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Programa de facturación: Un aliado en tu relación con Hacienda

La relación con Hacienda es una cuestión crucial para todo negocio

La relación con Hacienda, a veces, es complicada. Muchos negocios y personas se han sentido como Don Quijote peleando contra los molinos de viento de la Agencia Tributaria. Si se cuenta con la inestimable ayuda de un Sancho Panza, el proceso es más sencillo. Un programa de facturación puntero, como el de MN program, es, en cierta forma, un Sancho optimizado. Puesto que lleva a cabo las tareas más complejas y agiliza los trámites a realizar para cumplir con las obligaciones tributarias y evitar problemas con Hacienda.

Las áreas económicas son claves en cualquier negocio, sin importar ni su tamaño ni su condición. Contar con una facturación y una contabilidad coherentes y cohesionadas es crucial para impedir que surjan inconvenientes o incidencias en la relación con Hacienda.

Por ello, el programa de facturación es un gran aliado. Ya que sirve para sistematizar la emisión y recepción de facturas, elaborar la contabilidad, cumplimentar los modelos tributarios y estar al corriente con todas las obligaciones fiscales.

El programa de facturación de MN program cuenta con diversas funcionalidades dirigidas a optimizar la gestión de las facturas, pero, también a facilitar la relación con Hacienda.

Indaguemos en algunas de ellas.

Marcar los checks

El programa de facturación automatiza la cumplimentación de los modelos tributarios mediante los datos de las facturas, en lo que respecta a los autónomos. Mientras que en lo relativo a las empresas, lo hace empleando el diario, cuyos asientos se generan automáticamente a partir de las facturas.

Por eso es importante que éstas tengan activados los checks de los modelos tributarios correspondientes.

En función de las facturas que se crean, se automatizan los checks, con lo que bastará que estos vayan marcados en los conceptos de cara a garantizar que la información de los modelos se corresponde con la de las facturas.

Mientras que en lo que respecta al diario, en cada uno de sus asientos también hay checks. Si los asientos se han generado automáticamente a partir de una factura ya llevarán marcados los checks. En cambio, si el asiento se crea manualmente, hay que marcar los checks.

Control de Cuentas

¿Qué pasa si se comete un error al marcar los checks? Se pueden corregir desde Control de Cuentas. Esta herramienta permite sacar un listado de las facturas y, en caso de que varias de ellas carezcan de los checks oportunos, se puede depurar el problema en bloque, lo cual ahorra mucho tiempo no productivo.

Desde esta funcionalidad se pueden corregir otro tipo de errores. Por ejemplo, si en un concepto no se han cubierto todos los campos, éste no saldrá en el modelo tributario. Pero, gracias a Control de Cuentas, también se puede subsanar este fallo en bloque.

Generar los ficheros de los modelos tributarios

A partir de la versión 22.04 de nuestro software de gestión integral, se pueden generar los ficheros XML de los modelos tributarios para subirlos directamente a la AEAT.

Esto facilita la tarea de presentación de las declaraciones de impuestos. A partir de la información de la facturación y gracias a los checks, se crean los modelos y, tras comprobar que figuran en ellos toda la información económica que debe constar, se pueden generar los ficheros.

La relación con Hacienda puede ser fácil si se cuenta con un buen programa de facturación

Compartir base de datos, facturar por separado

Otra novedad de relevancia, de la última actualización del software, en lo que respecta a la relación con Hacienda es la posibilidad de facturar con diferentes CIF.

Contabilidades y comisiones

Esta funcionalidad es especialmente útil para personas que poseen varias empresas y que comparten una base de datos común, así como para negocios en los que trabajan varios profesionales autónomos y cada uno de ellos debe realizar su propia contabilidad. Y presentar sus propios modelos tributarios.

Por ejemplo, un despacho de abogados conformado por cuatro abogados autónomos, que se han agrupado para compartir gastos corrientes como el alquiler de una oficina y contar con una marca potente, pero que, en la práctica, posee cada uno sus propios clientes y realiza su trabajo de manera completamente independiente.

Así, pueden emplear un único programa de facturación para emitir las facturas, realizar la contabilidad y cumplimentar los modelos tributarios. Y, además, calcular las comisiones que cada uno de ellos debe pagar al bufete por hacer uso de sus espacios.

Acceso a las fichas

Hasta esta actualización, si se quería facturar con diferentes CIF había que crear diferentes empresas dentro del software de gestión integral de MN program. Esto implicaba que, desde el perfil de una, no se podía consultar la ficha alojada en otra. Lo cual era un gran inconveniente para aquellos negocios en los que los profesionales comparten clientes.

Pensemos, por ejemplo, en una clínica médica en la que una misma persona acude a dos especialistas distintos y ambos necesitan consultar su ficha. A partir de ahora, eso ya no pasa. Solo hay una empresa y todos los profesionales tienen acceso a la base de datos.

Pero, a su vez, cada uno puede realizar su contabilidad y tener su propia relación con Hacienda, sin interferencias con los demás, más allá del cumplimiento de las obligaciones comunes.

Listado de servicios contratados

Esta pestaña del programa de facturación permite observar de manera rápida qué servicios tiene contratado un determinado cliente, cuáles ha tenido contratados y en qué periodos.

Por un lado, esta funcionalidad tiene un gran valor analítico, porque ofrece una panorámica amplia de los servicios que se le ha prestado a un cliente y su extensión en el tiempo. Lo que puede ser útil para fidelizarlo o proponerle servicios afines.

Por otro, tiene un gran valor en términos de facturación y en la relación con Hacienda. Ya que se puede establecer con facilidad las facturas que se desean crear, por ejemplo, de manera mensual, en función de los servicios contratados por el cliente. O bien, de forma trimestral, coincidiendo con la tributación del IVA.

Asimismo, se pueden modificar los datos por bloques. Por ejemplo, si una gestoría decide cobrar un euro más por cada nómina que elabora para sus clientes, puede depurar los servicios en bloque. Lo cual repercutirá, obviamente, en la contabilidad y el cálculo de los tributos.

Facturas intracomunitarias

La emisión o recepción de facturas intracomunitarias es cada día más común, como consecuencia de la consolidación del mercado europeo. Así, se pueden contratar los servicios de una empresa radicada en otro país de la UE o, al revés, vender un servicio o un producto a un negocio situado en otro estado comunitario.

El programa de facturación facilita la tarea de realizar facturas intracomunitarias, cumplimentando correctamente todos los campos y estableciendo bien el tipo de IVA. Lo cual es una gran ayuda en la relación con Hacienda.

Dentro del software se crea una cuenta de IVA con el tipo de facturación intracomunitaria. Asimismo, si se selecciona un tipo de IVA intracomunitario, ya se activa la cuenta de IVA repercutido adecuada.

Y se elabora el modelo 349, que sirve para declarar las operaciones intracomunitarias.

El programa de facturación ayuda a los negocios a gestionar su fiscalidad

Recargo de equivalencia

El IVA es, precisamente, un impuesto fundamental para cualquier negocio. Incluso para aquellos que no tienen que declararlo. Como es el caso de los negocios que se acogen al régimen especial del IVA de recargo de equivalencia.

Este régimen está pensado para minoristas que no efectúan transformaciones en los bienes que comercializan. Como, por ejemplo, una frutería o una pescadería.
Estos negocios no tienen que presentar las famosas declaraciones trimestrales del IVA. Y, sin embargo, sí recaudan el IVA cuando venden sus productos.

En cambio, los proveedores que los suministran deben aplicarles en las facturas que estos minoristas reciben, un recargo de equivalencia, un porcentaje calculado en función del IVA del bien.

El programa de facturación contempla este escenario y automatiza el cálculo del recargo de equivalencia, para que la contabilidad del negocio y su relación con Hacienda sean óptimas y estén plenamente ajustadas a la legalidad.

Regla de la prorrata general del IVA

Hay negocios que prestan, a la vez, servicios exentos de IVA y servicios que no están exentos. Ello genera un problema al conjugar el IVA repercutido con el soportado. Puesto que, si facturas 1000 euros por operaciones exentas y 500 por operaciones sometidas al IVA, no puedes deducir el 100% del IVA soportado.

Para hacer la relación con Hacienda de estos negocios más sencilla, existe la regla de la prorrata general del IVA. Se aplica un porcentaje de prorrata provisional sobre el IVA soportado. Y, al acabar el año, se calcula el porcentaje definitivo ajustándose a la realidad del año contable y se regularizan los pagos efectuados a lo largo del año. Este porcentaje definitivo funcionará como provisional en el siguiente año fiscal.

Pues bien, este proceso, que podría parecer complejo, es muy fácil de llevar a cabo gracias al programa de facturación.

El software genera automáticamente los asientos cuando se crean las facturas. Y cuando toca hacer el pago trimestral del IVA, el programa lo calcula automáticamente, aplicando la prorrata.

Lo único que tiene que hacer el negocio es calcular el porcentaje definitivo a final de año. Una vez que éste está calculado, se crea un asiento para regularizar la prorrata de todo el año. Ya sea porque se aplicó un porcentaje demasiado alto o demasiado bajo.

El programa de facturación, automáticamente, establecerá este porcentaje como el provisional de cara al nuevo año.

Así, aunque el software no calcula el porcentaje de prorrata definitivo, si facilita la realización de los cálculos y permite sistematizar el pago del IVA a lo largo del año.

Optimizar la relación con Hacienda

Estas ocho funcionalidades del programa de facturación de MN program que hemos ido desgranando, optimizan y amplían su alcance. De tal forma que lo convierten en un aliado extremadamente valioso a la hora de cumplimentar y presentar los modelos tributarios.

En definitiva, este software automatiza procesos que antes consumían una gran cantidad de tiempo, garantiza la coherencia entre la facturación y la fiscalidad del negocio y atiende a especificidades muy concretas.

Todo ello lo convierte en una herramienta que se adapta a cualquier tipo de negocio, ayudándolo a que su relación con Hacienda sea ágil, transparente, eficiente y, sobre todo, sin sobresaltos.

Los molinos de viento sirven para generar energía renovable, no están ahí para pelear contra ellos.

Descubre nuestro trabajo en www.mnprogram.com

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