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10 cosas que tus comerciales deben saber para exprimir el software CRM

La formación de los comerciales en el uso del software CRM puede ser de gran utilidad

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Sostiene un viejo mantra de los negocios que los importante no es encontrar oportunidades. No. Lo importante es aprovecharlas. Aprender a explotarlas hasta convertir ese camino en el único camino. La idea, sobre el papel, parece más que interesante. Y bastante más asequible de lo que parece si las empresas se apoyan en la tecnología. Un software CRM, sin ir más lejos, puede convertirse en el mejor aliado de los comerciales de una compañía si se usa con criterio, conocimiento y constancia.

Formar a la red comercial de cualquier negocio en el uso del software CRM es uno de los grandes desafíos del momento. No hacerlo, en realidad, es perder una oportunidad única. Renunciar a beneficios como el ahorro de tiempo y dinero, generación de ventas, fidelización de clientes…

El potencial de esta solución en una era como la actual es difícilmente discutible. Y formar a los comerciales para que se habitúen a trabajar con esta herramienta es más asequible de lo que parece. Un software CRM como el de MN program, por ejemplo, es tan intuitivo como versátil.

Muy usable, que es como se definen hoy las tecnologías de última generación.
Este artículo repasa 10 utilidades y funcionalidad que todos los comerciales de una empresa deberían saber para transformar su día a día. Para extraer todo el valor añadido de su trabajo.

1) Comerciales y software CRM, control total

Que la información es poder es un mantra indiscutible. Ya nadie se atreve a dudarlo. Para un comercial, tener un control absoluto de todo lo que tiene que ver con su actividad y la de la empresa resulta un activo de incalculable valor. Eso es, precisamente, lo que le ofrece el software CRM.

Esta herramienta le permite al comercial conocer en todo momento cómo están sus tomas, dónde se acumula el cuello de botella de su día a día y dónde debe focalizarse para optimizar su rendimiento.

Un ejemplo. Los comerciales pueden remitir a diario numerosos presupuestos, pero si la proporción de conversiones es muy baja, quizás sea el momento de replantearse en qué se emplea el tiempo de trabajo. Con un software CRM, consultar este caudal de información es un proceso tan simple como veloz.

Y lo que es mejor. Permite afinar qué es lo que se le da mejor o peor a los comerciales o cuáles son sus oportunidades cualificadas. Esto es, dónde acierta o dónde falla. Un dato clave para estructurar con acierto la red comercial y concentrar a cada profesional allí donde resulta más rentable para la organización.

2) La imagen, a veces, sí lo es todo

La imagen de empresa es, cada vez más, un imperativo del mercado. Para aquellas firmas que comercializan bienes o servicios, un mandamiento al que no deberían renunciar. Los clientes ven con otros ojos a aquellas compañías que tienen una identidad corporativa fuerte, auténtica, homogénea… Y para conseguirlo, pocas cosas resultan tan útiles como un software CRM.

Utilizar esta herramienta para distribuir una imagen de empresa seria y coherente es un activo comercial que, en pura lógica, deben usar en primer término los propios comerciales. ¿Cómo? Utilizando las plantillas predefinidas con logos y textos creados previamente y alineados con la estrategia de ventas, la firma del correo electrónico…

En definitiva, todos esos pequeños detalles que, en el día a día, conforman un todo y que proyectan una imagen de marca alineada alrededor de una cultura. Formar a la red comercial en este tipo de acciones tan del día a día es además una tarea bien simple que le procura al conjunto de la empresa muchos beneficios.

Las ventajas para los comerciales asociadas al uso del software CRM son múltiples

3) El tiempo siempre es oro

Optimizar los tiempos de una fuerza de trabajo tan valiosa como son los comerciales es una tarea prioritaria. Y, en ese camino, pocas herramientas son tan agradecidas como un software CRM.

Los equipos de desarrollo y producto de MN program han realizado varios estudios sobre esta cuestión y los resultados admiten poco lugar a dudas. Las funcionalidades del programa permiten transformar en segundos tareas que sin un CRM llevan minutos.

Elaborar presupuestos, generar correos electrónicos automáticos, convertir documentos en pdfs… Hablamos de procesos que, al cabo del año, se multiplican por cientos o miles para el comercial.

Poder hacerlos en un solo clic no solo ahorra un tiempo extremadamente valioso, sino que permite a la red de comerciales focalizar su trabajo allí donde está su valor añadido. En la venta, por supuesto.

4) CRM: Comerciales siguiendo a comerciales

En Occidente, copiar está mal visto. En Oriente, es sin duda una virtud. Sea como fuere, quizás lo único que hemos hecho por estos lares es sustituir el término. Aquí no se copia. Aquí se aprende de los mejores. Y sí, efectivamente, si queremos que nuestros comerciales aprendan de los mejores nada más inteligente que beber de ese ingente caudal de datos que ofrece el software CRM.

El programa es un fascinante espejo que proyecta las buenas y las malas prácticas. Una suerte de faro que la fuerza comercial de las empresas debería aprender a usar en su día a día para identificar las mejores prácticas, aquellas que tienen mejores resultados o que reciben el aplauso diario de los clientes por la vía de la compra o la contratación.

Un software CRM te permite aprender de los mejores. Saber qué funciona y por qué. En definitiva, ofrece un gran potencial para crear cada día mejores comerciales. El sueño de cualquier empresa y de cualquier profesional, ¿no creen?

5) Sin clientes no hay paraíso

No hay empresas sin clientes. La ecuación es simple. Por eso entenderlos y cuidarlos es una labor diaria que exige método y dedicación. Un camino que a los comerciales les facilita de forma exponencial un software CRM.

¿Por qué? Principalmente, porque en el caso del programa de MN es posible consultar y gestionar todo el expediente de una forma centralizada. Esta opción no solo permite ahorrar tiempos a la hora de hacer gestiones con el cliente (enviar presupuestos, recordatorios, documentación…), sino sobre todo prestar un servicio eficaz y ágil.

El sueño de cualquier cliente. Y el objetivo de todo comercial.

6) Todo un mundo en el bolsillo

En esta era, el reto de la información no solo tiene que ver con el volumen. Con la densidad de la consulta. También importa la accesibilidad. La capacidad de disponer de los datos en todo momento y desde cualquier lugar. Y en esta cruzada MN program ha hecho a lo largo de los últimos años un esfuerzo notable.

El software CRM que hemos desarrollado permite a los comerciales acceder a toda su información desde cualquier dispositivo conectado: smartphones, tablets… Agenda, oportunidades o fichas de clientes, por citar solo algunos ejemplos, estarán siempre a disposición de la red de comerciales allí donde estén.

Una derivada de suma importancia por cuanto no son pocos los comerciales que a diario realizan su trabajo fuera de las oficinas de la empresa.

7) En bloque todo es más fácil

La vocación de un software CRM como el nuestro es una: simplificar procesos y hacerlo todo más fácil. Más optimizado. Por tanto, más rentable. Pocos procesos son tan valiosos para los comerciales como la posibilidad de realizar acciones en bloque.

Envío de presupuestos, wasaps o mails en bloque para explorar oportunidades de venta, todos ellos personalizados además gracias a las macros desarrolladas por nuestros equipos… Las posibilidades del programa son tantas y tan versátiles que cualquier empresa debería ser muy proactiva en la formación de sus comerciales para exprimir al máximo el CRM.

Cada una de estas automatizaciones, además, abunda en esa derivada ya explicada previamente que es la del ahorro de tiempo. Un ítem fabuloso para concentrar a los comerciales en las tareas en las que se halla el valor añadido de su actividad.

8) A la caza de la venta

En esa senda para aprovechar todo lo que un software CRM le puede ofrecer a los comerciales, hay algunas funcionalidades que son especialmente críticas. Monitorizar todo lo que tiene que ver con las oportunidades y los negocios ya cerrados es una de esas piezas que parece muy razonable cuidar.

El trabajo de los comerciales no concluye cuando se envía el presupuesto. Al contrario, seguramente ese es solo el punto de partida. Realizar un seguimiento de lo que ha pasado con esa oferta, e incluso rastrear lo ocurrido en la fase de posventa, convierte al comercial en un activo de mucho mayor valor para la empresa.

El CRM permite al comercial hacer seguimiento por etapa, contraofertas… Es decir, trazar una hoja de ruta muy precisa para concretar la venta y, de paso, fidelizar al cliente al prestar un servicio altamente eficiente y profesional.

9) Caliente, caliente… El ritmo de la venta

Las ventas tienen sus ritmos. No todas son iguales, cierto, pero hay algunas que son un ejercicio de oportunidad. De explotación de una pulsión. Ser ágil y eficaz en esos casos es la clave de bóveda del éxito. La diferencia entre el éxito o el fracaso.

Y el software CRM puede ser de enorme utilidad en estos casos. Su solución de firma digital (MN Sign) dinamiza la aceptación de presupuestos y todos esos tediosos procesos que a veces surgen en la contratación de determinados servicios.
Con esta herramienta, el cliente solo tiene que pulsar un botón y aceptar el presupuesto, con lo que la capacidad de cerrar operaciones del comercial se ve claramente ampliada.

MN program ha desarrollado incluso una solución dentro del CRM que permite firmar ese contrato a más de una persona en caso de que sea necesario, lo cual resulta muy útil en determinadas situaciones. Y no solo eso, sino que una vez rubricado el documento, cada parte recibirá una copia en su mail de forma totalmente automatizada.

10) Adorando al formulario…

La última de las aplicaciones del software CRM que todos los comerciales de una empresa deberían manejar con soltura son los formularios. Por la comodidad que ofrecen, también por su aportación para mantener actualizada algo tan valioso como la base de datos de la empresa.

Con los formularios web, por ejemplo, se puede enviar al cliente link para que nos facilite o actualice aquellos datos que sean necesarios. El proceso es ágil y muy intuitivo, economiza muchos errores y es además totalmente personalizable.

Y es que el CRM de MN program permite elegir los campos a cubrir, definir cuáles han de ser obligatorios y cuáles opcionales… Incluso el idioma en el que se quiere remitir el formulario al cliente. A saber, un traje a la medida de las necesidades de la empresa.

Así es nuestro software CRM. La niña bonita que todo comercial debería querer…

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