Software de registro horario con geolocalización: 3 ventajas
¿Por qué implementar un software de registro horario con geolocalización?
Los software de registro horario con geolocalización ayudan a las empresas a cumplir con la ley y luchar contra el absentismo
Una abogada llega a la puerta de los juzgados a primera hora de la mañana. Coge su teléfono móvil y hace clic en el programa de registro horario de su bufete para dejar constancia de que comienza su jornada laboral. Así, cumple con su deber de fichar de manera escrupulosa y realista y se asegura de que su despacho se adecúa a la normativa sobre control horario.
¿Cómo es posible realizar esto? Con un software de registro horario con geolocalización al que se puede acceder desde el móvil.
Actualmente, existen tanto software de registro horario gratis como de pago que permiten a los profesionales fichar el inicio y el final de su jornada estén donde estén.
¿Qué deben tener en cuenta las empresas al emplear un software de registro horario con geolocalización?
En primer lugar, el Estatuto de los Trabajadores establece que para poner en marcha el sistema de registro de jornada, las empresas tienen dos vías:
- Mediante negociación colectiva o un acuerdo de empresa.
- Por decisión del empresario tras haber consultado a los representantes legales de los trabajadores.
A ello debemos sumar, en el caso de geolocalizar los fichajes, que es necesario:
- Informar a los trabajadores de que se va a registrar su geolocalización cuando fichan.
- La geolocalización se debe limitar a la jornada laboral. Lo cual se logra gracias a que un software de registro horario con geolocalización solo guarda las coordenadas de ubicación de un profesional cuando este inicia y finaliza su jornada y en sus descansos pautados.
- Los profesionales deben conocer sus derechos de acceso, rectificación y oposición a los datos de geolocalización.
Si se cumplen estos requisitos, las empresas se pueden ahorrar conflictos con los trabajadores y sus representantes legales y cumplir con sus obligaciones legales de una forma sencilla y eficiente.
A continuación, vamos a desgranar tres beneficios clave de emplear en una empresa un software de registro horario con geolocalización.
1. Cumplir con la ley y disponer pruebas en caso de conflictos
Desde el año 2019, todas las empresas españolas están obligadas a registrar la jornada de sus trabajadores.
Así, el Estatuto de los Trabajadores establece que:
- Los negocios deben garantizar el registro diario de la jornada.
- Este registro debe incluir el horario concreto de inicio de la jornada y el momento exacto de su finalización.
- Para el cálculo de las horas extraordinarias realizadas por un trabajador, es imprescindible registrar día a día la jornada laboral.
- Los registros han de conservarse durante 4 años.
- Los registros deben estar disponibles para los trabajadores, sus representantes legales y los inspectores de Trabajo.
Un software de registro horario con geolocalización facilita el cumplimiento de estos requisitos legales, ya que los profesionales pueden autónomamente fichar el inicio y el final de su jornada día a día desde cualquier lugar y los datos se almacenan de forma segura y accesible en el programa.
Además, implementar un software de registro horario con geolocalización aumenta el nivel de precisión y veracidad de los registros. Una cuestión critica en caso de que se produzca alguna desavenencia entre empleadores y empleados con respecto a la duración de las jornadas o el cómputo de las horas extra realizadas.
A la hora de encarar esta clase de conflictos laborales, las empresas necesitan disponer de pruebas que les permitan demostrar ante los tribunales que el registro horario se llevó a cabo de manera adecuada y que los datos de fichajes son correctos.
La geolocalización dota de una capa extra de veracidad a esta información ya que no solo se puede ver en qué momento se fichó el inicio o el final de la jornada, sino también desde donde se produjo dicho fichaje.
2. Prevenir conflictos relacionados con el teletrabajo y la movilidad
Nuestro mundo ha cambiado mucho desde que en 2020 nos enfrentamos a una pandemia global. Una de las grandes transformaciones que han tenido lugar es el auge del teletrabajo en muchos sectores y empresas.
Igualmente, la mejora de las comunicaciones que hemos experimentado en las últimas décadas ha facilitado la movilidad de los profesionales. De tal forma que un arquitecto puede estar por la mañana en su hogar y por la tarde a pie de obra a cientos de kilómetros de distancia.
¿Cómo se pueden adaptar las empresas sus sistemas de control horario a estas realidades? Los software de registro horario con geolocalización emergen como herramientas claves para poder cumplir con la ley y llevar un control efectivo de las jornadas laborales.
Gracias a estas soluciones los profesionales pueden fichar desde su casa, el juzgado, una obra o el establecimiento de un cliente. Los software de registro horario con geolocalización no solo sirven para registrar la jornada de una forma ágil y sencilla, sino que permiten fijar el lugar desde el que se hizo.
Así, los negocios tienen garantías de que los profesionales cumplen escrupulosamente con sus jornadas laborales aunque no se encuentren en la oficina o en la sede de la empresa.
3. Controlar mejor las jornadas laborales y evitar retrasos indebidos
Precisamente, una de las ventajas clave de emplear un software de registro horario con geolocalización es que esta clase de herramientas ayudan a las empresas a prevenir situaciones indeseables como que:
- Un trabajador se retrase sistemáticamente a la hora de comenzar su jornada y, sin embargo, esto no se pueda apreciar en los registros porque ficha desde el móvil antes de llegar a su puesto de trabajo.
- Un profesional que, en teoría, debería estar teletrabajando desde su domicilio fiche a decenas de kilómetros de distancia.
- Un empleado alargue los descansos o la pausa de la comida porque ha ido a hacer recados o se ha entretenido demasiado y fiche igualmente a su hora, aunque no se encuentre en su puesto.
La aplastante mayoría de los trabajadores son escrupulosos en el cumplimiento de sus horarios. Sin embargo, algunos empleados pueden aprovecharse de los sistemas de fichaje para falsearlos introduciendo datos erróneos y, así, no solo perjudicar al negocio, sino también a sus compañeros.
Los software de registro horario con geolocalización sirven para poner coto a esta clase de situaciones y contribuyen a que los registros de fichaje sean 100% verídicos y reflejen plenamente la realidad.
En definitiva, para las empresas es fundamental disponer de un software de registro horario con geolocalización no solo porque les permite cumplir con sus obligaciones legales relacionadas con la jornada laboral y la realización de horas extra, sino porque les ayuda a controlar mejor el cumplimiento de los horarios y evitar conflictos.