Cómo gestionar reclamaciones laborales de una forma ágil y eficaz
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Los abogados pueden gestionar reclamaciones laborales con rapidez y de forma sistematizada usando un programa de gestión para el sector legal
Demandas frente a despidos, reclamaciones de horas extra no pagadas, impugnación de sanciones laborales, disputas sobre permisos retribuidos o medidas de conciliación… La conflictividad laboral es elevada en nuestro país. De ahí que los abogados tengan que gestionar reclamaciones laborales de forma habitual.
De hecho, para muchos despachos y profesionales, gestionar reclamaciones laborales es una tarea esencial de su día a día y un servicio que supone una relevante fuente de ingresos.
Con un software para abogados, las firmas y los letrados pueden gestionar reclamaciones laborales de una forma sencilla desde que acuden a ellos sus clientes (ya sean empresas o trabajadores) y hasta que se alcanza un acuerdo por la vía de la conciliación o se emite una sentencia que pone fin a la disputa.
A continuación, vamos a desgranar cómo se pueden gestionar reclamaciones laborales de una manera sistematizada, controlando los tiempos legales, elaborando los escritos judiciales y recopilando toda la documentación que permita sustentar las reclamaciones o defenderse ante ellas.
Empezar a gestionar reclamaciones laborales: Trámites iniciales y recopilación de pruebas
Para empezar a gestionar reclamaciones laborales es fundamental, en primer lugar, elaborar y enviar la hoja de encargo y que el cliente la firme. Con un programa de gestión esta acción se puede realizar de forma sistematizada trabajando con plantillas de hojas de encargo, enviando un enlace a los clientes por email o WhatsApp y permitiéndoles firmarlos digitalmente desde su móvil u ordenador.
Una vez realizada esta tarea, es el momento de recopilar toda la información y documentación sobre el caso.
Carta de despido, audios grabados, fotografías, mensajes, documentos… A la hora de gestionar reclamaciones laborales es fundamental proceder a recopilar todas las pruebas que acrediten lo que se reclama. O, en caso de que se gestione la defensa de una empresa frente a un trabajador, que permitan desarmar sus argumentos.
¿Cómo se puede hacer?
- Los programas de gestión legal más avanzados ponen a disposición de los despachos un Portal del Cliente. Esta clase de plataforma sirve para que los clientes puedan subir y descargar documentación de forma autónoma. Al dar de alta a un cliente, la solución le envía automáticamente un usuario y una contraseña para que pueda entrar en el portal cuando desee e ir subiendo los documentos solicitados por el abogado. Estos pasan a integrarse automáticamente en su expediente.
- Enviar documentos y archivos por email o WhatsApp. Un programa de gestión para abogados integral también permite centralizar las comunicaciones y facilitar la recopilación de documentación a través de estos canales.
Almacenar todos los documentos y comunicaciones en expedientes
Precisamente, un elemento clave a la hora de gestionar reclamaciones laborales con rapidez es el almacenamiento y la sistematización de todos los documentos y las comunicaciones intercambiadas con los clientes.
Los software de gestión más avanzados son capaces de asociar automáticamente emails y WhatsApps con los expedientes de los clientes. De tal forma que estas comunicaciones se pueden consultar desde el historial de los expedientes. Gracias a ello se erradica la posibilidad de que se olviden comunicaciones o que se pasen por alto.
Además, en los expedientes (que pueden ser extrajudiciales o judiciales) es posible tener a mano toda la documentación de cada caso o reclamación. Así, resulta imposible que se traspapele ningún documento y resulta más sencillo preparar los escritos judiciales y adjuntarles todos los documentos que acrediten las reclamaciones laborales.
Fijar recordatorios automáticos sobre plazos y tareas pendientes
Otro aspecto crítico al gestionar reclamaciones laborales en los despachos es el control de los plazos legales. En el orden social, muchas acciones prescriben o caducan en plazos temporales extraordinariamente cortos. Por ejemplo, una reclamación por despido debe presentarse dentro de los 20 días hábiles siguientes a que el despido resulte efectivo. Además, antes de ello es necesario presentar la papeleta de conciliación ante el SMAC (lo que suspende el plazo de 20 días).
Esto implica que gestionar varias reclamaciones laborales a la vez puede dificultar el control de los plazos de cada caso. Sin embargo, con un programa de gestión es posible que un abogado:
- Fije alertas emergentes que le recuerden automáticamente plazos clave de cada caso o proceso que dirige.
- Automatice el envío de mensajes a los clientes que no han enviado toda la documentación necesaria para gestionar reclamaciones laborales y cuyos plazos legales apremian.
- Visualice en un solo vistazo en el resumen de cada expediente los plazos que debe tener en cuenta.
- Agende citas, reuniones, vistas y de más actuaciones y puede consultarlos en cualquier momento desde su agenda profesional.
Usar plantillas para elaborar escritos apoyándose en la jurisprudencia y la experiencia
Los abogados especializados en gestionar reclamaciones laborales acumulan un gran expertise sobre esta cuestión. A lo largo de sus años de carrera profesional pueden ir perfeccionando no solo sus estrategias legales, sino también los escritos que presentan ante los juzgados.
Por eso, para una firma legal es de gran valor poder trabajar con plantillas para elaborar escritos. Así, es posible tener diversas plantillas 100% personalizadas para preparar diferentes tipos de escritos (reclamaciones de despidos improcedentes o nulos, exigencia de indemnización por vulneración de derechos fundamentales, reclamaciones de cantidades debidas, etc.).
En estas plantillas, cada despacho puede asegurarse de que se hace referencia a toda la jurisprudencia relevante y, además, es posible incluir macros que incorporan automáticamente a las plantillas los datos de los clientes y el caso desde sus expedientes.
Esto supone:
- Un mayúsculo ahorro de tiempo al gestionar reclamaciones laborales.
- Un incremento de la eficacia y solidez de los escritos judiciales que se van perfeccionando en función de las reclamaciones laborales tramitadas en un despacho y de la nueva jurisprudencia que va surgiendo.
Gestionar reclamaciones laborales a lo largo de los procesos judiciales
Enviar escritos a los procuradores para que los presenten, recibir automáticamente notificaciones judiciales y comunicaciones por parte de los procuradores, controlar los plazos judiciales y subsanar errores en los escritos son acciones críticas a la hora de gestionar reclamaciones laborales.
Pues bien, los programas de gestión de despachos más completos están interconectados con todas las plataformas judiciales españolas: LexNet, Avantius, Vereda, JustiziaSip, Justicia.cat… Lo que les permite facilitar el envío de escritos y la recepción de notificaciones sin tener que salir de los software en ningún momento.
De esta forma, es posible gestionar reclamaciones laborales de una manera ágil y sencilla desde un único programa durante la fase judicial.
Comunicar automáticamente a los clientes cualquier novedad
Aunque pueda pasar desapercibida, una de las tareas más importante al gestionar reclamaciones laborales consiste en mantener plenamente informados a los clientes.
Pues bien, los software de gestión para abogados están preparados para automatizar el envío de notificaciones y comunicaciones a los clientes sobre cualquier novedad relacionadas con sus reclamaciones.
Así, cuando se reciba una notificación judicial o se produzca cualquier otro cambio en el expediente, se puede programar que la solución envíe un WhatsApp o un email de forma automática al cliente.
El texto del mensaje se puede personalizar al 100% usando plantillas de mensajes y macros que incorporan la información del cliente, como su nombre.
Gracias a la automatización de esta tarea, un despacho puede:
- Ahorrarse llamadas, emails y WhatsApps de los clientes interesándose por las novedades de sus reclamaciones.
- Ofrecer un trato personalizado, continuo y cercano a sus clientes.
Preparar la minuta detallada y realizar la tasación de costas
Preparar las minutas detallando todas las tareas realizadas al gestionar reclamaciones laborales, el tiempo invertido en llevarlas a cabo y el importe de los servicios es otra tarea de vital importancia.
Con un programa de gestión para abogados es posible:
- Indicar en un clic que se comienza a trabajar en la reclamación de un cliente.
- Dejar constancia de las tareas realizadas.
- Calcular automáticamente todo el tiempo invertido y los gastos asumidos (dietas, transporte, tasas, etc.).
- Preparar minutas detalladas para entregárselas a los clientes.
- Medir las desviaciones entre los costes presupuestados y los reales.
- Saber con precisión la rentabilidad de esta clase de servicio.
Gracias a ello, un despacho puede calcular a cuánto ascienden los honorarios de un abogado no solo ante sus clientes, sino también ante los tribunales en caso de tasación de costas judiciales.
Facturar a los clientes
El último paso que se debe dar al gestionar reclamaciones laborales es la facturación de los servicios prestados.
Desde el 1 de enero de 2027, los despachos de abogados así como el resto de empresas españolas tendrán que usar un programa de facturación VeriFactu para emitir sus facturas. Los software de gestión para abogados más completos están ya certificados de acuerdo a la normativa VeriFactu, de tal forma que permiten emitir y enviar facturas y cumplir con las exigencias legales.
Así, es posible usar esta solución para:
- Crear facturas 100% personalizadas con rapidez.
- Incorporar automáticamente a las facturas los datos del despacho y el cliente, así como la información sobre los servicios prestados.
- Calcular automáticamente los impuestos y la base liquidable.
- Enviar las facturas por email o WhatsApp y programar su envío automático.
- Controlar el estado de las facturas para reducir las impagadas.
En definitiva, gestionar reclamaciones laborales es una cuestión central en muchos despachos de abogados. Por eso, es de vital importancia contar con herramientas que faciliten la prestación de esta clase de servicios jurídicos y contribuyan a aumentar la productividad de los profesionales y la rentabilidad de su valioso trabajo.
Con un software para abogados se pueden gestionar reclamaciones laborales de manera integral desde que los clientes entran por la puerta hasta que los conflictos finalizan con acuerdo o sentencia.