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Descubre las 15 grandes novedades de nuestro software de gestión

La nueva versión de nuestro software de gestión integral incorpora 15 grandes novedades

Índice de contenidos

Como reza la icónica canción de Queen: The Show Must Go On. Tras las novedades de inicio de año, el equipo de producto y desarrollo de MN program acaba de implementar una nueva actualización del software de gestión, la 22.04. Esta versión incorpora más de 400 nuevas tareas, entre las que podemos destacar 15 grandes novedades que van ayudar a las empresas y a los autónomos a trabajar mejor y a obtener mayores beneficios.

Esta nueva versión es fruto del trabajo de los profesionales de MN program y del esfuerzo por dar respuesta a las necesidades y sugerencias de los negocios con los que trabajamos. La mejor manera de seguir optimizando nuestro software de gestión integral es escuchando a las personas que lo usan día a día.

La innovación tecnológica y la atención al cliente son dos de nuestras señas de identidad y pilares fundamentales para prestar los mejores servicios.

A continuación, vamos a desgranar las 15 grandes novedades a las que ya pueden sacarle el máximo partido los usuarios de nuestras soluciones.

Autenticación en dos pasos para acceder a la aplicación Cloud

La seguridad es un principio irrenunciable para cualquier negocio. Lo era en el pasado y lo es, aún más, en la actualidad. Tras implementar la autenticación multifactor en el email, ahora se ha puesto en marcha la autenticación en dos pasos para acceder a la aplicación Cloud de MN program.

Así, cualquier persona que acceda al software en su versión Cloud, tendrá que proporcionar:

  • Nombre de usuario.
  • Contraseña.
  • Un código que el sistema le enviará al correo electrónico que haya establecido.

De esta forma se verifica que la persona que intenta entrar en el sistema es quien dice ser.

¿Es necesario realizar la doble autenticación cada vez que se entre al programa? No. El usuario puede establecer dentro del software qué dispositivos son de su confianza. Así, por ejemplo, puede indicar que el ordenador de su puesto de trabajo tiene plenas garantías de seguridad, con lo cual, el sistema no pedirá que se realice la doble autenticación en dicho dispositivo.

En cambio, si accede al programa desde un dispositivo distinto, por ejemplo, el ordenador de un compañero, sí se requerirá la doble autenticación. De esta forma, se conjugan seguridad y agilidad.

Para facilitar el control de la seguridad en el acceso, el software incorpora un panel en el que se pueden ver qué personas tienen activada la doble autenticación, así como gestionar qué equipos son de confianza. Esta funcionalidad está presente tanto en el Cloud como en la versión web del programa.

Finalmente, si un usuario ha sufrido un ataque y alguien ha logrado cambiar su contraseña, el sistema puede determinar que automáticamente todos sus equipos dejan de ser de su confianza, exigiendo la doble autenticación y evitando el acceso del atacante.

Ruta | En el menú del programa > Seguridad > Gestión de accesos > Verificación en dos pasos

Las 15 grandes novedades van desde el email hasta Cuadros de Mando

Control eficiente del stock

Una de las 15 grandes novedades introducidas en la última versión del software está centrada en la gestión del stock de los negocios. Se han introducido cambios en la gestión de la base de datos de artículos y del stock. De tal forma que, a partir de ahora, se puede llevar un control exhaustivo de todo el stock con el que se cuenta: por lote, por artículo, por almacén…

Una auténtica revolución en la gestión eficiente de los productos de una empresa. En todo momento se puede saber con precisión qué artículos están en el almacén y donde se encuentran. El control del stock es una cuestión estratégica para todo negocio, dada su relevancia a la hora de tomar decisiones y por su impacto en la optimización de la estructura de costes.

Ruta | En el menú del programa > Planificación > Artículos y Movimientos de Stock

Traspaso parcial de las unidades de los pedidos

En un mundo ideal, cuando un negocio hace un pedido, el proveedor le facilita todas las unidades del producto que ha comprado en un único envío. En la realidad sucede que los productos llegan, a menudo, en varios envíos o lotes.

Hasta esta actualización, el software no podía registrar que los pedidos habían llegado de manera parcial. A partir de ahora, el programa puede mostrar a los usuarios cuántas unidades de cada producto se han comprado, cuántas han llegado y cuántas faltan, asociadas a un albarán.

Así, las empresas y autónomos pueden llevar a cabo un control exhaustivo de los productos que compran, evitando malentendidos o que, al final, no acaben recibiendo todas las unidades que han pedido, con el coste que ello supone.

Además, si se puede controlar eficientemente los albaranes y el estado de los pedidos, también se facilita la tarea de comunicación con el proveedor. De tal forma que el negocio pueda obtener la totalidad de lo que ha comprado en el menor plazo de tiempo posible.

Ruta | En Compras > Opciones > Facturar parcialmente

Optimización de los recursos

Las 15 grandes novedades de nuestro software de gestión integral son altamente valiosas, pero, desde luego, ésta es una de las que tiene más potencial para transformar el funcionamiento y las cuentas de un negocio. Porque, al fin y al cabo, la gestión de los recursos es un elemento central de cualquier empresa, sin importar su tamaño, ni su actividad económica.

El software cuenta con un módulo de recursos. En éste ya se podía llevar a cabo un control de las salas que tiene un negocio a su disposición. Así, por ejemplo, una academia de formación puede saber con exactitud cuántas de sus clases están ocupadas a una hora y en un día determinado. Ello le permitiría poder poner en marcha otro grupo de estudio o alquilar la sala durante las horas en las que esté vacía.

A partir de ahora, además, los negocios pueden controlar el uso de sus máquinas. Esta funcionalidad es de gran valor, sobre todo, para aquellas empresas en las que los dispositivos tecnológicos costosos son fundamentales, como las clínicas médicas.

Por ejemplo, los administradores de un hospital pueden saber con exactitud qué horas a lo largo del mes no se emplea la máquina de resonancia y programa citas para dichas horas.

De esta forma, la optimización de los recursos termina por optimizar, a su vez, la agenda del negocio. Sacándole el máximo partido a sus activos para conseguir aumentar los ingresos y los beneficios.

Además, es muy fácil llevar a cabo esta tarea. Puesto que el programa ofrece a los usuarios un diagrama de Gantt, en el que se puede ver de forma visual e intuitiva cuándo está ocupado un espacio o una máquina y cuándo no.

Ruta | Planificación > Recursos (se activa en Configuraciones Generales > Otros Módulos > Mostrar Módulo de Recursos)

Agilización de los envíos a varios destinatarios

Dejando atrás la gestión de los recursos propios, vamos a entrar en otro elemento clave de cualquier negocio: la comunicación. Antes de la versión 22.04, cuando se quería enviar desde la ficha de un cliente un correo electrónico o un WhatsApp, solo se le podía enviar a la dirección principal del cliente.

De tal forma que, si se deseaba enviar el mismo mensaje a otros usuarios, había que salir de la ficha para buscar las direcciones o teléfonos. Ahora se puede desplegar un listado de personas relacionadas con la entidad y enviárselo a quien se desee.

Veámoslo mejor con un ejemplo.

Un despacho de abogados quiere informar de una determinada acción dentro de un proceso a su cliente, pero también a la parte contraria y al abogado de ésta. Solo tiene que desplegar los contactos relacionados con el cliente en su ficha y podrá enviar el correo electrónico a los tres actores. De esta forma, se ahorrará mucho tiempo administrativo improductivo y se agilizarán las comunicaciones entre el negocio y sus clientes.

Ruta | Botón correo o whatsapp de las fichas o historial

Campañas de mailing: envía la información de forma automática, ágil y a quién quieras

Las campañas de mailing son una herramienta muy valiosa hoy en día. Tanto en términos comerciales como en lo que respecta a la gestión de los clientes. Por ello, el conjunto de mejoras que se han desarrollado en torno a esta funcionalidad es una de las 15 grandes novedades de esta versión más importantes. Las implementaciones realizadas optimizan múltiples aspectos de las campañas de mailing.

Distinguir con facilidad el estado de las campañas

Tras la última actualización del software, se ha clarificado la visualización de las diferentes campañas de un negocio. De tal forma que resulta fácil e intuitivo ver qué campañas han sido lanzadas y cuáles aún no.

Así se puede llevar a cabo un control exhaustivo de las campañas, sin tener que invertir grandes cantidades de tiempo en ello. A la vez que se evita que alguna campaña quede sin enviar y, por lo tanto, los clientes no tengan acceso a la información o documentación que el correo incorporaba.

Automatizar el envío periódico de información y documentación

La herramienta es extremadamente útil porque el envió de las campañas se puede automatizar y programar de forma periódica. Por ejemplo, una asesoría puede enviar a sus clientes un correo electrónico de forma automática que incorpore todas las facturas que les han sido emitidas a lo largo del último mes.

De esta forma se agilizan los cobros y se optimiza la comunicación negocio-cliente. Pero, además, dicha asesoría también puede emplear las campañas mailing para informar a todos sus clientes de que comienza el periodo para presentar el modelo 303 (pago trimestral del IVA) y necesita que estos les hagan llegar todas las facturas que han emitido para poder llevar a cabo la gestión tributaria.

En este sentido, hasta el momento, la asesoría tenía que generar un correo por cada obligación tributaria. En cambio, a partir de ahora, se pueden agrupar en el correo informativo todas las obligaciones tributarias a las que tiene que hacer frente el cliente y que el negocio va a presentar por él. Con ello, la herramienta se vuelve aún más operativa y facilita sobre manera la labor de las asesorías, pero también de otro tipo de negocios que se pueden beneficiar de la agrupación de información.

Asimismo, se puede automatizar, también, el envío de un correo electrónico para informar a los clientes de todos los documentos que se han puesto a su disposición en la Oficina Virtual en un determinado periodo de tiempo. De esta forma se logra fomentar esta herramienta y se agilizan múltiples procesos, desde la obtención de documentación, hasta la toma de decisiones sobre, por ejemplo, un determinado proyecto de construcción de una casa que un particular ha encargado a un estudio de arquitectura.

Personas de contacto y grupos emailer

Hasta esta nueva versión, las campañas de mailing solo podían ir dirigidas a los clientes, es decir, a la dirección de la empresa o consumidor. En el caso de que el cliente fuera una persona física, no había mayor problema. Pero muchos negocios tienen como clientes a otras empresas. En este caso, enviar la campaña a la dirección genérica no solo no resultaba operativo, sino que dificultaba que la información llegara a su destinatario.

Pues bien, ahora se pueden enviar las campañas de mailing a diferentes contactos dentro de una empresa. De tal forma que se puede discriminar dentro de dichos contactos formando grupos emailer. Retomemos el ejemplo anterior para observarlo mejor.

La asesoría de la hablábamos antes mandó una campaña de mailing a sus clientes con las facturas que debían pagarles. Y otra, para informarles de sus obligaciones tributarias. Pues bien, en el caso de una empresa, lo óptimo sería que el correo llegara directamente al profesional al cargo de la contabilidad y, el segundo, al que se ocupa de la fiscalidad y el pago de los impuestos.

Nuestro software de gestión permite realizar una óptima discriminación de los contactos, en función de los objetivos de la campaña de mailing. Un enorme salto a nivel de gestión y comunicación que destaca dentro de las 15 grandes novedades que trae consigo la nueva versión.

Incorporar más información

A mayores, se puede incorporar más información a las campañas de mailing. Puesto que el equipo de desarrollo y producto de MN program ha aumentado las macros de las plantillas de correo para que los negocios puedan incrementar la cantidad de información que suministran a sus clientes.

Como ya hemos dicho en más de una ocasión, un cliente bien informado es un cliente contento y, en términos empresariales, más fácil de fidelizar.

Ruta | Emailer > Emailer

El correo electrónico es una herramienta muy eficiente para gestionar a los clientes

Facturación electrónica: generar los ficheros XML y subirlos en bloque a la AEAT

La facturación electrónica ya es una realidad. Por eso, nuestro programa de facturación está siendo optimizado para sacarle el máximo partido y convertirla en un activo valioso para cualquier negocio. Tras la última actualización del software, se pueden generar automáticamente los ficheros XML que hay que subir a la plataforma de la Agencia Tributaria. Además, estos ficheros se vinculan automáticamente con las facturas. De tal forma que se pueden subir a la AEAT, pero también facilitar a los clientes.

A mayores, los ficheros XML se pueden gestionar en bloque. Lo que ahorra una gran cantidad de tiempo, ya que en un minuto puedes proporcionar toda la información de tu facturación a Hacienda.

Ruta | Facturación Emitida

Facturación a diferentes CIF: gestión integral de varios profesionales

Sin salirnos del área de facturación, tan importante para todos los negocios, ahora se puede facturar a diferentes CIF dentro de una única ficha de cliente. Una optimización de gran utilidad, sobre todo, para centros de formación en los que trabajan varios profesores autónomos, cooperativas de profesionales, estudios de arquitectura que agrupan a diversos freelance o clínicas en las que ejercen su actividad médicos independientes.

Buceemos en el funcionamiento de esta funcionalidad a través de un ejemplo. Una clínica médica en la que trabajan cuatro profesionales puede emitir facturas con los CIF que corresponden a cada uno de ellos en función de quién realizó la consulta o la intervención.

¿Qué se logra con esto? Que a través de un único CRM se pueda realizar la gestión integral de varios profesionales. Puesto que todos ellos comparten la misma base de datos y la misma facturación, pero, además, ésta se puede extraer por separado. Así se facilita, por un lado, que los profesionales cumplan con sus obligaciones tributarias y tengan un control permanente de sus propias cuentas. Y, por otro, se agiliza el cálculo y cobro de las comisiones de la empresa que los acoge. Ya sea una clínica, como en el ejemplo, una compañía de procuradores o un estudio de ingeniería.

Ruta | En cualquier factura emitida/recibida hay un nuevo campo emisor (Se activa en Configuraciones Generales > Facturación > Nuevo checkbox > Permitir facturar con diferentes CIFs desde una misma empresa)

Varios pagos, un único asiento

Todos hemos oído alguna vez el famoso dicho popular «cada maestrillo tiene su librillo». En el caso de los libros contables, acierta de lleno. Cada negocio realiza la contabilidad adaptando su sistema a las necesidades y particularidades de la empresa o autónomo.

Por ello, el equipo de MN program ha incorporado al software de gestión una mejora que había sido muy demandada por los negocios: la posibilidad de registrar varios pagos en un único asiento contable en el diario.

Así, por ejemplo, si un negocio le paga a su proveedor un servicio en tres facturas diferentes, una al inicio, otra a mitad del proceso y una tercera al finalizarlo, puede agrupar los tres pagos en un único asiento. De esta forma cada empresa sistematiza su contabilidad a su gusto.

Ruta | Facturación > Facturación Recibida > Pagos > Selección múltiple > Enviar a diario

Supervisión de la gestión económica de los proveedores

Para terminar con el apartado económico, cabe destacar, dentro de las 15 grandes novedades de nuestro software de gestión, una mejora que se ha implementado en las fichas de los proveedores del negocio: el apartado económico.

Dentro de la ficha de cada proveedor se pueden consultar todas sus facturas, así como todos los pagos que se le han efectuado. Ello facilita sobre manera la gestión económica de los proveedores. Puesto que antes era necesario ir al módulo de facturación y filtrar las facturas en función de cada proveedor.

En cambio, ahora, se puede realizar un control económico de cada uno de ellos sin salir de sus fichas. Una sistematización que ayuda a reducir tiempos administrativos y llevar una supervisión eficiente de la relación entre los negocios y sus proveedores.

Ruta | Proveedores > Económico

Con las 15 grandes novedades de nuestro software se puede mejorar la productividad y la comunicación

Time Report: introduce tiempos y costes en una única ventana

La solución Time Report es una aliada excelente para incrementar la productividad dentro de cualquier negocio. Y, tras las nuevas mejoras incorporadas, su nivel de usabilidad será aún mayor. Antes, los profesionales tenían que introducir, por un lado, las horas que le dedicaban a cada cliente y, por otro, los costes asociados a dicha actividad, como dietas o kilometraje, en el caso de que tuvieran que desplazarse.

A partir de ahora, los datos horarios y los costes se introducen en una única ventana. Lo cual resulta más práctico, más visual y más ágil. Una vez introducida esta información, el programa automatiza, como hasta ahora, el cálculo de los costes generados por cada cliente, contando, obviamente, con el salario de los profesionales que han realizado los trabajos.

Ruta | Time Report > Pestaña TimeSheet > Alta > Alta tiempo y gasto

Campo dirección en las tareas: saber a dónde ir y con quién contactar

Todo aquel, que haya trabajado alguna vez en el sector servicios y haya tenido que acudir a un domicilio o una empresa a efectuar su actividad, sabe el tiempo que se pierde, absurdamente, buscando la dirección a la que hay que dirigirse.

De ahí que en la versión 22.04 de nuestro software de gestión se haya incorporado, dentro del módulo de tareas, un nuevo campo: Dirección. De esta forma, los profesionales que vayan a prestar un servicio pueden saber de forma rápida, sencilla y sistematizada dónde van a encontrar la información sobre la dirección a la que deben acudir y el nombre de la persona que los va a atender.

Con esta mejora, que puede parecer menor, los negocios lograrán reducir tiempos improductivos y facilitar las tareas que deben llevar a cabo sus profesionales. Si, además, el trabajador tiene que hacer varias visitas, este campo le ayudará a planificar mucho mejor su ruta. Y tener claro en todo momento y en un simple vistazo a donde debe acudir.

Ruta | En cualquier tarea > rueda de configuración > Configuraciones Iniciales > Campos

Clasificación personalizada de archivos y carpetas

Cada profesional y cada negocio tienen su propio sistema para organizar sus documentos. El software de MN program está pensado para ayudarles en dicha tarea, por lo que la capacidad de personalizar la organización es un elemento importante.

De ahí que se haya incorporado una funcionalidad que facilita dicha personalización. Ahora los usuarios podrán clasificar los archivos y las carpetas como deseen y ordenarlos a su gusto, de cara a identificar visualmente los documentos de una forma más sencilla y rápida.

Así, no solo se aumenta la autonomía de los usuarios en el manejo y aprovechamiento del programa, sino que, además, se contribuye a agilizar los trámites y a reducir los tiempos no productivos.

Ruta | En cualquier ficha > adjuntos > botón derecho en la carpeta Todos > Organizar

Almacenamiento de la documentación al enviarla

Esta novedad va en la misma línea que la anterior: facilitar la gestión de la información de los negocios. Tras la última actualización, toda la documentación que se envíe a través del software y que no esté registrada en éste, quedará almacenada automáticamente.

Así, los negocios no tendrán que gestionar a posteriori el almacenamiento documental, sino que éste continuará centralizado en el software, hallándose todos los documentos guardados en el sistema.

Ruta | Correo > Añadir adjunto

Impresión de informes en Cuadros de Mando

Llegamos al final de este recorrido por las 15 grandes novedades de nuestro software de gestión integral. Nuestra última parada es la solución Cuadros de Mando, una aliada para analizar el funcionamiento de las áreas de negocio.

En alguna ocasión hemos destacado la posibilidad de enviar, automáticamente, informes a través del correo con la información que se desee y a las personas que necesitan tener dichos datos. Pues bien, nuestro equipo ha implementado una nueva mejora: los informes no solo se pueden enviar, también se pueden imprimir de forma automática.

Así, se pueden tener dentro del programa documentos con los informes que se programen. De tal forma que, por una parte, se podrán consultar todos los documentos. Y, por otra, los usuarios podrán ver los informes también a través de la versión web.

A mayores, se ha simplificado la configuración del software Cuadros de Mando, haciéndola más visual e intuitiva para facilitar que los negocios puedan exprimir todo su potencial. Asimismo, ahora se pueden modificar y configurar plantillas de informes en menos clics. De tal forma que se puede variar una plantilla en cuestión de segundos. Lo cual agiliza en gran medida el diseño de los dashboards.

Ruta | Cuadros de Mando > Informes (se activan en Cuadros de Mando > Configuraciones > General)

En definitiva, estas 15 grandes novedades de nuestro software de gestión, nacen del esfuerzo de nuestro equipo de profesionales y de las valiosas sugerencias de los negocios con los que trabajamos. Y sus objetivos son:

  • Facilitar el trabajo de los negocios.
  • Optimizar al máximo el uso de sus recursos.
  • Reducir los tiempos improductivos.
  • Contribuir a la consecución de mayores beneficios.

Una etapa más en un proyecto que mira hacia el futuro. En breves, os contaremos en qué nuevas mejoras estamos trabajando ya.

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