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Control Horario y Time Report: ¿se pueden controlar los tiempos de un negocio?

Gracias al software, un negocio puede controlar los tiempos de trabajo y organización

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El tiempo puede ser visto desde dos perspectivas distintas pero complementarias. Por un lado, tendríamos el tiempo externo a nosotros, en el que no podemos influir. Hagamos lo que hagamos, los segundos seguirán precipitándose con la misma e inexorable cadencia. Como los granos de arena en los relojes de este tipo. Por otro, tendríamos el tiempo interno y que podríamos vincular a qué hacemos durante esos segundos en permanente estado de fuga. La obsesión con el fluir de las horas y los días nos ha llevado a plantearnos si se pueden controlar los tiempos de una persona, de un negocio… de una vida.

Los teóricos del espacio-tiempo, han sostenido desde el siglo pasado que el universo se organiza en torno a cuatro dimensiones, tres de ellas (anchura, altura y profundidad) son espaciales, la cuarta es el tiempo. Nosotros, como insignificantes habitantes del universo no podemos abstraernos de las leyes que lo configuran. De tal forma que el espacio y el tiempo son los dos factores que marcan nuestras existencias. O, formulados en forma de preguntas: ¿dónde estamos?, ¿cuándo estamos? y ¿cuánto tiempo estamos?

Pues bien, hoy en día podemos responder a estas tres cuestiones de una forma rápida, sencilla y, en gran medida, automatizable. ¿Cómo? Con un software de gestión integral como el de MN program, que cuenta con dos soluciones tan complementarias como los tiempos de los que hablamos antes: Control horario y Time Report.

Control Horario: gastar menos tiempo en tareas administrativas

La supervisión horaria en los negocios se ha visto transformada en los últimos años. En primer lugar, por la digitalización, que facilita el registro del horario de los trabajadores y su almacenamiento. En segundo, por los cambios que se han producido en lo que respecta al marco legal, de cara a llevar un mayor y mejor control de las horas efectivas de trabajo.

El software Control Horario conjuga ambas cuestiones. Por una parte, estamos hablando de una solución que contribuye a digitalizar un negocio y simplificar trámites como el registro de las jornadas laborales. Por otro, gracias a este programa, un negocio puede cumplir con la ley sin tener que destinar más recursos humanos y temporales. Más bien, todo lo contrario.

Cumplir con las obligaciones legales

Empecemos por la última cuestión. En el año 2019 se aprobó un RD-ley para luchar contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Esta norma obliga a todos los negocios a llevar un control diario de la duración de las jornadas laborales de sus empleados.

Antaño, ya había empresas e instituciones que controlaban que los trabajadores cumplían con sus horarios. Lo que comúnmente hemos conocido como «fichar». Pero, la realidad era que gran parte de los negocios no lo hacían. Bien porque no lo creían necesario, puesto que los trabajadores eran puntuales y la tasa de absentismo laboral mínima. Bien porque ello requería un trabajo administrativo no productivo que no querían o no podían asumir.

Con la aprobación de la normativa, el control de las jornadas laborales se ha transformado en una obligación que, en caso de ser incumplida, puede acarrear multas de hasta 187.000 euros. Es decir, no estamos ante una cuestión baladí.

Cumplir con las obligaciones contractuales

Sea como fuere, ser respetuoso con las jornadas laborales ya era una cuestión importante, antes de que existiera una legislación tan rígida. Básicamente porque los contratos están para ser cumplidos y estos establecen, ya, las horas de trabajo de cada empleado.

Así, los trabajadores deben comenzar su jornada cuando está estipulado, sin retrasarse sistemáticamente. Y realizar los descansos que les correspondan, siendo respetuosos con los tiempos.

Mientras que las empresas deben garantizar que los empleados trabajan las horas que estipulan sus contratos y, en el caso de que por determinadas circunstancias se sobrepasen, hacerse cargo de las horas extra.

Esta serie de obligaciones mutuas ya existían antes, pero supervisar su cumplimiento era mucho más difícil. En cambio, con el software Control Horario, un trabajador puede registrar su entrada, su salida y sus descansos en cuestión de segundos. De tal forma que ni él ni la administración de la empresa tienen que perder tiempo gestionando el registro de la jornada.

Además, de esta forma, las horas extra realizadas quedan reflejadas en el programa, con lo que su cálculo se automatiza, lo cual agiliza el trabajo de otros departamentos como los de personal y contabilidad, que debe de tener en cuenta las horas efectivamente trabajadas para realizar y pagar las nóminas.

Facilitar la confección de horarios

Los horarios del personal que conforma un negocio pueden ser múltiples. No todos los trabajadores tienen un horario de oficina de 8 a 16 h. De hecho, los horarios son cada vez más cambiantes y diversos. En un departamento pueden tener un solo horario para todos los empleados y para cinco días de la semana. En cambio, en otro puede hacer tres turnos distintos entre semana y otro los fines de semana.

Es más, un mismo trabajador puede variar cada semana de turno o, incluso, tener una jornada laboral que cambia de un día para otro. De tal forma que los lunes, los miércoles y los jueves trabaja nueve horas en horario partido. Los martes siete horas y los viernes seis, ambos días en horario continuo.

Imaginémonos el reto organizativo que podría suponer esto para una persona armada con un calendario y un Excel. En cambio, el software Control Horario permite adaptar los horarios de cada trabajador de forma ágil y sencilla. Un programa extremadamente flexible mediante el que se puede crear el horario laboral de un empleado en su propia ficha.

El ahorro en tiempo y quebraderos de cabeza para las personas encargadas de confeccionar los horarios es enorme. Algo especialmente relevante, sobre todo, si tenemos en cuenta que muchas veces esta tarea recae en las personas que coordinan los equipos y que, gracias a este software, pueden emplear su valioso tiempo en tareas productivas.

Controlar los tiempos no debe ser un lastre, sino un activo.

Tanto el negocio como los trabajadores deben poder conocer el tiempo

Informar al trabajador y ahorrarle tiempo

La legislación estipula que no basta con que la empresa registre las jornadas laborales, los trabajadores deben estar plenamente informados de cuántas horas trabajan de forma efectiva. Control Horario permite enviar un correo diario a cada trabajador con su jornada laboral y, además, éste puede consultar dicha jornada en la plataforma de acceso para trabajadores. ¿Por qué es importante?

Un trabajador bien informado está mejor capacitado para llevar a cabo su trabajo. Puede ser que uno no sea consciente de que se retrasa en la hora de entrada o que, por la contra, alarga su salida. Si los empleados pueden consultar la información diariamente, estas incidencias se evitan.

Asimismo, automatizar el envío de un correo electrónico con la jornada laboral y digitalizar el registro de la misma, incluyendo los descansos, hace que los trabajadores se ahorren tiempo. Puesto que no tienen que cubrir su jornada laboral de forma manual, ni, siquiera, preocuparse por cubrirla. Controlar los tiempos de un negocio supone, también, que los trabajadores puedan controlar de forma autónoma, sencilla y eficiente sus propios tiempos.

Fichar en cualquier lugar

Otra de las ventajas del software Control Horario radica en la posibilidad de que el trabajador registre su entrada, su salida y sus descansos desde cualquier lugar del mundo. Solo necesita tener un dispositivo con acceso a internet y al programa.

Esta opción facilita, sobremanera, el registro de la jornada laboral, puesto que lo deslocaliza del centro de trabajo. Pensemos, por ejemplo, en un agente comercial que solo acude a la sede de su empresa para reuniones periódicas. El resto del tiempo se dedica a hacer visitas a clientes. Gracias al software Control Horario puede registrar cuándo comienza su jornada, cuándo la acaba y en qué momentos hizo sus descansos.

Pero incluso podemos abordar un caso más general. Con el teletrabajo extendiéndose en numerosos negocios, esta solución se convierte en absolutamente indispensable para poder llevar un control de las jornadas laborales y cumplir con la ley. Puesto que los empleados pueden registrar de forma autónoma sus entradas y salidas desde su dispositivo.

Geolocalizar al trabajador

Como señalamos antes, al poner el ejemplo de un agente comercial, muchos empleados llevan a cabo su jornada fuera de su centro de trabajo o, en caso de teletrabajo, de su hogar. Desde abogados y procuradores que deben ir a los juzgados hasta ingenieros que supervisan obras. Con el software Control Horario pueden cubrir los datos sobre su jornada allí donde estén, pero, además, el programa registra la ubicación desde la que lo hacen.

Esto nos permite responder a una de las preguntas que nos hicimos al inicio del artículo: ¿dónde estamos? Gracias a la geolocalización se puede saber si el empleado se encuentra, en el momento de comenzar o reanudar su jornada, en el lugar en el que debería estar. Volviendo al ejemplo del agente comercial, gracias a Control Horario es posible detectar si un empleado no se encuentra en la localización en la que debería estar según su agenda de trabajo. Y en el caso del teletrabajo, se puede saber si el empleado se encuentra, efectivamente, en su domicilio.

Registrar el horario de trabajadores sin dispositivos digitales

Hasta ahora hemos dado por hecho que los trabajadores emplean dispositivos para realizar sus actividades, de tal forma que pueden entrar en el programa y registrar su jornada laboral con facilidad, en tan solo un par de clics. Pero no todos los empleados trabajan usando dispositivos digitales o no tienen la posibilidad de acceder al programa. ¿Cómo se registra su jornada laboral?

El software Control Horario permite que no solo el trabajador pueda estipular sus entradas y salidas. Sino que puede hacerlo otra persona por él. Así, por ejemplo, la persona a cargo de un almacén puede registrar la jornada de los empleados que trabajan con él. De esta forma, el software dispondrá la misma información sobre estos trabajadores que sobre sus compañeros que sí tienen acceso a él.

Así, estos empleados no tendrán que perder el tiempo de fichar analógicamente, la empresa no tendrá que asumir ese tedioso proceso administrativo y los trabajadores podrán consultar su jornada diaria cuando desee, ya sea a través del correo electrónico o del portal para trabajadores.

Supervisar los tiempos

Todas estas acciones que hemos venido desgranando, además de contribuir a cumplir con la legislación vigente, ayuda a:

  • Reducir tiempos administrativos, tanto a los trabajadores como a las personas que trabajan en recursos humanos o coordinando equipos.
  • Llevar un control fehaciente, automatizado y comprobable de los horarios. Tanto por parte del negocio como de los trabajadores.
  • Comparar los horarios establecidos con los horarios reales.
  • Supervisar que no se producen desviaciones horarias, poner coto al absentismo laboral y garantizar que los empleados no trabajan más de lo que estipula su contrato laboral.

Control Horario contribuye, así, a optimizar el funcionamiento y la organización de cualquier negocio. La supervisión y el análisis son claves para poder llegar a controlar los tiempos de un negocio. Este software permite acceder a toda la información sobre los tiempos de una empresa o autónomo de forma fácil y visual.

Así como emplearla para establecer comparativas y cruzar diferentes datos. Justo en esta dimensión analítica entra en juego la otra herramienta de la que vamos a hablar hoy: Time Report.

Controlar los tiempos es clave para que un negocio pueda crecer

Time Report: invertir el tiempo en tareas productivas

Si mediante el Control Horario podemos saber si los trabajadores analizar el cumplimiento de las jornadas laborales, con Time Report es posible conocer en qué se invierten los tiempos de cada trabajador y, por lo tanto, del negocio. Poder registrar de forma sencilla en qué acciones se gasta un recurso tan valioso como el tiempo tiene el potencial de transformar un negocio, su forma de operar e, incluso, sus servicios y productos.

¿En qué invierten los trabajadores su tiempo?

Un software de gestión integral como el de MN program se sustenta sobre la posibilidad de interacción y retroalimentación de sus diversas soluciones. Control Horario y Time Report son dos herramientas que cubren aspectos temporales distintos pero complementarios, de ahí que ellos también sean complementarios.

Si con uno podemos crear los horarios de un trabajador y supervisar su cumplimiento, con el otro es posible saber qué tareas o acciones se realizan durante la jornada laboral. ¿Cómo?

Entrando en el programa, el trabajador puede imputar su tiempo a una actividad y a un cliente en concreto. De tal forma que, de una forma extremadamente sencilla y rápida, le dice al software a qué dedica su jornada.

Para dar de alta una actuación en concreto, el trabajador no tiene más que:

  1. Entrar en Time Report e ir al apartado Alta.
  2. Estipular el tipo de actividad a realizar: si tiene que ver con un cliente o con un proveedor, o bien con un proyecto o expediente o si se trata de una actuación interna, como realizar la contabilidad.
  3. Asociar la actividad a un determinado cliente, en el caso de que esté relacionada con él, como podría ser una negociación o una comunicación comercial.
  4. Indicar el número de horas destinadas a la actuación.

De esta forma, a través de Time Report es posible saber a qué actividades y clientes destina su tiempo cada uno de los trabajadores. Y lo que es más importante, en términos analíticos: controlar los tiempos de todo el negocio.

¿Qué gastos se generan?

Pero el software Time Report no solo sirve para imputar tiempos, sino que también permite imputar gastos a cada actividad o cliente. Volvamos a emplear el ejemplo del agente comercial. Éste se desplaza usando un coche para poder ir a visitar a cada uno de sus clientes. Con Time Report puede dar de alta una actividad comercial, indicar el cliente con el que va a estar trabajando e imputar los gastos de gasolina, parking, peajes o dietas asociados al desplazamiento.

Así, no solo se lleva un control del coste en horas y, por lo tanto, en salario, que conlleva una acción, sino también de los gastos directamente imputables a ella.

La interacción de ambas dimensiones permite conjugar costes fijos (el sueldo, pero también el uso de los equipos o el precio de la electricidad) con costes variables, como las dietas. ¿Qué se obtiene? La rentabilidad de cada actuación y cliente. Y, por lo tanto, la rentabilidad de las líneas de negocio.

¿Se producen desviaciones?

El software Time Report automatiza, además, un análisis muy interesante para cualquier negocio. La diferencia entre los costes temporales y los gastos previstos y los que realmente se producen. Para ello, basta con ir a cada expediente e indicarle al programa cuántas horas de trabajo se prevén, así como los gastos que se generarán para llevar a cabo los trabajos.

A partir de esa información previa y de la que se registra cuando se terminan las actuaciones, el programa calcula la desviación tanto en costes como en tiempos. Estos datos son claves a varios niveles.

Por un lado, en lo que respecta a la actividad comercial y a la negociación con los clientes. Puesto que si a la hora de emitir presupuestos o oportunidades se pacta un precio inferior al que realmente cuesta generar los productos o servicios, la empresa estará perdiendo dinero. Si previamente se sabe cuál es el coste medio de un tipo de actuación concreta, se podrá ajustar mejor el precio que se ofrece a los clientes para convertir las oportunidades en ventas.

Por otro lado, esta información sirve para optimizar las actuaciones en sí, dedicando menos tiempo a tareas que no generan los beneficios esperados. Lo cual puede conducir, en última instancia, a que la empresa o autónomo redirija sus líneas de negocio para evitar desviaciones que reduzcan los márgenes de beneficio.

¿Cuál es el margen de beneficio?

Precisamente, Time Report, al imputar tiempos y gastos, nos permite saber cuál es el margen de beneficio de cada expediente, cliente o proyecto. Al indicar el tiempo dedicado a cada servicio, automatiza el cálculo de los costes y los confronta con lo que se va a ingresar por dicho servicio.

El resultado es una imagen precisa de los márgenes de beneficio reales y de las desviaciones producidas en ellos. Puede darse el caso de que, al final, un determinado servicio conllevara un menor consumo de tiempo del esperado, generándose menos costes y aumentando los márgenes de beneficio con respecto a los previstos a la hora de cerrar el acuerdo.

Obtener beneficios es el objetivo principal de cualquier negocio. Poder saber con precisión y en cuestión de segundos cuál es el beneficio que genera cada cliente o cada servicio supone una auténtica revolución en términos analíticos.

El Control Horario es clave para cualquier negocio

¿Qué actuaciones son productivas?

Teniendo a nuestra disposición todos los datos que hemos venido desgranando, podemos resolver una pregunta clave: ¿qué actuaciones son productivas?

Hay actividades administrativas que son, obviamente, improductivas. Un software de gestión integral permite automatizar y simplificar muchas de ellas, sin ir más lejos, la confección de horarios y el registro y envío de las jornadas laborales.

Pero también hay otras actuaciones que se realizan y que no redundan en beneficios para el negocio, sino en costes tanto de tiempo como de dinero. Time Report permite detectar qué tipo acciones son improductivas y generan pérdidas. Un negocio puede seleccionar un tipo concreto de actividad y ver cuántas horas se dedican a ella, qué costes se producen como consecuencia de ello y qué ingresos se obtienen.

Este análisis arroja datos extremadamente valiosos tanto para la organización del trabajo como para la toma de decisiones empresariales y la puesta en marcha de campañas comerciales.

El objetivo es reforzar la apuesta por las actividades productivas y automatizar o reducir las actuaciones que no lo son. Así, los márgenes de beneficio aumentarán y los tiempos de los trabajadores y el negocio se invertirán de forma óptima.

¿Qué clientes son más eficientes?

Al igual que podemos analizar, gracias a Time Report, los tiempos imputados a cada tipo de actividad, podemos ver cuánto tiempo se dedica a cada cliente, expediente o proyecto.

El software, al contar con las horas imputadas por los trabajadores al expediente, calcula, como ya hemos dicho, el coste asociado a ellas. Pero, además, al tener, también, la información relativa a los ingresos generados por el cliente, el programa calcula los beneficios obtenidos por la empresa gracias a los servicios prestados al cliente.

Todos estos datos se pueden ver de forma fácil y visual entrando en el expediente del cliente que se desee analizar. Lo que antaño era difícil de conocer sin invertir horas improductivas para obtener toda esta información, hoy en día se puede conseguir mediante unos pocos clics.

De esta forma, un negocio puede saber con precisión y exactitud cuánto tiempo y dinero invierte en un cliente y, a partir de ahí, tomar decisiones que mejoren los resultados económicos de la empresa.

Por ejemplo, un negocio puede tener un cliente que genere muchos ingresos. Esto, a simple vista, podría significar que, efectivamente, es un buen cliente. Sin embargo, la información de Time Report indica que, en realidad, el cliente genera pingües beneficios a la empresa. ¿Por qué?

O bien requiere que se desarrollen muchas actividades no productivas o bien las actividades que se realizan para él son extensivas en el consumo de horas laborales, generando una gran cantidad de gastos, tanto salariales como de otro tipo.

Así, Time Report nos permite analizar a cada cliente y tener la información necesaria para renegociar las condiciones o, incluso, orientar la actividad comercial hacia captar a un tipo de clientes similares a los que más beneficios generan.

¿Cómo se puede aprovechar este software al máximo?

La respuesta está clara: poniéndolo en relación con otros módulos y programas y dejando que se retroalimente con ellos. El software de gestión integral de MN program permite llevar a cabo esta interrelación entre Time Report y otras soluciones como:

  • Planificación de tareas. Time Report permite imputar los tiempos reales a cada actuación, lo cual está estrechamente relacionado con la planificación de tareas. De nada sirve estipular una serie de tiempos para cada actividad si no responden a los tiempos reales que se emplean para llevarlas a cabo.
  • Gestión de expedientes y proyectos. Mediante la integración entre Time Report y este módulo podemos observar con precisión qué tiempo le dedicamos a los diferentes expedientes y proyectos al entrar en ellos, como señalamos con anterioridad.
  • RPA. Gracias a Time Report podemos saber cuánto tiempo invierte un negocio en actividades que no son productivas, muchas de ellas meramente administrativas que se podrían automatizar gracias al software RPA.
  • Contabilidad y facturación. Al imputar gastos a cada expediente, cliente o proveedor, se facilita la confección de las facturas y la elaboración de la contabilidad.
  • CRM. La gestión del tiempo va ligada, directamente, a la gestión de los clientes. Así, la información que aporta Time Report enriquece sobremanera los expedientes de los clientes, ofreciendo una panorámica de lo que cuesta cada uno y los beneficios que genera.

¿Cómo analizar la información a nivel macro?

Del repaso anterior hemos dejado fuera, premeditadamente, un software clave: Cuadros de Mando.

La integración entre Time Report y Cuadros de Mando es absolutamente clave para analizar la información que nos permita controlar los tiempos del negocio. Mediante Cuadros de Mando se pueden agrupar los datos de todos los clientes o de los que se deseen. De todos los trabajadores o de los que se necesiten. De cada tipo de actuación. El margen de maniobra analítico es inmenso.

Básicamente se puede obtener una radiografía total del negocio en lo que respecta al uso del tiempo y, por lo tanto, a los costes generados por cada actividad.

El software Cuadros de Mando permite extraer toda la información de Time Report de forma sencilla, visual y automatizable. De tal forma que se puede automatizar el envío de informes con la información de tiempos que se quiera saber a todas las personas que se desee y con la periodicidad que se precise.

Así, un directivo no tendrá que ir a Time Report a buscar datos sobre las horas destinadas a un tipo de actividad, sino que puede recibir un informe con esa información actualizada y presentada tanto a través de tablas como de gráficos. Con un añadido extra. El informe llega a su correo electrónico y puede consultarlo desde cualquier parte: cuando, donde y como y cuantas veces quiera. Así es mucho más fácil moverse con éxito por el espacio-tiempo.

Un negocio debe contar con un buen programa que le permite controlar los tiempos

Software que mira hacia el futuro

A comienzos de este año, los partidos que componen el gobierno de Bélgica acordaron aprobar la posibilidad de concentrar las 40 horas de trabajo semanales en solo cuatro días, para dejar tres jornadas de descanso. Varias empresas en nuestro país están llevando a cabo programas pilotos de cara a reducir los días de trabajo de los cinco clásicos a cuatro. El debate está sobre la mesa y cuestiones como la conciliación familiar o la robotización apuntan en la misma dirección.

Sin embargo, trabajar menos días o, incluso, menos tiempo no tiene que ir asociado a trabajar menos o peor. Es más, los defensores de la reducción de la jornada laboral sostienen que los trabajadores serían más productivos y eficientes si tuvieran más tiempo libre.

Por ello, dos software como Time Report y Control Horario están llamados a ser absolutamente claves en el futuro. Gracias a ellos, una empresa puede comprobar si la reducción de la jornada genera pérdidas económicas o si, por lo contrario, redunda en un aumento de la productividad de los trabajadores. Es decir, permiten controlar los tiempos de un negocio. Y no solo eso, sino también optimizarlos para mejorar los resultados económicos y la vida de las personas.

Controlar los tiempos requiere una solución integral

Estos software son herramientas clave para digitalizar un negocio y obtener todas las ventajas de hacerlo.

MN program diseña sus software para ofrecer una solución integral de la gestión de un negocio. Tanto de los clientes, como de los proveedores, de los trabajadores y de los productos y servicios que produce y comercializa. En este sentido, la integración de los diferentes módulos es fundamental, como señalamos anteriormente.

De ahí que podamos decir que controlar los tiempos de un negocio requiere una solución integral, en la que todos los software estén interconectados y se pueda obtener absolutamente toda la información clave para gestionar el negocio y tomar decisiones. También en lo que respecta a la organización del tiempo, poniendo el foco en las actividades productivas y que generan beneficios y reduciendo las que improductivas y que solo traen consigo costes.

En conclusión, con Control Horario podemos llevar a cabo una supervisión efectiva de los horarios para que estos se adecúen a los derechos y obligaciones, tanto legales como laborales. Mientras que con Time Report podemos saber qué hacemos con nuestro tiempo. El primero reduce tiempos administrativos, el segundo optimiza la distribución del trabajo, el diseño de las tareas y las líneas de negocio.

Con el módulo Control Horario podemos transformar la administración de una empresa, con Time Report su funcionamiento, desde las tareas de producción hasta las acciones comerciales.

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