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Tareas, obligaciones fiscales y captura de adjuntos para Asesorías

El asesoramiento sobre las obligaciones fiscales es una actividad central de las asesorías

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Gestionar un negocio es una tarea compleja que requiere talento, dedicación y esfuerzo. Un empresario tiene que atender a múltiples cuestiones, desde la tarea comercial, hasta la gestión de los recursos humanos, pasando por la contabilidad o la fiscalidad. De ahí que las asesorías jueguen un papel fundamental a la hora de prestar apoyo al tejido empresarial. En líneas generales podríamos decir que son negocios que ayudan a negocios. Sus profesionales asesoran a las empresas para garantizar el pleno cumplimiento de las obligaciones fiscales y la coherencia de su contabilidad, evitándoles problemas con Hacienda.

Para ayudarlos en esta desafiante misión, el equipo de MN program ha diseñado e implementado una serie de mejoras en nuestro software de gestión integral, pensadas para facilitar el día a día de las asesorías, ayudándolas a agilizar los trámites y prestar los mejores servicios a sus clientes.

A continuación, vamos a abordar las principales novedades de la versión 22.10 de nuestro programa focalizadas en el trabajo que llevan a cabo las asesorías.

Simplificación de las tareas

El software para asesorías de MN program contaba, hasta la fecha, con un sistema de tareas y subtareas ligadas al cumplimiento de plazos.

Por ejemplo, una asesoría podía crear todas las tareas asociadas a la constitución de una sociedad. De tal manera que se establecía que la primera tarea debía llevarse a cabo en un plazo de tiempo determinado, momento en el que se debería proceder a ejecutar la siguiente tarea. Así, hasta que la acción estuviese completada y la sociedad en cuestión plenamente constituida.

Tras las últimas mejoras implementadas, este encadenamiento de tareas se ha simplificado. Las asesorías que trabajen con plazos fijos preestablecidos podrán continuar como hasta ahora, pero aquellas que no empleen plazos a la hora de organizar sus trabajos, tendrán la posibilidad de crear todas las tareas conducentes a una acción, sin necesidad de que estas dependan de unas franjas temporales precisas.

Una hoja de ruta sin necesidad de estipular tiempos de ejecución

¿Qué se logra con esto? Que las asesorías dispongan de una hoja de ruta clara y completa para llevar a cabo todas las actividades clave de sus negocios. Sin la necesidad de que tengan que establecer y cumplir con una serie de plazos para ir realizando las diferentes tareas existentes.

En MN program somos conscientes de que las asesorías tienen que gestionar constantemente una amplia variedad de actuaciones, por ello, qué mejor forma de asegurarse de que todas se efectúan a la perfección que contando con un gestor de tareas plenamente operativo y funcional.

La posibilidad de contar con un calendario tributario personalizado facilita la gestión de las obligaciones fiscales de los clientes

Obligaciones fiscales: Un calendario para cada cliente

Uno de los aspectos clave del trabajo que llevan a cabo las asesorías es la gestión de las obligaciones fiscales de los negocios, a través de la presentación de los pertinentes modelos tributarios.

Por ello, las nuevas mejoras de nuestro software incluyen una pestaña denominada Obligaciones, así como un calendario de obligaciones fiscales.

De esta forma, la asesoría puede establecer con qué modelos trabaja, en función de las características y particularidades de cada cliente. Y, a partir de estos modelos, crear un calendario de obligaciones fiscales.

Al fin y al cabo, casi todos los años los modelos de la Agencia Tributaria se presentan en las mismas fechas. Por ejemplo, el Modelo 303. Autoliquidación del IVA, debe presentarse entre los días 1 y 20 de los meses de abril (primer trimestre), julio (segundo trimestre) y octubre (tercer trimestre). Y la autoliquidación del cuarto trimestre entre el 1 y el 30 de enero.

Así, nuestro software de gestión permite a las asesorías crear calendarios con las obligaciones fiscales a las que debe hacer frente cada uno de sus clientes. Simplificando, de esta forma, la labor de comunicación con los negocios. A la vez que cuentan ellas mismas con una herramienta tan útil como un calendario de obligaciones fiscales para tener siempre bajo control todas las tareas y cumplir escrupulosamente con los tiempos de la Agencia Tributaria.

En cuestión de segundos es posible establecer los modelos con los que trabajas, estipular los plazos correspondientes y asignar a los clientes tanto las obligaciones fiscales como los plazos de cada una de ellas.

Módulo de capturar adjuntos: gestionar toda la documentación en menos tiempo

Las novedades de nuestro software para asesorías no solo se centran en optimizar la presentación de las obligaciones tributarias, sino que también agilizan su gestión gracias al cambio de 180º que hemos llevado a cabo en el módulo de capturar adjuntos.

Por ejemplo, cuando las asesorías presentan los modelos fiscales, se descargan desde la Agencia Tributaria los pertinentes ficheros. Lo mismo sucede cuando suben las nóminas de una empresa a la Seguridad Social. Y en muchas otras actividades que efectúan ante las administraciones públicas.

¿Qué pasa con estos documentos? ¿Cómo se integran en el software de MN program? ¿Cómo se vincula cada documento a su ficha u obligación correspondiente?

Tras las labores de optimización del módulo de capturar adjuntos, las asesorías solo tienen que seleccionar la carpeta donde se encuentran ubicados los documentos que quieran importar al programa. Acto seguido tienen que seleccionar si solo quieren subir un documento que incluye información relacionada con varias fichas o si, por el contrario, van a proceder a subir varios documentos vinculados a varias fichas.

De esta manera, el software, automáticamente, o bien dividirá el documento o bien distribuirá los diversos documentos entre las fichas en cuestión.

Así, el programa dividirá los documentos en tantas partes como fuese necesario, vinculando cada parte a la ficha correspondiente. Y lo mismo sucede en caso de que se desee vincular un documento a una obligación. Si una asesoría presenta la declaración de la renta de 300 clientes, puede gestionar la documentación en escasos segundos, vinculando a cada ficha el pertinente documento.

De tal forma que las asesorías se ahorrarán una mayúscula cantidad de tiempo improductivo, porque no tendrán que dividir ellas mismas los documentos, ni cambiar su nomenclatura y asociar cada documento o cada parte de documento a una ficha de cliente determinada. Nuestro software hace el trabajo más farragoso por ellas.

Las asesorías pueden gestionar eficazmente las obligaciones fiscales y los documentos generados al cumplir los modelos tributarios

Estructura de carpetas y Acceso Clientes

La relación con los clientes está en la base, también, de otra mejora clave que ha traído consigo la versión 22.10 de nuestro software: la personalización de la estructura de carpetas.

Esta nueva funcionalidad permite a las asesorías acometer una doble acción. Por una parte, pueden crear desde la ficha de un cliente, una estructura de carpetas plenamente personalizada. De tal manera que, cuando el cliente entre al programa a través de Acceso Clientes, podrá ver dicha estructura de carpetas. Y lo que es más importante, la asesoría podrá crear una carpeta para que el negocio suba en ella la documentación que la asesoría necesita para realizar su trabajo. Lo cual no sucedía hasta el momento.

Puesto que, hasta esta última actualización, el cliente podía subir documentos a la plataforma, pero no incluirlos en una carpeta en concreto. Lo que dificultaba la gestión documental por parte de la asesoría.

En cambio, ahora, gracias a la estructura de carpetas, cada documento puede almacenarse en la carpeta adecuada.

Por otra parte, la asesoría puede diferenciar entre la estructura de carpetas de Acceso Clientes y su propia estructura interna. Es decir, la estructura con la que trabajan los profesionales de la asesoría.

Resulta fácil observar la pertinencia de esta diferenciación. Puesto que lo lógico es que la estructura de carpetas visible para los clientes sea más sencilla que la estructura real de toda la documentación.

Por ejemplo, se puede estipular que los clientes solo tengan acceso a una carpeta con sus últimas obligaciones fiscales. Y, en cambio, contar en el sistema interno con carpetas que diferencien entre cada año y, dentro de ellas, se creen subcarpetas con los diferentes modelos tributarios. El objetivo del software es poner las innovaciones tecnológicas al servicio de las asesorías y sus clientes.

Documentos procesados y pendientes de procesar

La clasificación eficiente de la documentación se complementa con otra mejora de esta versión de nuestro software de gestión integral: el campo de estado.

Cada documento cuenta con un estado. O bien, se indica que está procesado, o bien se estipula que está pendiente de procesar. Así, es imposible que al negocio se le traspapele algún documento. Ya que es posible ver qué documentos faltan por procesar y gestionarlos al momento.

De esta manera, los clientes pueden subir con facilidad la documentación a una carpeta específica y la asesoría puede comprobar ágilmente si ya ha procesado todos los documentos facilitados por el cliente o, si, en cambio, aún faltan documentos por procesar.

Las probabilidades de cometer un error u olvidarse de algún documento se reducen de manera drástica.

Un menú más sencillo adaptado al día a día de las asesorías

Todos estos cambios de calado que venimos de describir se complementan con un cambio en el diseño del menú para adaptarlo mejor a las necesidades de las asesorías.

De tal forma que se han incluido las tareas y el calendario de obligaciones en la izquierda del menú, facilitando el acceso a estas dos funcionalidades tan importantes y con tanto valor añadido.

El objetivo es ayudar a las asesorías a reducir tiempos improductivos y ser más ágiles, eficaces y productivas. A la vez que mejoran la comunicación con sus clientes y optimizan todas las tareas y acciones que llevan a cabo.

En definitiva, la versión 22.10 del software de gestión integral de MN program trae consigo múltiples novedades diseñadas e implementadas para satisfacer las necesidades de las asesorías y sus clientes y que afectan a cuestiones tan importantes como la gestión de la documentación o el cumplimiento de las obligaciones fiscales de los negocios.

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