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Datos para aumentar la productividad de los trabajadores

Los datos sobre los objetivos cumplidos y los que no ayudan a los trabajadores a aumentar la productividad

Índice de contenidos

El software de gestión permite a los trabajadores acceder a datos que les ayuden a aumentar la productividad y gestionar mejor su tiempo

Los datos son a la revolución digital lo que el carbón fue a la industrial. Una materia prima básica para que las empresas puedan nacer, crecer y consolidarse. Existe cierta creencia de que los datos solo están al alcance de los responsables de los negocios. Sin embargo, la realidad demuestra que es esencial que todos los trabajadores dispongan de los datos que les afectan, puesto que de esta manera pueden aumentar la productividad de su trabajo y, con ello, contribuir a que toda la empresa sea más productiva.

¿Cómo consiguen los negocios suministrar datos a sus trabajadores de forma continua? Con un software de gestión integral que cuente con soluciones como un CRM, un programa de facturación o una herramienta de Cuadros de Mando.

La integración e interacción entre estas soluciones permite a las empresas almacenar, sistematizar y visualizar sus datos de forma automatizada y sencilla. Todos los trabajadores pueden disponer de los datos que necesiten sobre sus objetivos y desempeño cuando lo deseen. Y, de esta forma, aumentar la productividad e incrementar el impacto y valor de su trabajo.

En este artículo vamos a analizar cómo el software de gestión de MN program puede ayudar a las empresas y a sus trabajadores a aumentar la productividad del negocio, empleando para ello los datos que ya disponen.

Conocer los objetivos y su nivel de cumplimiento

Las empresas, los equipos y los profesionales tienen objetivos. Por ejemplo, un abogado o un departamento legal pueden tener por objetivo cerrar 10 casos al mes. O el área comercial de una clínica estética vender 100 unidades de una crema antiarrugas cada quincena. Los ejemplos son infinitos.

Los objetivos son útiles para marcarnos desafíos e incentivar la productividad.
Mediante el software de gestión los profesionales pueden saber con suma facilidad si están cumpliendo con sus objetivos o si, por desgracia, no se encuentran en el camino correcto para alcanzarlos.

Puede programarse el envío de informes diarios con datos tan relevantes como el número de ventas realizadas o la cantidad de clientes gestionados.

Si los trabajadores no saben con precisión cómo están llevando a cabo su trabajo, se hallarán en penumbras y les resultará más difícil aumentar la productividad y cumplir con sus objetivos.

Además, gracias al software de gestión, los responsables de cada equipo no tienen que preocuparse permanentemente de comunicarles a sus trabajadores los datos que han registrado y su nivel de cumplimiento de los objetivos. Sino que se puede programar el envío de los datos lo que implica que estos profesionales de gran valor puedan, también, aumentar la productividad a la hora de realizar sus funciones.

Comparar los datos con el resto de compañeros y aprender de los mejores

Más allá de conocer los datos sobre el trabajo propio, el software de gestión nos permite saber cuál es el desempeño de nuestros compañeros. Así, por ejemplo, una clínica puede automatizar el envío de un informe mensual a todos sus médicos en el que figure el número de pacientes atendidos por cada uno de ellos.

Esto es interesante por dos cuestiones que se complementan entre sí:

  1. Incentiva la sana competitividad. El deporte nos ha enseñado lo valiosa que puede ser la competitividad si es sana y nos sirve para intentar mejorar y alcanzar la excelencia. En el terreno empresarial, la competitividad empuje a los profesionales a aumentar la productividad y optimizar su forma de trabajar.
  2. Establece ejemplos a seguir. Pensemos, por ejemplo, en el departamento comercial de cualquier empresa. Dos trabajadores pueden estar dando lo mejor de sí mismos y, sin embargo, obtener resultados diferentes. El profesional que, a pesar de estar esforzándose, no logra que esto se vea reflejado en sus datos de ventas puede aprender de su compañero y mejorar sus metodologías y tácticas basándose en la exitosa experiencia de éste.

Aumentar la productividad no es un esfuerzo o un objetivo individual, sino que todas las personas que forman parte de la empresa deben involucrarse en esta tarea. Los negocios se sustentan sobre la fuerza del trabajo en equipo. La competitividad y el aprendizaje continuo son activos de enorme valor.

Aumentar la productividad es posible si se dispone de los datos necesarios y se pueden automatizar acciones mecánicas

Saber con precisión en qué se emplea el tiempo

Más allá de lo que dicen los datos sobre los frutos del trabajo que se lleva a cabo, es importante tener en cuenta otra derivada: la gestión del tiempo.

Para aumentar la productividad es indispensable optimizar al máximo la forma en la que se emplea el tiempo. Si los datos son una materia prima de inmenso valor, el tiempo es, quizás, la materia prima más importante de todas. Tanto los días como las jornadas laborales tienen una duración limitada.

Para ayudar a los trabajadores a aumentar la productividad y controlar su uso del tiempo, hemos diseñado la herramienta Time Report.

Esta solución permite a los profesionales registrar a qué y a quién dedican su valioso tiempo. Los trabajadores meten los datos en el software y este recopila los datos y los ofrece de manera sintética.

Así, gracias a Time Report, un profesional puede descubrir que lleva a cabo tareas improductivas que le consumen diariamente 2 horas de su jornada.

Con estos datos en la mano, puede buscar una alternativa para aumentar la productividad reduciendo el tiempo dedicado a estas acciones. Es más, el software de gestión de MN program cuenta con un módulo de RPA que puede ser de grana ayuda para automatizar estos procesos improductivos.

La única forma de mejorar el uso del tiempo y aumentar la productividad es disponer de los datos exactos sobre en qué se invierte el tiempo.

Evitar desviaciones en los proyectos

Algunos profesionales y empresas trabajan a través de proyectos. Por ejemplo, los estudios de arquitectura o los ingenieros. En estos casos, juegan un papel crucial las desviaciones de tiempo. Es decir, las divergencias entre el tiempo de trabajo previsto y el que realmente se acaba empleando. ¿Por qué? Porque si una empresa emplea más tiempo en realizar un proyecto del que tenía previsto va a ver cómo su rentabilidad y, por ende, su margen de beneficio se reducen.

Si se disponen de datos precisos y permanentemente actualizados sobre la evolución de un proyecto y el cumplimiento de los plazos, los trabajadores pueden ajustar su manera de trabajar para aumentar la productividad y evitar las desviaciones de tiempo.

En cambio, si la empresa no dispone de un software de gestión integral, el control de la evolución de los proyectos resultará mucho más arduo, deberá emplear recursos humanos en llevarlo a cabo y le costará mucho más aumentar la productividad.

Aumentar la productividad automatizando acciones

Como señalamos antes, el software de gestión ayuda a mejorar los datos y aumentar la productividad permitiendo a los trabajadores automatizar muchas tareas mecánicas o meramente administrativas.

De tal forma que puedan emplear su tiempo en tareas productivas y de gran valor añadido, en las que puedan desplegar todos sus talentos y contribuir al éxito de la empresa en la que trabajan.

La digitalización de los negocios ha contribuido a aumentar la capacidad de las empresas y los profesionales de almacenar datos útiles y, sobre todo, sistematizarlos para poder usarlos en el día a día.

Ello ha implicado, también, que los datos no solo estén al alcance de los responsables que toman las decisiones empresariales, sino que también pueden acceder a ellos los trabajadores a los que esta información les afecte directamente.

Muchas veces no damos lo mejor de nosotros mismos porque ni siquiera sabemos que no lo estamos haciendo. Los datos son nuestros mejores aliados para aumentar la productividad y lograr que nuestros aptitudes, conocimientos y experiencia brillen con luz propia.

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