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Cómo usar el software CRM para mejorar los procesos de un negocio

Con el software CRM se pueden detectar problemas que no se han hecho manifiestos y mejorar los procesos de un negocio al máximo

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Todo en esta vida es mejorable. La historia del ser humano es, en gran medida, una historia de superación e innovación continuas. Desde las pinturas de Altamira hasta los cuadros hiperrealistas de Antonio López se produjo una inmensa evolución de las artes plásticas. Desde que nuestros antepasados andaban a cuatro patas hasta viajar a la Luna, nuestra forma de desplazarnos a través del espacio experimentó una revolución. La ambición del ser humano por avanzar le ha permitido desarrollar soluciones tecnológicas tan avanzadas como el software CRM e indagar cómo se pueden mejorar los procesos de un negocio para hacerlo más eficiente y rentable.

En el ámbito empresarial la competencia es cada vez más feroz. No basta con hacer las cosas bien. Elaborar buenos productos u ofrecer servicios de calidad. Hay que estar constantemente buscando la excelencia, esforzándose por optimizar al máximo no solo los bienes y servicios que se ofrecen a los clientes, sino también las tareas que se realizan para conseguirlo.

Habida cuenta de esta realidad compleja y desafiante, resulta especialmente útil para las empresas disponer de herramientas avanzadas que contribuyan a mejorar los múltiples procesos que llevan a cabo.

Aquí es donde entran en juego el software CRM y su integración con el resto de herramientas de MN program. Gracias a un software de gestión integral completo un negocio puede analizar con precisión qué hace y encontrar la mejor solución o alternativa para optimizar sus acciones. La productividad, la rentabilidad y los beneficios de la empresa están en juego.

¿En qué podemos mejorar?

Analizar la forma en que trabajamos no debe ser una acción que se realice solo cuando los resultados no acompañan.

Si una empresa no está obteniendo los beneficios esperados o se detectan problemas muy evidentes, es lógico llegar a la conclusión de que hay aspectos en los que se debe mejorar.

Sin embargo, si un negocio es capaz de analizar los múltiples procesos, acciones, actividades y tareas que realiza podrá detectar qué aspectos son susceptibles de ser mejorados, teniendo en cuenta los recursos humanos y económicos de los que dispone, así como la realidad del mercado en el que se encuentra.

Y, así, mejorar los procesos de manera proactiva y no reactiva. Estar siempre a la vanguardia y comprometidos con la búsqueda de la excelencia permite a las empresas situarse como negocios punteros y estar en la mejor de las situaciones para competir frente a otras compañías.

El software CRM con su inmenso caudal informativo nos puede dar datos precisos, veraces y actualizados sobre cualquier área de nuestro negocio. Con esa información en la mano es posible sumergirse en las entrañas de la empresa y detectar los procesos que no están optimizados al 100%.

Por ejemplo, un estudio de arquitectura puede tener una gran cantidad de encargos y generar beneficios, pero, al analizar el tiempo que le dedica a cada proyecto detecta que sistemáticamente se producen desviaciones con respecto a los plazos previstos y, por ende, una reducción de los beneficios. ¿A qué se debe?

Mejorar los procesos de un negocio contribuye a aumentar la productividad y la rentabilidad, lo que se traduce en mayores beneficios empresariales

¿Qué está sucediendo?

Por suerte, el software CRM no nos sirve, solo, para obtener información de gran valor que nos permita analizar las cosas que hacemos (y las que no), sino que, además, nos ayuda a encontrar soluciones.

La clave, obviamente, reside en los datos. Hoy en día y gracias a la digitalización, las empresas disponen más datos que nunca. Y no solo sobre sus clientes, sino sobre ellas mismas. Sobre su forma de operar.

Retomemos el ejemplo anterior e intentemos responder a la pregunta que dejamos en el aire. ¿Por qué el estudio de arquitectura se desvía de sus previsiones de tiempo? Con un software de gestión integral como el de MN program se puede resolver este enigma.

Quizás el motivo sea que las tareas no están bien planificadas y se estipulan grandes plazos para tareas sencillas, pero, en cambio, la fecha límite para una tarea de extraordinaria complejidad es demasiado corta.

O a lo mejor el problema está en la comunicación con los clientes. Que, al no ser fluida, dificulta que estos tomen decisiones trascendentales para la realización del proyecto o que tarden más de lo debido en aportar documentación imprescindible.

Sea como fuere, el software CRM tiene los datos en su interior, solo es necesario sacarlos a la luz de manera sistematizada, visual y sintética. Una tarea que antaño podía consumir una gran cantidad de recursos humanos. Es decir, profesionales que recopilaran la información, la cruzaran y la presentaran. Mientras que, hoy en día, con soluciones como el CRM y el Cuadros de Mando de MN program se puede efectuar en cuestión de segundos e, incluso, automatizar.

Informar a los profesionales sobre su propio trabajo

Centralizar toda la información de un negocio sirve para sistematizarla, pero también para facilitar su transmisión. Hay datos que solo un cierto número de personas deben saber, pero otros datos son extremadamente útiles para que los trabajadores puedan optimizar su forma de realizar las tareas que tienen encomendadas y, así, mejorar los procesos del negocio.

Regresemos a nuestro imaginario estudio de arquitectura. En la lucha contra las desviaciones de tiempos, la empresa decide implicar directamente a sus arquitectos.

De tal manera que se programa el envío diario de un informe con los datos sobre en qué emplearon el tiempo el día anterior y cómo avanzan los proyectos en los que están embarcados.

De esta manera, los propios profesionales pueden analizar su trabajo y ajustar su jornada laboral y sus tareas a los plazos que se les han encomendado.

La información da autonomía a aquellas personas que la poseen. Los trabajadores bien informados, capaces de reflexionar sobre su propia forma de organizarse y de operar son trabajadores más productivos, que saben invertir mejor su valioso tiempo. Y que tienen a su alcance la capacidad de dirigir sus esfuerzos hacia aquellas direcciones que más convengan a los intereses del negocio.

Si se quiere mejorar los procesos de un negocio se debe contar, obviamente, con la colaboración de los profesionales que los realizan. Solo así será posible optimizarlos al máximo.

Mejorar los procesos de un negocio no implica necesariamente contratar a más personal

Las desviaciones del estudio de arquitectura que hemos usado como ejemplo, son más comunes de lo que uno podría pensar. A lo largo del año, muchas empresas ven lastrado su funcionamiento por el incumplimiento de plazos. ¿Cómo combatirlas?

Una primera idea que nos podría venir a la cabeza sería contratando a más trabajadores. A priori, resulta lógico pensar que, si hay la misma carga de trabajo, pero más profesionales para sacarla adelante, los plazos de ejecución de los proyectos o tareas se reducirán.

Sin embargo, los costes aumentarán y la rentabilidad del proyecto se reducirá. Por desgracia, aumentar el número de empleados no es una receta mágica que valga para todos los escenarios. Lo cual no entra en confrontación con el hecho de que, en algunos casos, los datos del software CRM nos indican con claridad que la plantilla no puede asumir la demanda y que si se quieren mejorar los procesos del negocio es indispensable aumentar los recursos humanos.

El caso de MN program: Más información, más productividad

¿Y si pasamos de un caso hipotético a uno real? El software CRM y la solución Cuadros de Mando de MN program ayudaron a una compañía a reducir las desviaciones de tiempo en uno de sus departamentos más importantes.

Esa compañía no es otra que la propia MN program. Y el departamento en cuestión es el de desarrollo. Esta área tan crucial para nuestra compañía registraba desviaciones sistemáticas en sus tareas. ¿Cómo se atajó el problema?

Se automatizó la generación y envío diario de un informe a los profesionales del departamento en el que se incluyen las tareas que hay que realizar, el tiempo que se ha empleado, por el momento, en llevarlas a cabo, el tiempo previsto para finalizarlas y el porcentaje que se ha ejecutado de cada tarea.

Con toda esa información en sus manos, los profesionales de MN program han podido planificar su trabajo de otra forma, redirigiendo esfuerzos a aquellas tareas que van más atrasadas para evitar que, finalmente, se terminen fuera de plazo.
¿Cuál fue el resultado? Las desviaciones se redujeron a la mitad.

Implementar medidas para mejorar los procesos de un negocio

Más allá de incorporar a los trabajadores al esfuerzo que requiere mejorar los procesos de un negocio, la empresa puede emplear la información del software CRM también para tomar decisiones que contribuyan a dicha optimización.

Así, nos encontramos con que el software CRM no solo nos ofrece los datos necesarios para detectar que hay procesos que no se realizan a la perfección, sino que nos sirve para detectar las causas y en qué cuestiones concretas se puede actuar.

Es decir, gracias a un único software de gestión integral podemos analizar nuestros procesos y tomar las decisiones necesarias para mejorarlos. Esto supone aumentar notablemente tanto la productividad de los profesionales como la rentabilidad de los proyectos que realizamos.

Aunque los resultados de una empresa sean buenos, siempre hay algo que mejorar. Siempre es posible que la orquesta afine mejor y que esté más compenetrada. Hace muchos años que el ser humano llegó a la Luna, pero seguimos sintiendo la pulsión de aterrizar en Marte. La necesidad de avanzar.

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