Software de gestión para escuelas. 10 funcionalidades clave
Índice
Matriculación online, control de asistencia, calificaciones, comunicaciones con padres… ¿Qué debe incluir un software de gestión para escuelas?
Nadie domina la tecnología como los niños y adolescentes nacidos en los últimos lustros. Estos nativos digitales no llegaron a conocer el mundo analógico y su relación con la tecnología es 100% natural. Pero… ¿qué sucede con sus madres y padres, sus profesores y sus colegios?
Hoy en día, para cualquier institución educativa es crítico contar con un software de gestión para escuelas que le permita automatizar carga de trabajo administrativo, cuidar la comunicación con los padres de los alumnos y gestionar aspectos esenciales para cualquier organización como la matriculación de alumnos, el control de la asistencia, los cobros de los cursos o la contabilidad.
En este artículo, te contamos qué funcionalidades son imprescindibles en un software de gestión para escuelas.
1. Matriculación online de los alumnos
Aunque resulta evidente, no está de más recordar que el elemento central de cualquier escuela son sus alumnos. Sin ellos no pueden funcionar. De ahí que un software de gestión para escuelas deba facilitar el proceso de matriculación de los alumnos.
De hecho, los programas más completos permiten a los centros educativos impulsar la captación de alumnos mediante la matriculación online.
¿Cómo? Es posible contar con una página de matriculación online en la que de manera autónoma los tutores de los alumnos los matriculen en el curso que deseen.
Esto implica un mayúsculo ahorro de tiempo en el proceso de matricular a alumnos y, además, permite a los centros diseñar una estrategia de marketing digital para atraer a nuevos alumnos:
- Campañas de SEM.
- Email marketing.
- Promoción en redes sociales.
- Etc.
2. Fichas integrales de alumnos y tutores legales
En cualquier software de formación es indispensable contar con una base de datos integral en la que se pueda añadir, modificar y consultar toda la información sobre los alumnos, pero también sobre sus tutores legales que, generalmente, son los padres.
¿De qué tipos de datos hablamos? Información de índole personal y de contacto, así como datos económicos e, incluso, información médica trascendente, como pueden ser las alergias o intolerancias que sufra un niño o niño o enfermedades que puedan afectar a su día a día en la escuela.
A lo que debemos sumar documentos con trascendencia legal como la firma del consentimiento al tratamiento de datos personales o permisos paternos para realizar determinadas actividades o recoger a los niños.
Asimismo, es importante, al hablar de un software de gestión para escuelas, tener en cuenta una realidad cada vez más habitual: los padres y las madres de los niños muchas veces no son pareja y tienen establecido un régimen regulador de custodia compartida. Esta cuestión tiene gran trascendencia a la hora de sufragar la educación de sus hijos o prestar su permiso para que estos participen en actividades extraescolares o fuera del centro educativo.
Así, un software de gestión para escuelas se convierte en una biblia sobre cada alumno y sus tutores legales. Por lo que es de gran importancia que las bases de datos sean fácilmente manejables y puedan adaptarse a la realidad de cada estudiante.
3. Control de asistencia desde una tablet o un móvil
Una de las grandes virtudes de un software de gestión para escuelas es que esta solución facilita el día a día de los centros… y de sus docentes.
En este sentido, es crítico que el programa cuente con una herramienta de control de asistencia con la que cada docente pueda registrar la presencia o ausencia de los alumnos.
El control de asistencia es fundamental para cualquier centro formativo, pero aún es más importante para las escuelas, ya que sus alumnos son menores.
Esta tarea debe realizarse de la forma más ágil y precisa posible para evitar que el docente tenga que emplear una gran cantidad de tiempo en controlar la asistencia de los alumnos o se puedan cometer fallos.
Además, es importante poder emitir informes sobre el control de asistencia de manera automatizada para informar a los padres ante asistencias no justificadas.
Precisamente, el software de gestión para escuelas también debe permitir incorporar documentación e información de cara a justificar ausencias por enfermedad o asistencia al médico.
Los software de gestión para escuelas más completos permiten llevar a cabo el control de asistencia no solo desde un ordenador, sino también desde cualquier dispositivo conectado a internet como un móvil o una tablet.
4. Comunicaciones por WhatsApp con madres y padres
Uno de los aspectos más sensibles de la gestión diaria de un centro formativo es la comunicación con los progenitores de los niños.
En este sentido, un software de gestión para escuelas permite a los colegios centralizar todas las comunicaciones con las madres y los padres de sus alumnos. ¿Por qué?
A través de una única solución se pueden intercambiar emails y WhatsApps con los tutores legales de los niños para informarles sobre cualquier novedad relacionada con ellos.
Así, un software de gestión para escuelas debe contar con un gestor de correo integrado y estar conectado a WhatsApp, la principal aplicación a través de la que nos comunicamos en nuestro día a día.
Además, esta clase de solución permite almacenar todos los emails y WhatsApps relacionados con un alumno en su ficha y registrar en la misma el contenido de las conversaciones llevadas a cabo por otros medios como una llamada telefónica.
De esta manera, las escuelas pueden cuidar al máximo la comunicación con las madres y padres en un momento en el que los progenitores demandan estar permanentemente informados sobre cualquier cuestión que afecte a sus hijos.
Asimismo, es importante tener en cuenta que los software de gestión para escuelas más completos disponen de herramientas de firma digital. De tal forma que se les pueden enviar a los padres y madres permisos para que sus hijos realicen alguna actividad mediante email o WhatsApp y conseguir que los firmen desde sus móviles personales con un mero clic.
5. Organización de los cursos y las clases
Otro aspecto crítico para cualquier centro formativo es la organización de los diferentes cursos y clases que deben impartir los profesores.
Un software de gestión para escuelas debe permitir organizar los horarios de las clases de cada curso, pero también el propio desarrollo de los mismos, mediante una calendarización de las actividades que se deben ir abordando.
Cualquier profesional que haya trabajado en un colegio o haya ejercido de profesor sabe que la organización es crítica. De lo contrario, se pueden producir desajustes que lastren el día a día y el funcionamiento óptimo del centro y de los cursos.
6. Horarios de los profesores y sistema de fichaje
En línea con la funcionalidad anterior, un software de gestión para escuelas debe permitir crear los horarios de los profesores de cara a que estos conozcan qué horas lectivas deben asumir y puedan llevar a cabo su fichaje.
Desde 2019, es obligatorio que las empresas registren el inicio y el final de la jornada laboral de sus trabajadores y los colegios no se encuentran al margen de esta obligación.
Además, en la actualidad se está negociando una reforma legal que obligará a los negocios a registrar la jornada de los profesionales usando programas informáticos a los que se pueda conectar en remoto la Inspección de Trabajo.
Por eso, es fundamental que los centros educativos cuenten con un software de gestión para escuelas que:
- Permita a los trabajadores fichar el inicio y el final de su jornada, así como los descansos desde su propio móvil y mediante un simple clic.
- Facilite la subsanación de errores y el acceso a los registros.
- Garantice a los centros educativos que cumplen con la ley de manera precisa.
7. Registro de las calificaciones y envío del boletín de notas
Si antes hablábamos de lo importante que es controlar la asistencia de los alumnos, ahora debemos detenernos en otra cuestión esencial para cualquier escuela: las calificaciones.
Un software de gestión para escuelas debe contar con un módulo que permita registrar las calificaciones de los alumnos de una forma sencilla y rápida para que los profesores no tengan que invertir una ingente cantidad de tiempo en esta tarea administrativa.
Además, el programa debe estar preparado para generar automáticamente el boletín de notas de cada alumno y poder imprimirlo o enviárselo a sus progenitores a través de email o WhatsApp.
De esta forma, un software de gestión para escuelas puede ayudar a los centros y a sus docentes a agilizar el registro de las calificaciones y la remisión de las mismas a las madres y los padres.
8. Cobros, facturación y contabilidad automáticos
Pasemos, ahora, a uno de los elementos más relevantes de la gestión de cualquier centro educativo: sus finanzas.
Al igual que cualquier otra empresa, una escuela debe emitir y recibir facturas, domiciliar el cobro de los cursos o cumplimentar sus libros contables y modelos tributarios.
Por eso, es imprescindible que un software de gestión para escuelas cuente con un módulo de facturación y contabilidad que permita a los centros formativos:
- Crear facturas usando plantillas predefinidas y personalizadas.
- Registrar las facturas recibidas por parte de sus proveedores.
- Automatizar la creación de cobros por servicios recurrentes como las mensualidades de los cursos.
- Enviar remesas de cobros a sus entidades bancarias.
- Realizar la conciliación bancaria.
- Cumplimentar los libros contables y los modelos fiscales de manera automática a partir de la información de la facturación.
- Exportar facturas, libros y modelos para hacérselos llegar a la asesoría.
- Facilitar a los padres y madres facturas del pago de los cursos. Una cuestión de capital importancia si tenemos en cuenta que en varias comunidades autónomas se pueden deducir los gastos de formación en el IRPF.
9. Plataforma de acceso a documentos clave para madres y padres
Como apuntamos antes, la comunicación entre los colegios y los progenitores de sus alumnos es esencial.
Hoy en día, hay software de gestión para escuelas que disponen, incluso, de una plataforma a través de la que los padres y las madres pueden consultar documentos e información relevante sobre la educación de sus hijos. ¿Cómo qué? Por ejemplo, los deberes o trabajos que deben realizar, el calendario de entrega de los mismos o las calificaciones que han cosechado en los exámenes.
Gracias a esta clase de herramienta, los progenitores pueden hacer un seguimiento de la evolución de sus hijos a lo largo del curso y estar pendientes de que realicen todas las actividades encomendadas por el profesor.
10. Cumplimiento de la normativa de protección de datos
La protección de los datos personales de los ciudadanos es uno de los grandes desafíos de la era digital. Normas como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) o la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) han ido creando nuevas obligaciones para las empresas en esta materia.
Pues bien, la protección de datos es aún más relevante y sensible en los centros educativos. ¿Por qué? Si todos los datos personales deben protegerse, cuando dichos datos pertenecen a menores las exigencias aún son más elevadas.
Un software de gestión para escuelas con la certificación ISO 27001, que garantiza la seguridad, confidencialidad e integridad de la información, garantiza un alto nivel de protección a los colegios. Además, esta clase de solución permite a los centros educativos:
- Disponer de plantillas con la información de la política de tratamiento de datos, enviárselas a los padres a través de un enlace por email o WhatsApp y permitir que presten su consentimiento en un solo clic.
- Controlar de una forma ágil y sencilla que todos los progenitores han dado su consentimiento a la política de tratamiento de datos.
- Establecer un sistema de permisos de seguridad para controlar qué usuarios pueden acceder a la información de los alumnos y sus padres.
- Llevar a cabo auditorías de logs para saber quién interactuó con la información de un alumno y qué acciones llevó a cabo en caso de que se produzca un incidente.
- Evitar accesos indebidos a los datos mediante mecanismos de seguridad como la instauración de un sistema de doble autenticación para entrar en el software.
- Llevar a cabo copias de seguridad periódicas almacenadas de forma segura para prevenir y limitar la pérdida de datos.
En definitiva, un software de gestión para escuelas es una solución diseñada para ayudar a los centros educativos y a los docentes en su día a día. Esta clase de programa permite:
- Automatizar y agilizar tareas administrativas.
- Conseguir más alumnos y mejorar el nivel de satisfacción de los padres y las madres.
- Optimizar la comunicación con los progenitores y hacerlos partícipes de todas las novedades que deben conocer sobre la educación de sus hijos.
- Llevar a cabo la gestión económica de una manera ágil y eficiente.
- Cumplir con la normativa en vigor y evitar multas relacionadas con cuestiones capitales como la protección de datos de los menores, el registro de jornada o las obligaciones contables y fiscales.
