Formularios Web: Almacena y gestiona toda la información de tu negocio
Desde tiempos inmemoriales la humanidad asumió que el conocimiento es poder. Cuántos más datos tengas, más probable será que tengas éxito en tu misión. Y este mantra se aplica a todos los ámbitos de la vida. Desde un conflicto internacional hasta elegir bien qué le regalas a tu madre por su cumpleaños. Si tienes información, podrás construir una mejor estrategia, en el primer caso, y comprar un producto o un servicio que haga feliz a la mujer que te trabajo al mundo en el segundo. Pues bien, los Formularios Web se han convertido en herramientas extremadamente útiles para capturar y gestionar la información de un negocio.
Hoy en día, casi todas las personas han tenido que rellenar en algún momento un formulario a través de una web. Ya sea para pedir una cita con su médico de familia o para comprar un billete de tren. Los Formularios Web forman parte, ya, de nuestro día a día. Si están bien diseñados, son fáciles de cumplimentar para los usuarios y extremadamente útiles para las empresas y los autónomos. ¿Por qué? Abren la puerta a que entre en el negocio un caudal de datos mayúsculo, que le ayuden a optimizar su funcionamiento y aproximarse más y mejor a lo que desean sus clientes.
Los Formularios Web de MN program son soluciones flexibles y personalizables, que facilitan el almacenamiento y gestión de la información. De esta forma, se ajustan a las necesidades y particularidades de cualquier tipo de negocio para ayudarlo a crecer.
Fáciles de enviar y cumplimentar
A la hora de solicitar que una persona cumplimente un formulario es fundamental que el acceso a éste sea sencillo y los datos que se piden estén claros y bien compartimentados. Los Formularios Web de MN program tienen esas características.
En primer lugar, su nombre ya nos deja claro cuál es su naturaleza: son formularios a los que se accede a través de internet, mediante URL. Ello facilita la posibilidad de enviarlos por correo electrónico, SMS o WhatsApp. El cliente que reciba el mensaje solo tendrá que clicar sobre el enlace y éste lo llevará hasta el formulario.
Asimismo, en vez de enviar la URL, también se puede incrustar en la web del negocio, para que esté a la vista de todos sus clientes reales o potenciales. Esto es especialmente útil cuando se emplean para vender productos o servicios o cuando su misión es realizar una reservar, por ejemplo, en un restaurante, o una cita en una clínica odontológica.
Una vez que los clientes llegan al formulario, la empresa o autónomo habrá podido establecer cuantos campos considere necesarios. Estipulando, además, qué campos hay que cubrir de forma obligatoria y cuáles no.
Altamente personalizables
Precisamente, esta funcionalidad pone en valor una de las grandes ventajas de los Formularios Web de MN program: su nivel de personalización. Ya que los negocios pueden:
- Incorporar su logo.
- Añadir un mensaje confeccionado estrictamente por ellos.
- Incluir un apartado en el que las personas puedan subir documentación.
- Establecer qué campos son obligatorios y cuáles opcionales.
Así, los negocios pueden usar esta herramienta de la forma en que deseen, convirtiéndolas en un arma a su servicio en lo que respecta a la obtención y tratamiento de la información.
Al fin y al cabo, cada negocio es un mundo, por eso, los formularios deben poder adaptarse a sus diferentes necesidades de datos. Y, lo que es más importante, los formularios y los mensajes que incluyen deben adaptarse a las características comunicativas de los clientes.
El nivel de personalización de los Formularios Web se combina con la existencia de tres tipos de estos documentos de captación de la información: de registro, de venta y de solicitud de información.
Formularios de registro
Este tipo de formularios está pensado para registrar a clientes e incorporar su información a la base de datos del negocio. El modus operandi es muy sencillo.
El cliente cubre el formulario bien a través de la web del negocio, bien mediante el enlace enviado por éste en un email o un WhatsApp. Una vez que lo haya cumplimentado, el software de gestión integral de MN program crea automáticamente la ficha del cliente en el sistema y le envía una notificación a la empresa o al autónomo para comunicarle que tiene un nuevo cliente. Así de fácil.
Este formulario de registro se puede emplear, también, para cumplir con la LOPD, facilitando toda la información sobre el tratamiento de los datos personales, para que el cliente dé su consentimiento, a la vez que éste se registra de forma autónoma.
De esta forma se consigue, por un lado, automatizar procesos meramente administrativos, permitiendo que los trabajadores del negocio se dedican a tareas productivas. Y, por otro, se dota de autonomía al cliente, que puede registrarse en el momento que quiera o que mejor le venga.
Una vez que la ficha de cliente ya está creada, el negocio irá incorporando nueva información sobre éste. Desde las cuestiones meramente comerciales, como pedidos o facturas. Hasta las organizativas, como la cantidad de tiempo que se destina a proveerle los servicios que ha contratado. Podríamos decir que el formulario de registro funciona, en cierta forma, como una puerta de entrada, el inicio de la relación negocio-cliente.
Registro de trabajadores
Aunque el objetivo fundamental de este tipo de formularios sea facilitar el registro de los clientes y su inclusión en la base de datos del negocio, también pueden ser útiles para gestionar a los trabajadores. ¿Cómo?
Los Formularios Web se pueden enviar, por ejemplo, a profesionales que se van a incorporar al negocio. De tal forma que cubran ellos mismos sus datos, descargar los documentos relacionados con la contratación e incorporarlos firmados por ellos. De esta manera la gestión administrativa se agiliza y simplifica.
Reservas Online
En estrecha relación con el registro de los clientes, nos encontramos con la reserva online. Así, pueden diseñarse formularios que permitan a los consumidores reservar una cita en el médico o reservar un curso que va a impartir una academia de formación.
Si el cliente ya está inscrito en la base de datos del negocio, solo tendrá que meter su DNI y su teléfono. Si no lo está, será redirigido al formulario de registro estándar.
Así, las empresas y autónomos pueden digitalizar plenamente la gestión de las agendas. Toda esta información se relacionará con la base de datos y podrá consultarse, por parte de los clientes, a través de la Oficina Virtual. Una solución 360 para ayudar a negocios y clientes y ahorrarles tiempo.
Formularios de venta
Si como venimos de sostener, los formularios de registro son un primer hito en la relación entre las empresas y sus consumidores, los de venta son claves en el ámbito de los ecommerce y el comercio electrónico.
A través de estos formularios, los negocios cierran sus ventas digitales. De tal forma que sirven para recibir la información necesaria para cobrar a los clientes por los servicios o productos que desean adquirir.
Los formularios de venta de MN program están conectados con la plataforma de pagos Sprite. Lo que permite a los negocios efectuar el cobro de forma rápida, sencilla y directa, en tan solo unos clics.
Toda la información de los clientes debe protegerse de forma escrupulosa y sólida. Pero la relacionada con su información bancaria aún más. De ahí que MN program cuente con un módulo de seguridad para garantizar la salvaguarda de los datos de los clientes.
Este tipo de formularios permiten a cualquier tipo de negocio dar un salto decisivo hacia la digitalización de sus actividades comerciales. Lo que los convierte en herramientas extremadamente útiles para incrementar las ventas y los beneficios.
Formularios de solicitud de información
Los formularios también sirven para solicitar nueva información a los clientes, no solo para efectuar el registro de los datos de partida.
Esta funcionalidad es muy interesante, puesto que permite a los negocios tener la información plenamente actualizada sin tener que invertir grandes cantidades de tiempo en labores administrativas. Veámoslo con un ejemplo.
Una academia va a poner en marcha el nuevo curso escolar y necesita confirmar que los datos de sus clientes son correctos. Dirección, número de teléfono, cuenta bancaria… Enviándoles un Formulario Web a través del correo electrónico se evitan decenas de llamadas telefónicas. Si, además, desean saber qué preferencias tienen los alumnos de cara a confeccionar los horarios, pueden incorporar campos para recoger dicha información.
En este sentido, los formularios de solicitud de información pueden ayudar a los negocios a transformar la forma de comunicarse con los clientes, obteniendo una gran cantidad de información sin tener que invertir mucho tiempo en dicha labor. Y sin resultar invasivos para los clientes.
Formularios Web: una revolución de la sistematización de la información
Todas los tipos de Formularios Web y sus funcionalidades caminan en la misma dirección: la recopilación, sistematización y estructuración de los datos del negocio.
Mediante los formularios, el negocio no solo se ahorra trabajo administrativo y tareas no productivas, sino que consigue que cada dato relevante quede registrado y se almacene de forma correcta.
Estructurar los datos de forma óptima no es una cuestión baladí, sobre todo a la hora de consultarlos y, lo que es más importante para los negocios, analizarlos.
Más allá de los datos básicos para efectuar una compraventa, las empresas y autónomos pueden recolectar una ingente cantidad de información sobre sus clientes y sobre lo que estos desean y consumen.
Gracias a un software de gestión integral como el de MN program, se pueden analizar de forma fácil y visual múltiples datos que hasta ahora pasaban desapercibidos. Y que permiten a las organizaciones obtener una radiografía precisa del negocio.
En este sentido, los Formularios Webs, además de facilitar las tareas de gestión y contribuir a estrechar la comunicación con los clientes, son herramientas al servicio del análisis de a información. De ahí que, además de útiles, tengan un gran potencial para contribuir a optimizar el funcionamiento de las empresas y aumentar las ventas.
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