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Optimiza la comunicación interna de tu negocio usando plantillas

La comunicación interna de un negocio tiene repercusiones administrativas pero también en su funcionamiento y en la prestación de servicios

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Cuando pensamos en la comunicación de un negocio, es inevitable reflexionar solo sobre sus acciones de cara al exterior. Es decir, cómo se comunica con sus clientes, potenciales y reales, sus proveedores, su competencia y la sociedad en su conjunto. Esto genera que, a menudo, nos olvidemos de la comunicación interna: los mensajes que se intercambian en el seno de la propia organización entre compañeros, entre diferentes rangos jerárquicos y entre departamentos.

Sin embargo, la comunicación interna de un negocio es un elemento clave de su funcionamiento. Sin una comunicación interna óptima, todo el engranaje de la empresa puede colapsar.

Por ello, es crucial que los negocios cuiden su comunicación interna, estandarizando algunos mensajes para ahorrar tiempo a los profesionales que deben escribirlos, pero también a aquellos que los reciben.

Hoy vamos a abordar cómo puedes emplear las plantillas de MN program, tanto de correo como de Word, para gestionar la comunicación interna de tu negocio.

La comunicación externa es fundamental

Como ya hemos tratado anteriormente, las plantillas de Word, de correo y de WhatsApp suponen una revolución en la forma en que una empresa o autónomo elabora y envía documentos y mensajes al exterior. Facturas, presupuestos, LOPD… los negocios tienen que crear, enviar y recibir documentos de forma constante.

Asimismo, toda acción comercial pasa por la creación y difusión de mensajes. Ya sea a través de campañas de mail marketing, de llamadas telefónicas o de visitas presenciales de los comerciales.

La absoluta relevancia de la comunicación externa no debe implicar que se descuide la interna. Al contrario, con herramientas como las plantillas de MN program, un negocio puede llevar a cabo una gestión documental eficiente, una estrategia comunicativa y comercial exitosa y una comunicación interna eficaz y plenamente optimizada.

La gestión documental interna

Las facturas o los presupuestos son los documentos que primero se nos vienen a la cabeza cuando pensamos en la gestión documental de un negocio. Pero las empresas generan múltiples tipos de documentos, algunos destinados a las personas que forman parte de la organización como las propias nóminas de los empleados.

El software de gestión integral de MN program ha sido desarrollado para ayudar a las empresas a desenvolver todas sus actividades de la forma más eficiente posible. Desde las acciones comerciales hasta la gestión de la contabilidad, la facturación y los recursos humanos.

Gracias a la integración de todas las soluciones del programa, un negocio puede elaborar y enviar las nóminas a cada uno de sus trabajadores con facilidad.

En este sentido, tanto las plantillas de Word como las plantillas de correo pueden ser extremadamente útiles. Las primeras, para confeccionar las nóminas de forma estandarizada, empleando macros que recogen la información personal y económica de cada uno de los profesionales. Las segundas, para estandarizar los mensajes que acompañan a las nóminas y facilitar que se puedan enviar en bloque, recurriendo a la misma plantilla para todos los trabajadores.

A mayores, se pueden emplear plantillas para muchos otros documentos de índole interna, por ejemplo, un documento para justificar y solicitar el reembolso de los gastos generados en la elaboración de un proyecto o en la visita a un determinado cliente.

El empleo de plantillas facilita la gestión documental y la comunicación interna en los dos polos de ésta. Es decir, contribuye a que las personas que crean o envían los documentos tengan que invertir menos tiempo en realizar tareas improductivas. Y ayuda a que las personas que los reciben puedan procesar la información con mayor facilidad.

Las plantillas de MN program son útiles para agilizar la comunicación interna de cualquier negocio

Gestionar las vacaciones, los permisos o los días libres

Si hay una tarea que resulta especialmente compleja y a la que no le solemos dar importancia esa es la gestión de las vacaciones de los trabajadores. Una tarea que, además, no reporta ningún beneficio al negocio, pero que puede consumir mucho tiempo de los encargados de cuadrar las vacaciones de todos los profesionales y que, en caso de ejecutarse de forma deficiente, puede traer consigo muchos problemas para el funcionamiento del negocio y para la convivencia.

Es por ello que las empresas deben tomarse muy en serio la forma en la que gestionan las vacaciones, pero también los permisos, los días libres o las guardias. Las plantillas pueden ser unas herramientas muy útiles en esta tarea. Por ejemplo, se puede contar con una plantilla de correo para que cada profesional realice su solicitud de vacaciones a la persona al cargo de esta tarea de gestión, ya sea alguien de recursos humanos o su superior jerárquico.

De esta manera, se logra que todas las solicitudes sean estándar, la información esté perfectamente sistematizada y resulte más sencillo consultar todos los datos para que las vacaciones queden perfectamente cuadradas y todos los servicios plenamente atendidos.

Estandarizar la comunicación interna para que todos los departamentos hablen en el mismo idioma

En línea con lo anterior, la estandarización de los mensajes internos de un negocio contribuye a que todos los profesionales se comuniquen mejor entre sí. Si la empresa es pequeña, la comunicación resulta más sencilla. Sin embargo, en compañías más grandes, compuestas por varios departamentos, cada uno con su propia idiosincrasia, la comunicación interna puede ser difícil de gestionar o, incluso, deficiente.

De ahí que la existencia de plantillas de correo pueda ser útil para que no solo los mensajes que se lancen al exterior sean homogéneos y uniformes, sino también las comunicaciones internas.

Además, claro está, del ahorro de tiempo que supone contar con plantillas que mediante macros puedan servir para que un departamento pueda compartir información con otro.

Precisamente, esta última cuestión evidencia lo valioso que es para una empresa tener centralizada toda su información y que ésta pueda ser empleada para mejorar los servicios que el negocio presta o los proyectos que realiza.

Antaño, la compartimentación de las empresas generaba que no existieran canales de comunicación interna. De tal manera que un departamento o área trabajaba de forma aislada.

En cambio, la digitalización y la transformación de la economía y de la sociedad han fomentado la colaboración interdepartamental y la transferencia de información y conocimientos. Contar con plantillas de Word y de correo comunes puede ayudar a facilitar estos cauces internos y a potencial la coordinación entre diferentes áreas que se pueden enriquecer entre sí.

Plantillas y formularios web para gestionar los datos de los trabajadores

Durante los últimos tiempos hemos leído y escuchado por activa y por pasiva que vivimos en la era de los datos. Esto ha conllevado una apuesta decidida de muchas empresas por su procesamiento y análisis, pero también el surgimiento de políticas de protección de datos estrictas, para evitar que estos sean usados de manera indebida o puedan llegar a ser vulnerables frente a ataques maliciosos.

Habida cuenta de todo esto, las empresas han de gestionar los datos de los clientes teniendo en cuenta lo dispuesto en la LOPD y en el RGPD, pero también deben tener sumo cuidado a la hora de tratar los datos personales de sus propios trabajadores.

Con las plantillas de correo de MN program este tratamiento se puede realizar de forma extremadamente eficiente.

Por ejemplo, cuando un profesional se incorpora a la empresa, se le puede enviar un correo electrónico que incluya un enlace hacia un formulario web para que sea él mismo el que cubra sus datos. Dicho correo también puede llevar adjuntos los documentos que el trabajador debe firmar, desde el contrato hasta el propio consentimiento del tratamiento de su información personal. Y estos documentos puede adjuntarlos firmados en el propio formulario web.

Lo mismo sucede en caso de que el negocio necesite actualizar los datos de sus trabajadores. Una acción que no solo es relevante a nivel meramente administrativo, sino que la información solicitada puede ser relevante de cara a considerar los intereses, aptitudes y objetivos de cada trabajador y tenerlos en cuenta a la hora de gestionar los recursos humanos de la empresa.

Hacia una comunicación interna más fácil, ágil y productiva

Las plantillas de correo, WhatsApp y Word de MN program son herramientas pensadas para optimizar la comunicación de los negocios, tanto la externa como la interna. Ello se debe a que gracias a ellas las empresas pueden:

Ahorrar tiempo en la elaboración de documentos y correos

Ya que los profesionales no tienen que diseñarlos desde cero, sino que con un clic pueden generar y enviar comunicaciones.

Uniformizar los mensajes

No todos los trabajadores redactan igual de bien o tienen el mismo sentido de la estética. Enviar mensajes uniformes y cohesionados es especialmente importante en la comunicación externa y comercial de un negocio. Pero también es relevante en lo que respecta a la comunicación interna. Puesto que un mensaje mal redactado, confuso o que no incorpora la información relevante, puede generar problemas comunicativos que lastren el desempeño del trabajador y del negocio.

Agilizar el intercambio de información

Imaginémonos que dos departamentos están colaborando en un determinado proyecto y uno necesita que el otro le reporte una serie de datos que éste tiene en su haber. Si el negocio cuenta con plantillas de correo que incluyen macros que beben de la información permanentemente actualizada del software de gestión, la transferencia de los datos será mucho más fácil, sencilla y eficiente.

Fortalecer la productividad

Si los trabajadores pueden gestionar todas sus comunicaciones con rapidez, podrán emplear su tiempo en realizar tareas productivas y de gran valor añadido para el negocio. La comunicación no es un fin, sino un medio que nos permite trabajar mejor.

En definitiva, la comunicación interna de los negocios es un área a la que no se le ha prestado la atención que se merece, puesto que de ella depende, en buena medida, el funcionamiento de cualquier organización.

Contar con una comunicación interna optimizada y sistematizada es posible gracias a las plantillas de MN program, unas herramientas personalizables y funcionales que ayudan al negocio a comunicarse cara al exterior, pero también a fomentar la comunicación interna.

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