la continuidad de negocio

En relación directa con la seguridad de los datos está una cuestión clave para las empresas: la continuidad de negocio.

Imaginemos que una academia de formación sufre un ciberataque o se produce un incidente. No solo es crucial que sus datos estén protegidos, sino también que sea capaz de volver a la normalidad en el menor tiempo posible.

Si se dispone de un software de gestión Cloud como el de MN program, el disaster recovery estará plenamente optimizado. En cuestión de horas se recuperarán las copias de seguridad de todos los datos y documentos, pudiendo trabajar de nuevo como si nada hubiese pasado.

Así, el impacto del incidente sobre el negocio será mínimo.

El programa de facturación Cloud contribuye a proteger los datos económicos de una empresa y sus clientes

Evitar errores… y problemas con Hacienda

Como apuntábamos antes, la capacidad de interrelacionar la facturación con la contabilidad y la fiscalidad de forma automática no solo ahorra tiempo, sino también errores.

Las personas cometemos errores. Nadie es perfecto. Por ello hemos inventado soluciones tecnológicas que nos permiten evitar y subsanar nuestros humanos fallos.

El programa de facturación Cloud es clave a la hora de garantizar que todos los datos económicos de una empresa son veraces y no existen contradicciones. Confeccionar bien los asientos contables, generar las facturas de forma correlativa en función de su fecha… El programa de facturación facilita estas tareas.

Imaginemos, por ejemplo, un estudio de arquitectura. A la hora de realizar la factura de un cliente selecciona un número de factura que ya figura en otra factura que ha emitido este año. El programa de facturación Cloud avisa de este error y lo evita, recomendándole que emplee los números de forma correlativa gracias al contador automático que incorpora.

Recibir la información de la facturación en cualquier momento y lugar

Cuando una empresa salta al Cloud, se libera de las ataduras de lo físico. En lo que respecta a la facturación es posible no solo crear facturas y cobros desde cualquier lugar, sino también consultar los datos de la facturación en cualquier momento. Estés donde estés.

El software de gestión de MN program no solo cuenta con programa de facturación Cloud, sino que dispone también de una herramienta Cuadros de Mando. De tal manera que se puede programar la generación de dashboards y tablas con los datos del programa de facturación que se desee saber.

La herramienta genera los informes automáticamente y los envía por correo electrónico a los usuarios que desean recibir la información.

Por ejemplo, el director de una clínica odontológica puede recibir en su correo electrónico los datos de los servicios facturados a lo largo del día. Primero, a las 13 h., para conocer la facturación de la mañana. Y, después, a las 22 h. para conocer el total diario.

Lo mismo se puede hacer con los cobros realizados e, incluso, se puede segmentar esta información por tipo de cobro (efectivo, tarjeta, domiciliación bancaria…). Las opciones son casi infinitas. Basta con disponer de un dispositivo con conexión a internet.

Gestionar la facturación sin estar en la oficina

Consultar los datos desde cualquier sitio tiene un gran valor a la hora de supervisar el devenir de un negocio y estar al tanto de su flujo de ingresos.

Pero el programa de facturación Cloud va más allá. Puesto que gracias a que los datos están en la nube es posible crear y enviar una factura o un cobro desde cualquier parte, sin necesidad de estar en la oficina.

Un profesional puede llevar consigo su portátil y acceder al programa de facturación a miles de kilómetros de distancia de las oficinas de su empresa.

La información está siempre a su alcance. No es necesario estar conectado al servidor de la empresa y estar físicamente en su sede.

Un comercial puede estar con un cliente y realizar un presupuesto e, incluso, generar una factura o un cobro.

Este beneficio ejemplifica a la perfección todo el potencial del salto al Cloud. La movilidad nunca ha sido más sencilla.

En definitiva, el programa de facturación Cloud de MN program se ha convertido en el mejor aliado que puede tener un negocio para optimizar su gestión económica, automatizar cientos de acciones, ahorrar tiempo y mejorar su capacidad de cobrar sus servicios de forma ágil.

Todo se ve mejor desde las alturas.

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