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9 acciones para gestionar tus proyectos de forma más rentable

Gestionar tus proyectos de forma rentable implica realizar un seguimiento continuado y efectivo de los mismos

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Levantar un proyecto es siempre una tarea tan estimulante como desafiante. Un reto que tienes que afrontar con ganas e ilusión y en el que entran en juego múltiples factores. Los objetivos del proyecto, los recursos con los que cuentas, los compañeros que trabajan contigo, el tiempo que tienes para realizarlo… Gestionar tus proyectos de forma eficiente es crucial para que todos ellos salgan adelante con éxito y tu trabajo brille en todo su esplendor.

Por eso, en MN program hemos diseñado un software de gestión de proyectos altamente intuitivo y funcional y plenamente integrado con el resto de nuestras soluciones. Gestionar tus proyectos para lograr que sean más rentables te permitirá, además, optimizar tu tiempo e incrementar los beneficios de tu negocio.

Centralizar la información y la documentación de todos tus proyectos, poder realizar un seguimiento detallado de cada uno o imputar tiempos y gastos, son algunas de las 9 acciones para gestionar tus proyectos de una forma más rentable que vamos a ver a continuación.

Centraliza todos tus proyectos en una única base de datos

Como su propio nombre indica el software de gestión integral de MN program sirve para que cualquier negocio pueda llevar a cabo una gestión total de sus múltiples áreas. Desde la facturación hasta la gestión de clientes, pasando por las relaciones con los proveedores o la elaboración de la agenda.

En lo que respecta a cómo gestionar tus proyectos, el software facilita el almacenaje de toda la información relativa a los mismos en un único lugar. Así, puedes disponer de una única base de datos en la que están incluidos todos y cada uno de tus proyectos. De esta manera, se rompe una segmentación clásica de la información que podía llevar a equívocos y duplicaciones.

La información que dispone el negocio sobre cada uno de sus proyectos está en el software y puede ser consultada por los profesionales que la necesiten. Todos los datos están centralizados y sistematizados, lo cual facilita el trabajo y el desarrollo de los proyectos, aumentando la productividad y reduciendo tiempos meramente administrativos.

Localiza tus proyectos con suma rapidez

Localizar un proyecto puede resultar más complejo de lo que parece a simple vista. Sobre todo, si buscas un proyecto cerrado para consultar cualquier tipo de información. Centralizar todos los proyectos en una única base de datos no solo no complica su búsqueda, sino que la facilita. Puesto que, con toda certeza, la totalidad de los proyectos se encontrará ahí.

Partiendo de esa base, el software de MN program incorpora un rápido y completo buscador. De tal manera que se puede buscar un proyecto por cualquier criterio.

Basta con introducir un dato que sepas que está presente en dicho proyecto. Ya sea su nombre, su descripción, el cliente para el que se realizó o su número de referencia.
El programa lo encontrará en cuestión de segundos para ti. Se acabó perder el tiempo a la caza de un proyecto. Ahora podrás tenerlo delante de ti con suma rapidez y sin necesidad de disponer de una descripción detallada de éste.

Consulta la información importante a un golpe de vista

Una de las claves de todo buen software es su capacidad de adaptarse a las necesidades de cada usuario. Por ello, nuestro programa cuenta con la posibilidad de personalizar la información que se ve de cada proyecto a un golpe de vista.

Es decir, el profesional puede determinar qué datos desea ver cuando se abre el proyecto en el programa. Esto facilita, sobre manera, la consulta de la información más relevante. Puesto que, con un solo clic, ya estará a disposición del trabajador.

Un proyecto, en función de su complejidad, puede incluir una ingente cantidad de datos. Muchos de los cuales no son necesarios en el día a día de su desarrollo o no son de interés para todos los trabajadores que participan en la elaboración de dicho proyecto. Al personalizar la información que se observa en un solo vistazo, el profesional aumenta la eficiencia de su trabajo y, con ella, la rentabilidad del proyecto en cuestión.

Gestionar tus proyectos de manera eficiente implica manejar la información y la documentación con fluidez y rapidez

Realiza un seguimiento detallado de todos tus proyectos

A la hora de gestionar tus proyectos con la máxima eficiencia es fundamental la labor de seguimiento de los mismos. Con el módulo de gestión de proyectos de MN program puedes:

  1. Ver todos los correos relacionados con cada proyecto. Tanto los enviados como los recibidos. Lo cual te ofrece una panorámica total de la comunicación con clientes, proveedores y compañeros involucrados en el proyecto. Una cuestión clave para ejecutar muchas tareas o realizar modificaciones.
  2. Visualizar todas las llamadas recibidas y emitidas en relación con el proyecto, disponiendo de la información pertinente sobre cada llamada: con quién se hizo y cuáles fueron los temas tratados. Esto, junto con el historial de correos, te permitirá conocer a la perfección hasta el más nimio detalle de la gestión del proyecto.
  3. Observar los trabajos que has hecho vinculados al proyecto. Gestionar tus proyectos implica, en realidad, gestionar las múltiples actuaciones que lo conforman. Cuando, por ejemplo, un estudio de arquitectura elabora un plan de rehabilitación de un edificio, tiene que realizar múltiples tareas y gestiones desde que acepta el proyecto hasta que realiza su entrega. Así, es posible saber con facilidad y rapidez si alguna tarea queda pendiente por hacer, o analizar los trabajos hechos para constatar que se han efectuado correctamente.

Imputa tiempos y gastos de cada proyecto

Como señalamos al inicio, el módulo de gestión de proyectos está integrado con otras soluciones como Time Report, un software puntero que permite a los profesionales imputar el tiempo que dedican a cada proyecto, así como los gastos asociados a éste.
Por ejemplo, un despacho de abogados ha sido contratado por una empresa para la elaboración de su plan de igualdad. Un equipo de abogados se desplaza hasta la sede de la compañía para reunirse con sus dirigentes y analizar la marcha del proyecto. Los letrados podrán imputar el tiempo de su jornada laboral que han empleado en la visita al cliente a dicho proyecto. Y, además, podrán incluir los gastos derivados del viaje, como la gasolina, los peajes, el parking o las dietas de comida.

De esta manera podrás gestionar tus proyectos para saber, a ciencia cierta, cuál es su rentabilidad. Puesto que Time Report compara el tiempo consumido por un proyecto y los gastos que ha generado, con los beneficios económicos que produce.

Además, gracias a Time Report el negocio puede constatar si se ha producido alguna desviación de tiempo y/o gastos en la elaboración del proyecto con respecto a lo que se tenía previsto o a lo que es habitual en este tipo de proyectos. Así, la información puede ser útil para analizar el proyecto y para llevar a cabo las correcciones pertinentes.

Dispón de toda la documentación del proyecto

Centralizar toda la información y tenerla al alcance a golpe de clic también se traslada a la posibilidad de disponer de toda la documentación de cada proyecto.
Además, puedes gestionar tus proyectos y su documentación tanto desde el apartado de adjuntos del programa como desde la carpeta de adjuntos de One Drive. Así, si añades un documento a través del software, éste se guardará automáticamente en la carpeta de One Drive. Y a la inversa, si añades un documento a la carpeta, éste figurará en el programa.

De tal manera que la solución se adapta a la forma de gestionar la documentación de los proyectos que tiene cada usuario y no a la inversa.

Analiza cómo gestionar tus proyectos mejor mediante la elaboración de informes

Una parte trascendental de cualquier proyecto y que, sin embargo, a veces no se realiza es su análisis. Tanto durante su elaboración, como una vez concluido. Recopilar todos los datos de interés, establecer los indicadores y realizar los cálculos pertinentes puede resultar demasiado fatigoso. A no ser que… cuentes con un software que haga el trabajo sucio por ti.

En el módulo de gestión de proyectos puedes elaborar informes que detallen toda la información que deseas saber sobre un proyecto. El profesional establece los indicadores que desea evaluar, el programa realiza la recopilación y sistematización de los datos y los presenta en informes de Word que se pueden imprimir, en archivos de Excel o en dashboards de manera gráfica y visual. Con la información en la mano, el profesional puede llevar a cabo la tarea analítica con facilidad.

El programa incluye, per se, indicadores clave como el total facturado, el margen de desviación o el tiempo invertido.

Si a esto le sumamos que nuestro software de gestión cuenta con la solución Cuadros de Mando, el diseño y automatización de informes se vuelve una tarea extremadamente sencilla de llevar a cabo. A través de Cuadros de Mando se puede automatizar la creación de los informes con los indicadores que se deseen y estipular su envío a través de correo electrónico.

Accede desde cualquier lugar y en cualquier momento

La noción de oficina se ha diluido. El teletrabajo está ganando terreno. Pero también la movilidad. Por ejemplo, acudir in situ a visitar a un cliente para avanzar en un determinado proyecto, como en el caso que usamos anteriormente. Es por ello, que los software deben adaptarse a esa fluidez de los profesionales, los clientes y sus necesidades.

A través del Acceso Trabajadores de MN program web, cualquier profesional puede entrar desde cualquier lugar del mundo, en cualquier momento y a través de cualquier dispositivo con acceso a internet al software y consultar sus proyectos.

De tal manera que, si se encuentra reunido con un cliente, podrá enseñarla a través de un portátil o un móvil, aquellos datos que desea compartir o podrá consultar información relevante para la reunión.

Permite a tus clientes consultar sus proyectos

Pero no solo el trabajador puede enseñarle datos o documentos sobre el proyecto al cliente, sino que éste también puede consultarlos de forma autónoma.

A través del Acceso Clientes de MN program web, los clientes pueden entrar en el programa y ver toda aquella información que el negocio ha validado como visible.

Es decir, el profesional publica el proyecto para que esté a disposición del cliente a través de Acceso Clientes y marca qué actuaciones o documentos puede ver y cuáles no. Al fin y al cabo, es importante que el cliente sepa cómo marcha el proyecto, pero hay muchas actividades de orden interno que no tiene por qué conocer, puesto que no son relevantes para sus intereses o porque forman parte de la forma de organizarse y realizar las tareas del negocio.

En definitiva, gestionar tus proyectos para que sean rentables y eficientes está al alcance de tu mano. Nuestro gestor de proyectos cuenta con un amplio número de funcionalidades que te facilitará el día a día, te permitirán dirigir y trabajar en tus proyectos con facilidad y te ayudarán a optimizar al máximo tu tiempo y tus recursos. Para que un proyecto tenga éxito es fundamental garantizar su rentabilidad y la productividad del trabajo que llevan a cabo los profesionales que lo implementan.

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