Ahorra tiempo y evita fallos: servicios contratados y facturación recurrente
En más de una ocasión hemos escuchado la frase hecha «cada persona es un mundo» para señalar que cada uno de nosotros tenemos nuestras peculiaridades que nos hacen diferentes a los demás. En lo que respecta a los negocios, la frase mantiene su validez. Cada empresa y cada autónomo son un mundo. Tanto en lo que respecta a su organización y funcionamiento, como en lo relativo a sus clientes. Por ello, contar con herramientas que te permitan ahorrar tiempo y evitar fallos puede convertir las singularidades de tu negocio en activos. A la vez que facilitan la gestión de los servicios contratados por tus clientes y la facturación recurrente de estos.
Muchos negocios cuentan con clientes estables en el tiempo. Para los que se realizan una serie de servicios contratados. Por ejemplo, una asesoría que gestiona trimestralmente la declaración del IVA de un fontanero. O un despacho de abogados que lleva a cabo una asesoría integral en materia laboral para una multinacional del transporte, de manera permanente todos los meses.
Estos servicios contratados se pueden gestionar de manera sencilla si se cuenta con un software de gestión integral como el de MN program. Ya que integra todas las funcionalidades de un software CRM con las herramientas de un programa de facturación. Gracias a ello, cualquier negocio puede ahorrar tiempo y evitar fallos definiendo los servicios contratados por cada cliente y gestionando la facturación recurrente de estos.
Veamos, a continuación, qué acciones se pueden realizar con nuestro software y cómo impactan en la gestión de los clientes y de las cuentas económicas.
Optimizar la gestión de los clientes con servicios recurrentes
A menudo insistimos en la importancia de fidelizar a los clientes de cara a consolidar los resultados económicos de un negocio. Pues bien, la gestión de estos clientes fidelizados es clave para mantenerlos. Gracias al software de gestión integral de MN program esta gestión se puede realizar de manera óptima, tanto para el cliente como para el negocio. Ahorrando tiempo y evitando errores.
Esto es fundamental, sobre todo, en aquellos negocios en los que sus clientes contratan servicios de manera recurrente. Por ejemplo, pagando una cuota fija por determinadas prestaciones. Asesorías, gestorías, despachos de abogados… Pero también otro tipo de empresas como academias de formación, en las que los clientes contratar una clase durante todo un curso, pudiendo renovar al año siguiente.
Dada su extensión, es importante tener una forma de gestionar estos servicios recurrentes que sea ágil y que no consuma tiempo administrativo no productivo. No solo en términos de contratación, sino también en lo que respecta a su análisis y cobros.
Pues bien, el software de MN program optimiza al máximo la gestión de los servicios recurrentes. Permite definir cada servicio, establecer su fecha de inicio y de final, así como la periodicidad de su cobro. Además, se pueden automatizar la creación de las facturas y de los recibos de cobro. Y depurar errores y realizar cambios en bloque.
Definir los servicios contratados
En la ficha de cada cliente, existe una pestaña de servicios contratados. En ésta se pueden estipular y observar los diferentes servicios que dicho consumidor ha contratado al negocio. No solo los que están vigentes, sino también aquellos que se efectuaron en el pasado.
Gracias a esta herramienta podemos saber desde qué fecha se presta un servicio, establecer el importe que se cobra por él, así como la periodicidad del cobro (mensual, trimestral, anual…).
A mayores, es posible indicar cuándo va a terminar de prestarse el servicio si existe una fecha de finalización. La cual puede modificarse en cualquier momento. Así, una academia de formación puede incluir el servicio contratado por una persona: un curso de inglés. Indicar cuánto cobra por prestar dicho servicio de manera mensual. Y programar la finalización del servicio y, por ende, su cobro, para el mes en que el curso termina.
Automatizar la creación de las facturas
Asimismo, se puede automatizar la creación de las facturas con todos los servicios contratados por el cliente o solo de algunos, en el caso de que sean varios. Indicando la periodicidad y el día en que se desea crear la factura.
Esto es especialmente útil cuando un cliente contrata varios servicios con un mismo negocio. Por ejemplo, una empresa que ha contratado con un despacho de abogados tanto la gestión laboral como la tributaria. Mientras la primera se factura y cobra de manera mensual, la segunda se hace anualmente. Gracias al programa, es posible gestionar los cobros atendiendo a la naturaleza de la relación comercial y en escasos segundos.
Además, en el caso de que se estipule el final de la relación contractual, el programa dejará de realizar la facturación recurrente, finalizando la emisión de facturas y recibos sin que los trabajadores del negocio tengan que estar pendientes.
Habida cuenta de lo que venimos de desgranar, resulta evidente que esta funcionalidad facilita sobre manera la gestión de la facturación, la contabilidad y la fiscalidad de un negocio. Puesto que no es necesario que un profesional empleé su valioso tiempo confeccionando cada una de las facturas en función de los servicios que se han contratado. Sino que el programa de facturación automatiza la incorporación de la información económica al modelo de factura plenamente personalizable seleccionado por la empresa. De esta forma, se logra ahorrar tiempo y evitar fallos en un área tan delicada como la facturación.
Incorporar servicios extra
¿Qué pasa si en un determinado periodo de tiempo, un cliente ha contratado un servicio que no es recurrente? El programa permite incorporar los servicios extra con suma facilidad.
Así, si un despacho ha tenido que presentar un trámite ante el notario en nombre de un cliente, puede añadir este servicio extra a los servicios recurrentes que le presta. Solo debe estipular el coste y el programa de facturación lo incluirá en la factura y en el recibo a cobrar.
Lo mismo pasa, por ejemplo, con un estudio de arquitectura que realiza los diseños de las tiendas de una empresa y cobra recurrentemente dichos servicios. Si en un determinado momento, el cliente encarga una cosa a mayores, como el diseño del proyecto de rehabilitación de su sede central, puede incorporar dicho servicio extra a su facturación, sin mayor inconveniente.
Esta capacidad de adaptación a las diversas casuísticas, convierte al software de gestión integral de MN program en una herramienta de extremado valor en la administración del particularísimo mundo que es un negocio.
Administrar y depurar en bloque todos los servicios contratados
En la última versión de nuestro programa, la 22.04, se incorporó una novedad de gran valor. Un módulo que permite controlar todos los servicios contratados por los clientes. Esto aumente el nivel de operatividad de la herramienta. Puesto que ahora es posible gestionar los servicios en bloque.
Por ejemplo, si una asesoría decide subir el precio de un determinado servicio que ofrece, puede realizar la modificación de sus honorarios en bloque para todos aquellos clientes que tienen contratado dicho servicio, en vez de tener que ir uno por uno. El ahorro de tiempo improductivo es mayúsculo, a la vez que se garantiza que a todos los clientes se les va a cobrar lo mismo.
Por otra parte, este módulo permite depurar en bloque todos los servicios contratados, corrigiendo errores presentes en más de uno. Por ejemplo, si al definir un servicio se indicó que su cobro era mensual, cuando en realidad era trimestral.
De esta manera se evitan errores y, en caso de producirse, se corrigen con rapidez y de manera sencilla.
Comparar y analizar los servicios
La posibilidad de controlar todos los servicios contratados por todos los clientes también es extremadamente útil en términos analíticos.
Mediante este módulo es posible comparar los servicios contratados entre sí y los contratos con los diferentes clientes. De esta manera un negocio puede observar de manera altamente visual cuáles son los servicios que más le contratan, qué clientes contratan más servicios e, incluso qué clientes han dejado de contratar unos determinados servicios.
Gracias a este caudal de información y estadísticas, la empresa puede tomar decisiones trascendentales sobre sus líneas de negocio y estrategia comercial, de cara a optimizarlas e incrementar sus beneficios.
Generar los recibos a remesar
Ya lo hemos apuntado a lo largo del artículo, pero cabe señalar que no solo es posible automatizar la creación de facturas, sino también la de los cobros.
Así, si el cobro de los servicios contratados está domiciliado, el software de gestión de MN program genera automáticamente el fichero SEPA para subir al banco.
Gracias a las automatizaciones, en un solo proceso se pueden registrar los servicios contratados y programar la generación de facturas y recibos a remesar. Lo cual supone un enorme salto en la gestión que contribuye a ahorrar tiempo y evitar errores.
Por otra parte, cabe señalar que el programa permite generar los cobros y después facturarlos, así como generar las facturas en bloque con los cobros.
Si todo esto fuera poco, el negocio puede establecer el vencimiento tanto de las facturas como de los recibos. Así, las facturas pueden vencer el 30 de cada mes, pero el recibo lo hace el día 5 del mes siguiente. La empresa decide cómo y cuándo gestiona la facturación recurrente y los servicios contratados. El software pone todas sus funcionalidades al servicio de las características y particularidades de cada negocio.
Controlar de forma exhaustiva todos los servicios contratados
Las acciones que venimos de analizar redundan en un control exhaustivo de todos los servicios contratados de un negocio.
El software de gestión integral de MN program ofrece la posibilidad a empresas y autónomos de supervisar de manera eficiente y ágil los diferentes servicios que les presta a sus clientes. Así, en un par de clics es posible saber cuándo se comenzó a prestar un servicio, cuando se dio de baja, cuáles son los honorarios o qué cuota se cobra por ellos. Así como las diferentes modificaciones que se han registrado en cada servicio a lo largo del tiempo.
En el terreno puramente económico, el control de la facturación y la emisión y cobro de recibos también se incrementa. A la vez que se ahorra tiempo administrativo y se reduce la comisión de errores.
Nunca la gestión de los servicios contratados y la elaboración de la facturación recurrente resultó más sencilla, exhaustiva y ágil y valiosa. Puesto que no solo permite administrar los servicios y los ingresos que generan, sino que mediante el análisis abre las puertas a potenciar los servicios y las tareas comerciales y obtener unos mayores beneficios económicos.
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