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Cómo proteger los datos de los clientes

Una empresa, en la era digital, debe saber cómo proteger los datos de los clientes

En el año 2021, las multas por vulneración de datos superaron la cuantía de los 32 millones de euros en España. Una cifra que crece año a año de forma exponencial, como consecuencia del endurecimiento del marco legal y de las sanciones. Proteger los datos de los clientes se ha convertido en un objetivo prioritario para cualquier negocio, no solo por las consecuencias económicas, sino también por las reputacionales. La confianza en una empresa que ha sufrido fugas de datos se resquebraja.

Nuestra Constitución consagra el derecho a la intimidad en su artículo 18. La Carta Magna, redactada en 1977 y aprobada al año siguiente, no podía prever la digitalización de todas las esferas de nuestra vida que vino después. Sin embargo, nuestra intimidad en internet también es un derecho a proteger.

El Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPD) son marcos legales encaminados a proteger la información privada de los ciudadanos y consumidores y combatir su vulneración.

El software de gestión de MN program además de contar con una sólida protección frente a los ciberataques, proporciona a los negocios la posibilidad de personalizar el almacenamiento, tratamiento y salvaguarda de la información personal.

Para ello, pone a disposición de las empresas y autónomos diferentes niveles y mecanismos de seguridad, así como un software de protección de datos.

El objetivo está claro: proteger los datos de los clientes y evitar problemas. Vamos a abordar todas esas herramientas y funcionalidades a continuación.

1. Niveles de privacidad: proteger los datos más sensibles

El tratamiento personalizado de la privacidad de cada cliente puede ser clave. De ahí que sea posible, en el software de gestión integral, establecer diferentes niveles de privacidad para cada ficha de cliente. Así, como para determinadas áreas dentro del programa en las que pueda haber datos sensibles.

Con estas acciones se limita el acceso a determinada información a solo las personas directamente relacionadas con la gestión del cliente. Es decir, que los trabajadores implicados puedan conocer solo la información que necesitan para realizar su trabajo de forma óptima.

Para ello, además, se pueden establecer contraseñas que protejan determinadas áreas. Una funcionalidad extremadamente valiosa para múltiples negocios. Veámoslo mejor a través de un ejemplo.

Una persona pública está tramitando su divorcio y desea que éste se mantenga en secreto para decidir cuándo y cómo se pone en conocimiento de la opinión pública. El despacho de abogados que ha contratado quiere cumplir fielmente con esa petición. De ahí que se decide que la única persona que pueda tener acceso a todo el expediente sea el abogado que lleva el caso. En cambio, su asistente, sobre la que recaen tareas administrativas, puede acceder a determinadas áreas, pero tiene vedada toda la información personal.

Este caso sería extrapolable a cualquier cliente celoso con su privacidad y a cualquier tipo de negocio. Ya sea una persona a la que una gestoría le está tramitando un expediente de Hacienda o una persona que ha encargado a un estudio de arquitectura el diseño de su nueva casa.

Proteger los datos de los clientes implica regular con precisión qué información debe ser visible para desenvolver el trabajo y cuál no.

Todos los negocios deben proteger los datos de los clientes para evitar multas y crisis

2. Módulo de permisos: quién puede ver qué

En la base de datos de trabajadores existe una herramienta especialmente útil de cara a proteger los datos de los clientes: el módulo de permisos.

A través de esta funcionalidad se puede establecer a qué información tiene acceso cada trabajador. Su funcionamiento es piramidal, de tal forma que los empleados con máximos permisos podrán entrar en todas las áreas, en cambio los que tengan niveles bajos tendrán capadas grandes secciones de información.

Esta herramienta traslada al terreno de la protección de datos la estructura jerárquica de un negocio, así como las necesidades reales de información de cada trabajador y departamento. Un profesional de soporte no tiene por qué poder ver la contabilidad de un negocio. Al igual que un contable no necesita conocer las incidencias de un cliente.

La inmensa cantidad de información de la que disponemos, gracias a la digitalización, sirve para prestar mejores servicios y sacarle el máximo partido a nuestro trabajo. Pero no por ello debe estar al alcance de todo el mundo. Su compartimentación y tratamiento personalizado es fundamental. Volvamos a plantear un caso práctico.

Una clínica médica tiene a un paciente que confía plenamente en sus servicios y, por lo tanto, acude a varios especialistas, cuyas revisiones y tratamientos nada influyen en los de los demás. Por ello, el historial clínico que puede consultar cada uno de ellos no contempla la información relacionada con otra especialidad. Conocerla no reportaría ningún beneficio a la hora de diagnosticar y diseñar un tratamiento.

En cambio, si las áreas pudieran estar relacionadas y, por lo tanto, la salud del paciente dependiera de la acción coordinada de varios especialistas, podría dárseles acceso a las historias clínicas de las áreas afines. La personalización sirve para proteger los datos de los clientes y, a la vez, ofrecerles los mejores servicios.

3. Acceso a la documentación

No solo se puede restringir el acceso a información dentro de los módulos y herramientas del software de gestión. Sino que también se puede limitar la posibilidad de consultar documentos delicados almacenados en la nube. Para ello, se debe tener la documentación en One Drive.

Así, se puede establecer que el acceso a los documentos almacenados se realice a través del software de gestión y que, para poder entrar a ellos, el usuario tenga que disponer de permisos concretos.

Además, es posible indicar qué tipo de archivos puede consultar cada usuario. Por ejemplo, se determina que un trabajador no pueda entrar en aquellos archivos que estén catalogados como contratos, pero en cambio sí puede acceder a los que figuren como facturas. La sistematización es fundamental para proteger los datos de los clientes y optimizar el tratamiento y consulta de la documentación.

4. Exportación de datos

Hasta ahora hemos abordado el acceso a la información, pero esta puede conllevar algo más peligroso: su exportación.

La posibilidad de exportar los datos del software de gestión integral es clave para todos los negocios. Puesto que facilita su manejo y análisis.

Sin embargo, también puede conllevar vulneraciones de la protección de datos y facilitar su filtración. De ahí que controlar y limitar la exportación de la información sea muy importante. En el software se puede establecer qué usuarios tienen la opción de exportar los datos en formato Excel y cuáles no.

Proteger los datos de los clientes es una cuestión básica para cualquier empresa

5. Auditoría de datos

Una estrategia sólida para proteger los datos de los clientes debe conllevar la posibilidad de auditar quién ha accedido a la información.

Por ello, en el software de gestión integral de MN program se puede constatar qué acciones han efectuado los trabajadores y qué datos han consultado efectivamente.

Esta funcionalidad puede ser extremadamente útil en el caso de que se produzca una brecha de información puesto que acota el conocimiento de la misma a las personas que la consultaron, frente a la totalidad de trabajadores que tenían la posibilidad, por su nivel de permisos, de hacerlo.

Además, nos permite conocer qué acciones se realizaron con esos datos. Por ejemplo, si se produjo una exportación de información.

Esta herramienta eleva el nivel de protección de los datos, pero también la capacidad de reacción de la organización y sus posibilidades de analizar qué aspectos se podrían mejorar.

6. Baja de comunicaciones comerciales

La posibilidad de impactar en los clientes es una herramienta comunicativa y comercial fundamental para cualquier negocio. Sin embargo, hay personas que no desean recibir ese tipo de comunicaciones. Disponer de los datos de un cliente no supone una carta blanca. Éste puede desear que su dirección de correo electrónico no se incluya en los listados de comunicaciones.

El software de gestión integral incorpora la funcionalidad Baja de comunicaciones comerciales para solucionar este potencial problema. Así, se podrá informar al programa de que un determinado cliente no desea recibir estas comunicaciones y que, por lo tanto, no se le envíen.

Una herramienta extremadamente sencilla que puede ahorrar muchos problemas y que facilita una misión básica de todo negocio: satisfacer a los clientes.

7. Expediente Protección de Datos

Más allá de todas las funcionalidades que hemos abordado a lo largo del artículo, el software de gestión integral de MN program incorpora un Expediente de Protección de Datos. En él, constan documentos sobre la materia, así como actuaciones que se deben llevar a cabo para proteger los datos de los clientes y estar al día con las obligaciones legales.

A mayores, se concretan una serie de cuestiones que pueden ser de ayuda a la hora de planificar la salvaguarda de la información.

El objetivo de este expediente es acompañar y asistir a los negocios en el diseño e implementación de su estrategia para proteger los datos de sus clientes. Una materia tan delicada, requiere un tratamiento escrupuloso y personalizado.

Mediante el software de gestión integral de MN program se puede llevar a cabo un tratamiento personalizado e independiente de la información de cada persona.

Para ello se pueden vedar áreas informativas y establecer niveles de seguridad. Estableciendo, en definitiva, a qué tipo de información puede acceder cada persona que forma parte de la organización. Y modulando el inmenso caudal de datos del que dispone una empresa, en función de las necesidades reales de los servicios que presta.

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