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Consejos y soluciones para sacarle todo el partido al programa de facturación

Sacarle todo el partido al programa de facturación es una cuestión crucial para cualquier negocio

En los negocios, como en la vida, hay funciones que no nos hacen felices, pero son esenciales para vivir. Llevar las cuentas, tanto a nivel empresarial como personal es fundamental, para construir un proyecto de negocio, en el primer caso, y de vida, en el segundo. Si, además, nos referimos a las personas detrás de las empresas, ambos proyectos, el vital y el profesional y emprendedor, se fusionan. La tarea contable puede parecer ingrata, pero si somos capaces de sacarle todo el partido al programa de facturación, los beneficios se expandirán a todas las áreas del negocio.

Para facilitar el manejo de este software, de vital importancia para los negocios en la era digital, el equipo de MN program ha recopilado una serie de consejos y soluciones. Estos son resultado de la fructífera relación de comunicación entre nuestros profesionales y los negocios con los que trabajamos. Si la contabilidad es importante para cualquier empresa o autónomo, la atención al cliente es, a la vez, un pilar básico y un principio motor.

Acompáñanos en este viaje a las entrañas del programa de facturación de MN program.

Errores y soluciones en la facturación y la presentación de modelos tributarios

Una de las ventajas que ha traído la extensión de software en nuestras vidas y empresas es que, en el caso de cometer algún error, resulta más fácil detectarlo y subsanarlo. Por muy intuitivo que sea un programa o por muy acostumbrados que estemos a usarlo, es normal cometer errores.

En el caso del programa de facturación de MN program, estos son los seis errores más comunes a los que tienen que hacer frente los usuarios.

Facturación recibida no incluida

A veces, a la hora de presentar los modelos 130 y 180, relativos al IRPF, los negocios detectan que no figura la facturación recibida de la empresa o autónomo, sino solo la emitida. Esto se debe a que el usuario está viendo los datos por fecha de documento, en vez de por fecha de registro. Si se quieren ver las facturas recibidas, se deben consultar por la fecha de recepción.

Checks que no han sido marcados

Para que los modelos tributarios incorporen la información de las facturas de los autónomos y y de los asientos de los diarios de las empresas, es fundamental que tengan marcados los checks oportunos.

El programa de facturación los marca por defecto, en función de las facturas que se crean, pero puede suceder que algún concepto no tenga todos los checks marcados y, por lo tanto, no figure en el modelo impositivo.

Este error se puede corregir con facilidad desde Control de Cuentas. Esta herramienta permite consultar un listado con las facturas y depurar en bloque aquellas a las que les falte algún check.

Tener mal configurada la cuenta de IVA y campos sin cumplimentar

También puede suceder que la cuenta de IVA esté mal configurada. Por ejemplo, porque falte un dato crítico como el motivo de la operación que se ha registrado.
Si no se cumplimentan debidamente todos los campos importantes, el concepto de la factura no aparecerá en el modelo tributario.

Al igual que en el caso anterior, se puede corregir rápidamente desde Control de Cuentas, depurando el error en bloque, en el caso de que se haya producido en varias facturas.

Conceptos no asociados a usuarios

El programa de facturación permite filtrar las facturas por usuario. Si al realizar esta acción, se detecta que faltan facturas el error estará, seguramente, en que el concepto no se ha asociado a dicho usuario. Bien porque se ha asociado a otro o bien porque no se le ha asociado ninguno.

Se corrige acometiendo dicha tarea.

Facturas no enviadas al diario

Como señalamos antes, en el caso de las empresas, los modelos tributarios recogen la información que figura en los asientos del diario. Estos pueden crearse manualmente, pero también se pueden generar automáticamente. Para ello hay que enviar las facturas al diario.

Si se detecta una contradicción entre las facturas y el modelo tributario, pueden haber sucedido dos cosas:

  • Que no se hayan enviado las facturas al diario y, por tanto, no se hayan creado los asientos pertinentes.
  • Que los checks de la factura estén sin marcar y, por ende, tampoco lo estén los del asiento.

El Control de Cuentas permite subsanar este error.

IVA no incluido e IRPF del 0%

Al realizar una factura cuyo concepto está exento de IVA, puede cometerse un error básico: no incluir el IVA. ¿Por qué es un error si la actividad está exenta? Porque todas las actividades deben contemplar el IVA, ya que estar exento no es lo mismo que no estar sometido a un determinado impuesto.

Por la contra, en lo que respecta al IRPF no hay que añadir este impuesto si no se está sometido. Añadirlo con un porcentaje de aplicación del 0% también es un error en la factura.

Ambas cuestiones se solucionan asignando en bloque la cuenta del impuesto en todas aquellas facturas que se vean afectadas.

Sacarle todo el partido al programa de facturación ayuda a aumentar la productividad

Funcionalidades que permiten sacarle todo el partido al programa de facturación

Depurar en bloque

Los humanos nos caracterizamos por muchas cosas. Algunas de ellas muy buenas y otras… no tanto. Por eso todos nosotros, en mayor o menor medida, cometemos errores. Lo importante es poder subsanarlos a tiempo y con facilidad y agilidad.

Por eso, el programa de facturación de MN program permite, a través de la herramienta Control de Cuentas, depurar en bloque los fallos cometidos a la hora de marcar los checks o de cumplimentar los conceptos. Esta funcionalidad, a la que ya nos referimos en el apartado anterior, es muy útil y permite a los negocios corregir los errores con una extraordinaria rapidez.

Gastos sin factura

A la hora de registrar los gastos de un negocio, no se crean solo facturas. Por ejemplo, hay gastos como el ticket del parking o una comida en un restaurante durante una visita comercial, que no se computan mediante facturas, puesto que no están sujetos al IVA y al IRPF.

El programa de facturación permite registrar estos gastos, sin incluirlos en los modelos tributarios a presentar. Lo cual resulta extremadamente útil y facilita que la contabilidad de los negocios se ajuste con exactitud a los gastos e ingresos que generan.

Configurar una plantilla por defecto para imprimir las facturas

Otra funcionalidad para sacarle todo el partido al programa de facturación es la posibilidad de configurar plantillas de factura por defecto. De esta forma se ahorra mucho tiempo en el día a día, puesto que el usuario solo tendrá que darle al botón de Imprimir y obtendrá la factura con la estructura y apariencia visual que desea.

Para ello, basta con ir a Configuraciones Esenciales > Plantillas predeterminadas. El software cuenta con plantillas prediseñadas, pero, además, los negocios pueden personalizarlas a su gusto y adaptarlas a la iconografía e imagen visual de la empresa.

Es más, si en Configuraciones Esenciales se ha metido el logo del negocio, éste aparecerá por defecto en todas las plantillas, puesto que éstas tienen incorporada una macro para realizar esta acción de manera automática.

Imputación de facturas recibidas a proyectos

Esta funcionalidad es de gran ayuda para sacarle todo el partido al programa de facturación. Puesto que, gracias a ella, se pueden imputar los gastos a cada uno de los proyectos en los que está trabajando el negocio.

Así, se puede establecer, dentro del software, que porcentaje de cada factura recibida va asociado a cada proyecto. De tal forma que el importe de una factura se pueda asociar a diferentes trabajos. ¿Qué se logra con esto? Tener una perspectiva real de los gastos que genera cada proyecto y, por ende, poder medir su rentabilidad.

Si los gastos no se distribuyen, resulta más difícil medir con precisión qué proyectos son rentables y cuáles no. Esta herramienta no solo permite sacarle todo el partido al programa de facturación, sino que optimiza el análisis de los resultados económicos y las áreas de negocio y facilita la toma de decisiones empresariales.

Amortizar los bienes de inversión

Otra forma de sacarle todo el partido al programa de facturación es la funcionalidad de amortización de bienes.

Cuando se registra una factura recibida, se puede marcar un check para indicarle al programa que se trata de un bien de inversión. Acto seguido, el software abre una ventana de amortizaciones para que el usuario decida cómo desea amortizar dicho bien. De esta forma, el cálculo de las amortizaciones de los bienes de inversión resulta muy sencillo de llevar a cabo. Ahorrando, además, tiempo administrativo y futuros quebraderos de cabeza.

Elegir la cuenta contable

Uno de los desafíos más importantes de realizar la contabilidad de un negocio consiste en elegir con precisión a qué cuenta contable van cada gasto y cada ingreso.

Pues bien, el programa de facturación de MN program te recomienda la cuenta contable que debes seleccionar. Lo cual supone una enorme ayuda.

Ello no impide que el negocio pueda decidir escoger otra cuenta contable, puesto que cada sistema contable se adapta a las peculiaridades de la empresa o autónomo.

Así, el usuario puede marcar el número de la cuenta contable que desee, por ejemplo, el 5, relativo a las Cuentas Financieras y el software desplegará todas las cuentas contables de este grupo.

De esta forma, el programa de facturación se adapta a las necesidades de cada negocio, lo cual contribuye a convertirlo en una herramienta altamente personalizable. Veámoslo mejor con un ejemplo.

Las nóminas se imputan en la cuenta contable 640, dentro del grupo 6 (Compras y gastos), pero una cooperativa no emplea dicha cuenta contable, sino que tiene que seleccionar otra. De tal forma que el programa le recomendará la 640 pero el usuario que esté realizando las labores contables puede escoger la que se ajuste a sus necesidades.

Optimizar la contabilidad y la productividad

En definitiva, si un negocio es capaz de sacarle todo el partido al programa de facturación, podrá llevar al día su contabilidad sin tener que invertir grandes cantidades de tiempo. Pudiendo dedicar los valiosos conocimientos y horas de sus trabajadores a actividades productivas. Asimismo, se evitará quebraderos de cabeza e incidencias con la Agencia Tributaria.

Estos consejos y soluciones son una guía para ayudar a las empresas y autónomos a exprimir todo el potencial del programa de facturación y conseguir que el software se adapte a las necesidades y peculiaridades de cada negocio.

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