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Software CRM: Robotización de procesos administrativos

La robotización de procesos administrativo aumenta la productividad

A estas alturas, todos hemos oído hablar una y mil veces sobre la robotización de la economía. Y, sin embargo, cuando pensamos en este revolucionario proceso nuestra cabeza se llena de imágenes con grandes robots construyendo coches. Por suerte, la robotización es mucho más que eso y forma parte, ya, de nuestro día a día. Así, con un software CRM como el de MN program, los negocios pueden exprimir las ventajas que trae consigo la robotización de procesos administrativos que antes consumían recursos humanos, económicos y tiempo y que, ahora, se pueden llevar a cabo en cuestión de minutos y de una forma mucho más eficiente.

Así, la robotización no implica, solo, grandes equipamientos produciendo bienes, sino que entra en juego en los software que hacen nuestra vida mucho más sencilla. Automatizar procesos improductivos para liberar a los trabajadores y que estos puedan desempeñar tareas de gran valor añadido es uno de los objetivos centrales de las empresas a día de hoy.

Las grandes compañías del mundo están apostando por la robotización de procesos administrativos y la automatización de tareas para, así, mejorar la productividad de sus trabajadores y la eficiencia de su negocio. Pero todos los negocios pueden beneficiarse de las ventajas que trae consigo este proceso. De lo contrario, se estarán quedando atrás con respecto a su competencia.

En este artículo vamos a abordar cuatro tareas que se pueden realizar con el software CRM de MN program y que facilitan la robotización de procesos administrativos.

Registro de nuevos clientes

El CRM es una solución que ayuda a los negocios a gestionar de manera integral a sus clientes. Para ello, las empresas deben nutrirlo de información. El software CRM almacena, sistematiza y muestra todos los datos sobre los clientes, ofreciendo una panorámica amplia sobre estos y, a su vez, sobre la empresa y sus líneas de negocio.

El primer paso es, sin duda, contar con una base de datos, es decir, incluir a los clientes y toda su información en el programa. Esta tarea netamente administrativa puede consumir mucho tiempo si se hace manualmente. Pero ¿y si los clientes aportan autónomamente todos los datos que necesitamos?

MN program pone a disposición de los negocios los Formularios Web. Esta solución incluye formularios de registro que se el negocio puede poner en su web o enviar a los clientes por correo electrónico o WhatsApp en forma de enlace. Los clientes pinchan en el enlace y llenan los campos que el negocio ha estipulado. Una vez que el formulario está completado, la información se almacena y sistematiza en el software CRM.

En la ficha de cada cliente figurarán sus datos, así como los documentos firmados o adjuntados por éste, como presupuestos o contratos.

La robotización de procesos administrativos como éste que venimos de describir es crucial para aumentar la productividad y perfeccionar la gestión de los clientes. Además, este mecanismo facilita que los negocios cumplan con la LOPD obteniendo el plácet de los clientes al tratamiento de sus datos.

La robotización de procesos administrativos ayuda a los profesionales a hacer mejor su trabajo

Creación de campañas comerciales

Una vez que los clientes y los leads se encuentran en el software CRM, llega el momento de cualificar la base de datos, seleccionar el target en el que se desea impactar comercialmente y ya solo queda crear campañas comerciales que se ajusten a sus necesidades y tengan éxito. Estas campañas se pueden crear y enviar desde el propio CRM.

Se pueden seleccionar los clientes en los que se desea impactar y crear campañas en bloque. Con Emailer es posible diseñar plantillas de correo plenamente personalizables, con la identidad visual del negocio y el mensaje comercial que éste quiera lanzar. Además, el programa incluye de manera automática el nombre de los clientes y su dirección. Así, en un par de clics, la campaña estará lista para ser enviada a cada uno de los clientes a los que va dirigida, sin tener enviar un correo a cada uno de ellos.

De esta manera, se ahorra tiempo en el diseño de las campañas comerciales, a la vez que aumenta su eficacia, puesto que impactará sobre clientes interesados en los servicios o productos que se desean comercializar.

Generación y envío de presupuestos

Pasemos a la siguiente fase. Tenemos la información sobre los clientes y hemos impactado sobre ellos. La campaña ha tenido éxito y, ahora, es el momento de enviarles presupuestos para convertir las oportunidades en ventas. ¿Cómo lo hacemos?

La respuesta corta, gracias a la robotización de procesos administrativos, es: desde el software CRM y con solo darle a un botón.

El profesional indica al programa que genera el presupuesto con la información económica que se ha establecido. Éste se crea de manera automática, sin necesidad de que el trabajador tenga que diseñarlo y confeccionarlo. Pero, además, se genera, también, un correo electrónico, con la información del comercial, el negocio y el cliente y el mensaje que se desee. A mayores, también es posible adjuntar otros archivos, como, por ejemplo, un catálogo de servicios.

Todas estas acciones, si no se procede a la robotización de procesos administrativos, pueden consumir mucho tiempo improductivo. Puesto que realizar manualmente un presupuesto, un correo electrónico acorde con los estándares del negocio y añadir más documentos no es algo que se pueda hacer en cuestión de segundos.

En cambio, si se automatiza su creación a través de plantillas predefinidas, la tarea es infinitamente más fácil de llevar a cabo.

A su vez, de esta manera se garantiza que todos los presupuestos y los mensajes sean homogéneos, evitando que cada comercial los confeccione siguiendo sus propios criterios.

Y, lo que es más importante, se ahorran errores en la elaboración de los presupuestos, puesto que estos se nutren de la información del software de gestión integral.

Una vez que se genera todo, el comercial solo tiene que darle a enviar. Así de sencillo.

Gestión de las citas

Muchos negocios funcionan a través de citas. Por ejemplo, las clínicas médicas, pero también las peluquerías y otros muchos colectivos. Para estas empresas la gestión de la agenda es clave. Una buena gestión de la agenda contribuye a reducir los tiempos muertos y que los profesionales tengan huecos en su jornada y, por ende, ayuda a que el negocio sea más productivo.

Para que la gestión de la agenda esté plenamente optimizada, no hace falta invertir en recursos humanos y económicos. Con el software CRM se puede automatizar este proceso puramente administrativo, pero fundamental para la productividad de los negocios.

Desde el programa se puede programar el envío de recordatorios a los clientes con su cita. Tanto por correo, como por sms o WhatsApp. Así, estos no se olvidarán de la cita y no se generarán huecos en la agenda de los profesionales.

Además, a través de la plataforma Acceso Clientes, estos pueden consultar cuando son sus citas de manera autónoma.

Las citas se establecen de manera ágil y eficiente y los recordatorios contribuyen a que se lleven a cabo con éxito. Además, también se pueden reprogramar.

La robotización de procesos administrativos se extiende, así, a todas las fases de la gestión de los clientes. Desde la captación de leads hasta la forma de programa la prestación de un servicio. La automatización está transformando nuestra sociedad y, también, la forma de operar de los negocios.

La reducción del trabajo administrativo y el aumento de la productividad ya son una cosa del presente. Y los software, como el CRM, que ayudan a los negocios a llevar a cabo esta revolución son extremadamente valiosos.