Cómo proteger las historias clínicas de los pacientes
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Los centros sanitarios están obligados a proteger las historias clínicas de los pacientes y custodiarlas de forma proactiva
Hay pocos documentos más sagrados que las historias clínicas de los pacientes. En ellas se contiene toda la información relacionada con su salud. Que una persona acceda sin ninguna justificación a la historia clínica de un paciente vulnera la protección de datos tan sensibles como los datos médicos. Y, además, supone infringir la normativa en vigor.
Por eso, proteger las historias clínicas de los pacientes debe ser una tarea estratégica para cualquier clínica, centro u hospital.
Las organizaciones que no cuentan con mecanismos eficaces para proteger las historias clínicas de sus pacientes pueden ser sancionadas por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y tener que abonar indemnizaciones a los pacientes cuyos datos fueron revelados de forma indebida.
A continuación, te vamos a explicar cómo se pueden proteger las historias clínicas usando un software para clínicas que cuente con robustos mecanismos de seguridad como un sistema de permisos o una auditoría de logs.
La obligación de conservación de las historias clínicas
Para entender por qué los centros médicos están obligados a proteger las historias clínicas de sus pacientes debemos tener en cuenta dos normas clave: la Ley de Autonomía del Paciente y el Reglamento General de Protección de Datos.
La Ley de Autonomía del Paciente establece que las clínicas deben crear y archivar las historias clínicas de sus pacientes.
¿De qué forma deben archivarlas? La ley establece que es válido cualquier soporte: papel, audiovisual, informático… Si bien es importante tener en cuenta que la ley es del año 2002, antes de que la digitalización se extendiese a todos los ámbitos de nuestras vidas. Por lo que hoy en día no tiene sentido conservar las historias clínicas en papel, habiendo programas de gestión de clínicas que permiten digitalizar toda su información y documentación.
Sea como fuere, la ley fija que los centros médicos deben garantizar:
- La seguridad de las historias clínicas.
- La correcta conservación de las historias clínicas.
- La recuperación de la información que contienen.
Por lo tanto, resulta evidente que proteger las historias clínicas es una obligación legal que no se puede eludir.
De hecho, la normativa exige que se conserve la documentación clínica durante un mínimo de 5 años contados desde la fecha de alta de cada proceso asistencial. Además, los profesionales sanitarios deben contribuir en la creación y mantenimiento de la documentación clínica.
Igualmente, la ley establece que los facultativos que realicen su actividad de forma individual son responsables de la gestión y custodia de esta documentación.
El control del acceso a las historias clínicas
El deber de proteger las historias clínicas se extiende, también, a la obligación de contar con mecanismos de acceso a la información y documentación que contienen.
La Ley de Autonomía del Paciente establece que:
- Los centros deben contar con métodos que permitan a los profesionales acceder a las historias clínicas para asistir a sus pacientes.
- El acceso a las historias clínicas por motivos judiciales, epidemiológicos, de salud pública o de investigación debe facilitarse de tal forma que se garantice la confidencialidad de la identificación personal del paciente, salvo que sea necesaria realizar dicha identificación, por ejemplo, en el transcurso de una investigación judicial.
- Los trabajadores de administración de los centros solo pueden acceder a los datos de las historias clínicas que necesiten conocer para llevar a cabo sus funciones.
- El personal sanitario que acceda a los datos de las historias clínicas debe cumplir el deber de secreto y no exfiltrar información recogida en ellas.
La custodia activa de las historias clínicas
El otro pilar clave con respecto a la obligación de proteger las historias clínicas incluido en la Ley de Autonomía del Paciente es el deber de custodia activa y diligente de las historias clínicas.
Esta custodia que deben llevar a cabo los centros sanitarios tiene que permitir «la recogida, la integración, la recuperación y la comunicación de la información».
Lo que se busca, así, es proteger las historias clínicas y disponer de toda la documentación e información clínica relacionada con los pacientes para poder tratarlos.
La protección de los datos médicos regulada en el RGPD
Como ya apuntamos antes, el RGPD también entra en juego cuando hablamos de proteger las historias clínicas.
Esta norma de ámbito europeo establece que los datos médicos son datos especialmente sensibles y que deben ser «tratados de tal manera que se garantice una seguridad adecuada». Esto conlleva proteger las historias clínicas frente a:
- Un tratamiento no autorizado o ilícito.
- La pérdida, destrucción o daño accidental de la información y documentación de las historias clínicas.
¿Qué implica esta obligación de proteger las historias clínicas? Los centros sanitarios como responsables del tratamiento de los datos médicos deben implementar «medidas técnicas u organizativas apropiadas».
Programa de gestión para clínicas: Una herramienta clave para proteger las historias clínicas
Hoy en día, los centros sanitarios tienen un gran aliado a la hora de elaborar y proteger las historias clínicas de sus pacientes: un software de gestión para clínicas.
Las soluciones más completas incluyen múltiples mecanismos de seguridad para prevenir el acceso indebido a las historias clínicas o la sustracción de datos o documentos incluidos en ellas:
- Autenticación multifactor. Esta medida de seguridad previene el acceso de personas ajenas a los historiales clínicos.
- Sistema de permisos de seguridad. El software permite establecer permisos de seguridad diferentes para los usuarios. De tal forma que solo tengan acceso a las historias clínicas o a los datos médicos los facultativos que deben tratar a los pacientes.
- Auditoría de logs. Esta herramienta permite comprobar qué acciones llevan a cabo los usuarios dentro del programa, incluida la interacción con las historias clínicas. Así, es posible saber quién ha accedido a una historia clínica y saber qué hizo: añadir información, descargar documentos, enviar archivos por email, etc. De esta manera se pueden detectar comportamientos indebidos que menoscaban la obligación de proteger las historias clínicas.
- Realización automática y periódica de copias de seguridad de las historias clínicas.
- Control de la aceptación del tratamiento de datos médicos. Las clínicas pueden contar con plantillas informando a los pacientes sobre el tratamiento de sus datos personales y su información médica para que acepten dicho tratamiento y almacenar los documentos de aceptación firmados en sus fichas.
Cuáles son las consecuencias de no proteger las historias clínicas para los centros
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ya está multando a las clínicas que no cuentan con medidas de seguridad eficaces a la hora de proteger las historias clínicas y evitar que se realicen acceso indebidos a la información médica de sus pacientes.
A este respecto, es importante destacar que el RGPD contempla sanciones de hasta 20 millones de € o el 4% del volumen de negocio anual de la clínica u hospital por no contar con las medidas de seguridad adecuadas para garantizar la seguridad de los datos personales.
Además, si los fallos a la hora de proteger las historias clínicas causaron un perjuicio a los pacientes, los centros médicos pueden encontrarse con demandas de elevadas indemnizaciones y verse atrapados en farragosos conflictos judiciales que les causen un daño económico, pero también reputacional.
Responsabilidad de los facultativos que acceden de forma indebida a historias clínicas
Si un profesional accede a historias clínicas de personas que no son sus pacientes… ¿puede ser condenado por ello? Sí. De hecho, como recuerda la AEPD, el Tribunal Supremo ha condenado a varios médicos por un delito de descubrimiento y revelación de secretos al consultar datos tan sensibles como la información médica de personas a las que no tenían que atender, menoscabando de esta forma su derecho a la intimidad.
¿En qué pueden consistir esta clase de condenas? Penas de cárcel, multas e inhabilitación para ejercer su profesión durante varios años.
En definitiva, proteger las historias clínicas es una obligación de los centros médicos, que deben velar porque se conserven de forma segura e implementar medidas para impedir accesos indebidos y la alteración de la documentación clínica.
Además, los profesionales están obligados a no acceder sin una justificación asistencia a las historias clínicas de las personas y no pueden exfiltrar datos médicos de los pacientes de los centros en los que trabajan.
En este sentido, trabajar con un software de gestión para clínicas contribuye a implementar medidas de seguridad adecuadas para proteger las historias clínicas y garantizar su disponibilidad para poder asistir a los pacientes en cualquier momento.
Esta clase de solución cuenta con mecanismos que contribuyen a dotar de un nivel de protección óptimo a las historias clínicas, evitando accesos indebidos y contribuyendo a que los centros pueden eludir conflictos legales y sanciones en materia de protección de datos.