¿Quién está obligado a llevar VeriFactu?
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Contribuyentes del IS, profesionales y empresarios autónomos… Repasamos quién está obligado a llevar VeriFactu y quién no
Los plazos de VeriFactu se nos han echado encima y aún muchos negocios no tienen claro quién está obligado a llevar VeriFactu y quién no.
De hecho, desde el 1 de enero de 2026, millones de empresas españolas tendrán que emplear programas de facturación adaptados a VeriFactu.
¿Qué significa esto? No se podrán usar programas que no cumplan los requisitos de la Ley Antifraude y el reglamento que la desarrolla.
El requisito más conocido de los software de facturación es la posibilidad de realizar automáticamente la remisión de los registros de facturación a la Agencia Tributaria.
Sin embargo, esta remisión es voluntaria, salvo que la AEAT solicite las facturas a través de un requerimiento.
Esto es así porque un programa de facturación VeriFactu puede funcionar en dos modalidades distintas: VeriFactu y No VeriFactu. En la primera de ellas, se realiza el envío automático de las facturas a Hacienda, en la segunda no.
A continuación, vamos a aclarar quién está obligado a llevar VeriFactu y quién no. Además, vamos a repasar cómo se puede cumplir con esta obligación legal y las consecuencias de no tener claro quién está obligado a llevar VeriFactu.
Quién está obligado a llevar VeriFactu según el reglamento
El Reglamento que establece los requisitos de los programas de facturación (RD 1007/023) indica en su artículo 3 quién está obligado a llevar VeriFactu:
- Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades. En este grupo se incluyen, sobre todo, las empresas españolas.
- Los contribuyentes del IRPF que lleven a cabo actividades económicas. Es decir, los profesionales y empresarios autónomos.
- Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de no Residentes que obtengan rentas en España mediante un establecimiento permanente.
- Las entidades en régimen de atribución de rentas que realicen actividades económicas.
A la luz de este precepto, es importante tener claro que las empresas y los autónomos forman parte de la lista de quién está obligado a llevar VeriFactu.
Qué excepciones se incluyen en la normativa sobre quién está obligado a llevar VeriFactu
A pesar de lo establecido en el artículo 3 sobre quién está obligado a llevar VeriFactu, el mismo precepto fija varias excepciones:
- El sector público queda al margen de esta obligación legal: el Estado, las CCAA, los ayuntamientos, los organismos autónomos del Estado, el Banco de España, las entidades gestoras de la Seguridad Social, las Reales Academias…
- Las entidades parcialmente exentas en el IS solo tendrán que usar un programa de facturación VeriFactu para emitir facturas relacionadas con operaciones que están sujetas y no exentas del impuesto. En este grupo se encuentran las entidades e instituciones sin ánimo de lucro, las uniones y federaciones de cooperativas, los colegios profesionales, las asociaciones empresariales, los sindicatos, los fondos de promoción de empleo, las mutuas colaboradoras de la Seguridad Social, Puertos del Estado o los partidos políticos.
- Los empresarios y profesionales que lleven sus libros de registro a través de la sede electrónica de la AEAT mediante el suministro electrónico de los registros de facturación tampoco tendrán que implementar VeriFactu.
Por qué es importante saber quién está obligado a llevar VeriFactu
Tener claro quién está obligado a llevar VeriFactu es crítico a la hora de adaptarse a la normativa y evitar cuantiosas sanciones por usar software que no cumplen con los requisitos legales.
De hecho, la multa por no adaptarse a VeriFactu asciende a 50.000€. De ahí que empresas y autónomos tengan que evitar a toda costa trabajar con software que no estén certificados.
A ello debemos sumar el hecho de que Hacienda puede abrir una inspección para comprobar que se gestionó la facturación de forma adecuada y que el negocio debe disponer de toda la documentación que le permita acreditar que así fue.
Para saber qué programas sí cumplen con los requisitos legales y cuáles no, basta con comprobar si sus desarrolladores firmaron la declaración responsable que exige la normativa de VeriFactu. Dicha declaración debe estar a la vista y los fabricantes están obligados a mostrarla durante el proceso de contratación, dentro del software y cuándo se la demanden los clientes.
Cómo se puede llevar VeriFactu de una forma ágil, sencilla y con todas las garantías legales
Una vez que hemos aclarado quién está obligado a llevar VeriFactu y cuáles son las consecuencias de no cumplir con la normativa debemos centrarnos en cómo pueden los negocios adaptarse a esta nueva obligación.
Básicamente, deben emplear programas de facturación que garanticen la integridad, inalterabilidad y trazabilidad de las facturas y que puedan operar como sistemas VeriFactu.
Así, si un negocio usa una herramienta de facturación que no se ha adaptado, debe migrar hacia un programa que sí cumple los requisitos legales.
La operativa para facturar usando un programa de facturación VeriFactu es muy sencilla:
- El programa permite escoger entre facturar a través de la modalidad VeriFactu (remisión automática de las facturas a la AEAT) y la modalidad No VeriFactu.
- Se pueden crear plantillas predefinidas y personalizadas para crear facturas.
- El software incorpora la información de la empresa emisora y de los receptores de las facturas que obra en su poder.
- El programa garantiza que la factura se emita con todos los datos exigidos legalmente, incluida la huella y el QR, y se encarga de automatizar el cálculo de los impuestos y el importe a ingresar.
- La herramienta permite automatizar el envío de facturas a los clientes o realizar envíos en bloque.
- Es posible comprobar en todo momento el estado de las facturas y evitar facturas impagadas que lastren los resultados de un negocio.
- Los datos de la facturación emitida se trasladan a los libros contables de manera automática. E, igualmente, el programa también está preparado para cumplimentar las principales declaraciones tributarias.
- El software dispone de herramientas de comprobación para detectar errores y proceder a subsanarlos de acuerdo a la normativa.
- Las facturas se almacenan de forma segura y sistematizada. De tal manera que se pueden encontrar en cualquier momento y que, además, Hacienda puede comprobarlas.
En definitiva, la normativa ha dejado claro quién está obligado a llevar VeriFactu y cuáles son las consecuencias de facturar usando programas que no estén adaptados a las exigencias legales.
Habida cuenta de que el 1 de enero de 2026 entra en vigor esta obligación para las empresas y el 1 de julio de 2026 será el turno de los autónomos, es crítico que los negocios españoles comiencen a trabajar cuanto antes con software certificados.