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Una nueva versión de nuestro software para revolucionar la productividad de tu empresa

Revolucionar la productividad de tu empresa es posible con el software de planificación de tareas

Como decía el bardo de Minnesota: The Times They Are A-Changin’. O, trayendo las palabras de Bob Dylan a nuestro idioma: los tiempos están cambiando. De hecho, lo hacen a una velocidad nunca vista a lo largo de la Historia. En lo relativo a los negocios, las grandes multinacionales están apostando fuerte por la productividad como la tabla perfecta para surfear con éxito las olas que provoca el sino de los tiempos. La tecnología es una gran aliada en esta misión, software de gestión integral como el de MN program incorporan soluciones y funcionalidades para revolucionar la productividad de cualquier empresa.

Cada época tiene su propia piedra angular, el epicentro de su funcionamiento. Dios en la época de las cruzadas, el Rey en el Absolutismo, el ser humano en el Renacimiento, la razón en la Ilustración… En la actualidad, hemos girado nuestra atención hacia algo que siempre ha estado ahí: el tiempo.

Hoy, más que nunca, somos conscientes de lo valioso que es el tiempo. Tanto en el plano personal, como en el profesional. Por ello, es importante sacarle el máximo partido a cada minuto. La mejor forma de hacerlo, en lo que respecta a los negocios, es revolucionar la productividad de las empresas. Una acción estratégica que mejora la vida de los profesionales y los resultados económicos de los negocios.

De ahí que, en la última actualización de nuestro programa de gestión, la 22.04, se hayan incorporado una serie de mejoras que optimizan el software de planificación de tareas y contribuyen, sin ninguna duda, a revolucionar la productividad de cualquier empresa.

Sí, también de la tuya.

Adiós a calentar la silla

En un mercado cada vez más disputado, una empresa no puede permitirse ser improductiva. Puesto que los costes asociados a la falta de productividad lastran los resultados económicos, la obtención de beneficios y, a su vez, desembocan en una pérdida de competitividad frente a los adversarios.

Esto lo han entendido a la perfección miles de compañías en todo el mundo. Hasta el punto de que la productividad ha pasado a ocupar un lugar privilegiado en las conversaciones económicas, el diseño de estrategias empresariales e, incluso, en el seno de la opinión pública.

Frente a algunas creencias, aumentar la productividad no significa trabajar más, sino trabajar mejor. Dicho de una manera más gráfica: desterrar para siempre el modelo de echar muchas horas calentando la silla de tu puesto de trabajo. De nada sirve que un profesional invierte muchas horas si no está siendo productivo. El resultado de esta forma de operar será, por un lado, que se sentirá insatisfecho y carecerá de tiempo libre. Y, por otro, que su trabajo será de peor calidad.

Revolucionar la productividad de una empresa es una decisión estratégica que, gracias a los avances tecnológicos, se puede llevar a cabo con en un tiempo (siempre el tiempo en el centro) relativamente corto. Obviamente, si el software que se emplea para calcular y potenciar la productividad es fácil de usar, el tiempo puede reducirse.

Partir con ventaja en la carrera de la productividad

Teniendo en cuenta lo que venimos de exponer, el software de gestión integral de MN program ofrece a los clientes un punto de partida inmejorable en la carrera de la productividad. ¿Por qué?

  1. Interfaz familiar. Si una empresa o un autónomo ya trabaja con MN program y, por lo tanto, está familiarizado con la interfaz y las formas de proceder del programa, le resultará muy fácil adaptarse al software de planificación de tareas. De esta forma podrá sacarle el máximo partido a esta solución y lograr, como veremos a continuación, que las tareas que se llevan a cabo en el negocio sean altamente eficientes.
  2. Programa intuitivo. El software está diseñado para ser fácil de usar, ágil e intuitivo, incluso si los usuarios son nuevos.
  3. Reducción de la curva de aprendizaje. Al facilitar el uso se logra, también, reducir la curva de aprendizaje. Cuánto más intuitiva es una solución, más fácil les resulta a los usuarios entender cómo funciona y emplearla con fluidez.
  4. Utilidad. Ésta es la cuestión central. Todo aquel profesional que vea con facilidad que la solución le resulta útil en su día a día y que es una herramienta valiosa para poner en valor su trabajo, estará más predispuesto a usarla y a exprimirla.

Así las cosas, nuestro software de gestión es un aliado clave para tener éxito en un proceso que ya se ha lanzado y en el que las grandes compañías del mundo están apostando con fuerza.

Planificar bien todas las tareas y que todas las personas tengan claro qué tienen que hacer y cuándo tienen que hacerlo son los objetivos centrales del software de planificación de tareas. Una ayuda para trabajar mejor y ganar más.

Gracias al envío de recordatorios y el establecimiento de plazos se puede revolucionar la productividad de un negocio

Predefinir tareas y subtareas

Mediante la solución de planificación de tareas, un negocio puede predefinir las tareas y subtareas para cada tipo de proyecto. ¿Qué significa eso?

La aplastante mayoría de los negocios cuenta con un catálogo de servicios o productos cerrado. O, dicho de otra forma, realizan, de forma habitual, una serie de actividades que se pueden sistematizar.

Por ejemplo, un abogado laboralista, por mucho que cada caso de despido improcedente tenga sus particularidades, el proceso es común a todos ellos. Y, por ende, el profesional tendrá que ejecutar las mismas tareas y trabajar con los mismos plazos. Esto se puede sistematizar y automatizar.

Para ello hay que escoger un tipo de proyecto y configurar qué tareas y subtareas lo conforman. Si estuviéramos hablando de un estudio de arquitectura que hace proyectos de rehabilitación de edificaciones, las tareas irían desde la labor de inspección previa, hasta la petición de permisos de obras y de patrimonio, pasando, por ejemplo, por la documentación histórica.

Generación automática

El software de planificación de tareas permite configurar las tareas cada vez que se comienza un proyecto, pero, además, con la nueva versión se pueden predefinir, de tal forma que éstas se generan automáticamente al comenzar el proyecto. Esto supone:

  • Ahorrar tiempo no productivo, asociado al diseño de las tareas y las subtareas.
  • Sistematizar los proyectos. Puesto que en proyectos del mismo tipo se llevarán a cabo las mismas tareas con los mismos plazos.
  • Evitar desviaciones no justificadas. Si el proyecto tipo se ejecuta en 30 días, cumplimentando 10 tareas. Si un trabajador o un equipo se desvía sin justificación de los plazos o de las tareas, pueden detectarse aspectos a mejorar. Perfeccionando, así, el funcionamiento interno de la organización y contribuyendo a aumentar la productividad.
  • Facilitar a los nuevos trabajadores una guía para desenvolver las tareas en tiempo y forma, ajustándose a los servicios que presta el negocio y a sus protocolos de funcionamiento.
  • Poder personalizar proyectos sin tener que planificarlos desde cero.

Revolucionar la productividad de una empresa es posible predefiniendo las tareas y estableciendo plazos

Cumplir con los plazos para evitar los retrasos

La clave de la creación de las tareas y subtareas reside, en gran medida, en los plazos de inicio, ejecución y final de cada una de ellas. Es decir, en la planificación de los tiempos.

Por ello, cada tarea lleva asociada una duración, un inicio y un final que, además, se interrelacionan con las diferentes tareas, como veremos más adelante.

Esto contribuye de forma trascendental a que los profesionales cumplan con los plazos estimados para llevar a cabo las tareas que se la han encomendado. Al saber con exactitud en cuánto tiempo se debe realizar una tarea, el trabajador puede planificar de forma más eficiente y eficaz todas las acciones que debe llevar a cabo para finalizarla con éxito.

De esta forma se logra, por un lado, aumentar la productividad, puesto que el profesional empleará mejor su valioso tiempo, dirigiendo sus acciones de forma cohesionada hacia la consecución del objetivo. Y, por otro, se evitarán los retrasos.

Que una tarea se finalice fuera de plazo es un inconveniente que genera gastos. Pero si, además, está interrelacionada con otras, se convierte en un lastre para todo el proyecto. Por ejemplo, una academia de formación no puede comenzar a ofertar un curso, ni mucho menos impartirlo, hasta que se elabore el programa de estudios.

Este documento se encuentra paralizado porque uno de los profesores no ha entregado los contenidos y metodologías de su módulo. Con lo que, al final, la acción de un profesional acaba afectando negativamente a otros compañeros, al negocio y a sus potenciales clientes.

Programar el envío de recordatorios

A menudo, los retrasos en la realización de tareas son fruto de meros despistes. Un abogado o un arquitecto tienen varios clientes a la vez. El ser humano no es infalible, sobre todo cuando debe dividir su atención en múltiples cuestiones. A todos se nos ha pasado un plazo alguna vez. Si tuviéramos a nuestra disposición un software de gestión integral como el de MN program, quizás no nos habría pasado.

La solución de planificación de tareas no solo establece los tiempos de ejecución, sino que también se puede programar el envío de recordatorios a los profesionales al cargo de una determinada tarea. Así, se le puede enviar un correo electrónico a un trabajador que tiene una tarea asignada y aún no ha comenzado a desarrollarla, o a otro empleado que sí ha avanzado en la ejecución de su tarea, pero la fecha fin prevista está a punto de expirar.

Todo ello de manera automática. No tiene que haber un coordinador analizando diariamente el estado de las tareas de su departamento y notificando a los trabajadores a su cargo. Una tarea improductiva en la que perdería mucho tiempo. Sino que se pueden programar los envíos, filtrando por campos. De tal forma que se envíe el correo de manera automática en los escenarios que describimos antes.

Así, se combate contra los retrasos y se logra revolucionar la productividad de toda la empresa.

Step by step: fase a fase

¿Qué pasa si la tarea se encuentra en la fase adecuada de ejecución, de acuerdo con los tiempos asignados a ésta? El trabajador que la está llevando a cabo no recibirá ningún recordatorio. Puesto que está realizando su trabajo de acuerdo al modelo predefinido.

Aunque ya lo apuntamos antes, es fundamental tener en cuenta que, a menudo, la puesta en marcha de una tarea depende de que otra ya se haya llevado a cabo. Un proyecto se construye paso a paso. De ahí que sea fundamental, en términos de productividad, que cada profesional cumpla en tiempo y forma con sus tareas y, así, el proyecto pueda pasar a la siguiente fase.

Los retrasos en una fase se traducen, irremediablemente, en que las fases siguientes no puedan ponerse en marcha cuando estaba previsto. De tal forma que, si el negocio quiere cumplir con los plazos prometidos, a veces de manera contractual, con los clientes, deberá redirigir recursos a acelerar, en la medida de lo posible, las fases subsiguientes. Esta desviación de los recursos altera el funcionamiento óptimo de la organización. De ahí que el software de planificación de tareas pueda revolucionar la productividad de las empresas.

Brick by brick: un software para revolucionar la productividad de tu empresa

Apostar decididamente por la productividad supone, por una parte, conectar con el debate que están teniendo en la actualidad las grandes organizaciones a nivel mundial. Por otra, abrazar un cambio de paradigma en la forma de trabajar dentro de las empresas. Las herramientas de productividad son claves para llevar a cabo con éxito ambas acciones.

La nueva versión del software de gestión integral de MN program busca facilitar a los negocios, sin importar su tamaño, las funcionalidades necesarias para revolucionar la productividad. En este artículo hemos destacado las mejoras que se han implementado en la solución de planificación de tareas, pero otras herramientas como Time Report o Control Horario caminan en la misma dirección: apostar por la productividad para fortalecer los resultados económicos de los negocios y poner en valor el talento y el esfuerzo de los profesionales que lo conforman.

El camino de la productividad, por las transformaciones que conlleva, no se realiza de la noche a la mañana, pero si se cuenta con un software completo y con una interfaz intuitiva como el de MN program, la asimilación de las herramientas resulta mucho más sencilla.

Como cantaba Whitney Houston, otro icono de la música estadounidense: tienes que ir paso a paso, ladrillo a ladrillo, para lograr revolucionar la productividad de tu empresa.

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