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Que los recursos del planeta sean limitados nos ha inculcado desde hace milenios la importancia del ahorro. En todos los ámbitos de nuestra vida no basta con generar más, sino que también hay que saber ahorrar. Si hay alguien que conoce bien estas cuestiones son los negocios. Las empresas y autónomos dedican muchos esfuerzos no solo a maximizar sus ingresos, sino también a reducir sus gastos lo máximo posible. En la actualidad, esta tarea resulta más sencilla, puesto que ahorrar costes con un software CRM puede convertirse en una práctica diaria que impacte en diversas áreas de un negocio.
En la vida cotidiana puede haber personas que sean, por naturaleza, derrochadoras. Y que, por lo tanto, gestionen muy mal sus cuentas económicas. En general, estas personas tienen cierto respaldo económico detrás. Si no, lo más probable es que acaben arruinadas.
Sin embargo, en lo que respecta a la gestión de un negocio, ninguna empresa o autónomo se puede permitir derrochar el dinero gastando de forma injustificada sus recursos. Una buena estrategia económica busca potenciar el área comercial y generar más ingresos. Pero también debe apostar por la optimización de los gastos.
Ahorrar costes con un software CRM no solo es posible, sino que, también, es fácil de lograr. Basta con exprimir todas sus funcionalidades para modificar acciones que ya se realizan. Y conseguir, así, automatizar procesos, potenciar actividades productivas y reducir gastos monetarios.
La fuerza de un software CRM interconectado a otras soluciones de vanguardia
Esta solución para gestionar de manera integral a los clientes, es de gran ayuda a la hora de reducir gastos. Al fin y al cabo, toda optimización de la forma de trabajar tiene como consecuencia un ahorro de tiempo.
Pero, si el software CRM con el que trabajamos está interconectado con otras soluciones avanzadas, su potencial se magnifica. Por eso, MN program ofrece a todos sus clientes un software de gestión integral, en el que las diferentes herramientas se enriquecen unas a las otras para ofrecer el mejor de los servicios a empresas y autónomo.
A continuación, vamos a exponer 16 acciones que se pueden acometer para ahorrar costes con un software CRM. En muchas de ellas, esta moderna solución interactúa con otras herramientas de gran valor añadido como Control horario y Time Report, RPA o Formularios Web.
La fuerza de un software de gestión integral que cubre todas las áreas claves de un negocio y ha sido creado para optimizar el funcionamiento de una organización de manera global.
Reducción de tiempos administrativos
La manera más obvia de ahorrar costes con un software CRM es emplearlo para reducir tiempos administrativos. En el funcionamiento de cualquier tipo de negocio hay que efectuar muchas actividades que no son productivas, sino meramente administrativas. Algunas de ellas están relacionadas, directamente, con la gestión de los clientes.
Una de las ventajas del software CRM es que recopila toda la información de interés sobre los clientes y permite a los usuarios acceder a ella de forma fácil, rápida y sencilla. Así, un profesional puede conocer todos los datos de un cliente que necesita para realizar su trabajo en escasos segundos. Sin necesidad de tener que rastrear y procesar la información. Lo cual supondría un tiempo muy valioso.
Así, el software CRM de MN program permite al usuario buscar la información empleando cualquier criterio: fecha, palabra… De esta forma, se puede obtener la información o el documento que se necesite al instante.
Además, como el programa registra todos los datos sobre los clientes, el profesional puede acceder a toda la información que necesita. Sus datos de contacto, los correos y comunicaciones que se han intercambiado con él hasta el momento, la documentación asociada a dicho cliente… El ahorro de tiempo administrativo es mayúsculo.
Aumento de la productividad
Reducir tiempos administrativos abre la puerta a incrementar los tiempos dedicados a actividades productivas y de valor añadido para el negocio.
Precisamente, para evaluar qué tareas son más productivas y cuáles menos, el software de gestión integral de MN program cuenta con Time Report. Esta solución, interconectada con el software CRM, permite llevar un control de los tiempos de los trabajadores y analizar qué metodologías son las más productivas, así como qué actividades y clientes son más eficientes.
Una parte que puede pasar más desapercibida de la gestión de los clientes es la evaluación de los servicios que se le prestan. Gracias al software CRM y a Time Report, una empresa puede medir cuántos ingresos se generan por un determinado proyecto y cuántos recursos humanos y económicos consume dicho proyecto. Puede ser que se empleen muchas horas de trabajo para realizar un servicio o un producto que no genera una gran cantidad de ingresos. De tal forma que la relación con dicho cliente no está siendo productiva.
Mediante el análisis de la productividad, un negocio puede redirigir sus esfuerzos hacia las líneas de negocio más productivas y adoptar las metodologías de los trabajadores más eficientes. De esta forma puede reducir los costes y aumentar los beneficios.
Optimización del gasto en proveedores
Una cuestión central de la estructura de costes de un negocio son los gastos que generan sus proveedores. Las empresas no se limitan a comercializar productos y servicios, sino que ellas mismas son clientes de otros negocios. En lo que respecta a los proveedores, también es posible ahorrar costes con un software CRM. ¿Cómo?
El programa aporta toda la información sobre los proveedores: qué le compramos, cuándo le compramos, cuánto le compramos, cómo fue el proceso de negociación, cuánto tardan en llegar los bienes adquiridos… De esta forma, el negocio puede analizar a los proveedores y compararlos entre sí.
Pero esta funcionalidad no se limita a escrutar a los proveedores de un negocio, sino que permite evaluar, también, a aquellos proveedores que han realizado alguna oferta, pero con los que aún no se ha llegado a ningún acuerdo.
El objetivo final es seleccionar al proveedor que más se ajuste a las necesidades del negocio y ahorrar costes en el proceso, optimizando al máximo el proceso de adquisición de bienes y servicios.
Digitalización de la gestión documental
Lejos quedan ya los tiempos de generar y archivar la documentación en papel. La digitalización de la gestión documental permite reducir los costes en papel, tinta, impresora y sistemas de almacenaje. A la vez que se eliminan tiempos administrativos dedicados a la sistematización y búsqueda de la información.
Ahora se puede registrar toda la información en el software CRM y tenerla fácilmente accesible. Además, en el caso de MN program, son los usuarios los que determinan cómo es la estructura de su información. De tal forma que pueden encontrarla sistematizada a su gusto, tanto dentro del programa, como fuera de éste.
A este respecto cabe señalar, también, que la digitalización de la gestión documental contribuye a eliminar la posibilidad de que algún documento o información se traspapele. El software de gestión integral de MN program, gracias a su versión Cloud y al backup de la información en su versión de escritorio, garantiza que la información alojada en él no se pierde. Lo cual supone ahorrar, de manera preventiva, los costes asociados a la pérdida de información importante.
De tal forma que ahorrar costes con un software CRM también implica ser previsor y jugar sobre seguro.
Fiabilidad y coherencia de la información
Seguimos en el terreno de la gestión de la información almacenada en el software CRM. Al integrar todos los datos en esta herramienta, los negocios se aseguran de que solo exista esa versión de la información, eliminando la posibilidad de que se produzcan duplicidades e incoherencias.
Una única base de datos que, además, las empresas pueden modelar a su gusto. Un software CRM 360 garantiza, ante todo, la fiabilidad y la coherencia de la información y permite que el trasvase de datos sea muy sencillo.
Automatización de las comunicaciones
En lo que respecta a la comunicación negocio-cliente, se pueden ahorrar costes con un software CRM como el de MN program reduciendo el tiempo de creación y envío de los mensajes. Así, desde el propio programa se pueden enviar correos electrónicos, WhatsApps y sms, sin tener que salir en ningún momento de éste. En un solo clic se puede informar a los clientes.
Además, gracias a la acción conjunta con la solución RPA, se automatizan procesos tan importantes como el volcado de toda la información en la plantilla del mensaje.
De esta forma, se ahorra una gran cantidad de tiempo en el diseño y creación de plantillas. Es más, el programa permite, incluso, añadir el logo de la empresa de manera automática.
Por otro lado, gracias a Emailer un negocio puede generar y enviar comunicaciones en bloque a todos los clientes que desee, sin tener que ir uno a uno. Por ejemplo, una gestoría que quiere informar a un grupo de clientes sobre el comienzo de la campaña de la declaración de la renta.
Ahorro de costes en la captación de leads
La captación de leads es una actividad en auge. Cada día más empresas y autónomos buscan optimizar su capacidad de acceder a clientes potenciales y, así, impactar en ellos comercialmente.
Gracias a un software CRM, muchos negocios pueden descubrir que ya tienen a su alcance muchos leads. Este programa, como ya hemos dicho, almacena y sistematiza todos los datos sobre los clientes, tanto reales como potenciales.
Si trabajas con un software CRM, te encuentras con leads de forma natural. Estos salen a la luz gracias a la capacidad de procesamiento del programa.
Además, gracias a esta herramienta puedes analizar a los leads, segmentarlos, estructurarlos y evaluarlos. Ello, obviamente, repercute en la optimización del diseño de las campañas comerciales y, por ende, en un aumento de los ingresos. Pero también permite al negocio ahorrar costes, puesto que no tendrá que invertir tantos recursos en captar leads valiosos.
Mayor nivel de fidelización
Si en el apartado anterior hablamos de los leads o clientes potenciales, ahora debemos focalizar nuestra atención en los clientes con los que ya cuenta un negocio. En este sentido, a nadie se le escapa que fidelizar a los clientes es una cuestión estratégica para cualquier empresa o autónomo. Y pocos aliados hay más valiosos en esta labor que el CRM.
Al disponer en un único programa toda la información relevante sobre tus clientes. Desde lo que compran, hasta cómo lo valoran, pasando por aquellas ofertas en las que han mostrado interés o las demandas que han hecho. Si se trabaja bien la información, el conocimiento que se obtiene del cliente es inmenso. Y permite diseñar acciones comerciales que se ajusten a sus necesidades, sin tener que invertir ingentes cantidades de recursos económicos y humanos.
Consulta de datos en cualquier lugar y en cualquier momento
Los tiempos actuales están marcados por el incremento de la movilidad. Gracias a la mejora de las comunicaciones, podemos desplazarnos con rapidez y facilidad a cualquier localización. Esto ha ayudado, sin duda, a los negocios. Pero, a su vez, también obliga a estos a contar con herramientas que se adapten a dicha movilidad.
El software de gestión integral de MN program está preparado para asumir este desafío con éxito. A través de la Oficina Virtual, los profesionales de un negocio pueden consultar los datos del software CRM sin tener que estar en su puesto de trabajo. Desde cualquier lugar y en cualquier momento. De esta forma, además de incrementar la productividad de su trabajo, evitan tener que llamar a un compañero que sí esté en la oficina física para que le proporcione la información que necesita.
Así, se puede ahorrar costes con un software CRM reduciendo la pérdida de tiempo administrativo y de consulta de datos.
Conocimiento de las empresas con las que trabajas
Cuando el cliente de un negocio es otra empresa y no un particular, puede darse el caso, con mucha frecuencia, de que exista una pluralidad de contactos con los que entablar relaciones comunicativas. Así, puede darse el caso de que el contacto para enviar una factura sea uno, pero el que gestiona las ofertas comerciales sea otro.
El software CRM permite recopilar toda la información sobre la empresa-cliente, así como los diferentes contactos de ésta. Además, estos contactos pueden cualificarse, estipulando en qué casos se debe contactar a cada uno de ellos.
Esta funcionalidad permite optimizar tanto el área comercial como la gestión de la relación con los clientes. Pero, además, reduce los tiempos que se emplean en realizar dichas tareas, con el consiguiente ahorro.
Así, gracias al software CRM, cada comunicación va a llegar al destinatario idóneo, lo cual elimina la posibilidad de que el mensaje se pierda en el seno de la organización del cliente.
Automatización de procesos
La acción conjunta del software CRM y el RPA contribuye a automatizar una gran cantidad de procesos meramente burocráticos.
Por ejemplo, las plantillas y los correos se generan automáticamente. De esta forma es posible crear y enviar facturas, presupuestos y propuestas comerciales con facilidad y rapidez.
Con clicar un botón el software genera el correo que se le va a enviar al cliente e incorpora el dossier y el presupuesto como adjuntos. Si pensamos que antaño había que realizar todas estas tareas manualmente, la revolución de los tiempos administrativos salta a la vista.
Toda la información depositada previamente en el CRM se vuelca de manera automática. El profesional solo tiene que verificar el correo y los documentos.
Además, gracias a esta funcionalidad se logra, también, unificar todas las comunicaciones que realiza el negocio. Puesto que todos los profesionales emplearán las mismas plantillas, con el mismo diseño. Así, se potencia la imagen de marca y se asegura la coherencia en la comunicación negocio-cliente y en la acción comercial.
Fusión y depuración
Antaño, era perfectamente plausible que existieran documentos o fichas de clientes duplicados y, en algunos casos, contradictorios. Con el software CRM de MN program esto no sucede. Puesto que el programa cuenta con un módulo de fusión y depuración. Esta herramienta revisa la base de datos del negocio y si detecta algún tipo de duplicidad, avisa al usuario para que la revise.
De darse el caso, el profesional puede decidir fusionar las fichas empleando dicha herramienta, tanto en bloque como una por una. O bien, puede fusionarlas manualmente, seleccionando las fichas que desea unir porque cuentan con información complementaria. Esto supone un ahorro de tiempo y de inconvenientes mayúsculo.
Asimismo, el software CRM está preparado para realizar depuraciones de errores en bloque. Por ejemplo, si se detecta un problema en más de un documento o ficha, puede corregirse en todos ellos realizando la acción una única vez. Lo cual implica un ahorro de costes de gestión.
Envíos programados
Además de automatizar numerosos procesos, el software CRM permite programar muchos de ellos. Así, basta con indicarle al programa que cuándo se desea que cree una factura para un determinado cliente y éste recogerá la información pertinente, la volcará en una factura y la enviará en la fecha seleccionada.
A mayores, esta funcionalidad se puede emplear en bloque. De tal forma que gracias al software CRM y el Emailer se le envíen las facturas a todos los clientes que se desee. Con el diseño y el modelo seleccionado por el usuario y a la hora y el día que se quiera. Todo ello redunda, obviamente, en un ahorro de costes administrativos.
Formularios Web de registro
El software CRM almacena, procesa y ofrece de forma ágil y visual toda la información relativa a un cliente. Pero ¿cómo obtenemos todos estos datos? Unas herramientas extremadamente útiles en la obtención de información son los Formularios Web de registro.
El negocio pone a disposición de los consumidores un Formulario Web, accesible a través de su página o que se le envía al cliente por correo electrónico, WhatsApp o sms. Este formulario de registro cuenta con los campos informativos que el cliente debe rellenar para completar su registro. La empresa o autónomo puede personalizarlos completamente, incluyendo su logo y los campos que desee.
Así, se logrará registrar al consumidor en la base de datos sin tener que invertir tiempo administrativo en ello. Mediante este tipo de formularios, los negocios pueden, además, solicitar a los clientes que firmen la política de tratamiento y protección de sus datos, cumpliendo con la LOPD. E, incluso, es posible enviarles documentación adjunta y que ellos también suban documentos al formulario. Por ejemplo, un contrato firmado. Con lo que el ahorro en costes administrativos es aún mayor. Y, de paso, se agilizan las gestiones.
Cálculo automático de las comisiones
En aquellas empresas en las que los agentes comerciales cobren comisiones por las ventas conseguidas, resulta particularmente útil contar con un programa que calcula automáticamente las comisiones que debe cobrar cada agente. El software de gestión integral de MN program realiza dicho cálculo, reduciendo la carga de trabajo del departamento económico.
Esto es posible gracias a que toda la información del negocio está interconectada, tanto la relativa a los clientes, como la relacionada con la gestión económica.
Agilización de la creación y firma de documentos
Crear y gestionar documentación puede ser una tarea ardua y que, además, genere desafección en el profesional encargado de acometerla. Gracias a la interconexión entre el software CRM y otras soluciones avanzadas, este tipo de actividad es muy sencilla de hacer.
En el software de gestión integral de MN program, además de crear todo tipo de documentos, se pueden convertir a pdf, fusionarlos, cifrarlos, enviarlos y firmarlos.
Gracias a MN Sign no es necesario imprimir un documento, firmarlo y escanearlo. Sin salir del programa se puede firmar y enviar a todas las partes implicadas en el proceso. Así, se ahorran costes materiales y administrativos.
En definitiva, ahorrar costes con un software CRM como el de MN program es una tarea fácil de llevar a cabo con éxito. Hay numerosas acciones como las 16 que hemos abordado hoy que se pueden realizar gracias a este programa y que permiten reducir gastos y optimizar el funcionamiento de la organización y la actividad comercial. Todo ello desemboca en un aumento de la productividad, una puesta en valor del talento de los profesionales y un incremento de los beneficios empresariales.
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