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Cuadros de Mando: controlar las cuentas de un negocio desde el móvil

El software Cuadros de Mando permite a los negocios controlar las cuentas desde cualquier lugar

El software Cuadros de Mando permite a los empresarios controlar las cuentas y agilizar la toma de decisiones

Varias generaciones crecimos viendo a Los Supersónicos, unos primos futuristas de Los Picapiedra, que, entre otras muchas cosas fascinantes, se caracterizaban por moverse en coches voladores. Así que, desde pequeños, el coche volador quedó instalado en nuestro imaginario colectivo como el símbolo del progreso tecnológico. En 2022 aún seguimos esperando su advenimiento, pero tenemos otras muchas herramientas que, en realidad, son bastante más útiles. Como el software Cuadros de Mando, que te permite controlar las cuentas de tu negocio desde el móvil.

Ningún proyecto, ya sea personal, profesional o empresarial, puede llegar a buen puerto si sus responsables no lo conocen a la perfección. Tampoco si las cuentas no están claras. En nuestro mundo, la viabilidad económica es la clave de bóveda de casi todas las decisiones que tomamos. Desde comprar un coche hasta poner en marcha un estudio de ingeniería. Desde decidir estudiar un curso hasta comprar un software de gestión integral.

La solución Cuadros de Mando es la herramienta perfecta para sumergirse en las entrañas de un proyecto o de una empresa y controlar las cuentas de un negocio.

Veamos por qué.

Automatización de la información

Los informes se pueden automatizar. El módulo Cuadros de Mando genera informes con los datos económicos que precisemos y con la periodicidad que deseemos. Una vez a la semana. Una vez al día. E, incluso, varias veces al día. Esto permite a los directivos de las empresas tener un conocimiento permanente de sus cuentas, ahorrándoles sorpresas desagradables.

Además, de esta forma se puede ampliar el número de personas al tanto de la información económica. El software Cuadros de Mando permite automatizar el envío de informes a cualquier persona.

Antaño, la información económica solo estaba al alcance de la mano de las escasas personas que tenían acceso a las cuentas del negocio. Sin embargo, ahora puede tenerse al corriente a todos los profesionales que se estime oportuno.

Todo ello, pudiendo, a la vez, filtrar de qué datos dispone cada persona. A lo mejor un responsable del departamento comercial debe saber cómo evolucionan los ingresos, pero no tiene por qué conocer la liquidez de la empresa en cada momento.

Los informes se pueden personalizar, de tal forma que no todas las personas reciben los mismos datos, sino que cada una disponga de aquellos que necesita saber o que pueden repercutir positivamente en su desempeño laboral.

A mayores, la automatización reduce, obviamente, el tiempo dedicado a obtener la información, procesarla y presentarla con claridad. Lo cual permite que el personal no tenga que invertir tiempo en el manejo y envío de información económica.

Controlar las cuentas desde el móvil es extremadamente útil

Controlar las cuentas de forma exhaustiva

Este software es una herramienta extremadamente útil en términos de control de la economía de un negocio. Ello se debe, en gran medida, a cómo funciona el Cuadros de Mando. Al poder establecer todo tipo de indicadores y desgloses, las posibilidades de obtener información son infinitas.

La dirección de un despacho de abogados puede saber al momento cuántos ingresos han registrado cada una de sus áreas de práctica en el último año. También, cómo se han distribuido a lo largo de los meses. Si hay picos de facturación o no. Si determinados departamentos tienen una carga más estacional que otros…

Así, en una reunión con posibles inversores, los directivos del bufete pueden presentar toda la información que resulte pertinente en la negociación. Y lo mismo valdría para un estudio de ingenieros o una asesoría.

Gracias a esta herramienta podemos obtener una auténtica radiografía de las cuentas de un negocio. Un proceso de control permanente que deja atrás los resúmenes o estudios trimestrales. No se hace una recapitulación de los ingresos, gastos, beneficios y activos y pasivos de la empresa cada x tiempo. Ahora todas las personas involucradas en la gestión financiera pueden controlar las cuentas de un negocio a diario.

El salto a nivel informativo es mayúsculo, pero, también, en lo que respecta a la toma de decisiones.

Detección de debilidades o problemas

¿Qué implica llevar una supervisión continua de las cuentas? Una detección temprana de posibles problemas y acelerar la toma de decisiones, sobre todo en lo que respecta a posibles debilidades del negocio.

Ninguna empresa quiere tener problemas y, menos, en lo que respecta a las cuestiones económicas. Pero los fallos humanos están a la orden del día. Si varias personas tienen acceso a la información financiera a diario, los errores se pueden descubrir y corregir con rapidez, antes de que generen problemas mayores.

Por ejemplo, a la hora de pagar a un proveedor se ha cometido un fallo y se ha añadido un 0, lo cual ha generado un descubierto en la cuenta de la empresa o autónomo. Si el error se detecta automáticamente se puede hablar con la entidad bancaria para que no llegue ni a efectuar la transferencia.

Asimismo, mediante la solución Cuadros de Mando se pueden analizar las cuentas y detectar anomalías o problemas que, de otra forma, podrían pasar desapercibidos. Por ejemplo, gran parte de los clientes de una clínica dental se retrasan constantemente en los pagos, generando que el estado de las cuentas experimente fuertes fluctuaciones, teniendo que llegar a pedir préstamos para afrontar os gastos fijos.

El Cuadros de Mando permite conocer qué clientes se retrasan, qué servicios son los más difíciles de cobrar o en qué días del mes o en qué meses se concentran los ingresos. Con toda la información en la mano se pueden hallar debilidades cronificadas y actuar para ponerles coto. Solo conociendo las fortalezas y los fallos se puede optimizar una organización.

Planificación financiera

Por lo que venimos de exponer, esta herramienta supone una revolución a la hora de planificar las finanzas de un negocio.

El Cuadros de Mando no funciona solo mediante indicadores económicos, pero estos son especialmente valiosos. Puesto que nos permiten optimizar el funcionamiento de los departamentos de facturación y contabilidad. O en el caso de un trabajador autónomo la forma de llevar sus finanzas.

Si conocemos el estado exacto de nuestras cuentas y su evolución a lo largo del curso económico, podemos planificar con precisión las decisiones de calado. Veámoslo con un ejemplo.

Una academia de formación necesita renovar sus equipos informáticos. Ha pedido presupuestos a algunos proveedores y alguna oferta es interesante. Sin embargo, a la luz de los datos del Cuadros de Mando, la compra no es recomendable en este momento… ¿por qué?

Estamos en septiembre, durante los meses de verano los ingresos han caído, porque muchos niños no acuden a clases, en cambio, los gastos se han mantenido estables.

Como consecuencia de ello, el colchón monetario es escaso. En cambio, en octubre, cuando se formalicen las nuevas matriculaciones, los ingresos experimentarán una gran subida. Así que, a la luz de esta información, lo más conveniente, para evitar problemas de liquidez, sería esperar un mes.

Acabamos de ver un ejemplo extremadamente sencillo, pero esta herramienta, dado su nivel de profundidad y precisión, puede reportarnos toda la información que deseemos para poder planificar las inversiones de la forma más rentable y segura posible.

Lleva tu negocio a todas partes

La digitalización ha traído consigo muchas pequeñas revoluciones que se van solapando unas a otras. Al fundirse lo físico con lo digital hemos ganado movilidad.

Los teléfonos móviles se han transformado en auténticas centralitas de nuestra vida diaria. A través de ellos podemos desenvolver gran parte de las acciones de nuestro día a día y sin necesidad de estar en un espacio físico concreto.

Antaño, los negocios eran entidades únicamente físicas, situadas en un lugar determinado. Y sus cuentas se controlaban, también, desde una sucursal bancaria concreta. Con la digitalización todo ello ha saltado por los aires, nunca mejor dicho, porque tanto los negocios como sus cuentas están en la nube.

La solución Cuadros de Mando permite que un profesional o un empresario dispongan de toda la información actualizada sobre su negocio en cualquier lugar del mundo. Los informes se envían al correo electrónico y se pueden consultar desde el móvil. Así, se puede conocer el estado de las cuentas en medio de una reunión con un proveedor, un cliente o un inversor y compartir con estos los datos que se deseen. Todo a un clic y de forma completamente automatizada.

Con ello, se transforma de forma radical el proceso de toma de decisiones. La información sustituye así a la intuición. Los empresarios y profesionales tienen al alcance de su mano todos los datos económicos que necesitan saber para gestionar eficientemente su negocio. Y sin tener que estar en su oficina.

El software Cuadros de Mando supone una pequeña gran revolución en la gestión empresarial, el tratamiento de la información económica y la simplificación y automatización de tareas administrativas. Las cuentas de un negocio nunca han resultado más accesibles y fáciles de analizar y optimizar.

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