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10 ventajas de usar un software de gestión

Las ventajas de usar un software de gestión redundan en un incremento de los beneficios

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Cuando el pueblo mesopotámico inventó el arado transformó para siempre la forma de cultivar y la importancia de la agricultura en la supervivencia del ser humano. A lo largo de los siglos, el arado se ha ido perfeccionando e incorporando las múltiples mejoras tecnológicas que se han producido. Los arados actuales son herramientas de extraordinario valor que ayudan a las personas a cultivar más en menos tiempo. El software de gestión es, en gran medida, como un arado. Puesto que ayuda a los negocios a ahorrar tiempo y aumentar la rentabilidad de lo que semientan: sus servicios y/o productos. Para sacarle el máximo partido es fundamental tener en cuenta 10 ventajas de usar un software de gestión que pueden transformar el funcionamiento de cualquier negocio.

Automatizar tareas, incrementar la productividad o mejorar el servicio y la atención a los clientes son solo algunas de las ventajas de usar un software de gestión. Hoy vamos a explorar diez beneficios clave asociados a una solución diseñada para facilitar el trabajo de las empresas y autónomos e incrementar sus beneficios económicos.

Ahorrar tiempo

La primera de las ventajas de usar un software de gestión es, sin duda alguna, el ahorro de tiempo. A lo largo de una jornada laboral, los trabajadores de una empresa que cuenta con un software de gestión integral como el de MN program pueden ahorrarse una gran cantidad de minutos en tareas improductivas.

Por ejemplo, enviar un correo a un cliente si no se cuenta con un software de gestión puede conllevar bastantes minutos para redactarlo, adjuntar la documentación, entrar en el gestor de correo y buscar los datos del cliente en la base de datos. Con un software de gestión, en cambio, esta tarea se puede llevar a cabo desde la ficha del cliente, en un par de clics y en cuestión de segundos.

El ahorro de tiempo en tareas administrativas es innegable y permite a los profesionales invertir su valioso tiempo en acciones que sí requieran que desplieguen su talento y conocimientos.

Automatizar tareas burocráticas

En gran medida, el software de gestión permite ahorrar tiempo a los trabajadores y a las empresas porque automatiza y robotiza tareas burocráticas y procesos en los que no entra en juego el talento humano.

La posibilidad de contar con atajos para realizar acciones en pocos pasos no es una cuestión menor en el día a día. Y no solo repercute en un ahorro de tiempo, sino que evita la frustración que produce en muchos profesionales la realización de acciones burocráticas. ¿Quién no ha pensado alguna vez que está perdiendo el tiempo cuando realiza una acción puramente mecánica? La robotización tiene por objetivo liberarnos de este tipo de obligaciones.

Aumentar la productividad

¿Cuál es la consecuencia directa de que los trabajadores queden liberados de tareas administrativas? Que aumenta su productividad, puesto que dedican más tiempo a realizar actividades y trabajar en proyectos de gran valor añadido para la compañía.

La productividad es una de las cuestiones capitales de nuestro tiempo. Los extraordinarios avances tecnológicos que se han implementado en las últimas décadas están permitiendo a los trabajadores ser cada vez más productivos. El software de gestión es, sin duda alguna, una de esas soluciones que ha venido para revolucionar la productividad de los profesionales.

Un buen trabajador no es aquel que calienta la silla y hace muchas horas extra, sino el que puede exprimir cada minuto de su valioso tiempo y generar riqueza. El software de gestión es una herramienta al servicio de esto último. No solo porque reduce tareas administrativas, robotiza procesos y ahorra tiempo, sino también porque reporta un inmenso caudal de información de manera estructurada y sintética. Cada profesional puede obtener todos los datos que necesita en cuestión de segundos y centrarse en sacarles el máximo partido para enriquecer su trabajo.

Aumentar la productividad es una de las ventajas de usar un software de gestión empresarial

Optimizar los tiempos de respuesta

La información es, precisamente, el elemento central de una de las ventajas de usar un software de gestión más importantes de cara a los clientes: optimizar los tiempos de respuesta. ¿Qué quiere decir esto?

Si una empresa emplea un software de gestión tiene toda la información relevante sobre su negocio y sus clientes en la misma base de datos y perfectamente estructurada. De tal manera que si un cliente, un proveedor o un trabajador de la organización necesitan información, los datos se pueden obtener con suma facilidad y rapidez.

Reducir los tiempos de obtención de los datos agiliza la forma de trabajar, incrementa la productividad y mejora la relación con proveedores y, sobre todo, con clientes.

Mejorar el servicio que se presta a los clientes

Precisamente, una de las grandes ventajas de usar un software de gestión es que el servicio y la atención al cliente se pueden prestar con sumo éxito teniendo que invertir menos recursos humanos y económicos.

Un software de gestión integral es una puerta abierta al alma de los clientes de un negocio. Almacena, sistematiza y presenta de forma visual toda la información sobre los clientes. Desde sus datos personales hasta su historial de compra, pasando por las diferentes comunicaciones que se establecen entre el negocio y sus consumidores.

Gracias a este programa es posible saber con precisión qué necesidades y gustos tiene cada cliente y, además, resulta mucho más sencillo resolver cualquier incidencia o acompañar al cliente en todo aquello que precise.

Conocer a los clientes es una misión básica de cualquier negocio, porque a través del conocimiento se puede optimizar al máximo la estrategia comercial, redirigir el negocio hacia las áreas de interés de sus clientes reales y potenciales y prestar los mejores servicios.

Captar y fidelizar a clientes

Habida cuenta de lo que venimos de explorar, parece evidente que el software de gestión es una herramienta fundamental a la hora de captar nuevos clientes y fidelizar a los ya existentes.

Gracias a este programa no solo puedes conocer a los clientes y a los potenciales, sino que, además, puedes gestionar de forma óptima tu comunicación con ellos, amoldándote a sus características y personalizando la relación.

Información y comunicación se unen para facilitar a los negocios la compleja y crucial tarea de conquistar a sus clientes.

El software de gestión ayuda a las empresas a diseñar campañas comerciales que se ajusten a los deseos de los clientes, de cara a fidelizarlos, y a los intereses de los potenciales, para atraerlos y conseguir que contraten los servicios que las empresas ofrecen.

Gestionar la información de forma más ágil y eficiente

La información no solo es relevante en términos estrictamente comerciales. En cualquier empresa hay miles de datos que no están relacionados directamente con los esfuerzos por conseguir incrementar las ventas o con la gestión de los clientes. Información económica, organizativa, operativa… Una de las ventajas de usar un software de gestión es, precisamente, poder gestionar la información interna de manera ágil y eficiente.

Todos los profesionales tienen acceso a la misma base de datos y pueden consultar la información que necesiten para realizar sus tareas en tiempo real. Se evitan incoherencias y se facilita la comunicación entre diferentes profesionales y entre las diversas áreas que componen una empresa.

Con ello se logra, además, generar sinergias a nivel interno, pero también a nivel externo. Por ejemplo, si una academia de formación contrata a un profesor autónomo para dar un curso, puede compartir información con éste para agilizar la puesta en marcha del curso y mejorar la operatividad del mismo.

Medir y analizar el comportamiento de clientes, proveedores y trabajadores

Un software de gestión como el de MN program no solo nos ofrece una radiografía precisa de los clientes de un negocio, sino también de sus trabajadores y proveedores.

Así, con esta solución es posible medir, por ejemplo, los servicios más reclamados por los clientes, los más consumidos y los más rentables para el negocio. Pero también se puede medir el desempeño de los profesionales de la empresa: cuántos trabajos realizan, qué comercial vende más, qué tipo de tareas llevan a cabo, en qué consumen su tiempo… Y de los proveedores: puedes compararlos, analizar cuál resulta más rentable y observar quién se ajusta más a los tiempos acordados.

Todo ello redunda en una de las ventajas de usar un software de gestión más interesantes: la posibilidad de tomar decisiones empresariales basándose en los datos y no en la intuición.

Reducir costes

Las diversas ventajas de usar un software de gestión que hemos ido analizando a lo largo del artículo, nos conducen a una cuestión capital para cualquier empresa: la reducción de costes.

Un software de gestión completo como el de MN program no solo permite afinar la estrategia comercial y aumentar las ventas y, por lo tanto, los ingresos, sino que también contribuye a reducir los costes operativos de una empresa o autónomo. ¿Cómo?

La eliminación de tareas improductivas aumenta la eficiencia de los empleados de tal forma que pueden sacar adelante más acciones productivas en el mismo tiempo.

Asimismo, al facilitar toda la gestión de un negocio, este tipo de programa permite ajustar los costes que conlleva dicha gestión.

Si todo esto fuese poco, todo el caudal informativo que almacena el software de gestión es fundamental a la hora de evaluar los costes y observar cuáles se pueden reducir sin afectar a los servicios de la empresa. Por ejemplo, como indicamos antes, con el software de gestión se puede analizar y comparar a los proveedores y decantarse por aquellos que presenten las mejores ofertas.

Incrementar la rentabilidad

A la luz de todas estas ventajas de usar un software de gestión, podemos concluir que esta solución ayuda a los negocios a aumentar su rentabilidad. Al fin y al cabo, si una empresa es más productiva, aumenta sus ventas e ingresos, reduce tiempos administrativos y ajusta su estructura de costes lo que logrará es un claro incremento de la rentabilidad.

Los proyectos empresariales tienen numerosos objetivos, pero la piedra angular de todos ellos es resultar rentables. Solo así pueden sobrevivir en un mercado cada día más competitivo y consolidarse con el paso del tiempo.

El software de gestión no sirve solo para llevar a cabo de forma más sencilla y ágil la ardua tarea de gestionar un negocio, sino que puede convertirse en un activo de gran importancia para aumentar la rentabilidad e incrementar los beneficios.

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