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8 ventajas de usar Acceso Clientes

Usar Acceso Clientes agiliza el trabajo de los negocios

La Oficina Virtual de MN program permite que los trabajadores de un negocio se puedan conectar al software de gestión desde cualquier lugar y en cualquier momento. Lo cual facilita la movilidad y el teletrabajo. Pero, también, se pone a disposición de los negocios y, sobre todo, de sus clientes un portal al que estos pueden acceder y ver toda la información relacionada con ellos: Acceso Clientes.

La digitalización de los negocios es uno de los temas más relevantes de los últimos años. A la vez un reto y una oportunidad, que ha conllevado, incluso, que el estado haya puesto en marcha el Kit Digital para apoyar a las empresas en el tránsito desde lo analógico a lo digital. Automatización de tareas no productivas, agilización de los procesos, facilitación del trabajo diario… Todas estas cuestiones son absolutamente relevantes para ayudar a negocios y trabajadores en su día a día. Pero… ¿qué pasa con los clientes? ¿cómo les afecta a ellos la digitalización?

Hay beneficios muy obvios, como por ejemplo los asociados a los ecommerce, que permiten comprar desde el salón de casa. Los avances en tecnologías punteras como la realidad aumentada, también están contribuyendo a mejorar la experiencia de compra de los consumidores. Pero, más allá de estas cuestiones, la digitalización sirve para aumentar la autonomía y el nivel de información de los clientes. De ahí que soluciones como Acceso Clientes sean tan relevantes.

En este artículo vamos a explorar 8 ventajas que pueden disfrutar tanto un negocio como sus clientes, si estos les sacan partido a todas las funcionalidades de Acceso Clientes, un portal que les permite entrar con su propio usuario y consultar toda la información relativa a su expediente.

1. Ahorro de llamadas y tiempos administrativos

¿Quién no ha llamado alguna vez al servicio de atención al cliente y ha tenido que esperar para que lo atiendan? En algunas ocasiones, el personal se ve sobrepasado por la cantidad de llamadas que recibe. Por ello, los negocios intentan optimizar al máximo su trabajo y su sistema de comunicación para evitar estas situaciones, que perjudican tanto al cliente como al negocio.

El portal de Acceso Clientes es una herramienta sensacional para reducir muchas llamadas. Es lógico que un cliente desee obtener información relativa a los trabajos o servicios que le está prestando un negocio. Por ejemplo, una persona que le ha contratado a un estudio de arquitectura el diseño de una reforma de su casa, así como los trámites legales como la concesión del permiso de obra. Como no sabe en qué fase se encuentra el proyecto, decide llamar al estudio para que le informen. Si éste tuviera a su disposición un Acceso Clientes como el de MN program, el dueño de la casa podría entrar en el portal y ver qué actuaciones se han hecho ya. De tal forma que podría conocer con exactitud cómo avanza el proyecto.

A su vez, los trabajadores del estudio no tendrían que invertir su tiempo en consultar toda esa información para proporcionársela al cliente, pudiendo centrarse en tareas productivas, como terminar toda la documentación que debe remitir al ayuntamiento.

Así, se optimiza el uso del tiempo tanto de los clientes como de los trabajadores y, además, estos se liberan de cargas administrativas que reducen su productividad.

2. Dotar de autonomía a los clientes desde el inicio

Como decíamos en la introducción, una de las claves de bóveda de la digitalización, en lo que respecta a los clientes, es la posibilidad de incrementar su autonomía en las relaciones comerciales.

Precisamente eso es lo que se logra con el uso de Acceso Clientes. Gracias a esta plataforma, los consumidores pueden consultar cuando quieran, donde quieran y como quieran toda la información relevante sobre los trabajos que ha contratado.

Por ejemplo, un entrando en este portal, una persona que ha encargado a un abogado que lleve un caso de su interés, puede saber en qué punto del proceso judicial se encuentra el caso, cuáles han sido las últimas actuaciones y toda la documentación relativa a este proceso.

Pero la autonomía comienza desde el propio inicio de la relación. Puesto que son los clientes los que se registran en este portal. El negocio le envía un correo electrónico o un WhatsApp con un enlace, dicho link los dirige a un formulario para darse de alta, estableciendo su usuario y contraseña. Así de simple.

El enlace no caduca y se puede automatizar el envío de recordatorios a los clientes, por si a alguno se le ha traspapelado el mensaje inicial o se ha olvidado de completar su registro.

3. Cumplimiento escrupuloso de la protección de datos

La salvaguardia de la información personal de los clientes es una misión básica de cualquier negocio en la era digital. Tanto a nivel legal, puesto que es imprescindible cumplir con la LOPD, como en lo que respecta a las relaciones entre negocio y clientes.

Por eso es tan importante que sean los propios clientes los que cubran los datos de su ficha y que, además, acepten la política de tratamiento de su información.

Todo esto se logra, además, de forma fácil, sencilla e intuitiva. El mensaje que le llega a los clientes se puede elaborar mediante el uso de plantillas editables. De tal forma que se agiliza su preparación y envío. Asimismo, los recordatorios se pueden programar y automatizar.

Acceso Clientes dota de autonomía a los consumidores

4. Comunicación fluida entre el negocio y sus clientes

La comunicación es importante no solo para mantener al cliente plenamente informado o para mostrar cercanía hacia él, sino porque sin ella resulta mucho más difícil realizar un servicio que satisfaga plenamente tanto al negocio como a los clientes.

Si recuperamos los dos ejemplos anteriores, resulta obvio que los arquitectos y los abogados tienen que poder comunicarse de forma fluida con sus clientes. Que estos puedan consultar los diseños que les plantean o las estrategias legales concebidas. Además, obviamente, de facilitar todos los documentos necesarios para que los profesionales presten sus servicios.

Si pensamos en otros sectores, sucede lo mismo. Una academia de formación debe poder comunicarse de manera fluida y ágil con sus alumnos. Y una asesoría con los negocios o personas que han contratado sus servicios.

Aunque, a menudo, no se haya puesto en valor, la comunicación es clave para el éxito de un negocio y para que los clientes estén satisfechos.

Acceso Clientes facilita la comunicación entre profesionales y consumidores, sin incrementar los tiempos administrativos de los primeros, al apostar por la autonomía de los segundos. Así, al entrar en el portal, los clientes pueden conocer toda la información que necesitan saber sobre los trabajos que se están realizando.

No solo las acciones que se han registrado en el software de gestión integral, sino, incluso, los correos electrónicos que se intercambia, por ejemplo, el arquitecto con el ayuntamiento.

5. Información permanente y actualizada

Es importante que el negocio y el cliente puedan estar al tanto, de manera permanente, de la evolución del expediente. Lo cual es fundamental tanto en lo que respecta a la documentación como a la toma de decisiones.

Usar Acceso Clientes incrementa el nivel de información. Puesto que cuando se produce un cambio en un expediente, el sistema automatiza el envío de una notificación al cliente para que acceda al portal. Allí, además de consultar el cambio, también puede subir documentos.

En el otro lado de la relación comercial, los profesionales del negocio también pueden consultar toda la información, solicitar documentos que necesiten y subir otros para que el cliente los vea y valide.

Al haber un buen canal de comunicación, como es Acceso Clientes, la información fluye de manera rápida y eficaz, sin necesidad de consumir grandes cantidades del valioso tiempo de los trabajadores y los clientes.

Además, con el sistema de notificaciones, tanto empleados como consumidores están al tanto de las acciones del otro. Así, si un cliente sube un documento imprescindible para continuar con el trabajo, el profesional se enterará de forma inmediata y podrá continuar con sus funciones. El aumento de la productividad es extraordinario.

Por si esto fuera poco, al poder acceder a toda la información del expediente, el cliente puede consultar documentos y datos anteriores. Por ejemplo, facturas pasadas que necesita revisar. O proyectos finalizados que le gustaría analizar.

6. Agilización del proceso

Que el flujo informativo funcione a la perfección también ayuda, indudablemente, a agilizar todas las fases del proceso. Desde la negociación del presupuesto con el cliente, hasta la finalización del servicio o la entrega del producto y su cobro.

Informar al cliente ayuda, en gran medida, a mejorar la propia información que se posee. Y, sobre todo, a tenerla a nuestra disposición con mayor celeridad.

Los consumidores quieren que los servicios o productos que contratan sean de calidad, se ajusten al precio que desean y se les provean en el menor tiempo posible.

Lograr esto último muchas veces no depende, solo, del negocio, sus proveedores y sus trabajadores, sino también del cliente y de las posibilidades de acceder a él.

Por ello, Acceso Clientes no solo es una extraordinaria forma de que los consumidores tenga a su alcance, de forma autónoma, la información de sus expedientes y de las acciones desarrolladas por el negocio, sino también para que éste pueda acceder a los datos que solo el cliente puede disponer.

Esto es fundamental en lo relativo al envío de documentación, pero también en lo que respecta a la toma de decisiones. Puesto que, a veces, un trabajo que podría entregarse en tiempo y forma se retrasa porque el cliente tardó en consultar las propuestas o en enviar su respuesta y las decisiones se fueron postergando.

Con Acceso Clientes, en cambio, el cliente puede tomar decisiones de forma ágil, puesto que tiene a su disposición toda la información que necesita para ejercer su poder decisorio. Y, además, los trabajadores son notificados de manera inmediata.

Acceso Clientes es una puerta abierta a los negocios

7. Modulación de los permisos

Que el portal de Acceso Clientes sea una herramienta extraordinaria al servicio de estos y de los negocios, no quiere decir que una empresa o un autónomo tengan que abrirse en canal a los consumidores.

Esta plataforma está pensada para mejorar los servicios, ayudar a los profesionales y optimizar la experiencia de los clientes. Por ello, la información que en ella figura debe ir en esa misma línea. ¿Qué queremos decir con esto?

Al igual que un negocio puede establecer el nivel de permisos de seguridad de cada uno de sus empleados, en función del tipo de información a la que necesita tener acceso para realizar su trabajo, puede hacer lo mismo con sus clientes.

Hay datos o actividades que un cliente no tiene por qué conocer. Conocer determinadas gestiones internas, no tiene ningún valor para un cliente.

Por ejemplo, anteriormente, señalamos que a través de esta plataforma un cliente podía, incluso, conocer los correos electrónicos que se intercambiaban su arquitecto y el ayuntamiento, relativos a obtener una licencia para las obras que quería hacer.

En este caso en concreto, esto puede resultar interesante para el cliente. Porque así sabe, con exactitud, cómo va la gestión administrativa.

Pero en muchos otros casos, este nivel de conocimiento no es necesario e incluso, genera ruido en el proceso. Los profesionales realizan numerosas acciones encaminadas a ofrecer el mejor de sus servicios, algunas de tipo interno y otras en relación con proveedores, instituciones u otras empresas. Que, sin embargo, no afectan en nada al cliente, ni le sirven para conocer en qué estado se encuentra su expediente.

De ahí que sea importante modular qué información es valiosa para el cliente y enriquece el proceso y cuál no.

8. Fidelización de los clientes

A fin de cuentas, todas las funcionalidades de Acceso Clientes buscan lo mismo: satisfacerlos. Y, precisamente, lograr un alto grado de satisfacción es la mejor forma que tiene una empresa de fidelizar a sus clientes.

Un consumidor que está contento con los servicios y productos que compra, seguirá depositando su confianza y su dinero en el negocio con el que está trabajando.

La fidelización de los clientes es un objetivo básico de cualquier empresa o autónomo. Un pilar fundamental de su acción comercial y, por ende, para su economía. Un software de gestión integral como el de MN program, cuenta con muchas soluciones que ayudan a los negocios en esta importantísima tarea, como, por ejemplo, el software CRM. Una de ellas es el portal Acceso Clientes, ¿por qué?

Un cliente informado, que tiene a su disposición un canal de comunicación permanente con el negocio y que, además, puede ser autónomo es un cliente más satisfecho. La información nos hace libres. La comunicación nos acerca y si un negocio se encuentra más próximo a un cliente, la tarea de fidelizarlo es mucho más sencilla.

Usar Acceso Clientes para entrar en el corazón del negocio

Ante todo, el Acceso Clientes funciona como una ventana abierta a los trabajos de una empresa. Como cuando en un restaurante la cocina está abierta a los comensales, que pueden ver con sus propios ojos como trabaja el equipo de cocina.

Gracias a esta solución, el cliente puede conocer con exactitud la información que es de su interés o subir él mismo los documentos que se le requieran, como un contrato firmado. De esta forma se le hace partícipe del servicio que se le está prestando. Y se elimina la posibilidad de que sienta que no está bien informado.

Todo ello se logra sin invertir tiempo ni recursos en la gestión de la comunicación con los clientes. Al revés. Se automatiza el envío de recordatorios y notificaciones, se facilita la incorporación y descarga de documentos, se presentan de forma gráfica todos los datos… El cliente está más informado, el negocio puede comunicarse de una forma más sencilla y ágil con él y los profesionales pueden centrarse en las tareas productivas y olvidarse de las acciones administrativas.

Todos ganan y, precisamente, eso es lo que se busca en una relación comercial: la satisfacción de todas las partes implicadas.

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