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Los documentos están en la base misma de la civilización. A través de ellos se ha portado y traspasado conocimiento e información a lo largo de los siglos. Cuando los manuscritos dieron paso a la imprenta su cantidad se multiplicó. Y en la era digital se han expandido hasta el infinito. Vivimos rodeados de documentos y, por eso, es extremadamente valioso contar con plantillas de Word que nos ayuden a crearlos de forma eficiente y ágil.
Lejos quedan ya los tiempos en los que muy pocas personas estaban facultadas para crear documentos. Los sabios monjes encerrados en ilustres monasterios que tan bien retrató Umberto Eco ya no son los únicos creadores de información. Hoy en día, cualquiera puede crear un documento con un ordenador o, incluso, con un teléfono móvil. Y enviarlo, al momento, a quien desee.
Sin embargo, poder crear documentos no significa que confeccionar un documento de forma precisa y eficaz sea coser y cantar o que se pueda realizar en unos segundos. Realizar un documento requiere conocimientos y dotes comunicativas. Es por ello que las plantillas de Word son tan valiosas. Gracias a ellas podemos preparar documentos específicos (facturas, presupuestos…) elaborados a la perfección y con rapidez. Pudiendo dedicar, así, nuestro valioso tiempo a otras actividades.
Hoy vamos a abordar cómo funcionan las plantillas de Word de MN program y su capacidad para transformar la gestión documental de cualquier negocio.
La facilidad de trabajar con el programa más conocido del mundo
A día de hoy estamos acostumbrados a trabajar con múltiples programas y aplicaciones. Los software han transformado nuestro mundo y, sobre todo, la forma de operar de las empresas y los autónomos. A pesar de su proliferación si hay un programa que todo el mundo conoce y sabe usar ese es Microsoft Word. El software de procesamiento y tratamiento de textos por excelencia.
Por ello, el software de gestión integral de MN program emplea Word para la creación, edición e impresión de documentos. Nuestro objetivo es facilitar a los negocios la gestión de todas sus áreas, desde la facturación hasta la actividad comercial. Y eso pasa por garantizar la máxima usabilidad de nuestras soluciones.
Las plantillas de Word de MN program son facilísimas de usar. Lo único que se necesita es tener conocimientos básicos de cómo funciona Word. Así de simple, así de sencillo.
Documentos predefinidos en función del colectivo
¿Cómo funcionan las plantillas de Word de nuestro programa? En primer lugar, debemos destacar que éste incluye una serie de plantillas predefinidas para los documentos más comunes: facturas, presupuestos, proformas, documento de cumplimiento de la LOPD, autorizaciones…
Pero, además, ponemos a disposición de los clientes plantillas de Word pensadas para su negocio y ajustadas a las necesidades de su colectivo. Así, una clínica médica u odontológica se encontrará con plantillas de Word predefinidas de consentimiento informado para determinadas operaciones o pruebas médicas. Una tipología de documentos muy útil para este tipo de empresa, pero que no es necesaria para, por ejemplo, un estudio de arquitectura.
No todas las empresas son iguales. Las plantillas de Word de MN program tampoco.
Plantillas de Word 100% personalizables
Muy bien, el software incluye plantillas predefinidas para cada tipo de negocio. Pero… ¿es posible adaptarlas a una empresa en concreto? Sí.
Las plantillas de Word no son archivos monolíticos e intocables. Todo lo contrario. Se pueden personalizar tanto como el negocio desee. Cambiar su contenido, añadir, modificar o eliminar información. Ajustarlas a las características visuales de las comunicaciones del negocio. Incluir logos y firmas… Las posibilidades de personalización son infinitas.
El usuario solo tiene que saber manejar Word. Teniendo esos conocimientos básicos, resulta muy fácil e intuitivo personalizar cada plantilla. Sobre todo, gracias a un elemento del que hablaremos un poco más adelante: las macros.
Es más, no solo se pueden personalizar las plantillas de Word predefinidas. Sino que también se pueden crear plantillas de Word desde 0. Si el negocio necesita un tipo de documento que no está contemplado, puede confeccionarlo y guardarlo para que esté siempre a su disposición. Nuestro software está al servicio de las personas.
Uniformidad e imagen de marca
Contar con plantillas de Word personalizadas tiene dos ventajes evidentes en lo que respecta a cómo gestiona la empresa su comunicación:
- Garantiza la uniformidad de todos los documentos. Da igual qué trabajador confeccione y envíe una factura, ésta será igual a cualquier otra factura que emita el negocio. Puesto que todos los profesionales emplearán la misma plantilla para generar el documento. De lo contrario, podrían producirse cambios que distorsionaran la forma de comunicar del negocio y generaran cierta sensación de caos.
- Fortalecer la imagen de marca. Precisamente, tener plantillas de Word diseñadas para cada tipo de documento y plenamente personalizadas ayuda a que la imagen de marca sea sólida y potente. Se puede emplear el tipo de fuente que se ajuste a la imaginería visual del negocio. E incluir su logo, información y firma. Todos los documentos tendrán la misma estética, generando en los clientes una imagen de negocio que cuida hasta el más mínimo detalle.
Control total sobre el mensaje
La imagen de marca no descansa, obviamente, solo sobre la estética, sino que el mensaje que transmiten los diferentes tipos de documentos que genera un negocio es fundamental.
Al contar con plantillas de Word, el mensaje será el mismo en cada tipo de documento. De esta forma, se libera a cada profesional de la labor de redactar cada documento que crea y envía. Y, además, el negocio puede ejercer un control total sobre los mensajes que envía al exterior.
Las palabras importan. Encontrar la mejor forma de comunicarse es de vital importancia. Los mensajes tienen que estar elaborados con precisión, ser claros, concisos, fáciles de entender y persuasivos. Sobre todo, cuando hablamos de documentos como presupuestos.
Sistematizar la elaboración de los mensajes tiene un enorme potencial y sirve para optimizar las labores comunicativas del negocio.
Incorporación de macros: agilidad y exactitud
Como ya anunciamos antes, uno de los elementos clave de las plantillas de Word de MN program son las macros. ¿En qué consisten?
Las macros recogen de forma automatizada la información almacenada en el software de gestión integral de MN program. Desde el CRM hasta el programa de facturación. Veámoslo mejor con un ejemplo:
Una gestoría quiere emitir una factura a un cliente por los servicios de asesoría y gestión que le presta. Para ello, no tiene que confeccionar un documento desde cero, sino que selecciona la plantilla de Word que tiene para las facturas emitidas. Y el programa incorpora la información concreta y exacta del cliente. ¿Cómo? A través de las macros. En la plantilla se puede incluir, por ejemplo, una macro Nombre del cliente. Así, el programa volcará automáticamente el nombre del cliente en función de a quién va dirigida la factura.
Esto ahorra una inmensa cantidad de tiempo y evita errores. Puesto que el profesional no tendrá que ir a supervisar el expediente o la ficha del cliente, sino que la información que figura ahí se incorpora automáticamente a la factura que se va a crear. Adiós errores, hasta nunca tiempos improductivos.
La incorporación de las macros en las plantillas de Word es sencillísima, en gran medida porque las macros tienen el mismo nombre que los campos del programa desde los que van a beber la información. Su utilización no podría ser más intuitiva. Basta con seleccionar las macros que se desean incluir. El programa hace el resto.
Plantillas de Word por defecto
En función de cada tipo de documento, el negocio puede establecer una plantilla por defecto. Es decir, si se pretende crear una factura, el programa puede seleccionar la plantilla estándar. De esta forma, el usuario se ahorra tiempo en buscarla y clics en seleccionarla.
Pero esto no implica que solo se pueda tener una plantilla para cada tipo de documento. Sino que se pueden tener tantas como se desee.
Por ejemplo, quizás un estudio de arquitectura tenga una plantilla para enviar presupuestos por defecto, estandarizada y válida para cualquier tipo de cliente. Sin embargo, el cliente en cuestión no es español, sino inglés. Pues bien, puede tener almacenada otra plantilla en dicho idioma y adaptada a las particularidades del país.
Un mayúsculo ahorro de tiempo
Todas las características de las plantillas de Word de MN program nos conducen hacia su principal virtud: ahorran una inmensa cantidad de tiempo a los trabajadores y a los negocios. Tiempo administrativo que no reporta ningún valor añadido a la empresa, ni permite a los profesionales exprimir todo su potencial.
Se acabó tener que elaborar documento a documento y consultar la información de cada ficha, expediente o proyecto. En un par de clics y en cuestión de segundos un negocio puede crear y enviar cualquier documento a sus clientes y proveedores.
Las plantillas de Word garantizan la calidad de los documentos, su uniformidad y el respeto a la imagen de marca. Pero, sobre todo, suponen un gran ahorro de tiempo.
Una agilización de la gestión documental extraordinaria.
Impresión en dos formatos y en bloque
¿Cómo se imprimen los documentos elaborados a partir de las plantillas de Word? El programa ofrece dos alternativas a los negocios. Se pueden imprimir en el formato en el que se han confeccionado, es decir, en Word. De esta forma se generarán documentos editables.
Pero también se pueden imprimir en PDF. Dichos documentos no podrán ser editados por los destinatarios.
Si necesitamos que el cliente incorpore alguna información al documento, lo recomendable es enviárselo en Word. En cambio, si el cliente no tiene que realizar nada o solo debe firmarlo, lo más preciso y seguro es optar por el formato PDF.
Además, el software de gestión documental de MN program permite a los negocios imprimir documentos en bloque. Es decir, los profesionales no tienen que imprimir documento a documento, sino que, por ejemplo, pueden imprimir todas las facturas que deseen de manera simultánea. Lo cual redunda en el ahorro de tiempo que pusimos en valor antes.
Las plantillas de Word están entrelazadas con otros módulos
Si las macros de las plantillas de Word de MN program son tan importantes es porque beben la información del resto de módulos de nuestro software de gestión integral.
A mayores, las plantillas de Word están entrelazadas directamente con otras soluciones, como el RPA o el Emailer. Así, se puede establecer una automatización a través de RPA para configurar un atajo en lo relativo a la impresión de una plantilla. O configurar un RPA que automatice la creación y el envío de una factura.
De tal forma que bastaría pinchar en un botón y el programa haría todas las actuaciones necesarias. Si ya las plantillas de Word suponen un ahorro de tiempo, emplear el RPA magnifica dicha ventaja. Sucede lo mismo con la herramienta Emailer de MN program, puesto que las plantillas también se pueden usar en dicha solución.
El cielo es el límite: múltiples plantillas y carpetas para organizarlas
Como ya destacamos antes, se pueden tener todas las plantillas que se desee para cada tipo de documento, aunque se establezca que la más común se seleccione por defecto.
¿Esto no supondrá un caos a la hora de buscar una plantilla en concreto. Para nada. MN program permite la creación de carpetas en las que almacenar y ordenar las plantillas. Se puede crear una carpeta para incluir todas las plantillas de facturas que tiene un negocio. O generar carpetas en función de los destinatarios de los documentos. Por ejemplo, una carpeta de proveedores y otra de clientes. El negocio decide cómo las sistematiza para tenerlas siempre a su alcance.
Además, en las plantillas de Word también se pueden poner aclaraciones. ¿Para qué sirven? Mediante ellas se puede determinar en qué ocasiones es oportuno usar cada plantilla y en cuáles no. Esto es importante, sobre todo, cuando los encargados de crear documentos son profesionales que se acaban de incorporar a la empresa o que habitualmente no realizan esta tarea. Así, el negocio se garantiza de que no se cometan fallos a la hora de seleccionar las plantillas de Word.
En definitiva, las plantillas de Word son una herramienta de gran valor para cualquier negocio, ayudando a empresa o autónomos a realizar la gestión de sus documentos de forma precisa, rápida y eficiente. A la vez que cuidan su imagen de marca y los mensajes que les llegan a sus clientes. Mediante unas buenas plantillas de Word prácticamente cualquiera puede gestionar la creación e impresión de documentos.
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