Por qué usar un software para gestionar comunidades de vecinos con facilidad
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Comunicaciones, plantillas de actas y estatutos, cobros automáticos… Asesorías y gestorías pueden usar un software para gestionar comunidades de vecinos
Todos los que hemos asistido alguna vez a la junta anual de una comunidad de vecinos sabemos que puede convertirse en una batalla campal. Sobre todo, cuando hay algún problema con el edificio, algunos vecinos son morosos o una parte de los propietarios desea llevar a cabo una inversión que requiere desembolsar una importante derrama.
Para las gestorías y las asesorías, las comunidades de vecinos son clientes tradicionales, pero que pueden llegar a generar más quebraderos de cabeza que beneficios. ¿Cómo evitar que esto se produzca?
Es posible usar un software para gestionar comunidades de vecinos de una forma ágil, rápida y eficaz.
Los software para asesorías más completos permiten a los profesionales optimizar la comunicación con las comunidades de vecinos, llevar a cabo tareas para ellas con facilidad y dejar lista el acta de las juntas de las comunidades en minutos.
A continuación, te contamos qué puedes hacer con un software para gestionar comunidades de vecinos integral.
Base de datos de comunidades de propietarios y almacenamiento de todos sus documentos
Trabajar con un software para gestionar comunidades de vecinos permite a las asesorías y a las gestorías disponer de una base de datos donde registrar toda la información relevante de las comunidades con las que trabajan.
De esta manera, resulta sencillo consultar cualquier dato con suma facilidad e ir ampliando el historial de la comunidad para que sea lo más completo posible.
De hecho, un software para gestionar comunidades de vecinos permite incorporar toda la documentación relacionada con una comunidad a su ficha: estatutos, actas de juntas, facturas de proveedores, recibos que atestigüen que todos los propietarios pagan sus cuotas, declaraciones fiscales, etc.
Tener toda la información y los archivos ligados a cada comunidad en un único programa y de una forma sistematizada es crítico a la hora de trabajar con ellas y responder a sus consultas o dudas.
Comunicaciones con las comunidades centralizadas
Precisamente, una de las grandes ventajas de usar un software para gestionar comunidades de vecinos es que estas soluciones para asesorías y gestorías permiten vincular todos los emails y WhatsApps intercambiados con los representantes de las comunidades a sus fichas.
De tal forma que se puede consultar el historial de comunicaciones con facilidad y saber qué temas se han tratado anteriormente o qué consultas han hecho las comunidades.
Además, es posible añadir al historial de comunicaciones lo conversado en persona o a través de una llamada telefónica.
¿Por qué esta funcionalidad de un software para gestionar comunidades de vecinos es tan relevante?
Un mismo gestor puede llevar a la vez a decenas de comunidades, cada una de ellas con sus propias particularidades, si no se sistematiza la información, es imposible conocer con exactitud sus necesidades.
Además, en las asesorías donde trabajan varios profesionales es importante que todos ellos puedan estar al tanto del funcionamiento de cada comunidad y acceder a su historial de comunicaciones con facilidad.
Gestión eficaz y ágil de las tareas
Aunque la organización de la junta anual de vecinos es un evento crucial en la gestión de las comunidades, no es el único momento en el que los gestores y asesores tienen que atender a las necesidades y peticiones de las comunidades.
Pensemos, por ejemplo, en el presidente de una comunidad que le escribe a su asesoría para que envíe a un técnico a reparar un problema con la iluminación de los espacios comunes.
O una tarea clave de carácter anual: la elaboración de las cuentas de la comunidad y de su presupuesto de cara al siguiente año.
Un software para gestionar comunidades de vecinos permite a las asesorías y gestorías:
- Registrar todas las tareas que deben llevar a cabo para cada comunidad.
- Controlar el estado de las tareas abiertas.
- Crear recordatorios automáticos para que ninguna tarea se traspapele.
- Enviar WhatsApps o emails a los representantes de las comunidades para informarles de cualquier novedad sobre las tareas abiertas o para recordarles que deben realizar algún tipo de acción pendiente.
Agenda para programar las juntas y otras citas con comunidades de propietarios
Las juntas de vecinos deben hacerse anualmente, según la Ley sobre propiedad horizontal, pero a veces el tiempo entre una junta y la siguiente se acerca más a los dos años. ¿Por qué? Las gestorías y asesorías tienen que asumir una ingente cantidad de trabajo.
Al fin y al cabo, estos negocios son críticos para que las empresas y los autónomos cumplan con sus obligaciones en materia de facturación, contabilidad y fiscalidad.
Por eso, es fundamental usar un software para gestionar comunidades de vecinos que permita a las asesorías organizar el calendario de sus profesionales e ir distribuyendo de manera equitativa y precisa las juntas de vecinos anuales.
Esta clase de solución incluye un módulo de agenda para concertar citas en un clic. Además, permite a los asesores y gestores echar un vistazo a su agenda, organizar su carga de trabajo teniendo en cuenta las citas que tienen concertadas y visualizar de manera ágil el motivo de la cita para prepararla de manera exitosa.
Igualmente, es importante remarcar que los software para gestionar comunidades de vecinos que tienen a su disposición asesorías y gestorías permiten el envío de recordatorios automáticos a sus clientes para que no se olviden de una cita que tuviesen concertada y, así, optimizar el tiempo de los asesores.
Plantillas para elaborar actas de las juntas, presupuestos anuales, estatutos…
Una de las tareas más relevantes a la hora de llevar la gestión de una comunidad de propietarios es la elaboración de documentos críticos para la misma. Ya mencionamos a las cuentas y los presupuestos anuales, pero también debemos incluir la redacción de los estatutos y cualquier modificación de los mismos, la convocatoria de la junta de vecinos con el orden del día y, sobre todo, las actas de las juntas.
Pues bien, un software para gestionar comunidades de vecinos para asesorías y gestorías incluye un repositorio de plantillas predefinidas y personalizadas para automatizar la incorporación de datos sobre las comunidades y elaborar estos documentos en cuestión de minutos y de una forma sistematizada.
Además, al contar con un software para gestionar comunidades de vecinos es posible redactar las actas de la junta de propietarios in situ, enviárselas a los mismos en un clic, digitalizar el proceso de firma para que las actas se puedan firmar desde el móvil y almacenarlas de una forma segura para poder acceder a ellas siempre que sea necesario.
Envío en bloque de emails y WhatsApps para informar de novedades con facilidad
Como hemos ido apuntando a lo largo de este artículo, una de las funcionalidades de un software para gestionar comunidades de vecinos más interesante es la posibilidad de controlar todas las comunicaciones desde un único programa.
Los software para gestionar comunidades de vecinos más potentes permiten el envío en bloque de email y WhatsApps para informar a las comunidades de vecinos sobre novedades legales que les incumben, hacerles llegar información sobre ayudas públicas (para la eficiencia energética, para la adaptación de los espacios comunes a las personas con problemas de movilidad, etc.) o convocar a los propietarios a la junta de vecinos anual.
Tener que informar una a una a cada comunidad es una tarea que consume mucho tiempo. Pero si se dispone de un software para gestionar comunidades de vecinos se pueden elaborar los mensajes con facilidad usando plantillas personalizadas y mandarlos por email en un clic e, incluso, programar su envío.
Generación de presupuestos y control de la rentabilidad de las comunidades
Antes hicimos mención de que mediante un software para gestionar comunidades de vecinos es posible preparar los presupuestos anuales de las comunidades para que sean aprobados por las juntas de propietarios. Pero, además, esta clase de solución permite a las gestorías y a las asesorías elaborar sus propios presupuestos para las comunidades que son potenciales clientes.
El programa dispone de plantillas de presupuestos que incorporan toda la información económica de las asesorías y automatiza el cálculo de los impuestos.
Además, permite llevar un control de todos los presupuestos abiertos y tomar medidas para conseguir cerrarlos con éxito.
Por otro lado, un software para gestionar comunidades de vecinos permite a los asesores y gestores registrar el tiempo que dedican a trabajar para cada comunidad y calcular la rentabilidad de sus clientes para, así, reevaluar el dinero que cobran por sus servicios para las asesorías y ajustar mejor sus presupuestos.
Igualmente, es importante tener en cuenta que los software de gestión para asesorías y gestorías les permiten crear sus propias facturas y gestionar los cobros de sus servicios a las comunidades de vecinos. Lo que facilita, sin duda alguna, su gestión económica.
En definitiva, contar con un software para gestionar comunidades de vecinos es crítico para los asesores y los gestores. ¿Por qué? Les permite automatizar tareas, organizar mejor su carga de trabajo, aligerar procesos puramente administrativos y prestar una atención continua y de altísima calidad a sus clientes sin tener que emplear más tiempo en ello.
Además, en caso de que surja algún problema de índole legal, como puede ser un conflicto con uno de los propietarios, al tener centralizada toda la documentación e información es posible enviársela a un abogado con suma facilidad.
De hecho, muchas asesorías también ofrecen asesoramiento legal, por lo que es posible trasvasar todos los archivos y datos a un expediente legal y gestionar el caso de una forma eficaz.
