Cómo proteger los datos de los clientes en el sector legal con un software de gestión
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El sector legal está en el punto de mira de los ciberdelincuentes, por eso es clave para los juristas saber cómo proteger los datos de los clientes
Hoy en día, ningún sector económico está a salvo de los ataques de los ciberdelincuentes. Pero no podemos obviar que hay sectores más expuestos (por ejemplo, la industria, que está fuertemente robotizada) y empresas a las que una fuga de datos puede provocarles un enorme daño en términos económicos, legales y reputacionales.
Por eso, no debe sorprendernos que los ciberataques contra despachos de abogados sean cada vez más frecuentes y peligrosos.
De hecho, cómo proteger los datos de los clientes se ha convertido en una cuestión crítica para las empresas y los profesionales del sector legal.
¿Qué pueden hacer los actores del ámbito jurídico para salvaguardar información especialmente sensible sobre sus clientes y los procedimientos que dirigen?
A continuación, te vamos a explicar las claves de esta peligrosa tendencia y a contarte cómo proteger los datos de los clientes de tu firma usando un software de gestión que te ofrezca las máximas garantías de seguridad.
¿Por qué los delincuentes han puesto a las firmas legales en la diana?
Es evidente que algunos sectores manejan información más sensible que otros.
En ámbitos como el de la salud o el legal se gestionan datos sobre la salud de los pacientes o los procesos judiciales en los que están inmersos ciudadanos y empresas.
Estos datos atraen a los ciberdelincuentes porque si consiguen acceder a ellos pueden:
- Extorsionar a las firmas legales. Una de las principales amenazas de los despachos son los ataques de ransomware. Ya que los delincuentes son capaces de secuestrar la información sobre clientes y procedimientos y exigir un rescate para facilitar su devolución y no hacerlos públicos.
- Vender información sensible a la competencia o en mercados negros de datos.
- Usar los datos conseguidos para lanzar campañas de fraudes contra los clientes de los despachos: extorsionarlos a ellos, engañarlos para cometer estafas económicas, etc.
Además, los actores maliciosos han constatado que muchos despachos y profesionales no saben cómo proteger los datos de los clientes de una forma idónea, que trabajan con software y hardware desactualizado, que realizan acciones peligrosas y que no tienen una información sólida en materia de ciberseguridad.
A qué se exponen los despachos que no saben cómo proteger los datos de los clientes
El Estatuto de la Abogacía Española establece en su artículo 1 que uno de los principios rectores de la abogacía es «el respeto del secreto profesional». ¿En qué consiste este secreto profesional? La misma norma en su artículo 21 que:
- El secreto profesional gira en torno a «la confianza y confidencialidad en las relaciones con el cliente».
- El «deber y el derecho de guardar secreto de todos los hechos o noticias que conozca por razón de cualquiera de las modalidades de su actuación profesional».
Por lo tanto, saber cómo proteger los datos de los clientes es fundamental para cumplir con el deber de secreto profesional que tienen todos los abogados y procuradores.
Además, también es importante tener en cuenta que los clientes están protegidos por la normativa de protección de datos personales.
El RGPD es claro: las empresas pueden ser sancionadas por no contar con las medidas técnicas y organizativas suficientes para impedir el acceso no autorizado y la manipulación de datos personales. De hecho, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ya ha impuesto sanciones millonarias por esta cuestión.
Este estricto marco normativa obliga a las firmas a saber cómo proteger los datos de los clientes. De lo contrario se exponen a:
- Denuncias por parte de los clientes cuya información se ha visto revelada y el abono de cuantiosas indemnizaciones.
- Costosas sanciones por infringir el RGPD.
Además de la derivada legal, es imprescindible ser conscientes de las consecuencias a nivel de negocio y reputación.
Si un despacho sufre un ataque y se exfiltran procesos tributarios en los que están inmersos algunos de sus clientes, el daño para estos puede ser irreparable. La empresa no solo perderá a los clientes afectados, sino que su imagen pública se verá seriamente afectada y más clientes pueden decidir abandonar la firma para irse con la competencia.
Cómo proteger los datos de los clientes usando un software de gestión en 6 claves
Ante este contexto, las firmas legales están abocadas a saber cómo proteger los datos de los clientes de una forma solvente. Para llevar a cabo esta tarea, los despachos pueden contar con un software de gestión para abogados.
Desde esta clase de solución se pueden gestionar:
- Los datos de los clientes.
- La información y documentación de cada expediente.
- Las comunicaciones con clientes, partes contrarias y otros operadores jurídicos por email o WhatsApp.
- El envío y la recepción de información a LexNET, la plataforma de la Justicia española.
- Los plazos legales de los procesos.
- La preparación de documentos donde figure información sensible usando plantillas predefinidas: demandas, contratos, reclamaciones administrativas, etc.
- La firma de documentación crítica.
- La facturación y los cobros de los servicios.
Es decir, un programa de gestión para abogados permite a los despachos y juristas independientes gestionar todos sus procesos desde una única solución.
¿Qué tiene que tener un software para abogados para ayudar a las firmas a saber cómo proteger los datos de los clientes?
- Es importante que el software esté certificado en materia de seguridad de la información. En este sentido, si un programa cuenta con la ISO 27001, significa que un evaluador externo ha acreditado que cuenta con mecanismos para garantizar la confidencialidad, seguridad e integridad de los datos almacenados en el software.
- Disponer de autenticación multifactor para acceder al programa. Esta medida de seguridad evita que los delincuentes puedan entrar en un activo crítico para las firmas gracias a contraseñas inseguras u obtenidas de forma fraudulenta.
- Contar con un servicio técnico que asesore a las firmas sobre cómo proteger los datos de los clientes almacenados en el programa. Por ejemplo, recordándoles periódicamente que modifiquen las credenciales de acceso al software.
- Sistema de permisos de seguridad. Para limitar el acceso de los actores maliciosos a la información sobre los clientes es imprescindible establecer permisos de seguridad en el software de gestión. De tal forma que solo el abogado que dirige un expediente tenga acceso a él.
- Auditoría de logs. Si un programa de gestión cuenta con esta funcionalidad se puede saber quién ha accedido a datos y documentos y qué acción ha llevado a cabo: modificar, eliminar, exportar, enviar, etc.
- Copias de seguridad continuas. Para hacer frente al robo de datos de los clientes y los procedimientos es clave la realización de copias de seguridad de forma periódica y automatizada para almacenar los datos de forma segura y garantizar su recuperación en caso de que se produzca un incidente.
Qué otros aspectos se deben tener en cuenta para saber cómo proteger los datos de los clientes
Más allá de contar con un software de gestión que incluya medidas de seguridad robustas, las firmas legales deben tener en cuenta otras cuestiones a la hora de aprender a cómo proteger los datos de los clientes:
- La formación es esencial y debe extenderse a toda la organización. Actualmente, existen cursos de formación en técnicas de ingeniería social, manuales de buenas prácticas en materia de ciberseguridad y pruebas para examinar y formar a los profesionales.
- Los dispositivos corporativos y personales deben estar protegidos. Es recomendable que las empresas cuenten con antivirus o, incluso mejor, soluciones EDR para detectar actividad maliciosa en los ordenadores y móviles que usan los profesionales para trabajar. En este sentido, también es importante contar con un protocolo de uso de dispositivos personales para trabajar.
- Las empresas deben tener un plan de respuesta a incidentes que abarque no solo la gestión de un ataque desde el punto de vista de la seguridad, sino también desde el ámbito legal (obligaciones de notificación a autoridades y clientes afectados) y comunicativo (cómo lidiar con las informaciones y peticiones de los medios).
En definitiva, ante el auge de los ciberataques, para las firmas legales es imprescindible tener claro cómo proteger los datos de los clientes, apostar por la formación de sus profesionales y usar software donde la seguridad de la información sea un elemento central.
Los despachos y juristas que no empleen programas con mecanismos de seguridad sólidos, pueden ver cómo la información sensible que manejan sobre sus clientes y la documentación de sus expedientes caen en malas manos.