Los 3 requisitos para deducir gastos de los autónomos en el IRPF
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Para cumplir los requisitos para deducir gastos de los autónomos en la Renta es fundamental contar con un programa de facturación y contabilidad
Diariamente, los autónomos españoles asumen gastos que se pueden deducir a la hora de determinar la base imponible del IRPF.
En algunos casos, se pueden deducir gastos de los autónomos en el IRPF con facilidad. Por ejemplo, una academia de formación puede deducirse la compra de libros para sus clases. Pero también existen algunos gastos deducibles de los autónomos que son problemáticos a la hora de conseguir que Hacienda los valide. Este es el caso de los gastos en vehículos, líneas de telefonía móvil, transporte o manutención de los profesionales.
¿Cuáles son los requisitos para deducir gastos de los autónomos en la Renta? ¿Por qué es importante tener en cuenta los requisitos para deducir gastos de los autónomos a lo largo de todo el año y no solo en el momento de hacer la declaración del IRPF?
A continuación, vamos a explicar cuáles son los requisitos para deducir gastos de los autónomos y cómo se pueden cumplir con facilidad si se emplea un programa de facturación y contabilidad integral.
Afectación a la actividad económica
Como resulta evidente, los profesionales españoles no pueden deducirse en el IRPF la totalidad de los gastos que realizan en su día a día, sino que solo son deducibles los gastos que están vinculados a la actividad económica que llevan a cabo.
En este sentido, Hacienda aplica el «principio de correlación con los ingresos». ¿Qué implica esta regla? Los gastos que se pretenden deducir tienen que haberse efectuado con el objetivo de obtener ingresos. Si no existe una vinculación entre los gastos generados en el periodo impositivo y los ingresos obtenidos, los gastos no son fiscalmente deducibles.
Un abogado puede deducirse el alquiler de su despacho, pero no el de su hogar. Y un formador puede deducirse los lápices o folios que compra para dar sus clases, pero no el material que compra para usar en su domicilio sin relación alguna con su actividad.
Estas son casuísticas evidentes, pero a la hora de deducir gastos de los autónomos en el IRPF, no todos los casos son sencillos de resolver. ¿Por qué? Como veremos después, en algunos casos opera una afectación parcial a la actividad. Por ejemplo, si un autónomo trabaja desde su domicilio… ¿puede deducirse las facturas de internet o electricidad? ¿En su totalidad? ¿O solo en una determinada parte?
Justificación de los gastos
El segundo de los requisitos para deducir gastos de los autónomos en el IRPF es que estos deben estar convenientemente justificados.
El artículo 106 de la Ley General Tributaria (LGT) establece que los gastos deducibles que tengan su origen en operaciones realizadas por empresarios o profesionales deben justificarse «de forma prioritaria» mediante la factura entregada por el negocio que le vendió el bien o le prestó el servicio.
Eso sí, el mismo precepto establece que «la factura no constituye un medio de prueba privilegiado respecto de la existencia de las operaciones». ¿Qué implica esto? Que la Agencia Tributaria puede cuestionar igualmente que las operaciones económicas se realizaron y el autónomo debe aportar pruebas para demostrar que, efectivamente, tuvieron lugar.
Contar con facturas y otros documentos que permitan demostrar que se produjeron las operaciones económicas y se asumieron los gastos vinculados a estas es crítico a la hora de probar que se cumplen todos los requisitos para deducir los gastos de los autónomos en el IRPF.
Si no se dispone de pruebas, Hacienda puede echar abajo la deducción de los gastos y sancionar al profesional en el transcurso de una inspección.
Registro contable de los gastos
El tercero de los requisitos para deducir gastos de los autónomos en el IRPF es que los empresarios y profesionales deben haber registrado los gastos en su contabilidad o en los libros-registro que deban llevar con carácter obligatorio.
Esto implica, evidentemente, que los autónomos tengan que llevar su contabilidad de forma escrupulosa, puesto que Hacienda puede requerir los libros contables para constatar que los gastos que se pretenden deducir se registraron de forma adecuada.
Cuáles son los principales problemas relacionados con los requisitos para deducir gastos de los autónomos en el IRPF
Como apuntamos al inicio de este artículo sobre los requisitos para deducir gastos de los autónomos en el IRPF, en algunas ocasiones se generan conflictos entre la Agencia Tributaria y los contribuyentes. ¿Por qué?
- La existencia de gastos cuya afectación a la actividad económica es parcial y/o dudosa. Algunos gastos se asumen con una doble finalidad: fines profesionales o empresariales y fines personales. En este sentido, los gastos de suministro o de manutención son paradigmáticos. La vinculación de los gastos con la actividad económica ha generado múltiples conflictos a lo largo de los años en torno a cuestiones como la posibilidad de deducir los gastos de una furgoneta en el IRPF.
- La ausencia de reglas objetivas para regular la deducibilidad de los gastos parcialmente afectos o la existencia de reglas demasiado restrictivas. En algunos gastos problemáticos, la normativa tributaria contempla límites a las deducciones. Sucede así, por ejemplo, con los suministros domésticos (solo se pueden deducir el 30% de las facturas de internet, electricidad o agua, con respecto al porcentaje del hogar que se dedica a fines profesionales o empresariales) o con las dietas de manutención y pernocta. En cambio, no existen reglas objetivas en los gastos derivados de las líneas móviles o los vehículos.
- Las trabas que pone Hacienda al aceptar como pruebas de los gastos documentos que no sean facturas o el hecho de que los profesionales y empresarios se olviden de solicitar y almacenar todas las facturas que les entregan sus proveedores.
Estos problemas a la hora de cumplir los requisitos para deducir gastos de los autónomos en el IRPF han provocado que muchos profesionales y empresarios opten por no deducirse gastos que sí son deducibles según la normativa tributaria. ¿Con qué fin? Evitar conflictos con Hacienda que se pueden alargar en el tiempo y conllevar la imposición de sanciones y la necesidad de invertir tiempo, esfuerzo y dinero en litigar con la AEAT.
Por qué es clave usar un programa de facturación para cumplir los requisitos para deducir gastos de los autónomos
¿Es difícil cumplir los requisitos para deducir gastos de los autónomos en el IRPF? Si los profesionales y empresarios trabajan con un programa de facturación y contabilidad no lo es.
¿Por qué es importante usar esta clase de solución para asegurarse de que se cumplen los requisitos para deducir gastos de los autónomos? Con un programa de facturación integral se puede:
- Emplear un lector OCR para registrar facturas y tickets en el programa de forma automatizada. De tal manera que todos los documentos que prueban los gastos quedan guardados en el software.
- Automatizar la creación de los asientos contables de los gastos a partir de la información de facturación.
- Conservar de forma segura todos los documentos que permitan probar la realización de las operaciones económicas.
- Acceder en cualquier momento y de una forma ágil a las facturas y libros contables.
- Detectar errores o incongruencias usando herramientas de comprobación automatizadas para subsanarlos antes de hacer la declaración de la Renta.
- Exportar las facturas y los libros contables para enviárselos a la asesoría que gestiona las obligaciones fiscales del autónomo.
- Facilitar toda la documentación exigida por la AEAT en el transcurso de una comprobación fiscal o de una Inspección de Hacienda.
En definitiva, los profesionales y empresarios tienen derecho a deducirse en el IRPF los gastos que asumen como consecuencia de su actividad económica. Sin embargo, es imprescindible cumplir los requisitos para deducir los gastos de los autónomos en el IRPF. De lo contrario, Hacienda puede denegar la deducción e imponer sanciones.
Por suerte, los autónomos cuentan, hoy en día, con soluciones como un programa de facturación que les permiten cumplir con sus obligaciones contables, fiscales y de facturación y demostrar que se cumplen los requisitos para deducir gastos de los autónomos en el IRPF.