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Los clientes, las ventas, los proveedores, las facturas, las cuentas… Gestionar un negocio requiere prestar atención a muchos elementos. Todos ellos de gran valor si se quiere tener éxito. La agenda es uno de ellos. Hoy en día, ni un artista se puede permitir una agenda desorganizada y caótica. Puesto que además de dedicarse a su arte, tiene que reunirse con su agente, con clientes potenciales o con patrocinadores, cumplir plazos de entrega o acudir a eventos que tiene comprometidos por contrato. En lo que respecta a los negocios, la necesidad de sacarle todo el partido a la agenda es aún más importante.
¿A quién no le ha pasado que para organizar una cena con tres amigos ha tenido que hacer malabares para encontrar una fecha que les viniera bien a los cuatro? Pues las empresas tienen que realizar este juego de malabares todos los días, para gestionar las agendas de todos los trabajadores de forma eficaz.
Por suerte, esta ardua tarea, que implicaba cientos de llamadas y traía consigo muchos malentendidos, ahora se puede hacer de manera ágil y eficiente. ¿Cómo? Con un software de gestión de citas y agenda como el de MN program.
Gracias a este programa, una empresa puede gestionar su agenda, partiendo de la información relativa al horario laboral de cada trabajador. De hecho, en el caso de nuestro software, los horarios se pueden configurar desde la propia solución y, así, sacarle el máximo partido a la agenda.
Lo que era complicado y farragoso, ahora es una tarea rápida, intuitiva y de gran valor añadido para el negocio. Veamos cómo.
Ocupa tu Agenda
El sueño de cualquier empresa o autónomo es tener su agenda plenamente ocupada. De lo contrario, se encontrará con tiempos muertos en los que tendrá que trabajar, pero no efectuará ninguna actividad productiva. Por ejemplo, un odontólogo que trabaja 30 horas a la semana en su clínica, pero solo tiene ocupadas con citas 20, está perdiendo oportunidad de hacer negocio y de sacarle el máximo partido a sus conocimientos y habilidades.
En la ocupación de la agenda entran en juego múltiples factores. Desde la habilidad comercial de la empresa o autónomo, hasta la fiabilidad de los clientes que reservan una cita. Con un software de gestión de la agenda completo puedes gestionar mejor todos los aspectos que condicionan el nivel de ocupación.
Sin ir más lejos, puedes observar en un solo vistazo que huecos de tu agenda están libre y cuales están ocupados. A partir de esta información, puedes implementar una estrategia para cubrir cuantos más huecos mejor, teniendo en cuenta los horarios libres de cada profesional. Así como garantizar que los huecos ocupados se van a convertir en citas reales.
Enviar recordatorios para evitar cancelaciones
Para solventar esta última cuestión, con el software de MN program puede enviar, desde la propia agenda, recordatorios a los clientes.
De tal manera que puedes llamarlos por teléfono, enviarles un correo o mandarles un WhatsApp. Lo que te resulte más cómodo y efectivo. Todo ello sin salir del programa.
A menudo, los clientes se olvidan de las citas que tienen, sobre todo si las han pedido con mucho tiempo de antelación. Por eso es útil, tanto para ellos como para el negocio, que éste le envíe un recordatorio para refrescarle la fecha y hora de la cita.
Así, ni el cliente, ni el profesional, ni la empresa perderán su valioso tiempo. Y se ahorrarán malentendidos sobre cuándo era la cita.
Además, estos recordatorios se pueden enviar en bloques en el caso del correo y el WhatsApp. Haciendo llegar dicha comunicación, por ejemplo, a todos los clientes que tienen una cita reservada para la siguiente semana.
O bien, existe la posibilidad de programarlos. De tal forma que se indica al programa que envíe automáticamente un recordatorio a un cliente cinco días antes de la cita, tres días antes de la cita y el propio día, en caso de que no haya confirmado su asistencia. Estos recordatorios también se pueden eliminar automáticamente si, por ejemplo, la cita se ha adelantado un día porque surgió un hueco libre en la agenda del profesional y el cliente había estipulado que estaba dispuesto a adelantarla si era posible.
Confirma las citas automáticamente
Si llamas por teléfono al cliente para recordarle la cita, podrás confirmar la asistencia manualmente, pero si lo haces por mail o WhatsApp, la confirmación se realizará de manera automática. ¿Cómo?
El programa cuenta con plantillas plenamente personalizables, que incorporan una macro de «confirmar cita». Cuando el cliente pulsa en ella, la cita se registra como confirmada en la agenda. Así de sencillo.
Revisa las citas y comunicaciones previas con tus clientes
A la hora de gestionar la agenda, es importante tener en cuenta el background. Es decir, el histórico de cada cliente. ¿Por qué?
Es posible que hayas encontrado un hueco libre y decidas asignárselo a un cliente. Si revisas sus citas previas, así como las comunicaciones que se produjeron entre éste y el negocio, podrás saber con exactitud si se amolda a sus necesidades y deseos. Es posible que un despacho de abogados programe una cita con un cliente a las 10 de la mañana, pero éste haya tenido todas sus citas anteriores por la tarde, porque como ya indicó en su día, por las mañanas no puede ausentarse de su puesto laboral.
Pongamos otro ejemplo. Un fontanero realiza un trabajo una hora más rápido de lo que tenía previsto y tiene apuntado en su agenda la visita a un cliente, pero sin fijar hora, porque todos los huecos estaban llenos y el cliente manifestó que estaría dispuesto a recibirlo en cualquier momento del día, una información que quedó registrada en el programa. Así, puede entrar en su agenda, llamar al cliente desde ella, asignarle el hueco e ir. Así podrá irse a su casa una hora antes y no tendrá que ir a visitarlo a última hora del día.
En este sentido, la agenda no solo nos sirve para organizar de la manera más productiva y rentable los servicios que presta nuestro negocio, sino que también podemos emplearla para conocer mejor a nuestros clientes y ajustar nuestros ritmos a los suyos.
Comunícate plenamente con tus clientes
Las funcionalidades que venimos de abordar nos conducen, directamente, hacia el terreno de la comunicación. Sacarle todo el partido a tu agenda, te ayuda, también, a optimizar al máximo la relación con tus clientes. O, dicho de otra forma, una agenda bien organizada es causa y consecuencia de una comunicación negocio-cliente fluida.
En el software de agenda tienes toda la información que necesitas saber sobre el cliente, el calendario de cada profesional con los huecos ocupados y sin ocupar y el historial de la relación. Además, puedes comunicarte con los consumidores de manera directa, sin salir de la solución. Así, se reduce el tiempo que se emplea en la comunicación negocio-cliente y, además, se optimiza su funcionamiento.
Edita y maneja tu agenda con facilidad
La clave de bóveda de todo buen software es que tenga una usabilidad altísima. Es decir, que sea sencillo e intuitivo, pero también completo y manejable. La agenda de MN program tiene en cuenta esta demanda permanente de los clientes, por ello, es muy fácil trabajar con ella.
Así, el usuario puede cortar y pegar una cita, o arrastrarla de un día para otro, o de una hora para otra. De tal manera que si, tras hablar con el cliente o con el profesional, se produce un cambio en la cita, se puede reprogramar en un par de segundos, solo arrastrando la cita hacia su nuevo hueco en la agenda. O cortándola en su ubicación original y pegándola en la nueva.
Aunque esta funcionalidad no resulte tan sorprendente como otras, es extremadamente útil en el día a día, reduce tiempos improductivos y contribuye a mejorar la gestión de la agenda, pero también de los propios clientes.
Optimiza tu uso del tiempo
El software de agenda también nos sirve para optimizar la forma en la que usamos nuestro tiempo en el día a día. Así, en el caso del sector de la salud, nuestro programa cuenta con un módulo de sala de espera. Dicha herramienta mide el tiempo total que un cliente pasa en la sala de espera de la clínica o consulta desde que llega hasta que entra a la cita. Y, así, intentar reducir este periodo temporal al máximo.
Asimismo, el programa también es capaz de medir el tiempo que pasan los clientes en la consulta. Estos datos son importantes, porque nos permiten ajustar la duración previsible de cada consulta y crear los huecos dinámicos de la agenda en función de dicha medida temporal.
Cobrar desde la agenda
Un aspecto muy interesante de un software de gestión de la agenda como el de MN program es la posibilidad de realizar múltiples acciones sin tener que salir de ella. Por ejemplo, desde nuestro programa, el negocio puede cobrar directamente al cliente el servicio prestado durante la cita.
No hace falta salir de la agenda para entrar en otra herramienta. Puedes ejecutar la acción sin pasar por diversos pasos previos. Una agilización en el cobro que sirve para reducir el tiempo improductivo, pero también para mejorar la experiencia del cliente.
Evita perderte ninguna cita o reunión
Antes destacábamos la posibilidad de enviar recordatorios a los clientes, pero desde la agenda también podemos automatizar el envío de recordatorios a los profesionales de nuestro negocio o a nosotros mismos.
Así, por ejemplo, si un arquitecto tiene programada una videoconferencia con un cliente, para comentar las últimas modificaciones incorporadas al proyecto de rehabilitación de una casa, el programa le enviará un pop-up minutos antes de la hora de la reunión, para recordarle que debe conectarse a la misma.
De esta forma, se elimina la posibilidad de que el profesional se olvide de realizar la tarea, con las consecuencias negativas que ello conlleva para el negocio, tanto en términos económicos como reputacionales, en un caso como el del ejemplo anterior.
Cuando tenemos nuestra agenda cargada de tareas y actividades, es muy plausible que alguna se traspapele en los pasillos de nuestra memoria. Por ello, tener una agenda bien organizada es tan útil. Pero si, además, el software nos envía recordatorios para que no tengamos que mirar la agenda cada X tiempo, las ventajas son mayúsculas.
Recuerda las actuaciones que no tienen una hora fija
Cuando antes abordamos el ejemplo del fontanero, señalamos que en la agenda figuraba la cita pedida por un cliente pero que no tenía un hueco horario concreto, porque a priori, el profesional tenía toda la jornada laboral ocupada. Pues bien, realizar esta acción, es decir, asignar una tarea a un día, pero no a un tramo horario concreto, es posible con un software de agenda.
Esta funcionalidad, además de ser útil para casos como el anterior, es de gran ayuda cuando no estamos hablando de una cita o una reunión con un cliente, sino de una tarea que el trabajador tiene que hacer sí o sí a lo largo del día, pero que puede llevarse a cabo en cualquier momento de su jornada laboral y, por lo tanto, no hay que asignarle un hueco dentro de la agenda.
Por ejemplo, el profesor de una academia de formación que tiene que subir las notas de los exámenes de los alumnos al programa, pero no tiene encomendado un tramo horario concreto para hacerlo.
La clave radica no en el tiempo, sino en el deber de acometer la tarea.
Busca todas las citas de un cliente
Un cliente llama a una clínica médica preguntando por una cita que solicitó un oftalmólogo. Se ha olvidado de la fecha y quiere recordarla para planificar su propia agenda vital. No recuerda, siquiera, para qué semana la solicitó, porque es una revisión anual y no le corre prisa. ¿El negocio tendrá que rastrear en toda la agenda para encontrar la cita perdida?
No. El software de agenda cuenta con un buscador. Se introduce el nombre del cliente y saldrán todas las citas pendientes de realizarse. Y así es como descubrirán que el paciente, además de una cita con el oftalmólogo tiene programa otra con el cardiólogo. Todo ello en cuestión de segundos y de manera visual.
Gestiona con facilidad la disponibilidad de cada profesional
Uno de los desafíos más comunes a la hora de gestionar la agenda de un negocio en el que trabajan múltiples profesionales es tener clara en todo momento la disponibilidad de cada uno de ellos. Puesto que no todos los trabajadores tienen la misma jornada laboral, ni trabajan los mismos días del año.
Los festivos y, sobre todo, las vacaciones alteran la gestión de la agenda. Por ello, es fundamental para sacarle todo el partido a tu agenda que ésta refleje esos condicionantes especiales.
Por ello, el software de agenda de MN program traspasa la información del horario laboral de cada profesional a la agenda del negocio, de tal manera que en ésta figure la disponibilidad de cada uno de ellos.
Así, si quieres asignarle una cita a un trabajador en un hueco situado en un momento temporal en el que no va a estar disponible, el programa te va a señalar, automáticamente, este hecho, de cara a confirmar si, aún así, quieres seguir adelante con la fijación de la cita.
Consulta tu agenda desde cualquier dispositivo
Esta funcionalidad es fundamental para sacarle todo el partido a tu agenda, sobre todo en los tiempos fluidos en los que vivimos. Muchos profesionales no trabajan única y exclusivamente en la sede del negocio. Sino que se trasladan fuera de él, visitando a clientes en sus empresas o casas. Por ello, es fundamental que se puedan llevar la agenda con ellos.
Volvamos una vez más al ejemplo del fontanero que tratamos antes. Este profesional pudo agendar la cita que tenía pendiente gracias a que llevó consigo la agenda y pudo analizar el tiempo que tenía libre, llamar al cliente y llenar dicho hueco.
La agenda nos ayuda a organizarnos, de tal forma que funciona casi como una hoja de ruta de nuestro día a día. Por ello, es fundamental que viaje con nosotros y que podamos trabajar con ella desde cualquier dispositivo, no solo desde nuestro ordenador profesional.
En este sentido, es clave contar con una solución, como la de MN program, que se puede sincronizar con dos calendarios de referencia: Google Calendar y el calendario de Microsoft 365. De tal manera que puedes consultar tu agenda desde tu dispositivo móvil, por ejemplo.
Además, también tenemos un módulo de movilidad, de tal forma que puedes trabajar con tu agenda desde MN program web. Estés donde estés. Sea la hora que sea.
Visualiza tu agenda de la forma que quieras
Esta cuestión ha sobrevolado todo lo que hemos ido desgranando a lo largo del artículo. Por muy completa que sea una agenda, si su nivel de visualización es bajo, no resultará útil. Es decir, la agenda tiene que ser muy visual y permitirnos filtrar la información en función de lo que necesitemos en cada momento. Que la agenda contenga una inmensa cantidad de datos, no quiere decir que tengamos que verlos todos a la vez.
Por ello, el software de agenda de MN program cuenta diferentes vistas disponibles. Además, puedes filtrar, por ejemplo, que solo se muestren los huecos libres, de cara a planificar las tareas para llenarlos.
Personaliza tu agenda e imprímela a tu gusto
De cara a potenciar la dimensión visual de la agenda, nuestro software permite a los usuarios elegir el skin que desean, personalizando su estética para amoldarla a sus gustos personales.
Asimismo, la agenda se puede imprimir y llevarla encima en papel, o trabajar sobre ella con un boli en la mano. No pocas personas siguen prefiriendo lo palpable a lo digital. Sobre todo, a la hora de clarificar y ordenar sus ideas. Por ello, la tecnología debe tener en cuenta, también, a este tipo de personas y adaptarse a sus necesidades.
En definitiva, si quieres sacarle todo el partido a tu agenda, es fundamental que cuentes con un software completo y funcional que te ayude a ocupar al máximo el tiempo destinado a citas, así como a gestionarlas de manera eficiente. Una agenda bien trabajada está llamada a ser un elemento central en el día a día de los negocios. Una herramienta que nos permite prestar más y mejores servicios, a la vez que mejoramos la experiencia de nuestros clientes.
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