Cómo gestionar permisos de residencia de forma ágil
5 claves sobre la gestión de permisos de residencia
Ante la regularización extraordinaria de inmigrantes, despachos y asesorías necesitarán gestionar permisos de residencia de manera ágil
Más de medio millón de personas que se encuentran en España en situación irregular van a poder acogerse a la regularización extraordinaria que va a llevar a cabo el Gobierno.
Esta noticia, que ha acaparado cientos de titulares en los últimos días, tendrá un impacto directo en los despachos y asesorías que lleven procesos de extranjería. ¿Por qué? El volumen de solicitudes va a ser tan grande que gestionar permisos de residencia con la máxima agilidad y sin cometer errores será esencial para:
- Poder asumir un mayor volumen de solicitudes.
- Conseguir que los clientes recomienden a la empresa.
- Aumentar los ingresos.
- Reducir el tiempo que se necesita para gestionar permisos de residencia.
- Incrementar el margen de beneficios al automatizar tareas y disminuir las horas que se deben invertir para recopilar la documentación y preparar las solicitudes.
¿De qué manera pueden despachos y asesorías gestionar permisos de residencia con eficacia? Trabajando con un programa de gestión de extranjería que les ayude a recabar los documentos, sistematizarlos e informar a sus clientes.
A continuación, te contamos cómo gestionar permisos de residencia usando esta clase de solución para ahorrar tiempo, evitar errores y poder tramitar más solicitudes.
Conocer a cada solicitante sin tener que invertir mucho tiempo
Cada persona inmigrante que va a poder beneficiarse de la regularización tiene una historia personal diferente y conocer los datos más relevantes es importante para saber si cumple los requisitos para solicitar el permiso de residencia en la regularización extraordinaria.
Por eso, para gestionar permisos de residencia es crítico recabar la información clave de cada solicitante. ¿Cómo se puede hacer de manera ágil? Usando formularios online.
Desde el programa de gestión de extranjería es posible crear un formulario para solicitantes de permisos de residencia y enviárselo a cada nuevo cliente a través de email o WhatsApp.
En este formulario se puede pedir toda la información que se necesite saber para tramitar el permiso.
De esta manera, el despacho o la asesoría no tiene que picar los datos a mano, sino que es el propio cliente quien los aporta y se vuelcan automáticamente en su ficha en la base de datos del software.
Recopilar toda la documentación con facilidad
Otra de las ventajas de gestionar permisos de residencia empleando un programa es que se puede establecer un listado de documentos que se necesitan para acreditar el cumplimiento de los requisitos. De tal forma que funcione como una check-list.
Además, el programa de gestión de extranjería cuenta con un Portal de Clientes. Es decir, una plataforma web en la que los solicitantes de permisos de residencia pueden volcar autónomamente todos los documentos que les hayan pedidos sus asesores o abogados. Para ello, el programa permite automatizar el envío de un usuario y contraseña a cada nuevo cliente.
De esta manera, las asesorías y despachos no tienen que gestionar cada email que les llega con documentación, buscar el cliente al que corresponde y guardarla en su carpeta. El software se encarga de almacenar de forma sistematizada todos los documentos: certificados de ausencia de delitos, recibos de envío de dinero, contratos, facturas, etc.
Además, a través de este Portal de Clientes, los despachos y asesorías pueden compartir toda clase de documentos con sus clientes: acuse de recibo de que la solicitud ha sido presentada, notificación de la aprobación de la solicitud, rechazo de la solicitud, recurso interpuesto, facturas, etc.
Evitar descuidos y agilizar el proceso
Recabar toda la documentación es uno de los grandes retos a los que se enfrentan abogados y asesores al gestionar permisos de residencia.
Sobre todo, porque en muchos casos los clientes se olvidan de presentar algún documento o estos se traspapelan en el correo o no se adjunta toda la documentación en la solicitud.
Gestionar permisos de residencia con un programa de gestión de extranjería permite evitar estas incidencias. ¿Por qué?
- Se puede programar el software para que envíe recordatorios automáticos a aquellos clientes que aún no han presentado toda la documentación.
- Es posible establecer alertas automáticas para controlar tareas pendientes y plazos legales.
- Los documentos están sistematizados en la ficha de cada cliente, con lo que basta con exportarlos para añadirlos a la solicitud, sin que haya posibilidad de que alguno se pierda en algún momento.
Al no tener que andar detrás de los clientes para conseguir todos los documentos, el proceso de gestionar permisos de residencia se agiliza y esta cuestión es crítica ante esta regularización extraordinaria. ¿Por qué?
El borrador del RD que establece la regularización fija que la misma tendrá lugar hasta el 30 de junio de 2026 y no se prevé que la norma esté en vigor hasta principios de abril. Por ende, el plazo para gestionar permisos de residencia vinculados a esta regularización va a ser corto: solo 3 meses.
Gestionar permisos de residencia también implica informar a los solicitantes
Para las personas migrantes que cumplen los requisitos fijados para regularizar su situación en nuestro país, obtener una autorización de residencia es una cuestión de vital importancia.
Por eso, al gestionar permisos de residencia, los despachos y las asesorías se encuentran con que los solicitantes están deseosos de tener novedades.
Pues bien, con un programa de gestión de extranjería es posible automatizar el envío de emails o WhatsApps a los clientes informándoles sobre cualquier novedad relacionada con su solicitud.
Además, como ya apuntamos antes, a través del Portal de Clientes pueden visualizar y descargar cualquier documento.
¿Qué se logra al mejorar la comunicación con los clientes?
- Se evita que los clientes acudan presencialmente, llamen o escriban para saber cómo va su solicitud, con el mayúsculo ahorro de tiempo improductivo que ello conlleva.
- Se aumenta la transparencia con los clientes y se incrementa su confianza.
- Se sientan las bases para que los clientes recomienden el despacho o la asesoría a sus familiares, amigos y conocidos.
Facturar los trabajos realizados para gestionar permisos de residencia
No podemos perder de vista que gestionar permisos de residencia conlleva, también, facturar por los servicios prestados.
De hecho, podemos retrotraernos al inicio de este proceso: la creación de presupuestos. Con una solución de este tipo también es posible trabajar con plantillas de presupuestos para detallar las tareas que se van a realizar y el importe que se va a cobrar por las mismas.
Igualmente, también es posible solicitar una provisión de fondos a los clientes y llevar un control total de su expediente económico para facturar de forma adecuada.
Además, el software también permite registrar en tan solo un par de clics todo el tiempo que se dedica a un cliente. Esto permite a los despachos y a las asesorías llevar un control de cuánto les cuesta gestionar permisos de residencia. Ya que es posible fijar un importe por hora invertida.
Estos datos son críticos a la hora de facturar a los clientes si se ha pactado un precio por horas y al elaborar los futuros presupuestos. De tal forma que se ajusten mejor los importes para maximizar los beneficios sin que el precio de los servicios deje de ser competitivo.
Finalmente, es importante tener en cuenta que el programa de gestión de extranjería permite:
- Emitir facturas usando plantillas personalizadas.
- Automatizar el cálculo de los impuestos y de la base liquidable.
- Controlar todas las facturas vencidas y no cobradas.
- Enviar mensajes en bloque a los clientes que no han pagado aún los servicios contratados.
- Generar remesas de cobros para los clientes que hayan optado por la domiciliación bancaria.
En definitiva, gestionar permisos de residencia con eficacia va a ser crítico para cientos de despachos y asesorías españoles en los próximos meses. La regularización extraordinaria de inmigrantes supone una luz de esperanza para estas personas y una oportunidad para muchas organizaciones.
Empleando un software de gestión de extranjería es posible gestionar permisos de residencia sin tener que invertir una gran cantidad de tiempo, maximizando los beneficios y ofreciendo un servicio de calidad a los clientes.