Gestión de horas extras en una empresa
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La ley obliga a realizar la gestión de horas extras en una empresa para registrarlas y compensarlas adecuadamente
Cualquier empresario sabe que en la gestión de una empresa entran en juego un amplio abanico de cuestiones claves a las que, a menudo, no se les presta demasiada atención. Por ejemplo, la gestión de horas extras en una empresa es un asunto especialmente delicado porque entran en juego derivadas legales, financieras y laborales.
La gestión de horas extras en una empresa es clave para cumplir con la normativa en vigor y evitar sanciones laborales, prevenir conflictos con los trabajadores, elaborar las nóminas, organizar la carga de trabajo y controlar el gasto en horas extras.
A continuación, te vamos a explicar cómo se puede realizar la gestión de horas extras en una empresa usando un software de control horario.
¿Qué dice la ley sobre la gestión de horas extras en una empresa?
La gestión de horas extras en una empresa está regulada en el Estatuto de los Trabajadores. Esta ley establece que:
- La realización de horas extras es voluntaria para los trabajadores, salvo que se hubiera pactado que deben realizarlas mediante convenio colectivo o contrato de trabajo.
- Las empresas tienen que registrar diariamente las horas extras, luego sumarlas y entregarles a los trabajadores junto a sus nóminas copias resumen de todas las horas trabajadas a lo largo del mes.
- Los negocios tienen que compensar las horas extras mediante tiempo de descanso equivalente o a través de remuneración económica. La forma de compensación se debe fijar en el convenio colectivo o en el contrato laboral, si no se hace, por defecto se deben compensar con tiempo de descanso dentro de los 4 meses siguientes.
- El número máximo de horas extras anual es de 80 horas.
- Los trabajadores a tiempo parcial, los menores de edad que trabajen y las personas con contratos formativos no pueden realizar horas extras, salvo que se realicen para «prevenir o reparar siniestros y otros daños extraordinarios y urgentes».
Si la gestión de horas extras en una empresa conlleva que se infrinja alguno de estos asuntos, la organización habrá cometido una infracción grave sancionable con una multa de hasta 7.500€ de acuerdo a la LISOS.
¿Cómo va a ser la gestión de horas extras cuando el registro horario digital sea obligatorio?
Finalmente, el Gobierno va a aprobar el registro horario digital obligatorio en septiembre, después de que los ministerios de Economía y Trabajo llegasen a un acuerdo.
Aunque no sabemos aún la redacción final del reglamento que va a regular esta nueva obligación, sí sabemos cómo afectará a la gestión de horas extras.
Básicamente, los software de registro horario empleados por las empresas tendrán que:
- Permitir a los trabajadores fichar directa y personalmente. Por lo que serán ellos los que se encarguen de registrar los excesos de jornada.
- Diferenciar entre horas ordinarias, complementarias y extraordinarias.
- Facilitar la generación de copias resúmenes con las horas extras trabajadas a lo largo del mes.
- Permitir el acceso de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo a los datos. De hecho, la IT podrá consultar los datos sobre los fichajes, incluidas las horas extras, en tiempo real.
De hecho, que esta reforma vaya a afectar a la gestión de horas extras en una empresa es una cuestión lógica, puesto que el principal motivo esgrimido para sacarla adelante es combatir las horas extras no registradas ni compensadas.
¿Cómo se puede llevar a cabo la gestión de horas extras con un programa de control horario?
Más allá de que vaya a ser obligatorio en el corto plazo, lo cierto es que un software de registro horario facilita de forma notable la gestión de horas extras en una empresa. ¿Por qué? Permite:
- Visualizar con facilidad las horas extras realizadas por un profesional durante un día, una semana, un mes o un año.
- Llevar un control de las horas extras realizadas por cada trabajador, lo que permite evitar que se supere el límite legal de 80 horas anuales.
- Obtener informes sobre las horas extras trabajadas para entregárselos a los trabajadores.
- Detectar con facilidad que trabajadores que no pueden realizar horas extras, las están haciendo, para tomar medidas y evitar infringir la normativa.
- Disponer de pruebas sobre las horas extras realizadas para emplearlas en conflictos laborales o ante requerimiento de la Inspección de Trabajo. O, dicho de otra forma, mediante un software de registro horario cuyos datos sean veraces y no se puedan manipular indebidamente, se obtiene una herramienta clave para prevenir y gestionar conflictos sobre las horas extras realizadas. Así, el software entrega los datos reales sobre los fichajes, de tal forma que el cómputo de horas extras trabajadas no es debatible.
- Extraer informes con las horas extras realizadas por cada persona para elaborar las nóminas, en caso de que se haya optado por remunerarlas.
- Validar días de descanso por horas extras acumuladas, especificando la causa y dejándolo reflejado en el horario laboral.
- Detectar la realización de horas extras irregulares, que no se corresponden con la carga de trabajo del profesional que dice haberlas llevado a cabo.
- Hacer una estimación de horas extras que se van a tener que realizar para cubrir necesidades empresariales, por ejemplo, para sacar adelante un proyecto o suplir vacaciones o bajas de trabajadores.
- Llevar a cabo la gestión de horas extras en una empresa con la máxima transparencia, permitiendo a los trabajadores consultar sus fichajes con facilidad y evitando que se puedan modificar sin especificar un motivo y sin que exista consenso entre la empresa y los profesionales.
En definitiva, la gestión de horas extras en una empresa no es una materia irrelevante, puesto que la falta de rigurosidad y precisión puede abrir la puerta a costosos conflictos.
Gracias a un programa de control horario, se puede llevar a cabo la gestión de horas extras en una empresa con facilidad, teniendo todos los datos a la vista y tomando decisiones para evitar incumplimientos, así como la realización de horas extras no justificadas.