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«Hay trenes que solo pasan una vez en la vida» reza un famoso dicho popular. Por suerte, la mayoría de veces, las oportunidades no se esfuman en cuestión de segundos, sino que están ahí para que nos esforcemos en convertirlas en éxitos. En el caso de las empresas, la conversión de oportunidades en ventas es un pilar básico del modelo de negocio. Por ello, tener un software CRM y saber sacarle todo el partido puede ser clave para gestionar mejor las oportunidades de negocio e incrementar los beneficios empresariales.
Conseguir oportunidades es una tarea compleja que requiere realizar varias acciones complementarias. No solo hay que ofrecer servicios o productos de calidad, sino que el trabajo comercial también debe ser eficiente y conseguir seducir a los clientes potenciales.
En este artículo, vamos a analizar diversas acciones que se pueden implementar con un software CRM para gestionar mejor las oportunidades de negocio.
Control exhaustivo de todas las oportunidades
Mediante CRM presupuestos es sencillo llevar a cabo un control exhaustivo de todas las oportunidades de negocio. ¿Por qué es crucial esta cuestión? Porque numerosas oportunidades que no llegaron a convertirse en venta quedan relegadas al olvido.
Si un negocio no tiene una herramienta como el software CRM que sistematiza toda la información sobre las oportunidades y los presupuestos emitidos, lo más probable es que no se lleve ningún control de estos, reduciéndose así la posibilidad de conversión.
En cambio, con este programa, una empresa o un autónomo pueden saber con precisión que oportunidades tienen abiertas, en qué se estado se encuentra le negociación, cuándo fue la última vez que se contactó con el potencial cliente o qué se ha estado negociando. Toda esta información es fundamental para que el área comercial funcione de manera óptima.
Si no se realiza un control eficiente de las diversas oportunidades, es probable que éstas acaben muriendo y que, además, no sean repescadas en un futuro para diseñar campañas que impacten en las oportunidades no convertidas.
Creación automática de leads a través de formularios
¿Cómo se generan las oportunidades de negocio? A veces surgen dentro de la propia base de datos del negocio, pero en muchas ocasiones llegan del exterior. Si la empresa cuenta con Formularios Web puede llevar a cabo la creación automática de leads desde su propia página web, sin tener que hacer nada más que diseñar y posicionar el formulario en su portal.
La creación automática de leads ahorra mucho tiempo de gestión administrativa y facilita la tarea comercial. Los propios clientes interesados en los servicios o productos de la empresa le suministran sus datos personales. Y, a partir de ellos, la gestión de las oportunidades de negocio es mucho más sencilla.
Toda la información sobre los leads sistematizada
Seguimos centrándonos en la información. ¿Cómo gestionamos los datos que nos han suministrado los propios clientes o a los que hemos tenido acceso a través de otros mecanismos? Con un buen software CRM.
A través del programa se controla todo el proceso comercial. Se envían los presupuestos, se establece qué comerciales gestionan a cada cliente, se analizan los niveles de éxito y conversión de las oportunidades…
Todos los datos están sistematizados y se pueden consultar de forma fácil e intuitiva. Cualquier profesional del negocio sabe con precisión qué comunicaciones han entablado otros compañeros con el cliente. Además, tiene a su disposición toda la documentación ligada al cliente y en un vistazo puede saber en qué fase del proceso comercial se encuentra el caso.
Hoy en día, la información es una materia prima de primerísima calidad. El software CRM la almacena y sistematiza, ayudando a las empresas a gestionar mejor las oportunidades de negocio.
Enviar los presupuestos
Como apuntamos en el apartado anterior, desde el software CRM se pueden enviar los presupuestos a los clientes potenciales.
Además, este proceso es extraordinariamente sencillo e intuitivo. Con un mero clic, el software CRM automatiza la creación del presupuesto con los datos suministrados por el profesional. Así como la creación de un correo electrónico plenamente personalizable y la incorporación de cuántos archivos adjuntos se deseen. Y acto seguido el presupuesto se envía. Así de sencillo.
Lo que antaño conllevaba decenas de minutos, ahora se puede realizar en un breve instante de tiempo. Además, con este procedimiento una empresa consigue uniformar sus presupuestos y comunicaciones, tanto a nivel estético como en lo que respecta al contenido. Y, también, evitar que se produzcan errores a la hora de confeccionar manualmente los presupuestos o redactar los mensajes.
Desde el punto de vista de los clientes, el software CRM es, también, extremadamente útil y funcional. El presupuesto les llega a través del correo electrónico, WhatsApp o Acceso Clientes. Y pueden aceptarlo con facilidad. El programa notificará al comercial de que el presupuesto ha sido aceptado y el proceso comercial podrá seguir su curso, reduciendo, así, los plazos desde que nace la oportunidad hasta que el cliente disfruta del servicio o producto.
Realizar un seguimiento permanente de las oportunidades
Una vez que los presupuestos se han enviados, ¿ya acaba el trabajo?, ¿solo queda esperar a que los clientes los acepten y convertir las oportunidades de negocio en ventas? Nada más lejos de la realidad.
Poder realizar un seguimiento preciso de las oportunidades de negocio es una cuestión de gran calado estratégico. Aquellas empresas que no realizan este seguimiento verán como sus tasas de conversión son más bajas y habrán perdido ventas e ingresos que estaban a su alcance.
El software CRM y su inmenso caudal informativo permiten a los negocios realizar un seguimiento permanente de las oportunidades. Así, pueden saber si un presupuesto emitido se ha convertido en venta. O si, en cambio, el cliente ha realizado una contraoferta. De ser éste el caso, ¿el negocio ya ha respondido?
El objetivo es evitar que las oportunidades se pierdan como lágrimas en la lluvia y que, en cambio, acaben convirtiéndose en exitosas ventas.
Analizar los leads y las campañas con Cuadros de Mando
Toda la información de cada una de las oportunidades de negocio se puede procesar a nivel macro. Es decir, los negocios pueden conocer con detalle datos tan relevantes como el número de oportunidades abiertas, cuántas oportunidades se han convertido en ventas en la última semana, cuántas oportunidades no han tenido éxito, etc.
Y, además, pueden recibir todo ese caudal informativo de manera automatizada y programable. La integración entre el CRM y la solución Cuadros de Mando facilita la presentación eficiente y visual de todos los datos sobre las oportunidades de negocio.
El software de gestión integral de MN program permite automatizar la creación de informes con la periodicidad que se desee (diario, semanales, varias veces al día, mensuales…) y los datos de interés. Estos informes llegarán al correo electrónico de las personas que se han estipulado.
Con toda esta información, la empresa puede analizar de manera pormenorizada y constante cómo gestionar sus oportunidades de negocio. Y, a partir de dicho análisis, tomar decisiones para optimizar sus tareas comerciales o reorientar sus líneas de negocio. Puesto que, tras el análisis, se puede observar que en determinados productos es fácil convertir las oportunidades, mientras que, en otros, la mayoría de las oportunidades no tienen éxito.
Gestionar las oportunidades de negocio desde el móvil
En la era de la movilidad, los negocios y los puestos de trabajo han dejado de ser algo únicamente físico, situado en un lugar concreto. Así, muchos agentes comerciales visitan a sus clientes a domicilio. Acercarse a los consumidores, incluso literalmente, es fundamental para establecer una relación de confianza.
Pues bien, con el software CRM de MN program, los comerciales de una empresa pueden llevarse toda la información que necesitan consigo. A través de la Oficina Virtual, tienen la posibilidad de conectarse al software y consultar las oportunidades de negocio desde cualquier lugar y en cualquier momento.
E, incluso, pueden subir al programa las gestiones que han efectuado con un cliente, in situ. Lo que contribuye a que no se pierda información y los datos estén permanentemente actualizados. Además, también pueden consultar las diferentes comunicaciones que ha habido entre el negocio y el cliente de manera previa. Estas funcionalidades permiten a los comerciales optimizar su forma de trabajar y tener más opciones de éxito.
En definitiva, el software CRM es un activo estratégico a la hora de gestionar mejor las oportunidades de negocio. Desde la captación de leads hasta la conversión de la oportunidad en venta. Una solución integral que permite llevar a cabo un control exhaustivo y permanente de cada oportunidad, así como recopilar, consultar y analizar toda la información relacionada con ella.
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