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Permisos de seguridad y auditoría de logs: qué, quién, cuándo y cómo ve la información

La posibilidad de emplear permisos de seguridad ayuda a proteger los datos

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La seguridad es una cuestión que la humanidad ha perseguido desde el inicio de los tiempos. Nuestros antepasados se resguardaban en cuevas para protegerse de la inclemencia del tiempo, pero también para protegerse frente a los ataques. Nosotros vivimos entre paredes y techos para resguardarnos de la lluvia y del frío, pero también porque en nuestras casas nos sentimos a salvo. Un negocio funciona, a menudo, como un hogar. Por eso es importante que todas las empresas establezcan unos permisos de seguridad y puedan realizar una auditoría de logs.

Una empresa no solo está conformada por sus estructuras físicas, sus trabajadores, sus clientes y sus productos o servicios. Sino que la información que atesora es otra columna maestra más. Protegerla es tan importante como salvaguardar la sede de una empresa y su equipamiento. O incluso más.

¿Cuál es la mejor forma de evitar una fuga de información? Poner en marcha, previamente, una estrategia sólida para proteger todos los datos del negocio. Ya que el manejo y la salvaguarda de la información es una cuestión estratégica en la era digital. Ya no solo por cuestiones legales y reputacionales, sino porque una filtración de información sensible puede causar grandes perjuicios a una empresa o autónomo.

Los escenarios críticos son infinitos. Desde que la competencia se haga con el plan de negocio, hasta que cibercriminales secuestren datos personales de los clientes, pasando por la filtración de las cuentas económicas o, lo que es peor, que el negocio sea víctima de un fraude y vea cómo le sustraen miles de euros.

Para evitar estas situaciones, la empresa debe contar con un software de protección de datos, como el de MN program, que le permita sistematizar la política de permisos de seguridad y analizar quién ha accedido a la información vulnerada.

Permisos de seguridad

Empecemos por el principio, ¿qué son los permisos de seguridad? Básicamente credenciales que permiten a los miembros de una organización acceder a determinadas áreas. En el plano físico es muy fácil de entender. Todos tenemos en nuestra cabeza imágenes de trabajadores entrando en laboratorios o despachos extremadamente protegidos. Ya sea mediante controles biométricos o a tarjetas de seguridad.

Pues bien, un software de gestión integral como el de MN program funciona de una manera muy similar. Se pueden establecer dentro del programa niveles diferentes de acceso a toda su información.

Volviendo al ejemplo anterior, un limpiador no puede acceder, por sí mismo, a un laboratorio donde se está elaborando la medicación definitiva contra una enfermedad incurable hasta el momento. Pero el investigador que trabaja en esta instalación sí. En lo que respecta a la gestión de un negocio sucede lo mismo.

Estructura piramidal

El módulo de seguridad de MN program permite establecer diferentes niveles de acceso a la información del negocio por parte de los trabajadores.

Su funcionamiento responde a una estructura piramidal. Los trabajadores con un nivel más bajo de permisos, tendrán acceso a una pequeña cantidad de información. Mientras que los empleados que cuenten con el nivel más alto de permisos podrán ver todos los datos del programa.

Los primeros tendrán capadas grandes áreas de información. Por ejemplo, el estado de las cuentas corrientes de la compañía. Los segundos, en cambio, tendrán acceso a cada detalle de la organización, aunque no les competan directamente.

Entre medias, cada nivel incorpora un tipo de permisos diferente. Lo que permite que cada uno de ellos se adapte a las necesidades de los diversos trabajadores que componen un negocio.

De esta forma, se puede establecer de forma rápida, sencilla y sistematizada la información que está al alcance de cada trabajador.

Contar con un programa de gestión integral conformado por soluciones avanzadas como el software CRM, proporciona a cualquier negocio una ingente cantidad de información. Decenas de miles de datos que antaño no se registraban y que, hoy en día, podemos almacenar, tratar y analizar. Sin embargo, eso no debe implicar que todos los empleados tengan acceso a toda la información. Puesto que esto aumenta sobre manera los riesgos de seguridad.

Segmentar la información

¿Por qué en los edificios que cuentan con grandes pasillos se colocan diversas puertas de seguridad a lo largo del recorrido? En términos estrictamente funcionales no tienen ningún sentido. Puesto que no llevan a otro lugar, sino que al cruzarlas pasamos de una parte del pasillo a otra. Pero en lo que respecta a la seguridad son fundamentales. Ya que funcionan como cortafuegos en caso de que se produzca un incendio.

La seguridad en la era digital funciona de una forma muy similar. Si toda la información de un negocio y de sus clientes se segmenta y compartimenta, en caso de que se produzca una brecha informativa, se reduce la posibilidad de que ésta afecte a todos los datos.

En los tiempos analógicos, proteger determinada información implicaba guardarla bajo llave, literalmente. Sin embargo, un software de protección de datos permite limitar el acceso que tiene cada persona de una organización a la inmensa cantidad de información que ésta acumula.

Ajustarse a las necesidades informativas

Las necesidades de información para realizar el trabajo diario cambian mucho en función de dos factores clave:

  • La jerarquía
  • El departamento o área de negocio

Cuanto más alto esté un profesional en la jerarquía de un negocio, mayores son sus necesidades de información. Habida cuenta de que sus responsabilidades también son mayores. Un trabajador base y su coordinador no realizan los mismos trabajos y, por ende, no precisan los mismos datos. Por ejemplo, el coordinador de un equipo comercial debe tener acceso a toda la información sobre el proceso de venta y las acciones que llevan a cabo día los agentes que conforman su equipo.

En cambio, el agente comercial solo debe tener acceso a la información de sus clientes y de los leads que tiene que gestionar, pero no a los datos de los clientes de otros compañeros.

Por otro lado, si un negocio está segmentado en departamentos, también debe compartimentar su información en función de este hecho. Lo que vale para optimizar el funcionamiento interno, también es útil para proteger los datos. Por ello, a la hora de establecer los permisos de seguridad se debe tener en cuenta en qué área del negocio trabaja cada empleado.

Un trabajador del departamento de facturación debe tener acceso a los datos económicos de los clientes a los que les debe emitir facturas. Sin embargo, no tiene por qué saber qué ha negociado el cliente con su agente comercial. O qué inconveniente le ha ayudado a subsanar el equipo de soporte o de atención al cliente.

Personalizar el acceso

Todas estas cuestiones nos dirigen hacia una cuestión clave: personalizar los permisos de seguridad. Con el software de seguridad de MN program puede estipularse qué permisos se otorgan a cada uno de los trabajadores de la empresa. De tal forma que dos empleados del mismo departamento y del mismo nivel jerárquico podrían llegar a tener permisos diferentes si así se considera, ya sea por cuestiones de seguridad o por necesidades del servicio que se presta al cliente.

Pensemos, por ejemplo, en un despacho de abogados. Dos letrados que son compañeros en el área Laboral pueden tener, a priori, los mismos permisos de seguridad. Sin embargo, uno de ellos está trabajando con un cliente especialmente celoso de su privacidad, hasta el punto de que no desea que nadie se entere de los trámites legales que está llevando a cabo. Por ello, el despacho decide que a su expediente y su documentación solo van a tener acceso el socio responsable del área y el abogado al cargo del caso. Con un módulo de seguridad puede hacerse esto, amoldando la protección de los datos a las necesidades individualizadas de cada cliente.

Esto es importante a dos niveles. Por un lado, en materia de seguridad, puesto que se reducen los riesgos. Por otro, en materia de satisfacción del cliente, ya que, si éste percibe que su información se trata con sumo cuidado, será más proclive a seguir trabajando con el negocio. Además de que, al personalizar el acceso a la información, los empleados tendrán todos los datos que necesitan para prestar el mejor de los servicios.

La personalización de los permisos de seguridad es útil para la estrategia del negocio tanto en materia de protección de datos como a nivel netamente empresarial o comercial.

Los permisos de seguridad establecen quién puede consultar la información, la auditoría de logs nos dice quién lo hizo

Auditoría de logs

Si a través de los permisos de seguridad podemos controlar de antemano quién tiene acceso a la información, el módulo de auditoría de logs nos permite saber quién ha accedido a ella y cómo ha interactuado con los datos.

Por ende, estamos hablando de una solución pensada para poder llevar a cabo una auditoría interna de la gestión de la información de forma fácil, sencilla y pormenorizada.

¿Quién ha accedido?

Que una persona tenga los permisos de seguridad suficientes para acceder a una determinada información no implica que lo haya hecho. Por ejemplo, el director de una clínica médica, cuenta con máximos permisos de seguridad y puede consultar todos los datos del negocio. Desde la contabilidad hasta el control horario. Pero, en su trabajo diario, solo accederá a los datos que sean relevantes para ejercer su cargo con la máxima calidad posible.

Si retomamos un ejemplo anterior, el del agente comercial, que éste tenga acceso a datos de su cliente como el número de operaciones que se han llevado a cabo entre el negocio y él, a cuánto han ascendido o cuál es su dirección no implica que haya consultado dicha información.

Tener la posibilidad de hacer algo, difiere absolutamente de haberlo realizado. ¿Por qué es esto importante? En caso de que se produzca una brecha informativa en el interior de una organización, resulta fundamental poder acotar el número de personas que pudieron vulnerar los protocolos de protección de datos.

Sin una auditoría de logs, cualquier trabajador con los permisos de seguridad suficientes para consultar la información, podría ser el responsable del quebranto de la salvaguarda de los datos.

En cambio, si se dispone de este módulo se puede saber con exactitud quién accedió a un expediente, cuándo y qué hizo. De esta forma se concreta quién pudo cometer un error o un acto malintencionado y quién, aun teniendo acceso a los datos, no los consultó o no lo hizo en los días anteriores a la brecha informativa.

¿Qué ha modificado?

Saber quién ha tenido acceso a una determinada información es importante pero aún es más relevante conocer con precisión si se ha modificado algún dato dentro del programa. La auditoría de logs permite constatar qué información ha sufrido una alteración y cuándo se ha producido.

Sin esta funcionalidad, una persona con un nivel alto de permisos de seguridad podría modificar una infinidad de datos, ya no solo relativos a los clientes, sino al propio negocio, sin que se supiera a ciencia cierta qué información se ha alterado.

Paralelamente, la posibilidad de controlar todas las modificaciones que se efectúan dentro del software de gestión facilita, también, la gestión y subsanación de los errores cometidos de forma involuntaria. Puede darse el caso de que un trabajador modifique una información sin querer o que lo haga de forma errónea, gracias a la auditoría de logs se puede saber quién, cuándo y qué se modificó, lo cual ayudaría a arreglar el error en el menor tiempo posible para restaurar los datos correctos.

¿Qué ha eliminado? ¿Y exportado?

También puede darse el caso de que un trabajador haya eliminado información. La auditoría de logs, al rastrear todo el historial de los datos, nos permite saber con exactitud qué información se ha borrado del programa. Esto es fundamental para poder restituirla.

Además, la auditoría de logs también nos indica si una información determinada ha sido exportada, es decir, se ha sacado del programa a través de la generación de un documento. Cabe suponer que, si alguien pretende llevar a cabo una sustracción de información confidencial o protegida, podría optar por esta funcionalidad.

La exportación de datos es una herramienta especialmente útil de un software de gestión, porque permite emplear información sin tener que entrar en el programa, por ejemplo, durante una reunión de negocios. Pero también se puede usar de forma fraudulenta, de ahí que sea importante poder analizar quién exportó datos y cuándo.

¿Cómo respondemos?

Si ya sabemos quién consultó una información y qué hizo con ella, podremos poner en marcha protocolos de seguridad para reducir el impacto de la brecha informativa y subsanarla a la menor brevedad posible.

Es importante señalar que la auditoría de logs no solo sirve para investigar qué ha sucedido si se detecta un quebranto de la protección de datos. Sino que es el mecanismo más importante que tenemos a nuestra disposición minimizar los problemas asociados a ésta.

Solo mediante una auditoría de logs podemos saber con precisión qué información se ha vulnerado y en qué ha consistido exactamente dicha vulneración. A partir de ahí se deberán tomar las medidas oportunas para recuperar los datos y para evitar que la filtración se vuelva a producir.

Así, mediante los permisos de seguridad y la auditoría de logs, un negocio puede llevar a cabo un estrecho seguimiento de la información que está al alcance de cada miembro de la organización y optimizar permanentemente los protocolos y estrategias internas y externas para proteger los datos, tanto de los clientes como de la empresa.

Los permisos de seguridad facultan a un negocio para determinar a qué información tiene acceso cada trabajador

Otras herramientas para proteger la información

Aunque los módulos de permisos de seguridad y de auditoría de logs son las herramientas más avanzadas y precisas en materia de seguridad interna, el software de gestión integral de MN program incorpora otras funcionalidades que contribuyen a garantizar la protección de datos.

Copias de seguridad periódicas y encriptadas

El programa automatiza la elaboración de copias de seguridad periódicas y encriptadas de la información. Estas copias se guardan en la nube y se puede recurrir a ellas para recuperar datos borrados, errónea o malintencionadamente.

De ahí que se complemente a la perfección con la auditoría de logs, puesto que mediante ésta podemos saber qué datos se han modificado o eliminado. Y gracias a las copias de seguridad es posible restaurarlos.

Que dichas copias sean periódicas y encriptadas es, también, fundamental. En lo que respecta a la primera característica porque garantizamos que la información guardada esté actualizada, lo cual en caso de tener que recurrir a la copia nos permitirá perder la menor información posible.

Mientras que en lo relativo a la segunda cuestión, la encriptación es, en sí misma, otra medida de seguridad. De nada sirve proteger el acceso a la información dentro del software de gestión si ésta es vulnerable en su almacenamiento en la nube.

Gestión de operadores

El software de gestión no permite solo establecer los permisos de seguridad de los trabajadores, sino que se puede estipular quién tiene acceso al programa y desde dónde.

No todos los empleados de un negocio necesitan usar el software para desempeñar sus funciones. Pensemos, por ejemplo, en las personas que trabajan en un almacén ejecutando tareas meramente físicas de transporte y empaquetado.

Pero, además, se puede configurar el acceso de tal forma que un trabajador pueda acceder al software desde su puesto de trabajo, pero no desde su casa a través del acceso web. Volviendo al ejemplo anterior, la persona encargada de gestionar administrativamente las entradas y salidas de material del almacén, sí necesita el software de gestión en su día a día. Pero, en cambio, no tiene por qué acceder en remoto, puesto que su trabajo es presencial.

En cambio, un agente comercial que visita a clientes, personas que teletrabajan o un ingeniero que se encuentra en una obra, sí tienen que tener habilitado el acceso vía web para poder conectarse desde diversas partes. Puesto que mediante el software de gestión integral pueden tramitar expedientes, emitir presupuestos y un sinfín de actividades más.

Formularios Web

El programa de MN program cuenta con Formularios Web que permiten la automatización de la obtención del consentimiento de cesión de los datos personales de los clientes. Una cuestión clave para cumplir con la LOPD

Así, se puede enviar un correo electrónico o un WhatsApp al cliente con un enlace que lo remita a un Formulario Web en el que pueda cubrir de forma autónoma sus datos personales y dar su consentimiento al tratamiento y uso de éstos por parte del negocio.

Esta sencilla tarea, plenamente automatizable que se puede llevar a cabo sin salir en ningún momento del programa, reduce al mínimo los posibles errores en la gestión de la información personal y dota de garantías legales al tratamiento de los datos.

En resumidas cuentas, la protección de la información es una cuestión de primer a nivel legal, reputacional y empresarial. Los datos que acumula un negocio en la era digital son extremadamente útiles para crecer y consolidarse en un panorama convulso, pero si son vulnerados pueden generar una grave crisis para la empresa.

Una sólida estrategia de salvaguarda de la información pasa por emplear soluciones avanzadas como los módulos de permisos de seguridad y auditoría de logs, que permiten saber con exactitud quién, cómo y cuándo accede a los múltiples datos que se almacenan, tratan y analizan.

Hace miles de años que el ser humano dejó las cavernas, pero la necesidad de sentirnos seguros sigue marcando nuestras vidas. Y las de nuestros negocios.

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