Control horario de los desplazamientos laborales. Cómo realizarlo
Por qué usar un programa de control horario
Las empresas deben realizar el control horario de los desplazamientos laborales para detectar incumplimientos y computar las horas trabajadas
Consultores que tienen que prestar sus servicios en las sedes de sus clientes, abogados que deben acudir a los juzgados, arquitectos que tienen que visitar obras, operarios de empresas de limpieza o de mantenimiento que realizan toda su jornada fuera de la base de su compañía… Podríamos seguir listando ejemplos que evidencian que diariamente cientos de miles de profesionales trabajan en lugares distintos a las sedes de sus empresas.
Por eso, resulta evidente que las organizaciones necesitan sistemas que les permitan realizar el control horario de los desplazamientos laborales, ya que:
- El registro diario de la jornada laboral es obligatorio en España, sin importar donde presta sus servicios el trabajador.
- Los desplazamientos dentro de la jornada laboral son tiempo de trabajo efectivo. Y, además, en algunos casos los desplazamientos de inicio y final de jornada también pueden ser considerados tiempo de trabajo y, por lo tanto, se deben computar al registrar la jornada laboral.
- El hecho de que los profesionales no se encuentren en la sede de sus empresas, reduce la capacidad de supervisión de las organizaciones. Por lo que un programa de registro horario con geolocalización puede ser de enorme ayuda para evitar incumplimientos.
Precisamente, el control horario de los desplazamientos laborales se puede llevar a cabo de una manera ágil, sencilla y eficaz trabajando con un sistema de registro de jornada digital.
A continuación, te vamos a explicar cómo llevar a cabo el control horario de los desplazamientos laborales y por qué es crítico para cualquier empresa en la que sus trabajadores se desplacen de manera habitual.
Los trabajadores tienen que fichar, estén o no estén en la sede de su empresa
Desde la aprobación del Real Decreto-ley 8/2019, las empresas españolas están obligadas a registrar diariamente las jornadas de sus trabajadores y asegurarse de que se computan las horas extras trabajadas.
Para cumplir con este obligación es imprescindible contar con un sistema que permita a los profesionales fichar aunque no se encuentren en sus empresas y poder realizar el control horario de los desplazamientos laborales.
Además, esta obligación legal está a punto de experimentar un notable cambio. Puesto que el Gobierno prevé en los próximos meses aprobar el registro horario digital por decreto. Es decir, la obligatoriedad de que todas las empresas usen software de control horario que permitan a los trabajadores fichar directa y personalmente y a la Inspección de Trabajo acceder en remoto a los asientos.
De ahí que sea importante y, en breves, imprescindible, que el sistema empleado por las empresas permita a los trabajadores fichar desde el móvil o cualquier otro dispositivo con acceso a internet tanto el inicio y el final de su jornada como las pausas que no computan como tiempo de trabajo. De tal forma que se pueda realizar el control horario de los desplazamientos laborales y de los descansos sin errores.
En muchas empresas la ida y la vuelta del lugar de trabajo entran de la jornada laboral
Precisamente, el cálculo del tiempo de trabajo efectivo es uno de los elementos clave a la hora de abordar el control horario de los desplazamientos laborales. ¿Por qué?
En algunos casos, el desplazamiento desde la sede de la empresa hasta el lugar de trabajo y el regreso, al inicio y al final de la jornada respectivamente, se consideran tiempo de trabajo efectivo.
Recientemente, el Tribunal de Justicia de la Unión Europea emitió una sentencia que fija los requisitos para determinar que los desplazamientos computan como tiempo de trabajo. Por ejemplo, que la empresa establezca cómo debe ir el trabajador al lugar donde debe prestar sus servicios: desde la sede del negocio, en un coche de empresa, etc.
Si en una compañía se cumplen los requisitos fijados por el TJUE, los trabajadores deben fichar el inicio de su jornada al inicio del desplazamiento inicial y el final cuando llegan a su domicilio o a la sede de la empresa.
Algunas organizaciones computan como tiempo de trabajo los desplazamientos entre el hogar del profesional y el lugar donde presta sus servicios
¿Qué pasa en aquellos casos en que no se cumplen los requisitos fijados por el TJUE? Es importante tener en cuenta tanto el convenio colectivo de aplicación como el contrato laboral o un acuerdo de empresa para saber qué desplazamientos forman parte de la jornada laboral y cuáles no.
Por ejemplo, en el caso de que el desplazamiento de un abogado desde su casa hasta el juzgado o la sede de un cliente tenga que computarse dentro de la jornada, se le debe permitir fichar al inicio del desplazamiento.
Con un sistema de registro horario digital resulta muy sencillo que un trabajador fiche el inicio y el final de su jornada o la pausa para comer que no computa como tiempo de trabajo efectivo. Solo tiene que entrar al programa desde su móvil y en un par de clics habrá fichado.
Geolocalizar a los profesionales permite prevenir incumplimientos como retrasos injustificados
A la hora de abordar el control horario de los desplazamientos laborales no podemos pasar por alto que los trabajadores pueden incurrir en incumplimientos sancionables.
Por ejemplo, un consultor puede fichar el inicio de su jornada desde su hogar, cuando su obligación era hacerlo desde la empresa en la que está realizando trabajos de consultoría. O un arquitecto puede fichar el final de su jornada en una obra una hora después de que la abandonase.
El control horario de los desplazamientos laborales ayuda a los negocios a evitar esta clase de situaciones y a gestionarlas en caso de que se produzcan. ¿Por qué? Los programas más avanzados del mercado permiten geolocalizar los fichajes. De tal forma que es fácilmente comprobable si un profesional ficha desde donde debería hacerlo o no.
Además, la geolocalización de los fichajes permite a las empresas disponer de pruebas para sancionar a los trabajadores incumplidores o, incluso, para justificar un despido disciplinario en casos graves.
Computar con exactitud la duración de la jornada laboral es clave para abonar las nóminas y prevenir conflictos y sanciones
El control horario de los desplazamientos laborales también es fundamental a la hora de calcular las horas trabajadas, calcular los salarios de los trabajadores y elaborar las nóminas.
Así, cualquier empresa necesita poder medir con exactitud cuántas horas ha trabajado cada día un profesional, contemplando las peculiaridades relacionadas con los desplazamientos.
De lo contrario, las organizaciones se exponen a:
- Conflictos con los trabajadores, que pueden reclamar haber trabajado más horas porque no se han computado los desplazamientos de forma adecuada.
- Inspecciones laborales y la imposición de cuantiosas sanciones por no computar de forma adecuada las jornadas laborales y registrar las horas extra correctamente.
- Demandas judiciales que pueden acabar con el abono de indemnizaciones a los trabajadores.
Al realizar el control horario de los desplazamientos laborales se evitan estos escenarios y se puede supervisar el cumplimiento de las obligaciones laborales de una manera visual y sin tener que invertir tiempo en ello.
En definitiva, el control horario de los desplazamientos laborales no es una cuestión menor para miles de empresas españolas. Por eso, trabajar con un programa de registro horario puede ser de enorme ayuda y contribuir a evitar conflictos y sanciones.