Cómo gestionar hojas de encargo y presupuestos de abogados para captar clientes y evitar conflictos
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Con un software de gestión se pueden crear, enviar y gestionar hojas de encargo y presupuestos de abogados de una forma eficaz y segura
Más de 45.000€. Esta es la cifra que un cliente le debe pagar a un abogado vallisoletano en concepto de honorarios, según el Tribunal Supremo.
El Alto Tribunal, en una reciente sentencia, establece que, aunque el cliente no firmó una hoja de encargo, ni consta una negociación entre las partes, sí se pudo probar que se habían prestado los servicios jurídicos que daban lugar al derecho a cobrar los honorarios.
Habida cuenta de que los servicios prestados tuvieron lugar en 2014 y que el letrado lleva reclamando su cobro desde hace un lustro, este caso evidencia la importancia de gestionar hojas de encargo y presupuestos con la máxima diligencia.
De lo contrario, los letrados se exponen a conflictos judiciales que se pueden alargar durante años y consumir una ingente cantidad de tiempo y recursos, además de impactar negativamente en su prestigio profesional.
A continuación, vamos a explicar cómo se pueden gestionar hojas de encargo y presupuestos mediante un software de gestión para abogados. Además, también vamos a poner en valor que esta clase de solución sirve para probar la existencia de negociaciones con los clientes y facilitar la recopilación de pruebas que sirvan para verificar los trabajos realizados.
Crear y gestionar hojas de encargo y presupuestos es clave a nivel comercial
Uno de los beneficios de trabajar con un programa de gestión legal es que esta clase de solución permite crear plantillas predefinidas para elaborar múltiples tipos de documentos, entre los que se encuentran las hojas de encargo y los presupuestos.
De tal manera que, en función del servicio jurídico que se va a prestar, se pueda tener una hoja de encargo o un presupuesto modelo, en el que se incorpora de forma automática la información del expediente del cliente.
Así, de una forma rápida y sencilla es posible crear hojas de encargo y presupuestos.
Además, el software permite enviarlos a través de email o WhatsApp, exportarlos o imprimirlos para entregárselos a los clientes en papel.
Igualmente, también es posible gestionar la firma de las hojas de encargo y la aceptación de los presupuestos desde el programa. ¿Por qué? Un software de gestión para abogados integral incluye una herramienta de firma digital.
De tal forma que un cliente puede firmar una hoja de encargo o aceptar un presupuesto en un solo clic desde su móvil u ordenador, ya que el documento se le muestra a través de una URL adjunta al email o al WhatsApp enviado. Otra vía para agilizar la firma es permitir al cliente firmarla in situ a través de una tablet o una wacom.
Una vez que la hoja de encargo o el presupuesto está validado por el cliente, se almacena una copia firmada en su expediente. Lo que permite acceder a la copia en cualquier momento y emplearla como prueba en caso de que exista alguna desavenencia sobre el importe de los honorarios del abogado.
Hacer un seguimiento de las hojas de encargo y presupuestos hasta su firma
Gestionar hojas de encargo y presupuestos no implica, solo, crearlos y enviarlos a los clientes, sino que se debe realizar un seguimiento de los mismos. ¿Por qué?
Es habitual que un cliente pida un presupuesto para un determinado servicio jurídico o de asesoramiento legal y, finalmente, no llegue a concretarse en un acuerdo. Esto ocurre, en no pocos casos, porque el despacho se olvida de monitorizar el estado del presupuesto y realizar actividad comercial para conseguir cerrar un acuerdo con el cliente.
La fase de seguimiento y negociación de los presupuestos tiene una enorme trascendencia para los despachos, puesto que juega un papel clave a la hora de captar clientes e incrementar el volumen de negocio de una firma.
Con un software para abogados es posible gestionar hojas de encargo y presupuestos de una forma integral. ¿Cómo?
- Visualizando de una manera muy gráfica el estado de cada oportunidad de negocio, para saber qué presupuestos están abiertos, cuáles han sido rechazos y qué presupuestos se han cerrado con éxito.
- Obteniendo KPIs sobre la gestión de los presupuestos: tasa de conversión, tiempo promedio que se necesita para cerrar un presupuesto, ingresos conseguidos por cada área de negocio, etc.
- Enviando un email o un WhatsApp al cliente para recordarle que se le envió un presupuesto.
- Negociando con el cliente una modificación de los honorarios propuestos y otros aspectos claves de la relación contractual, de tal forma que se generen nuevas versiones del presupuesto o la hoja de encargo.
- Centralizando todas las comunicaciones con un cliente en su expediente.
- Consultando todas las versiones de hojas de encargo y presupuestos generadas en los expedientes de los clientes.
Almacenar de manera segura las hojas de encargo y presupuestos
Para gestionar hojas de encargo y presupuestos con éxito, los abogados deben asegurarse de que los almacenan en lugares seguros y de una forma sistematizada, que facilite su consulta.
En este terreno, un programa de gestión legal también puede ser de enorme ayuda. ¿Por qué? Guarda automáticamente en los expedientes las copias firmadas por ambas partes de las hojas de encargo. Además, esta clase de software cumple con los máximos estándares de seguridad de la información y:
- Realiza copias automáticas de los documentos para evitar su pérdida.
- Permite a los usuarios buscar documentos por cualquier dato contenido en ellos. De tal forma que se encuentran con la máxima agilidad.
- Posibilita la exportación e impresión de documentos, en caso de que los clientes soliciten copias.
- Permite a los juristas disponer de la carga probatoria que demuestre que se negoció y firmó con un cliente una hoja de encargo o presupuesto.
Asegurarse de que los clientes han firmado la hoja de encargo o el presupuesto permite evitar conflictos
En el caso analizado por el Tribunal Supremo, el abogado demandado finalmente cobrará más de 45.000€ por parte del cliente. Sin embargo, esta cifra es notablemente inferior a la exigida inicialmente por el jurista y que ascendía a más de 72.000€.
Igualmente, como apuntamos antes, para que la Justicia le diese la razón ha tenido que enfrentarse a un vía crucis judicial que se ha extendido desde 2019 hasta hace unas semanas y que ha implicado que el caso llegase, ni más ni menos, que hasta el Tribunal Supremo.
De hecho, el cliente basó su demanda contra el abogado en la que exigía la nulidad de los honorarios sobre la «inexistencia de presupuesto o de hoja de encargo y en la falta de información sobre el importe de los honorarios reclamados», de tal forma que, según él, los honorarios adolecían «de falta de transparencia y de abusividad».
Sin embargo, el TS considera que, aunque la inexistencia de la hoja de encargo provocó falta de transparencia en la relación contractual, no se produjo abusividad. Ya que los honorarios minutados por el letrado son coherentes con la complejidad y la duración de los servicios jurídicos prestados al cliente.
Gestionar hojas de encargo y presupuestos de abogados permite a los despachos evitar situaciones como esta y asentar la relación con sus clientes sobre documentos en los que se especifican claramente los trabajos que se van a realizar y cómo se van a calcular los honorarios.
Un programa de gestión legal puede ser clave a la hora de demostrar los trabajos realizados para un cliente
Si no existe una hoja de encargo, ¿cómo puede un abogado probar que realizó los trabajos acordados con el cliente? ¿Y que existía un contrato verbal entre ambos?
En esta tarea juega un papel clave, también, un software de gestión para abogados. ¿Por qué? Como ya apuntamos antes, esta solución permite a los despachos:
- Digitalizar sus expedientes.
- Centralizar en los expedientes todas las comunicaciones mantenidas con los clientes por email o WhatsApp, pero también notas sobre las reuniones presenciales o las llamadas telefónicas.
- Fijar citas con los clientes, así como citas judiciales de todo tipo.
- Almacenar todas las notificaciones judiciales y documentos relacionados con un juicio: escrito de demanda o de recurso, autos, sentencias, etc.
Si no se ha procedido a gestionar hojas de encargo y presupuestos, es posible cobrar los servicios realizados demostrando que se llevaron a cabo.
En el caso analizado por el Tribunal Supremo no existía duda de que el abogado había prestado sus servicios al cliente, porque figuraba como letrado en varios procesos judiciales. Sin embargo, no existía una carga probatoria sólida para demostrar que, aunque no se había firmado una hoja de encargo, el letrado había informado al cliente sobre sus honorarios y la forma de calcularlos (siguiendo lo establecido por su colegio profesional).
Facturar por las horas trabajadas y los gastos asumidos
Igualmente, con un software de gestión se puede realizar una tarea crítica a la hora de gestionar hojas de encargo y presupuestos y calcular los honorarios a cobrar a los clientes. ¿De qué tarea hablamos? El registro de las horas invertidas en cada cliente o caso.
Los programas de gestión para abogados más potentes del mercado permiten a los letrados registrar en segundos qué tareas realizan para un cliente e imputar el tiempo invertido en llevarlas a cabo.
Además, el software permite a los despachos establecer cuál es el precio por hora trabajada de cada letrado y calcula automáticamente:
- Los costes profesionales de prestar un servicio.
- La desviación entre los costes reales y los proyectados al realizar el presupuesto.
- Beneficios obtenidos por el despacho.
De tal forma que el cálculo de los honorarios resulta más objetivo y transparente. Lo que permite a los despachos justificar ante sus clientes el importe de los servicios prestados y tejer una relación de confianza con ellos.
Además, esta información es clave a la hora de gestionar hojas de encargo y presupuestos en el futuro, porque el negocio sabe con más precisión
En definitiva, gestionar hojas de encargo y presupuestos es una tarea crítica para los despachos tanto a nivel comercial como legal.
Hoy en día, las firmas y los letrados pueden usar herramientas como un software de gestión que facilita la creación, negociación, firma y consulta de las hojas de encargo y los presupuestos. Lo que redunda en una mayor capacidad de generar negocio, consolida la confianza de los clientes y permite eludir conflictos legales.